第10章 财务共享服务中心电子影像与会计档案 教学课件财务共享服务.pptx

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1、第10章 财务共享服务中心电子影像与会计档案 教学课件财务共享服务一一、电子影像与会计档案概述电子影像与会计档案概述（一）电子影像概述 1.电子影像电子影像是通过扫描、拍照等方式，将来自组织内、外部的纸质文件资料、有存档价值的往来函件、传真件等归档材料，转换为电子影像的形式储存，并应用于前后台业务工作流程，从而提高工作效率。电子影像系统是单据信息采集、影像传输、集中存储和调阅管理的平台，能够帮助企业实现单据实物流、影像流、数据流的有机整合。电子影像系统由扫描客户端与影像系统组成。扫描客户端将各类纸质单据转换为电子影像，并上传至服务器。影像系统根据单据封面条形码，自动将纸质单据匹配至相应的报账单

2、据。（一）电子影像概述 2.电子影像系统（一）电子影像概述 3.电子影像系统的作用（1）解决企业资料调阅难、数据共享难的问题。（2）提升业务处理效率，降低档案遗失毁损风险。（3）提供影像和结构化数据，助力企业数字化转型。（二）会计档案概述 1.会计档案的概念根据财政部、国家档案局会计档案管理办法（2016）的规定，会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。会计档案通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。（二）会计档案概述 2.会计档案的分类按内容分类。会计

3、凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。会计报告是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，可以分为财务指标快报，月、季度会计报告，年度会计报告。其他会计资料是与会计核算、会计监督紧密相关的经济业务、由会计部门负责办理的有关数据资料。（二）会计档案概述 2.会计档案的分类按载体分类。纸质会计档案：主要包括管理过程中手工填制的会计档案，以及会计应用系统打印的会计档案。电子会计档案：由系统产生的会计处理过程性或结果性数据，导入电子档案系统保管的电子会计档案；或者，将纸质会计资料扫描，相关

4、信息存储至磁盘、光盘、磁带等介质而形成的电子会计档案。（二）会计档案概述 2.会计档案的分类按保管年限分类。自2016年1月起施行的新版会计档案管理办法中，会计档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。序号档案名称保管期限备注一会计凭证1原始凭证30年2记账凭证30年二会计账薄3总账30年4明细账30年5日记账30年6固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年7其他辅助性账簿30年三财务会计报告8月度、季度、半年度财务会计报告10年9年度财务会计报告永久四其他会计资料10银行存款余额调节表10年11银行对账单10年12纳税申报表10年13会计档案移交清册30年14会计档

5、案保管清册永久15会计档案销毁清册永久16会计档案鉴定意见书永久（二）会计档案概述 3.会计档案的价值会计档案是记录企业发展历程的载体。会计档案全面记录和反映了经济活动的历史状况。会计档案是会计监督的基础资料。通过对会计档案的检查，及时发现企业管理漏洞，为企业发展提出改进建议，保证企业资产的安全完整。会计档案是进行决策分析的重要依据。通过对会计档案信息的综合分析，可以反映出企业管理现状存在的问题，从而落实改进提升措施。企业会计档案具有一定史料价值。企业会计档案为经济活动提供了原始凭据，成为证实客观经济活动的历史证据。二二、电子影像与会计档案面临电子影像与会计档案面临的环境变化的环境变化（一）政

6、策环境支持会计档案电子化发展 1.会计档案无纸化政策破冰2013年发布的企业会计信息化工作规范从政策制度层面认可电子会计资料的有效性，指出企业内部和外部生成的会计资料在满足一定条件、保证会计事项可追述、可证明的情况下，可以进行无纸化管理，免除企业对一定范围内会计资料的打印责任。（一）政策环境支持会计档案电子化发展 2.相关会计档案政策持续完善2015年财政部、国家档案局发布了新修订的会计档案管理办法（中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号），在会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面对电子会计档案均进行了相应规定，同时明确满足一定条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式

7、保存，形成电子会计档案。2017年12月15日，国家档案局印发电子档案管理系统基本功能规定，对电子档案管理系统应具备的必要功能提出明确要求：电子档案管理系统应满足电子档案移交接收、长期保存、共享利用和安全可靠等业务需求的基本功能，技术公司必须遵循规定中的各项要求来开发此类系统。（一）政策环境支持会计档案电子化发展 2.相关会计档案政策持续完善2020年3月31日，财政部、国家档案局联合发布关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知（财会20206号），是实现会计凭证报销入账归档全流程电子化的需要，是关系电子商务高质量发展的关键的“最后一公里”。2021年6月8日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发“

8、十四五”全国档案事业发展规划（以下简称“规划”），规划中对于电子档案的管理出现诸多富有前沿性、创新性的表述，拥抱数字技术，加速数字化转型，基于数字信任构建国家电子档案管理体系的总体目标愈发明显。（一）政策环境支持会计档案电子化发展 3.电子票据飞速发展国家推进发票电子化政策取得显著成效：从2013年 6月京东商城开具我国首张电子普通发票以来，电子发票市场规模扩张速度惊人。有关数据显示，2013年我国电子发票开具数量仅为0.06亿张，2019年已激增至 100.5亿张，复合增长率高达244.6%。此外，电子财政票据、电子银行回单、电子客票等其他电子票据的应用也愈发广泛，逐渐改变着人们的工作和生活

9、。（二）技术环境为会计档案电子化管理提供条件 1.移动互联网提高电子资料采集能力移动互联网技术是将互联网和移动通信结合的产物。功能：在该技术的加持下，财务共享平台可在PC端登录，或以APP形式搭载于手机、平板电脑等移动设备上，方便经办人实时报账，并利用移动设备的拍照功能随时随地上传电子影像资料。（二）技术环境为会计档案电子化管理提供条件 2.财务机器人提高档案管理工作效率财务机器人是人工智能的一种具体应用，旨在预设程序处理逻辑清晰、大量重复的会计业务。功能：通过编程让财务机器人自动进行会计档案分类、整理和归档这类简单、量大且低附加值的劳动。有效释放财务人员的时间、精力，会计档案的查询、调用也将

10、更加便捷。（二）技术环境为会计档案电子化管理提供条件 3.区块链创新电子档案存储方式区块链是一种分布式的共享数据库，具有不可篡改、全程留痕、集体维护等特点。功能：将区块链技术应用于电子会计档案，可以有效防止内部舞弊及外部攻击带来的数据篡改风险。同时，网络中每个节点都存储有一份完整的档案副本，保证了财务数据的实时备份。（二）技术环境为会计档案电子化管理提供条件 4.大数据和云计算提高电子档案分析能力云计算是一种分布式计算，能在很短时间内处理大量数据，大数据挖掘则可从海量数据中提取隐含的有用信息。功能：通过利用云计算和大数据挖掘技术，可以从大量电子会计档案数据中提取出反映企业经营现状、资金动态、往

11、来客商等多方面内容的隐含信息并加以分析，有力支持管理层对未来趋势的预判和决策。（三）社会环境呼吁会计档案的绿色发展理念“十三五”期间，绿色发展被首次写入国家的五年规划，污染防治力度加大，要求提高资源利用效率，改善生态环境。进入新发展阶段，“十四五”规划纲要再次强调了绿色发展在我国现代化建设全局中的战略地位。电子会计档案管理符合绿色发展理念，打造“绿色账本”将促进社会可持续发展。（四）财务共享服务中心改变会计档案管理模式理论上的财务共享服务中心会计档案管理模式：财务共享服务中心建立后，应将所有单据统一保管在服务中心所在地，能够为各公司保管大量凭证，为会计的档案信息存储、利用、影像管理系统等方面创

12、造最好的条件。（四）财务共享服务中心改变会计档案管理模式从目前的财务共享服务中心档案管理的实践来看，在单据的归档上主要出现了两种模式：模式一是将单据存放在分、子公司所在地。各分、子公司负责各自纸制会计档案的保管，数字化档案则由财务共享服务中心统一保管。处理业务时，先将单据集中到服务中心处理，待存档、分类进行完毕后，在每年的审计开始前，把所有的单据发还各公司。（四）财务共享服务中心改变会计档案管理模式模式二则是统一保管在财务共享服务中心所在地。在单据发生后的前几年（通常在3至5年）凭证仍保存在公司当地。超过一定年份的凭证很少被查阅，这些凭证可统一托管到财务共享服务中心。三三、财务共享服务中心背景

13、下财务共享服务中心背景下会计档案管理面临的问题会计档案管理面临的问题（一）会计档案管理法律和制度体系不完善国家关于电子档案系统化的管理制度体系相对滞后，导致各个基层单位对会计电子档案管理的相应制度建设尚未跟上步伐。高层管理人员还没充分认识到会计电子档案对企业各项工作的重要性，使得会计电子档案没有齐全的管理设备以及足够的资金支持，可能造成企业会计电子档案的管理漏洞。企业会计电子档案如果没有一个完善的管理制度，企业利用漏洞进行造假的现象更为猖撅。（二）纸质和电子档案管理受成本因素制约在财务共享模式下，将所有纸质单据统一保管在服务中心所在地，由此产生档案传送成本以及异地档案保管成本巨大。会计电子档案

14、需要依托相关的储存设备、硬件等作为处理、归档的媒介，硬件方面的支出也为企业带来一定成本负担。（三）会计档案管理流程需优化当前，企业会计档案管理流程在以下方面仍存在不足之处：第一，会计档案管理理念相对滞后。需要在政策条款、企业端的服务水平要求、共享服务模式特点之间寻求最佳的会计档案管理理念，以此提高会计档案的管理水平。第二，会计电子档案归档管理不完善。财务共享服务模式下，大量业务单据的处理将形成会计资料电子化归档问题：一是电子化归档流程欠缺。二是纸电凭证不相符问题。第三，会计档案利用不足。大型企业应结合自身的制度要求、软硬件设施对会计档案管理模式不断进行开发调整利用。（四）会计档案内部控制机制亟

15、待完善财务共享服务模式下，企业内部控制面临更高的风险：财务共享服务模式下，会计档案资料的初审、整理与账务处理属于不同的岗位权限，由于档案部审核标准和核算部账务处理标准不一致，可能出现问题。同时，业务核算人员也无法判断原始单据的真实性、电子单据与原始单据的匹配性。原来基于属地主体的管理责任开始模糊，这造成原本可以轻易发现剔除的风险问题到归档环节后才发现，甚或一直无法发现，使得财务共享服务模式下的会计档案管理的完整性、合规性受到考验。（五）会计档案管理人员的业务能力有待提高与传统会计档案相比，会计电子档案需要借助诸多的科技、设备，尤其是一些大数据技术、数据挖掘技术、数据仓库技术等，这些都是一些比较

16、新颖的技术。因此，会计人员不仅要具备基本财务理论知识，还要熟练掌握会计电算化、计算机操作的基本知识。四四、财务共享服务中心会计档财务共享服务中心会计档案管理的完善建议案管理的完善建议（一）完善国家层面的法律制度我国应根据实际情况，针对电子会计档案建立具有行业适用性的格式标准以及归档标准，以及电子会计档案归档评估制度，这样才能更好地执行会计档案管理办法相关举措。（二）建立系统化的管理制度体系要严格按照财政部和档案总局的相关管理规定完成档案的采集、保存、查询和归档等一系列操作，例如严格的归档制度、存储制度、借用制度、备份制度、认证制度、授权操作制度等，对会计档案电子化管理的应用以制度的形式加以肯定

17、，明确职责范围，严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。（三）建设统一的会计档案标准化、数字化处理平台会计档案管理平台能应该做到以下几点：第一，以会计档案管理平台为基础，整合各系统的报账和影像信息，自动收集各种信息，保留调阅其它业务财务管理系统数据的能力，全方位提供会计档案电子信息。第二，利用会计档案管理平台和影像系统，管理纸质会计档案，藉此将会计档案电子信息和纸质会计档案勾稽对应，即实现会计信息的全流程管理。第三，结合企业的财务流程实现对基础会计档案的影像化管理和存储。第四，建立完善的会计档案数字化流程。（四）打造立体式会计档案信息质量管控模式首先，应该明确报账流程中报账单位、报账人及财务共享服务

18、中心之间的责任关系。其次，应该建立“全国省市”多级事前稽核体系来防范报账风险，建立并健全内部管理和控制，保证纸质和电子会计档案信息真实性和一致性。再次，应该形成各业务管理系统之间数据交换与校验的机制。最后，对会计档案管理系统数据完整性进行动态管理。（五）加强会计档案管理关键环节的风险控制与安全防范建立专门的内部控制制度设立内部审计和监督岗位，定期对企业的一些违法违规行为进行监督，不定期对企业的凭证、单据进行抽查。为避免人为操作可能带来的错误风险，各环节应尽量实现系统固化，以提升流程运作效率、质量，实现良好的风险控制。通过系统，提高单据处理电子化水平，减少纸制单据的流转，或指定专人负责相关交接手

19、续。系统应该从技术和流程上确保纸质会计凭证与对应的电子会计档案信息具备形式和逻辑上的统一。对于电子会计档案的安全风险控制，应采取必要措施来加强网络的安全性。（六）提高会计档案的利用价值一方面，系统的档案检索功能可以让使用者进行全文检索、组合检索，对档案内容及著录信息进行多维度检索，提高使用者的检索速度与效率，实现信息线上共享。另一方面，电子档案能够促进远程审计、在线审计的发展，提高审计效率和质量。五五、会计档案管理未来发展会计档案管理未来发展会计档案管理未来呈现出以下发展趋势：一、会计档案管理全面电子化，彻底实现无纸化归档。由实地库房变为虚拟库房，会计档案管理工作模式也由手工管理转为信息化管理，在会计档案查找、整理、利用、分析等方面的工作效率也会得到快速提升。二、业财数据高度融合，实现自动智能归档业财数据可以完成全流程线上流转，实现业财数据的高度融合，会计凭证线上生成即完成归档动作。三、实现会计档案全方位深度分析与监控结合企业内外部信息，总结财会信息发展变化规律。有利于加强内部风险监控，同时也可为企业的经营决策提供重要依据。谢谢！