办公自动化第2章.ppt

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1、第二部分第二部分第二部分第二部分 办公软件办公软件办公软件办公软件 目前最流行的办公软件是微软公司的产品套件Office，其中的文字处理软件就是Word，另外我国产的办公软件WPS也是目前主流的文字处理软件之一。我们使用最常用的Word来实现文字的处理。第二章第二章第二章第二章 办公中的文档处理办公中的文档处理办公中的文档处理办公中的文档处理2.1文档处理操作流程文档处理操作流程文档录入文本编辑格式排版页面设置打印预览打印输出2.1.1 2.1.1 文档内容的录入文档内容的录入文档内容的录入文档内容的录入1.1.单纯录入的原则：单纯录入的原则：单纯录入的原则：单纯录入的原则：不要用空格键进行字

2、间距的调整以及标题居中、段落不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。首行缩进的设置。首行缩进的设置。首行缩进的设置。不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。时，才按回车键。时，才按回车键。时，才按回车键。不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的不要用连续按回车键产生空行的方

3、法进行内容分页的不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的设置。设置。设置。设置。2.2.常用汉字输入法技巧常用汉字输入法技巧常用汉字输入法技巧常用汉字输入法技巧 智能智能智能智能ABCABC汉字输入法汉字输入法汉字输入法汉字输入法 (技巧：定义新词）技巧：定义新词）技巧：定义新词）技巧：定义新词）微软拼音输入法微软拼音输入法微软拼音输入法微软拼音输入法 中文之星智能狂拼输入法中文之星智能狂拼输入法中文之星智能狂拼输入法中文之星智能狂拼输入法 /紫光华宇拼音输入法紫光华宇拼音输入法紫光华宇拼音输入法紫光华宇拼音输入法 3.3.保存保存保存保存 同名保存文档同名保存文档同名保存文档同名保存文

4、档 另存新文件另存新文件另存新文件另存新文件 存为存为存为存为RTFRTF文件（文件（文件（文件（Rich Text FormatRich Text Format）2.1.2 2.1.2 内容的编辑内容的编辑内容的编辑内容的编辑1.1.基本的选定方法基本的选定方法基本的选定方法基本的选定方法2.2.复制、粘贴、剪切复制、粘贴、剪切复制、粘贴、剪切复制、粘贴、剪切、选择性粘贴选择性粘贴3.3.撤销和恢复撤销和恢复撤销和恢复撤销和恢复WordWordExcelExcel2.1.3 2.1.3 格式排版格式排版格式排版格式排版（1 1）字体和段落格式设置）字体和段落格式设置）字体和段落格式设置）字体

5、和段落格式设置（2 2）格式刷）格式刷）格式刷）格式刷（3 3）项目符号和编号）项目符号和编号）项目符号和编号）项目符号和编号 自定义设置自定义设置自定义设置自定义设置（4 4）分栏排版）分栏排版）分栏排版）分栏排版 格式分栏格式分栏格式分栏格式分栏 设置分栏、删除分栏、调整栏宽、建立等长栏、设置分栏、删除分栏、调整栏宽、建立等长栏、设置分栏、删除分栏、调整栏宽、建立等长栏、设置分栏、删除分栏、调整栏宽、建立等长栏、分栏符。分栏符。分栏符。分栏符。分隔符分隔符分隔符分隔符 分页符、分节符、分栏符等。分页符、分节符、分栏符等。分页符、分节符、分栏符等。分页符、分节符、分栏符等。节节节节是是是是文

6、文文文档档档档中中中中可可可可以以以以独独独独立立立立设设设设置置置置某某某某些些些些页页页页面面面面格格格格式式式式选选选选项项项项的的的的部部部部分分分分，也也也也就就就就是是是是在在在在节节节节中中中中可可可可以以以以设设设设置置置置与与与与文文文文档档档档其其其其他他他他部部部部分分分分不不不不同同同同的的的的某某某某些些些些页页页页面面面面格格格格式（如页眉页脚、页码、页面设置、页面边框等）。式（如页眉页脚、页码、页面设置、页面边框等）。式（如页眉页脚、页码、页面设置、页面边框等）。式（如页眉页脚、页码、页面设置、页面边框等）。“节节节节”的概念：的概念：的概念：的概念：可以通过插入

7、分节符来创建一个新的节；如果没有进行过插入节的操作，word自动将文档作为一个节处理。2.1.4 2.1.4 2.1.4 2.1.4 页面设置页面设置页面设置页面设置 双击标尺灰色区域也可以打开双击标尺灰色区域也可以打开双击标尺灰色区域也可以打开双击标尺灰色区域也可以打开2.1.5 2.1.5 2.1.5 2.1.5 打印预览打印预览打印预览打印预览2.1.6 2.1.6 2.1.6 2.1.6 打印输出打印输出打印输出打印输出2.2 2.2 办公公文的行文规范办公公文的行文规范办公公文的行文规范办公公文的行文规范与制作与制作与制作与制作2.2.1 2.2.1 办公公文的行文规范办公公文的行文

8、规范办公公文的行文规范办公公文的行文规范1 1公文种类公文种类公文种类公文种类命令、决定、公告、通告、通知、议案、报告、请示、批复、命令、决定、公告、通告、通知、议案、报告、请示、批复、命令、决定、公告、通告、通知、议案、报告、请示、批复、命令、决定、公告、通告、通知、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等。意见、函和会议纪要等。意见、函和会议纪要等。意见、函和会议纪要等。2.2.格式和结构：格式和结构：格式和结构：格式和结构：（1 1）文头）文头）文头）文头/眉首眉首眉首眉首 （2 2）正文）正文）正文）正文（3 3）文尾）文尾）文尾）文尾/版记版记版记版记3 3公文用纸、公文用字公文

9、用纸、公文用字公文用纸、公文用字公文用纸、公文用字文头部分包括：文头部分包括：公文份数序号公文份数序号秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限紧急程度紧急程度发文机关标识发文机关标识发文字号发文字号正文包括：正文包括：公文标题公文标题主送机关主送机关公文正文公文正文附件、成文时间等附件、成文时间等文尾包括：文尾包括：主题词主题词抄送抄送印发机关和印发时间印发机关和印发时间下行、平行公文首页格式下行、平行公文首页格式下行、平行公文首页格式下行、平行公文首页格式上报公文首页版式上报公文首页版式上报公文首页版式上报公文首页版式2.2.2 2.2.2 利用公文向导制作公文利用公文向导制作公文利用公文向导制

10、作公文利用公文向导制作公文2.2.3 2.2.3 自行创建常用办公文档模板自行创建常用办公文档模板自行创建常用办公文档模板自行创建常用办公文档模板 创建方式创建方式创建方式创建方式 使用自己建立的模板使用自己建立的模板使用自己建立的模板使用自己建立的模板 下载文档模板（下载文档模板（下载文档模板（下载文档模板（.dotdot文件）文件）文件）文件）Templates文件夹文件夹 2.3 2.3 复杂的长文档的处理复杂的长文档的处理复杂的长文档的处理复杂的长文档的处理2.1科研论文格式规范 内容要求内容要求 题目，摘要，关键词，正文，参考文献2.2.书写规范书写规范书写规范书写规范（1 1）论文

11、字数）论文字数）论文字数）论文字数 一一一一般般般般科科科科研研研研论论论论文文文文，自自自自然然然然科科科科学学学学类类类类：5000500060006000字字字字（包包包包括括括括图图图图表表表表），人人人人文文文文和和和和社社社社会会会会学学学学科科科科：5000500060006000字字字字；对对对对于于于于博博博博士士士士学学学学位位位位论论论论文文文文，理理理理工工工工科科科科：6 68 8万万万万字字字字，管管管管理理理理及及及及人人人人文文文文学学学学科科科科：8 81010万万万万字字字字；硕硕硕硕士士士士学学学学位位位位论论论论文文文文，理理理理工工工工科科科科：2 2

12、3 3万万万万字字字字，管管管管理理理理及人文学科：及人文学科：及人文学科：及人文学科：3 34 4万字。学士学位论文，一般万字。学士学位论文，一般万字。学士学位论文，一般万字。学士学位论文，一般1 1万字。万字。万字。万字。（2 2）摘要）摘要）摘要）摘要 摘摘要要的的字字数数（以以汉汉字字计计），一一般般科科研研论论文文要要求求在在200200以以内内，硕硕士士学学位位论论文文一一般般为为500500字字以以上上，博博士士学学位位论论文文为为 1000100020002000字字，均均以以能能将将规规定定内内容容阐阐述述清清楚楚为为原原则则。许许多多论论文文还还需需要要有有英英文文摘摘要要

13、（abstractabstract）。英英文文摘摘要要与与中中文文摘摘要要的的内内容容应应完完全全一一致致，在在英英文文语语法法、用用词词上上应应正正确确无误。无误。（3 3）目录）目录）目录）目录 对对于于长长篇篇论论文文，需需要要制制作作三三级级标标题题目目录录，目目录录中中应应包括论文中全部章节的标题及页码。包括论文中全部章节的标题及页码。（4 4）论文正文）论文正文）论文正文）论文正文（5 5）参考文献）参考文献）参考文献）参考文献 3 3排版和打印要求排版和打印要求排版和打印要求排版和打印要求(1)(1)打印用纸打印用纸打印用纸打印用纸 科技论文用纸一般为科技论文用纸一般为1616开

14、，也可以采用开，也可以采用A4A4型型标准纸张，论文一般左侧装订。标准纸张，论文一般左侧装订。(2)(2)页眉页眉页眉页眉 奇数页眉：所在章题序及标题奇数页眉：所在章题序及标题 ；偶数页眉：学术刊物名称、卷、期号偶数页眉：学术刊物名称、卷、期号 。注意事项注意事项1.利用大纲视图输入论文各级标题 在写论文之前，首先要列提纲，构思好从几个方面来阐述，心中对论文的结构已经有了一个大致的轮廓，比如文章分成几个部分，每个部分讨论哪几个问题，每个问题主要包括哪几项主要内容。这些就构成了论文的各级标题结构。2.2.设置多级标题编号设置多级标题编号设置多级标题编号设置多级标题编号（1 1）编号形式可以是：）

15、编号形式可以是：）编号形式可以是：）编号形式可以是：标标标标题题题题11为为为为11，标标标标题题题题22为为为为1.11.1，标标标标题题题题33为为为为，这这这这在在在在理理理理工工工工科科科科的的的的教教教教材材材材或或或或专专专专业业业业学学学学术术术术刊物中常使用。即标题编号包含上一级的编号。刊物中常使用。即标题编号包含上一级的编号。刊物中常使用。即标题编号包含上一级的编号。刊物中常使用。即标题编号包含上一级的编号。11级级级级标标标标题题题题为为为为一一一一、二二二二、，.格格格格式式式式，22级级级级标标标标题题题题为为为为11，22格格格格式式式式，33级级级级标题为（标题为（

16、标题为（标题为（11），（），（），（），（22）格式等。格式等。格式等。格式等。（2 2）步骤：）步骤：）步骤：）步骤：选中所有标题，设置多级符号（选择类型及格式）。选中所有标题，设置多级符号（选择类型及格式）。选中所有标题，设置多级符号（选择类型及格式）。选中所有标题，设置多级符号（选择类型及格式）。在在 Word 中中 多级符号多级符号 的妙用：选择符号样式的妙用：选择符号样式在第一个编号段落在第一个编号段落输入文字后回车输入文字后回车按按 TAB 键自动降低级别键自动降低级别输入文字回车。这样，用输入文字回车。这样，用户可以很方便地生成多级编号。户可以很方便地生成多级编号。3.3.页眉

17、和页脚的设置页眉和页脚的设置页眉和页脚的设置页眉和页脚的设置 奇偶页不同；首页不同；各节不同。奇偶页不同；首页不同；各节不同。奇偶页不同；首页不同；各节不同。奇偶页不同；首页不同；各节不同。4 4、脚注与尾注的添加、脚注与尾注的添加、脚注与尾注的添加、脚注与尾注的添加脚注：论文页码下端，说明有关引用资料的来源；脚注：论文页码下端，说明有关引用资料的来源；脚注：论文页码下端，说明有关引用资料的来源；脚注：论文页码下端，说明有关引用资料的来源；尾注：参考文献的引用。尾注：参考文献的引用。尾注：参考文献的引用。尾注：参考文献的引用。插入尾注；插入尾注；插入尾注；插入尾注；删除尾注分隔符：普通视图，视

18、图删除尾注分隔符：普通视图，视图删除尾注分隔符：普通视图，视图删除尾注分隔符：普通视图，视图/脚注，尾注下拉箭头。脚注，尾注下拉箭头。脚注，尾注下拉箭头。脚注，尾注下拉箭头。5.5.封面和目录的制作封面和目录的制作封面和目录的制作封面和目录的制作（1 1）封面）封面）封面）封面（2 2）目录的制作）目录的制作）目录的制作）目录的制作 ：设置标题设置标题设置标题设置标题在文档前添加空白页并插入光标在文档前添加空白页并插入光标在文档前添加空白页并插入光标在文档前添加空白页并插入光标插入索引和目录插入索引和目录插入索引和目录插入索引和目录选择目录并进行格式设置。选择目录并进行格式设置。选择目录并进行

19、格式设置。选择目录并进行格式设置。“域域”的概念：域是的概念：域是Word文档中的内容发生变化的部分。文档中的内容发生变化的部分。目录的底纹目录的底纹目录的底纹目录的底纹 目录的超链接作用目录的超链接作用目录的超链接作用目录的超链接作用 目录的返回目录的返回目录的返回目录的返回 （webweb工具栏）工具栏）工具栏）工具栏）目录的更新目录的更新目录的更新目录的更新（3 3）目录的使用技巧）目录的使用技巧）目录的使用技巧）目录的使用技巧（4 4）利用样式添加目录）利用样式添加目录）利用样式添加目录）利用样式添加目录样样式式是是一一组组已已命命名名的的字字符符和和段段落落格格式式的的组组合合，为为不不同同段落具有相同的格式提供方便。段落具有相同的格式提供方便。