做中学 学中做-Excel 2010案例教程-模块08 图表的应用——制作员工销售业绩表电子课件（电子教案）.ppt

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1、做中学 学中做-Excel 2010案例教程-模块08 图表的应用制作员工销售业绩表电子课件（高教版）模块08 图表的应用制作员工销售业绩表你知道吗？你知道吗？Excel 2010提供的图表功能，可以将系列数据以图表的方式表达出来，使数据更加清晰易懂，使数据表示的含义更形象更直观，并且用户可以通过图表直接了解到数据之间的关系和变化的趋势。应用场景应用场景：在对销售人员的销售情况进行分析时，往往需要对保存在Excel中的大量数据进行分析和总结，以发现数据的趋势和意义，如何快速展现各个员工在不同月份的销售对比情况呢？利用员工销售业绩表，上面的问题都可以轻松解决。如图所示就是利用Excel 2010

2、制作的员工销售业绩图表。背景知识背景知识 利用员工销售业表的图表，可帮助销售人员简化数据分析的步骤，而不需要编写函数、公式或程序，就可以迅速了解销售数据的分布趋势。员工销售业绩表一般包括以下几点：员工编号、姓名、销售额等。设计思路设计思路 在制作员工销售业绩图表的过程中，首先要创建图表，然后对图表进行编辑，最后对图表进行格式化的操作，制作员工销售业绩图表的基本步骤可分解为：（1）创建图表 （2）编辑图表 （3）格式化图表项目任务8-1 图表概述 在Excel 2010应用程序中，系统共提供了十几种不同类型的平面图和立体图，如折线图、直方图、柱形图等。而每种类型的图表又包括了许多种子类型、丰富的

3、图表以及简单的绘图方法，给用户绘制各种图表带来了极大的便利。动手做动手做1 了解图表类型了解图表类型 在Excel 2010中，系统提供了多种图表类型，如面积图、柱形图、条形图、饼图等。而各个不同的图表在工作中分别有各自的特点，合理地应用图表来分析工作表中的数据，可提高分析的力度。1、柱形图 2、条形图 3、面积图 4、折线图 5、饼图 6、圆环图 7、雷达图 8、气泡图 9、股价图 10、XY散点图 11、曲面图 项目任务8-1 图表概述动手做动手做2 了解图表结构了解图表结构 在Excel 2010中，图表是由几个部分组成的。其中每一部分就是一个图表项，如标题、坐标轴，而有的图表是成组的，

4、如图例、数据系列等。1、数据系列 2、图例 3、坐标轴 4、数据标记 5、网格线 项目任务8-1 图表概述动手做动手做3 掌握绘制图表原则掌握绘制图表原则 用软件Excel为工作表中的数据绘制图表，则必须遵循以下一些基本原则：l数据源取值原则：用户在绘制图表之前必须选择一个有效的表格数据区域，然后才能绘制图表，不然将无法进行图表的绘制工作。l含头取值原则：在选择表格数据区域的过程中，用户必须遵循“含头取值的原则”，即必须包括“上表头”、“左表头”（或者其中一组表头的）信息。舍弃表头信息后的绘图结果，将无法有效地表现出工作表中数据之间的关系。l取值目标性原则：取值目标性原则是指根据管理目标合理地

5、选择数据区域。因为表格数据区域存放的数据并不一定完全用于绘图分析，随意在表格中抓取数据区域绘制的图表，将不能达到预期的效果。项目任务8-2 创建图表 在建立图表时，图表与生成它们的工作表上的源数据建立了链接，这就意味着当更新工作表数据时，同时也会更新图表。例如，在员工销售业绩表中插入销售业绩统计表，具体步骤如下：（1）打开“案例与素材模块08 素材”文件夹中名称为“员工销售业绩表（初始）”文件。（2）在工作表中选择要绘制图表的数据区域，这里选择“姓名”、“年度签单额”与“年度到账额”字段的单元格区域。（3）单击“插入”选项卡下“图表”组中的“折线图”按钮，弹出一个下拉列表。（4）在下拉列表中选

6、择“折线图”按钮即可插入图表。项目任务8-3 图表的编辑 建立的图表在插入到工作表中之后，用户可以将图表的大小及位置进行适当调整，以便于看起来更整洁美观方便用户查阅数据。动手做动手做1 选定图表对像选定图表对像 在对图表及图表中的各个对象进行操作时，用户首先应将其选中，然后才能对其进行编辑操作。在选定整个图表时，用户只需将鼠标指向图表中的空白区域，当出现“图表区”的屏幕提示时单击鼠标即可选定它。选定后整个图表四周将出现八个句柄，此时就表示图表被选定。被选定之后用户就可以对整个图表进行移动、缩放等编辑操作了。动手做动手做2 更改图表布局更改图表布局 在插入图表后，如果图表的整体布局不符合自己的要

7、求，用户可以对图表的布局进行更改，具体操作步骤如下：（1）将鼠标指向创建的图表，当出现“图表区”的屏幕提示时单击鼠标选中图表。（2）选择“图表工具”下的“设计”选项卡。（3）单击“图表布局”组中“布局”列表中的“布局3”，图表的整体布局被更改。（4）将鼠标指向图表标题文本，当出现“图表标题”的屏幕提示时单击鼠标选定图表标题，在图表标题中单击鼠标，将鼠标定位在图表标题中。（5）删除“图表标题”文本，然后输入“员工销售业绩”文本。项目任务8-3 图表的编辑动手做动手做3 调整图表的大小调整图表的大小 通过对图表的大小进行调整，可以使图表中的数据更清晰、图表更美观，调整上面创建的图表大小的具体操作步

8、骤如下：（1）将鼠标指向创建的图表，当出现“图表区”的屏幕提示时单击鼠标选中图表。（2）将鼠标移至图表各边中间的控制手柄上，当鼠标变成上下箭头状或左右箭头状时，拖动鼠标可以改变图表的宽度和高度，虚线框表示图表的大小，调整到合适位置后松开鼠标。（3）将鼠标移至四角的控制手柄上，当鼠标变成双向箭头状时拖动鼠标可以将图表等比放缩，虚线框表示图表的大小，调整到合适大小后松开鼠标。动手做动手做4 调整图表的位置调整图表的位置 移动图表的位置非常简单，只需将鼠标移动到图表区的空白处，按下鼠标左键当鼠标变成十字形状时拖动鼠标，实线框表示图表的位置，当到达合适位置后松开鼠标即可。项目任务8-3 图表的编辑动手

9、做动手做5 向图表中添加数据向图表中添加数据 图表建立后，根据需要还可以对图表中的数据进行添加、删除、修改等操作。由于图表中的数据和工作表中的数据是互相关联的，所以在修改工作表中的数据时，Excel 2010会自动在图表中做相应地更新。用户可以利用鼠标拖动直接向嵌入式的图表中添加数据，这种方式适用于要添加的新数据区域与源数据区域相邻的情况。例如，由于工作人员的疏忽，使得李建国的销售业绩忘记输入，因此需要在工作表的最后添加上李建国的记录，这时改变了工作表中的数据，因此就需要向图表中添加数据，具体操作步骤如下：（1）在工作表中输入李建国的记录。（2）单击插入的图表，将其选中在图表的数据周围出现蓝色

10、、绿色、紫色框。（3）将鼠标移到选定框右下角的选定柄上，当鼠标变为双向箭头时，拖动选定柄使源数据区域包含要添加的数据，选定后，新增加的数据就自动加入到图表中。项目任务8-3 图表的编辑动手做动手做6 更改图表中的数据更改图表中的数据 图表中的数值是链接在创建该图表的工作表上的。当更改其中一个数值时，另一个也会改变，更改图表中的数据可以直接在工作表单元格中更改数值。例如，徐天添的年度到账金额为“640000”，他的年度到帐金额实际应为“720000”，这里对其更改，具体操作步骤如下：（1）选中“徐天添”的“年度到账金额”单元格“D12”。（2）将原数据修改为“720000”。（3）按回车键，或单

11、击编辑栏中的输入按钮 即可更改单元格内容。此时图表中的数值也随之发生变化。项目任务8-4 格式化图表 在Excel 2010中建立图表后，还可以通过修改图表的图表区格式、绘图区格式、图表的坐标轴格式等来美化图表。动手做动手做1 设置图表区的格式设置图表区的格式 可以通过为图表区添加边框、设置图表中的字体、填充图案等来修饰图表。例如，在“员工销售业绩表”工作表中设置“员工销售业绩”图表区的格式，具体操作步骤如下：（1）将鼠标指向图表的图表区，当出现“图表区”的屏幕提示时单击鼠标即可选定图表区。（2）切换到“绘图工具”中的“格式”选项卡，在“当前所选内容”组中单击“设置所选内容格式”按钮打开“设置

12、图表区域格式”对话框。（3）在对话框框左侧列表中选择“填充”，在右侧的“填充”区域选择“渐变填充”单选按钮，显示出渐变填充的一些设置按钮。（4）单击“预设颜色”按钮，弹出一个下拉列表，这里选择“雨后初情”。（5）在“类型”下拉列表中选择“线性”；在“方向”列表中选择“线性向下”；在“角度”列表中设置角度为90。（6）在“渐变光圈”的颜色列表中选择“第2个色块”，设置光圈2的结束位置为“40%”，在“渐变光圈”的颜色列表中选择“第3个色块”，设置光圈3的结束位置为“80%”。（7）在对话框框左侧列表中选择“边框颜色”，在右侧的“边框颜色”区域选择“实线”，然后在“颜色”按钮中选择合适的颜色，这里

13、选择“深蓝，文字2，淡色60%”。（8）在对话框框左侧列表中选择“边框样式”，在右侧的“边框样式”区域的“宽度”区设置宽度为“3英镑”。（9）单击“关闭”按钮。项目任务8-4 格式化图表动手做动手做2 设置绘图区格式设置绘图区格式 在绘图区中，底纹在默认情况下为白色，可以根据需要对其进行更改。例如，在员工销售业绩表中设置“员工销售业绩”图表中设置绘图区填充效果，具体操作步骤如下：（1）将鼠标指向图表的绘图区，当出现“绘图区”的屏幕提示时单击鼠标即可选定图表绘图区。（2）在“格式”选项卡下“当前所选内容”组中单击“设置所选内容格式”或在绘图区上单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“设置绘图区格式”命令

14、，均可打开“设置绘图区格式”对话框。（3）在对话框框左侧列表中选择“填充”，在右侧的“填充”区域选择“图案填充”单选按钮。在“图案”列表中选择“40%”，在“背景色”列表中选择“橙色，强调文字颜色6”。（4）单击“关闭”按钮，关闭“设置绘图区格式”对话框。项目任务8-4 格式化图表动手做动手做3 设置网格线格式设置网格线格式 默认情况下网格线是灰色的，用户可以设置网格线的颜色和线条粗细使网格线更加醒目。例如，在员工销售业绩表中设置“员工销售业绩”图表中网格线格式，具体操作步骤如下：（1）将鼠标指向图表的网格线，当出现“垂直（值）轴 主要网格线”的屏幕提示时单击鼠标即可选定网格线。（2）切换到“

15、图表工具”下的“格式”选项卡，在“形状样式”组中单击“形状或线条的外观样式”右侧的下三角箭头，打开“形状或线条的外观样式”列表。（3）在列表中选择“细线-强调颜色2”。动手做动手做4 设置图表标题格式设置图表标题格式 在图表区中的字体默认为“宋体、10、黑色”，标题字体默认为“宋体、18、黑色”，用户可以根据需要对其字体格式以及标题文本进行更改。例如，这里为员工销售业绩表中的“员工销售业绩”图表标题设置字体格式，具体操作步骤如下：（1）将鼠标指向图表标题，当出现“图表标题”的屏幕提示时单击鼠标即可选中图表标题对象。（2）将鼠标定位在标题中，按住鼠标左键拖动选中标题文本。（3）在“开始”选项卡下

16、的“字体”组中设置字体为“黑体”，字号为“16”，颜色为“白色”。项目拓展 制作连锁超市饮料销售情况统计表（数据透视表）超市有专业人员对每天的销售情况进行统计，从而对超市的盈利进行综合分析。利用Excel 2010的数据透视表分析来分析超市的销售情况更加一目了然，如图所示的就是一个连锁超市饮料销售情况的数据透视表。设计思路设计思路 在制作连锁超市饮料销售情况数据透视表的过程中，首先应创建数据透视表，然后在数据透视表中对数据进行筛选，制作连锁超市饮料销售情况数据透视表的基本步骤可分解为：（1）制作数据透视表（2）筛选数据项目拓展 制作连锁超市饮料销售情况统计表（数据透视表）动手做动手做1 了解数

17、据透视表了解数据透视表 数据透视表是一种对大量的数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格，通过数据透视表用户可以更加容易地对数据进行分类汇总和数据的筛选，可以有效、灵活地将各种以流水方式记录的数据，在重新进行组合与添加算法的过程中，快速地进行各种目标的统计和分析。数据透视表的功能很强大，但创建过程却非常简单，基本上是Excel 2010自动完成，用户只需在“创建数据透视表”中指定用于创建的原始数据区域、数据透视表的存放位置，并指定页字段、行字段、列字段和数据字段即可。在建立数据透视表前，用户应做好创建前的一些数据准备工作，因为只有完整、规范的数据表才能够为其建立数据透视表，而不符合条件的数据表是

18、不能够利用数据透视表工具来建立数据透视表的。如果用户要利用Excel 2010提供的数据透视表技术和工具来为数据建立数据透视表时，其工作表中的数据应当满足以下一些条件：l完整的表体结构。完整的表体结构是指Excel 2010表中的记录以流水方式记录，表头各字段内容应为文本型，而且不存在空白单元格。l规范的列向数据。规范的列向数据是指同一列中的数据应具有相同的格式，各列中不允许存在空白的单元格。项目拓展 制作连锁超市饮料销售情况统计表（数据透视表）动手做动手做2 制作数据透视表制作数据透视表 制作连锁超市饮料销售情况数据透视表的步骤如下：（1）打开“案例与素材模块08 素材”文件夹中名称为“华润

19、万家连锁店饮料销售统计表（初始）”文件。（2）将鼠标定位在销售情况表的数据区域中的任一单元格中。（3）单击“插入”选项卡下“表格”组中的“数据透视表”按钮，打开“创建数据透视表”对话框。（4）在“选择一个表或区域”查看创建数据透视表的区域是否正确，如果不正确单击右侧的折叠按钮，在工作表中选择要建立数据透视表的数据源区域，在“选择放置数据透视表的位置”选择“新工作表”单选按钮，单击“确定”按钮。（5）在右侧的“选择要添加到报表的字段”列表中选中“饮料名称”字段，然后在“饮料名称”字段上单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“添加到行标签”命令，或用鼠标直接将“饮料名称”字段直接拖到“行标签”区域。（6）

20、在右侧的“选择要添加到报表的字段”列表中选中“店名”字段，然后在“店名”字段上单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“添加到列标签”命令，或用鼠标直接将“店名”字段直接拖到“列标签”区域。项目拓展 制作连锁超市饮料销售情况统计表（数据透视表）（7）在右侧的“选择要添加到报表的字段”列表中选中“数量”字段，然后在“数量”字段上单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“添加到值”命令，或用鼠标直接将“数量”字段直接拖到“数值”区域。（8）在右侧的“选择要添加到报表的字段”列表中选中“销售额”字段，然后在“销售额”字段上单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“添加到值”命令，或用鼠标直接将“销售额”字段直接拖到“数值”区域。

21、（9）在右侧的“选择要添加到报表的字段”列表中选中“所在区域”字段，然后在“所在区域”字段上单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“添加报表筛选”命令，或用鼠标直接将“所在区域”字段直接拖到“报表筛选”区域。项目拓展 制作连锁超市饮料销售情况统计表（数据透视表）动手做动手做3 筛选数据筛选数据 创建数据透视表后使用数据透视表中的页字段、行字段和列字段，用户可以很方便地筛选出要求的数据，以便快速地查阅数据。例如，现在我们仅想查看“莲湖区”可乐的销售情况，具体步骤如下：（1）在数据透视表中单击“所在区域”中“全部”后的下三角箭头，打开一个下拉列表。（2）在打开的下拉列表中，取消“全选”的选中状态，然后仅选

22、择“莲湖区”，单击“确定”按钮。（3）在数据透视表中单击“行标签”后的下三角箭头，打开一个下拉列表，（4）在打开的下拉列表中，取消“全选”的选中状态，然后仅选择“可乐”选项，单击“确定”按钮。项目拓展 制作连锁超市饮料销售情况统计表（数据透视表）动手做动手做4 制作数据透视图制作数据透视图 有了满足用户需求的数据透视表后，有时还需要将数据透视结果进行图形化显示与分析。此时若使用数据透视图则用户就能从数据清单中的特定字段中概括出信息，从而方便用户从各种角度查看数据。它即具有数据透视表的数据交互式汇总特点，又具有图表的可视性优点，可以实现“一张图表、多个视图”的功能。制作连锁超市饮料销售情况数据透

23、视图的步骤如下：（1）将鼠标定位在销售情况表的数据区域中的任一单元格中。（2）单击“插入”选项卡下“表”组中的“数据透视图”按钮，打开“创建数据透视表及数据透视图”对话框。（3）在“选择一个表或区域”查看创建数据透视表的区域是否正确，如果不正确单击右侧的折叠按钮，在工作表中选择要建立数据透视表的数据源区域，在“选择放置数据透视表的位置”选择“新工作表”单选按钮，单击“确定”按钮。（4）在右侧的“选择要添加到报表的字段”列表中选中“饮料名称”字段，然后在“饮料名称”字段上单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“添加到轴字段（分类）”命令，或用鼠标直接将“饮料名称”字段直接拖到“轴字段（分类）”区域。（5

24、）在右侧的“选择要添加到报表的字段”列表中选中“数量”字段，然后在“数量”字段上单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“添加到值”命令，或用鼠标直接将“数量”字段直接拖到“数值”区域。（6）在右侧的“选择要添加到报表的字段”列表中选中“所在区域”字段，然后在“所在区域”字段上单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“添加报表筛选”命令，或用鼠标直接将“所在区域”字段直接拖到“报表筛选”区域。（7）在数据透视表中单击“所在区域”中“全部”后的下三角箭头，在打开的下拉列表中，取消“全选”的选中状态，然后仅选择“莲湖区”，单击“确定”按钮。知识拓展动手做动手做1 移动图表的位置移动图表的位置 在创建图表后用户还可以移

25、动图表的位置，首先选中图表，然后在“设计”选项卡的“位置”组中单击“移动图表”按钮，则打开“移动图表”对话框。在对话框中用户可以选择是将图表移动到的位置，选择“新工作表”则创建一个图表工作表；选择“对象位于”则可以移动到工作簿的现有工作表中。动手做动手做2 设置图表数据系列格式设置图表数据系列格式 在图表数据系列上单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“数据系列格式”命令，打开“数据系列格式”对话框，在对话框中用户可以对数据系列的格式进行设置。动手做动手做3 设置图表坐标轴格式设置图表坐标轴格式 在图表坐标轴上单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“坐标轴格式”命令，打开“坐标轴格式”对话框，在对话框中用户可

26、以对坐标轴的格式进行设置。知识拓展动手做动手做4 添加趋势线添加趋势线 趋势线是指用图形的方式来显示数据的预测趋势，它可用于对数据进行预测分析，也称回归分析。利用回归分析，可以在图表中扩展趋势线，根据实际数据预测未来数据。例如，为销售数据中的系列“集团总部”添加趋势线，具体操作步骤如下：（1）在数据系列“集团总部”上单击鼠标选中该数据系列。（2）切换到“图表工具”中的“布局”选项卡，在“分析”组中单击“趋势线”按钮，打开“趋势线”列表。（3）在列表中选择一种趋势线，如选择“双周期移动平均”。动手做动手做5 添加误差线添加误差线 误差线是指以图形方式来表示数据系列中每个数据标记的可能误差量，它反

27、映出了一组数据的可信程度。例如，为销售数据中的系列“集团总部”添加误差线，具体操作步骤如下：（1）在数据系列“集团总部”上单击鼠标选中该数据系列。（2）切换到“图表工具”中的“布局”选项卡，在“分析”组中单击“误差线”按钮，打开“误差线”列表。（3）在列表中选择一种趋势线，如选择“标准误差误差线”。知识拓展动手做动手做6 更改透视表中的数据更改透视表中的数据 创建好数据透视表，用户还可以对数据透视表中的数据进行更改。由于数据透视表是基于数据清单的，它与数据清单是链接关系，所以在改变透视表中的数据时，必须要在数据清单中进行，而不能直接在数据透视表中进行更改。在工作表中直接对单元格中的数据进行修改

28、，修改完成后切换到需要更新的数据透视表中，在“数据透视表工具”的“选项”选项卡下的“数据”组中单击“全部刷新”按钮此时可看到当前数据透视表闪动一下，数据透视表中的数据将自动被更新。动手做动手做7 添加和删除数据字段添加和删除数据字段 当数据透视表建立完成后，由于有的数据项没有被添加到数据透视表中，或者数据透视表中的某些数据项无用，还需要再次向数据透视表中添加或删除一些数据记录。此时用户可以根据需要随时向数据透视表中添加或删除字段，步骤如下：（1）单击数据透视表中数据区域的任意单元格，在工作表的右侧将显示出数据透视表字段列表。（2）在“数据透视表字段列表”中选择要添加的字段，然后直接将字段拖到“

29、在以下区域间拖动字段”区域中需要添加到的区域。（3）如果用户要删除数据透视表中的数据记录，可在“在以下区域间拖动字段”区域中先选定要删除的数据记录，然后拖动到“数据透视表字段列表”中。知识拓展动手做动手做8 更改汇总方式更改汇总方式 在Excel 2010的数据透视表中，系统提供了多种汇总方式，包括求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积、数值计数等，用户可以根据需要选择不同的汇总方式来进行数据的汇总。在“数据透视表”的数值区域单击鼠标右键，在快捷菜单中选中“值字段设置”选项，打开“值字段设置”对话框，在“值字段汇总方式”列表框中选择一种汇总方式。用户也可以在“数据透视表工具”的“选项”选项卡下的“活动字段”组中单击“字段设置”按钮打开“值字段设置”对话框。动手做动手做9 设置数据透视表的样式设置数据透视表的样式 建立好数据透视表好后，为了使数据透视表更加美观，用户还可以对它的样式进行设置。在设置其格式时，最简单、快速的方法就是使用Excel 2010提供的数据透视表外观样式，具体操作方法如下：（1）选中数据透视表中的任意单元格。（2）切换到“数据透视表工具”下的“设计”选项卡。（3）在“数据透视表样式”组中的“数据透视表外观样式”列表中选择一种外观样式即可。