4.7教学课件 高教版 中职 计算机文化基础教程（第二版）.ppt

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1、第四章第四章 Excel 2003实用基础实用基础 4.7 数据处理数据处理返回目录返回目录4.7 数据处理数据处理4.7.1 案例说明4.7.2 数据排序4.7.3 数据筛选4.7.4 分类汇总4.7.5 条件格式及其应用4.7.6 案例总结返回目录返回目录4.7.1 案例说明案例说明 本小节所介绍的是Excel中最重要的一部分内容数据的处理与分析。本小节主要介绍Excel 2003 中一些简单的数据处理与数据分析工具，包括Excel表、数据的排序和筛选操作、数据的汇总和条件格式。返回目录返回目录4.7.2 数据排序数据排序步骤1：求和计算打开打开ExcelExcel文档文档“学生成绩学生成

2、绩.xlsxls”。并利用利用。并利用利用SumSum（）函数计算出学生的三科总分（）函数计算出学生的三科总分 返回目录返回目录4.7.2 数据排序数据排序步骤2：求和计算对语文排序。单击对语文排序。单击D2D2单单元格，选择元格，选择【数据数据】菜单，菜单，选择排序。弹出选择排序。弹出“排序排序”对话框，如图对话框，如图4-844-84所示。所示。主要关键字为主要关键字为“语文语文”，选择选择“升序升序”。提示：“降序降序”排列的方法同排列的方法同“升序升序”一样。一样。图图4-844-84返回目录返回目录4.7.2 数据排序数据排序步骤3：排序效果此时工作表中的数据将重此时工作表中的数据将

3、重新按照新按照“语文语文”升序排序升序排序的秩序重新组织的秩序重新组织 步骤4：次要关键字若语文成绩相同，按数学若语文成绩相同，按数学成绩进行排序，此时可以成绩进行排序，此时可以如图如图4-86 4-86 使用次要关键使用次要关键字进行设置字进行设置图图4-864-86返回目录返回目录4.7.2 数据排序数据排序最终效果返回目录返回目录4.7.3 数据筛选数据筛选步骤1：数据筛选选择选择【数据数据】菜单菜单【筛选筛选】，点击，点击【自动筛选自动筛选】按钮。按钮。第一行数据右边全第一行数据右边全部出现一个下拉按部出现一个下拉按钮，点击钮，点击“地区地区”下拉按钮，选择下拉按钮，选择“北京北京”。

4、返回目录返回目录4.7.3 数据筛选数据筛选步骤2：筛选结果此时表格中显示的全是此时表格中显示的全是“地区地区”在北京的记录在北京的记录 返回目录返回目录4.7.3 数据筛选数据筛选步骤3：自定义筛选单击单击“语文语文”旁的下拉按钮，进一步筛选，选旁的下拉按钮，进一步筛选，选择择“语文语文”下拉按钮下拉按钮“自定义自定义”，弹出，弹出“自定自定义自动筛选义自动筛选”对话框，选择对话框，选择“大于或等于大于或等于”，值设置为值设置为80 80 返回目录返回目录4.7.3 数据筛选数据筛选步骤4：筛选结果单单击击“确确定定”，得得到到地地区区为为“北北京京”，同同时时语语文文成成绩绩大大于于或或者

5、者等等于于8080分分的的记记录录，如如图图4-924-92所所示。示。提示：用户可以根据实际需要，选择最适当的方式，用户可以根据实际需要，选择最适当的方式，使用自定义筛选得到想要的结果使用自定义筛选得到想要的结果 图图4-924-92返回目录返回目录4.7.3 数据筛选数据筛选步骤5：取消筛选在制作好的表格中，在制作好的表格中，单击单击【数据数据】菜单菜单【筛选筛选】，并点击，并点击【显示全部显示全部】按钮，按钮，此时表格回到原始此时表格回到原始状态状态 返回目录返回目录4.7.3 数据筛选数据筛选步骤6：设置高级筛选条件区域在表格中插入在表格中插入4 4行，并且输入如下的数据，如行，并且输

6、入如下的数据，如图图4-944-94所示所示 图图4-944-94返回目录返回目录4.7.3 数据筛选数据筛选步骤步骤7 7：将光标定位在将光标定位在A5:G20A5:G20数据区数据区域，或者选中该区域。域，或者选中该区域。步骤步骤8 8：高级筛选：高级筛选 单击单击【数据数据】菜单菜单【筛选筛选】，点击点击【高级筛选高级筛选】按钮，在弹按钮，在弹出的对话框中，设置列表区域出的对话框中，设置列表区域为当前数据区域，条件区域为为当前数据区域，条件区域为新添加的条件区域，如图新添加的条件区域，如图4-954-95所示所示 图图4-954-95返回目录返回目录4.7.3 数据筛选数据筛选提示：当条

7、件在同一行时，则同一行内当条件在同一行时，则同一行内的条件应同时满足。此处设置的的条件应同时满足。此处设置的条件为语文成绩大于条件为语文成绩大于8080分同时数分同时数学成绩大于学成绩大于7070分同时英语成绩大分同时英语成绩大于于8080分的记录。若分的记录。若输入为如图输入为如图4-964-96所所示，则代表语文成示，则代表语文成绩大于绩大于8080或者数学或者数学成绩大于成绩大于7070，英语，英语成绩不做要求。成绩不做要求。返回目录返回目录4.7.3 数据筛选数据筛选步骤步骤9 9：高级筛选效果：高级筛选效果 单单击击确确定定，高高级级筛筛选选后后的的结结果果显显示示在在原原来来A5:

8、G30A5:G30所所在在区域，如图区域，如图4-974-97所示所示提示：提示：筛选后其它的记录被隐藏起来，可以使用筛选后其它的记录被隐藏起来，可以使用“显示全部显示全部”操作恢复显示操作恢复显示 图图4-974-97返回目录返回目录4.7.4 分类汇总分类汇总步骤1：单击单击【数据数据】菜单菜单【筛选筛选】，并点击，并点击【显示全显示全部部】按钮，清除所有筛选操作，并且选中前面按钮，清除所有筛选操作，并且选中前面四行，删除。四行，删除。步骤2：数据排序首先对地区进行升序的排序首先对地区进行升序的排序 提示：在分类汇总前，必须对要进行分类的项目进行在分类汇总前，必须对要进行分类的项目进行排序

9、。在对文本型的数据进行升序排列时，系排序。在对文本型的数据进行升序排列时，系统以文本的拼音按英文字母的顺序进行排列统以文本的拼音按英文字母的顺序进行排列 返回目录返回目录4.7.4 分类汇总分类汇总步骤3：复制一个工作表右键单击工作表标签，在弹右键单击工作表标签，在弹出的快捷菜单中执行出的快捷菜单中执行“移动移动或复制工作表或复制工作表”命令。在弹命令。在弹出的对话框中选中出的对话框中选中“建立副建立副本本”复选框，确定，建立新复选框，确定，建立新的工作表。如图的工作表。如图4-99 4-99 图图4-994-99返回目录返回目录4.7.4 分类汇总分类汇总步骤步骤4 4：更改新建工作表标签为

10、更改新建工作表标签为“分类汇分类汇总总”。步骤步骤5 5：分类汇总：分类汇总 切换到分类汇总工作表，单击切换到分类汇总工作表，单击【数据数据】菜单菜单【分类汇总分类汇总】弹出弹出“分类汇总分类汇总”对话框。对话框。步骤步骤 6 6：在弹出的在弹出的“分类汇总分类汇总”对话框中对话框中设置设置“分类字段分类字段”为地区、为地区、“汇汇总方式总方式”为平均值、为平均值、“选定汇总选定汇总项项”选择总分，再单击选择总分，再单击“确定确定”按钮，如图按钮，如图4-1004-100所示所示 图图4-1004-100返回目录返回目录4.7.4 分类汇总分类汇总步骤步骤4 4：更改新建工作表标签为更改新建工

11、作表标签为“分类汇分类汇总总”。步骤步骤5 5：分类汇总：分类汇总 切换到分类汇总工作表，单击切换到分类汇总工作表，单击【数据数据】菜单菜单【分类汇总分类汇总】弹出弹出“分类汇总分类汇总”对话框。对话框。步骤步骤 6 6：在弹出的在弹出的“分类汇总分类汇总”对话框中对话框中设置设置“分类字段分类字段”为地区、为地区、“汇汇总方式总方式”为平均值、为平均值、“选定汇总选定汇总项项”选择总分，再单击选择总分，再单击“确定确定”按钮，如图按钮，如图4-1004-100所示所示 图图4-1004-100返回目录返回目录4.7.4 分类汇总分类汇总步骤7：分类汇总效果返回目录返回目录4.7.4 分类汇总

12、分类汇总提示：在进行嵌套分类汇总时，请在在进行嵌套分类汇总时，请在“分类汇总分类汇总”对对话框清除话框清除“替换当前分类汇总替换当前分类汇总”复选框，否则复选框，否则新建的分类汇总将替换掉已存在的分类汇总；新建的分类汇总将替换掉已存在的分类汇总；若要删除分类汇总，在弹出的对话框中单击若要删除分类汇总，在弹出的对话框中单击“全部删除全部删除”按钮，将分类汇总删除；单击分类按钮，将分类汇总删除；单击分类汇总中的分级显示按钮可实现分级显示。汇总中的分级显示按钮可实现分级显示。返回目录返回目录4.7.5 条件格式及其应用条件格式及其应用步骤1：清除分类汇总点击点击“全部删除全部删除”按钮，并清除筛选和

13、分类汇按钮，并清除筛选和分类汇总操作，恢复原始文档。总操作，恢复原始文档。返回目录返回目录4.7.5 条件格式及其应用条件格式及其应用步骤2：设置条件格式选择选择D2D2：D26 D26 区域，选择区域，选择【格式格式】菜单中的菜单中的【条件格式条件格式】，弹出，弹出“条件格式条件格式”对话框，设置对话框，设置条件为条件为“大于大于”，值为，值为“80”80”。如图。如图4-1024-102所示所示 图图4-1024-102返回目录返回目录4.7.5 条件格式及其应用条件格式及其应用步骤3：点击点击“格式格式”按钮，弹出单元格格式对话框，按钮，弹出单元格格式对话框，设置单元格字体颜色为红色，底

14、纹设置为黄色，设置单元格字体颜色为红色，底纹设置为黄色，点击点击“确定确定”，返回，返回ExcelExcel工作表工作表 返回目录返回目录4.7.5 条件格式及其应用条件格式及其应用图图4-103 4-103 条件格式效果条件格式效果返回目录返回目录4.7.5 条件格式及其应用条件格式及其应用提示：可以用来突出显示的单元格的规则包括可以用来突出显示的单元格的规则包括“大大于于”、“小于小于”、“等于等于”、“介于介于”等条件。等条件。如需多个条件，可以点击如需多个条件，可以点击“添加添加”按钮，添加按钮，添加最多最多3 3个条件如图个条件如图4-1264-126所示所示图图4-1264-126返回目录返回目录4.7.6 案例总结案例总结排序和筛选是Excel中数据处理与分析基本工具本节主要介绍了简单排序、自定义排序、简单筛选和高级条件筛选等知识。以排序和筛选为基础，本节详细介绍了另外一个数据处理与简单分析的工具-分类汇总。这些功能全集中在“数据”菜单中