编辑长文档应有的技巧.ppt
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1、上一页 下一页 第八章编辑长文档应有的技巧 Word2002 Word2002 标准教程 标准教程1 第八章 第八章 编辑长文档的 编辑长文档的 技巧 技巧 目标 目标1.1.样式的扩展应用 样式的扩展应用2.2.创建文稿目录 创建文稿目录3.3.创建版本 创建版本4.4.查找与替换对象 查找与替换对象 总结 总结 练习 练习5.5.添加题注与 添加题注与6.6.统一控制版面 统一控制版面交叉引用 交叉引用 编辑长文档的技巧 编辑长文档的技巧返回纲要 返回纲要上一页 下一页学习目标：掌握长文档处理的手段与技巧，使文档的编排具有专业水准 学习重点：纲目结构编辑（升/降级、位移、展开/收缩）题注与
2、交叉引用 2 第八章 第八章 编辑长文档的 编辑长文档的 技巧 技巧 目标 目标1.1.样式的扩展应用 样式的扩展应用2.2.创建文稿目录 创建文稿目录3.3.创建版本 创建版本4.4.查找与替换对象 查找与替换对象 总结 总结 练习 练习5.5.添加题注与 添加题注与6.6.统一控制版面 统一控制版面交叉引用 交叉引用 编辑长文档的技巧 编辑长文档的技巧返回纲要 返回纲要上一页 下一页本章学习的主要内容利用大纲显示和编辑长文档利用大纲显示和编辑长文档创建目录和索引创建目录和索引创建版本创建版本查找、替换和搜索查找、替换和搜索添加题注和交叉引用添加题注和交叉引用设置文档分节、分栏及添加页眉页脚
3、设置文档分节、分栏及添加页眉页脚3 目标 目标1.1.样式的扩展应用 样式的扩展应用2.2.创建文稿目录 创建文稿目录3.3.创建版本 创建版本4.4.查找与替换对象 查找与替换对象 总结 总结 练习 练习5.5.添加题注与 添加题注与6.6.统一控制版面 统一控制版面交叉引用 交叉引用 编辑长文档的技巧 编辑长文档的技巧 第八章 第八章 编辑长文档的 编辑长文档的 技巧 技巧上一页 下一页 第一节 文章结构与纲目结构编辑（样式的扩展应用）4 目标 目标1.1.样式的扩展应用 样式的扩展应用2.2.创建文稿目录 创建文稿目录3.3.创建版本 创建版本4.4.查找与替换对象 查找与替换对象 总结
4、 总结 练习 练习5.5.添加题注与 添加题注与6.6.统一控制版面 统一控制版面交叉引用 交叉引用 编辑长文档的技巧 编辑长文档的技巧 第八章 第八章 编辑长文档的 编辑长文档的 技巧 技巧上一页 下一页重点：纲目结构的编辑环境与操作技巧 纲目结构的编辑环境与操作技巧本节学习内容：运行纲目结构编辑的条件 运行纲目结构编辑的条件 进入纲目视图的方法 进入纲目视图的方法 大纲编辑工具简介 大纲编辑工具简介5 目标 目标1.1.样式的扩展应用 样式的扩展应用2.2.创建文稿目录 创建文稿目录3.3.创建版本 创建版本4.4.查找与替换对象 查找与替换对象 总结 总结 练习 练习5.5.添加题注与
5、添加题注与6.6.统一控制版面 统一控制版面交叉引用 交叉引用 编辑长文档的技巧 编辑长文档的技巧 第八章 第八章 编辑长文档的 编辑长文档的 技巧 技巧上一页 下一页1、使用纲目结构的条件什么是 什么是 纲 纲 目 目 结 结 构？构？纲 纲：事物的关：事物的关 键 键 部分 部分,事理的要 事理的要 领 领。目：大 目：大 项 项 中再分的小 中再分的小 项 项。编 编 制 制 长 长 文档 文档 时 时，使用大，使用大 纲 纲 的 的 优 优 点 点保 保 证 证 文章的 文章的 质 质 量，保持文章的主 量，保持文章的主 题 题 与思路的完成性。与思路的完成性。使用 使用 纲 纲 目
6、目 结 结 构的原 构的原 则 则 及原因 及原因原 原 则 则：处 处 理 理 现 现 有文档 有文档 时 时，需，需 预 预 先 先 为标题 为标题 段落 段落 设 设 置 置“样 样 式 式”原因：没有命名的 原因：没有命名的 标题样 标题样 式，默 式，默 认为 认为 正文 正文 样 样 式。无法 式。无法 显 显 示 示 标题级别 标题级别。纲 纲 目 目 结 结 构 构 编辑环 编辑环 境与普通 境与普通 环 环 境的区 境的区 别 别使用工具的区别；使用工具的区别；标题级别的升与降；标题级别的升与降；执行相关操作的便利 执行相关操作的便利:内容的展开与收缩；内容的展开与收缩；段落
7、位置的移动；段落位置的移动；6 目标 目标1.1.样式的扩展应用 样式的扩展应用2.2.创建文稿目录 创建文稿目录3.3.创建版本 创建版本4.4.查找与替换对象 查找与替换对象 总结 总结 练习 练习5.5.添加题注与 添加题注与6.6.统一控制版面 统一控制版面交叉引用 交叉引用 编辑长文档的技巧 编辑长文档的技巧 第八章 第八章 编辑长文档的 编辑长文档的 技巧 技巧上一页 下一页2、大纲视图与相关编辑工具uu 大纲视图及其编辑工具 使用工具 使用工具“视图 视图”菜 菜 单 单 中的 中的“大 大 纲 纲”命令或者 命令或者 视图 视图 切 切 换 换 按 按 钮 钮。Demo Dem
8、o标记 标记 的含 的含 义 义工具 工具 栏简 栏简 介 介7 目标 目标1.1.样式的扩展应用 样式的扩展应用2.2.创建文稿目录 创建文稿目录3.3.创建版本 创建版本4.4.查找与替换对象 查找与替换对象 总结 总结 练习 练习5.5.添加题注与 添加题注与6.6.统一控制版面 统一控制版面交叉引用 交叉引用 编辑长文档的技巧 编辑长文档的技巧 第八章 第八章 编辑长文档的 编辑长文档的 技巧 技巧上一页 下一页3、纲目结构的编辑uu 主要包括的三方面内容：段落的升 段落的升 级 级 与降 与降 级 级段落 段落 级别 级别 的展开与收 的展开与收 缩 缩段落位置的移 段落位置的移 动
9、 动标题 标题 段落 段落 级别变 级别变 化。化。显 显 示效果 示效果 发 发 生 生 变 变 化。化。改 改 变 变 文档 文档 结 结 构。构。主要作用 相关操作8 目标 目标1.1.样式的扩展应用 样式的扩展应用2.2.创建文稿目录 创建文稿目录3.3.创建版本 创建版本4.4.查找与替换对象 查找与替换对象 总结 总结 练习 练习5.5.添加题注与 添加题注与6.6.统一控制版面 统一控制版面交叉引用 交叉引用 编辑长文档的技巧 编辑长文档的技巧 第八章 第八章 编辑长文档的 编辑长文档的 技巧 技巧上一页 下一页3、纲目结构的编辑uu 1）段落的升级与降级操作升 操作升 级 级
10、与降 与降 级 级 的方法 的方法1 1、使用工具、使用工具 栏 栏 上的相 上的相 应 应 的命令。的命令。2 2、使用快捷、使用快捷 键 键。参考内容 参考内容 1 1、提升的快捷、提升的快捷 键 键“Shift+Tab”“Shift+Tab”。2 2、降低的快捷、降低的快捷 键 键“Ait+Shift+“Ait+Shift+右箭 右箭 头 头”。（或（或Tab Tab）目的 目的 通 通 过 过 提升或降低 提升或降低 标题 标题 段落 段落 级别 级别，控制文章，控制文章 的 的 层 层 次 次 结 结 构。构。9 目标 目标1.1.样式的扩展应用 样式的扩展应用2.2.创建文稿目录
11、创建文稿目录3.3.创建版本 创建版本4.4.查找与替换对象 查找与替换对象 总结 总结 练习 练习5.5.添加题注与 添加题注与6.6.统一控制版面 统一控制版面交叉引用 交叉引用 编辑长文档的技巧 编辑长文档的技巧 第八章 第八章 编辑长文档的 编辑长文档的 技巧 技巧上一页 下一页3、纲目结构的编辑uu 2）利用位移调整文档的结构 用途 用途 重新 重新 组织标题 组织标题 或段落的 或段落的 结 结 构。构。特点 特点 保持原来的 保持原来的 级别 级别 不 不 变 变.文档 文档 结 结 构 构 发 发 生 生 变 变 化。化。使用工具 使用工具 1 1、“大 大 纲 纲”工具 工具
12、 栏 栏 上的相关按 上的相关按 钮 钮 重点：重点：选 选 中或光 中或光 标 标 位于 位于 该 该 段落。段落。2 2、直接用鼠、直接用鼠 标 标 拖 拖 动 动 重点：主 重点：主 题标记 题标记 的 的 选 选 定。定。3 3、使用快捷、使用快捷 键 键 重点：重点：Alt+Shift+Alt+Shift+下箭 下箭 头 头 或上箭 或上箭 头 头。10 目标 目标1.1.样式的扩展应用 样式的扩展应用2.2.创建文稿目录 创建文稿目录3.3.创建版本 创建版本4.4.查找与替换对象 查找与替换对象 总结 总结 练习 练习5.5.添加题注与 添加题注与6.6.统一控制版面 统一控制版
13、面交叉引用 交叉引用 编辑长文档的技巧 编辑长文档的技巧 第八章 第八章 编辑长文档的 编辑长文档的 技巧 技巧上一页 下一页3、纲目结构的编辑uu 3）展开与折叠文稿结构用途 用途 展开或 展开或 隐 隐 藏 藏 标题 标题 段落的从属内容。段落的从属内容。使用工具 使用工具 1 1、使用工具、使用工具 栏 栏。要点：要点：选择 选择 欲操作段落 欲操作段落 标题 标题；按 按 层 层 折叠；折叠；2 2、使用鼠、使用鼠 标 标。要点：双 要点：双 击 击 主 主 题标记 题标记。工具 工具 栏 栏 的其他用途 的其他用途 1 1、选择显 选择显 示 示 级别 级别。2 2、只、只 显 显
14、示首行。示首行。11 目标 目标1.1.样式的扩展应用 样式的扩展应用2.2.创建文稿目录 创建文稿目录3.3.创建版本 创建版本4.4.查找与替换对象 查找与替换对象 总结 总结 练习 练习5.5.添加题注与 添加题注与6.6.统一控制版面 统一控制版面交叉引用 交叉引用 编辑长文档的技巧 编辑长文档的技巧 第八章 第八章 编辑长文档的 编辑长文档的 技巧 技巧上一页 下一页3、纲目结构的编辑uu 4）用文档结构图显示文稿纲 目结构作用 作用 1 1、显 显 示文档的所有 示文档的所有 标题 标题，2 2、在、在 纲 纲 与目之 与目之 间进 间进 行随 行随 时 时 切 切 换 换。3 3
15、、可以快速定位到文档的相、可以快速定位到文档的相 应 应 位置。位置。使用 使用 1 1、文档、文档 结 结 构窗格中主 构窗格中主 题标记 题标记 的使用及作用；的使用及作用；2 2、使用文档、使用文档 结 结 构快捷菜 构快捷菜 单 单；注意 注意 文档 文档 结 结 构 构 图 图 与其他 与其他 视图 视图 方式的 方式的 组 组 合特点。合特点。12 目标 目标1.1.样式的扩展应用 样式的扩展应用2.2.创建文稿目录 创建文稿目录3.3.创建版本 创建版本4.4.查找与替换对象 查找与替换对象 总结 总结 练习 练习5.5.添加题注与 添加题注与6.6.统一控制版面 统一控制版面交
16、叉引用 交叉引用 编辑长文档的技巧 编辑长文档的技巧 第八章 第八章 编辑长文档的 编辑长文档的 技巧 技巧上一页 下一页 第二节 创建文稿目录13 目标 目标1.1.样式的扩展应用 样式的扩展应用2.2.创建文稿目录 创建文稿目录3.3.创建版本 创建版本4.4.查找与替换对象 查找与替换对象 总结 总结 练习 练习5.5.添加题注与 添加题注与6.6.统一控制版面 统一控制版面交叉引用 交叉引用 编辑长文档的技巧 编辑长文档的技巧 第八章 第八章 编辑长文档的 编辑长文档的 技巧 技巧上一页 下一页内容：目录的创建 目录的创建 目录样式的修改 目录样式的修改重点：掌握样式与目录的关系及建立
17、 掌握样式与目录的关系及建立 目录的技巧 目录的技巧14 目标 目标1.1.样式的扩展应用 样式的扩展应用2.2.创建文稿目录 创建文稿目录3.3.创建版本 创建版本4.4.查找与替换对象 查找与替换对象 总结 总结 练习 练习5.5.添加题注与 添加题注与6.6.统一控制版面 统一控制版面交叉引用 交叉引用 编辑长文档的技巧 编辑长文档的技巧 第八章 第八章 编辑长文档的 编辑长文档的 技巧 技巧上一页 下一页1、创建目录目 目 录 录 的定 的定 义 义 及用途 及用途目录是文档中标题的列表。目录是文档中标题的列表。通过目录用户可以快速浏览和查找所需的内容。通过目录用户可以快速浏览和查找所
18、需的内容。创 创 建目 建目 录 录 的方法 的方法使用内置标题样式和大纲级别样式。使用内置标题样式和大纲级别样式。特点 特点 1 1、使用目录级别样式，不保留原标题样式。、使用目录级别样式，不保留原标题样式。2 2、创建的每一个目录项都是超级链接。、创建的每一个目录项都是超级链接。3 3、每一个目录项都是域项目。、每一个目录项都是域项目。15 目标 目标1.1.样式的扩展应用 样式的扩展应用2.2.创建文稿目录 创建文稿目录3.3.创建版本 创建版本4.4.查找与替换对象 查找与替换对象 总结 总结 练习 练习5.5.添加题注与 添加题注与6.6.统一控制版面 统一控制版面交叉引用 交叉引用
19、 编辑长文档的技巧 编辑长文档的技巧 第八章 第八章 编辑长文档的 编辑长文档的 技巧 技巧上一页 下一页2、修改目录样式用途 用途 改 改 变 变 目 目 录 录 的外 的外 观 观。要点 要点 要修改的目 要修改的目 录样 录样 式必 式必 须 须 是 是“来自模板 来自模板”的。的。Demo Demo16 目标 目标1.1.样式的扩展应用 样式的扩展应用2.2.创建文稿目录 创建文稿目录3.3.创建版本 创建版本4.4.查找与替换对象 查找与替换对象 总结 总结 练习 练习5.5.添加题注与 添加题注与6.6.统一控制版面 统一控制版面交叉引用 交叉引用 编辑长文档的技巧 编辑长文档的技
20、巧 第八章 第八章 编辑长文档的 编辑长文档的 技巧 技巧上一页 下一页第三节 创建文档的不同版本17 目标 目标1.1.样式的扩展应用 样式的扩展应用2.2.创建文稿目录 创建文稿目录3.3.创建版本 创建版本4.4.查找与替换对象 查找与替换对象 总结 总结 练习 练习5.5.添加题注与 添加题注与6.6.统一控制版面 统一控制版面交叉引用 交叉引用 编辑长文档的技巧 编辑长文档的技巧 第八章 第八章 编辑长文档的 编辑长文档的 技巧 技巧上一页 下一页重点：版本与备份的区别及创建版本的方法 版本与备份的区别及创建版本的方法本节学习内容：建立、查看和比较版本 建立、查看和比较版本18 目标
21、 目标1.1.样式的扩展应用 样式的扩展应用2.2.创建文稿目录 创建文稿目录3.3.创建版本 创建版本4.4.查找与替换对象 查找与替换对象 总结 总结 练习 练习5.5.添加题注与 添加题注与6.6.统一控制版面 统一控制版面交叉引用 交叉引用 编辑长文档的技巧 编辑长文档的技巧 第八章 第八章 编辑长文档的 编辑长文档的 技巧 技巧上一页 下一页1、版本与备份文档的区别版本保存 版本保存 将文章不同的修改内容以版本方式加以保存。将文章不同的修改内容以版本方式加以保存。此功能常用于重要文档的 此功能常用于重要文档的 处 处 理 理 过 过 程。程。备 备 份保存 份保存 是将上一稿内容加以
22、 是将上一稿内容加以 备 备 份，以防修改不当。份，以防修改不当。用于 用于 经 经 常需要 常需要 查 查 看上一稿的工作 看上一稿的工作 环 环 境。需先 境。需先 设 设 置。置。区 区 别 别 1 1、保存版本、保存版本 时仅 时仅 保存版本 保存版本 间 间 的差 的差 别 别 而不是每个版本的 而不是每个版本的 完整副本，完整副本，该 该 方法可 方法可 节 节 省磁 省磁 盘 盘 空 空 间 间。2 2、保存、保存 备 备 份 份 则 则 以副本的形式保留文件的一种方式，副 以副本的形式保留文件的一种方式，副 本文件和原文件是两个不同的文件。本文件和原文件是两个不同的文件。19
23、目标 目标1.1.样式的扩展应用 样式的扩展应用2.2.创建文稿目录 创建文稿目录3.3.创建版本 创建版本4.4.查找与替换对象 查找与替换对象 总结 总结 练习 练习5.5.添加题注与 添加题注与6.6.统一控制版面 统一控制版面交叉引用 交叉引用 编辑长文档的技巧 编辑长文档的技巧 第八章 第八章 编辑长文档的 编辑长文档的 技巧 技巧上一页 下一页2、建立版本要点 要点 1 1、进 进 行版本保存的操作方法。行版本保存的操作方法。2 2、“关 关 闭时 闭时 自 自 动 动 保存版本 保存版本”复 复 选 选 框的作用。框的作用。Demo Demo20 目标 目标1.1.样式的扩展应用
24、 样式的扩展应用2.2.创建文稿目录 创建文稿目录3.3.创建版本 创建版本4.4.查找与替换对象 查找与替换对象 总结 总结 练习 练习5.5.添加题注与 添加题注与6.6.统一控制版面 统一控制版面交叉引用 交叉引用 编辑长文档的技巧 编辑长文档的技巧 第八章 第八章 编辑长文档的 编辑长文档的 技巧 技巧上一页 下一页3、查看和比较版本查 查 看版本及 看版本及 备 备 注信息 注信息比 比 较 较 版本 版本 要点：打开该版本并将它排列在屏 要点：打开该版本并将它排列在屏 幕上的新版本之下。幕上的新版本之下。删 删 除版本 除版本21 目标 目标1.1.样式的扩展应用 样式的扩展应用2
- 配套讲稿：
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