(本科）商务礼仪教程第五章教学课件.pptx

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1、YCF正版可修改 PPT(本科）商务礼仪教程第五章教学课件第五章 文 书 礼 仪心灵鸡汤 认真细心地做好每一件小事，是成就任何事业都必须具备的素质和作风。因为小节可以反映一个人的修养和习惯。在职场中，礼仪不仅可以有效地展现一个人的教养、风度、气质和魅力，还能体现一个人对社会的认知水平、个人的学识、修养和价值。通过职场礼仪中的一些细节，会得到领导更多的信任，使人际间的感情得以沟通，与同事间建立起相互尊重、相互信任、友好合作的关系，从而使自己的事业进一步发展，能在职场中如鱼得水。CONTENT行政文书礼仪01商务文书礼仪02礼仪文书礼仪0304私人文书礼仪学习目标掌握行政文书的特点和种类；了解行政

2、文书的常见错误；了解行政文书工作人员应具备的素质；掌握常用商务文书的写作；掌握常用礼仪文书的写作；掌握书信和电子邮件的写作。第五章文书礼仪第五章文书礼仪案例导入曾国藩处理公文趣事曾国藩出任两江总督时，总揽四省军政大权，可以说是位高权重。有一次，一个叫李元的人写了份请求报告之类的公文让人送到曾国藩的大营。这个李元只是县里的团练把总，不过是个七品芝麻官，可是李元递交上来的公文居然用的是“移”体文。“移”是一种官方文书，分文移和武移两种。文移是谴责性公文，唐朝以后成为官府平行机构间交涉的文书；武移是声讨性公文，与檄文相似。很显然，李元一个区区七品芝麻官在二品大员、两江总督曾国藩面前，用“移”这种只能

3、用于平级并且带有一定敌对性的公文是极为不妥当的。李元一个七品芝麻官送到曾国藩这里的公文居然用这种平行公文，如果是故意的，那么岂不是他想跟两江总督曾国藩平起平坐？因此，曾国藩的下属一看，都很紧张。因为要是按行政工作处罚条令办理，这个李元立刻就要倒大霉。第五章文书礼仪案例导入一般人遇到这种冒犯的事情少不了要发一顿脾气，轻则痛责别人一番，重则要别人付出生命的代价。所有人都以为曾国藩一看这个公文就会生气。哪知道曾国藩心平气和地回复完公文后，然后用公文袋把公文封起来。按道理，公文封起来就可以交给秘书去处理了，可曾国藩不，他拿起笔来在公文袋上写了一首“十七字小令”：“团练把总李，行个平等礼。云何用移封敌体

4、？”曾国藩后来在日记里记录这件事的时候还说“见者无不绝倒”，是说别人看到了他在公文袋上的那首“十七字小令”后个个都笑喷了，都佩服他太有趣了。曾国藩平常跟友人写信，不论是公事还是私事，落款都特别有意思，往往在信的最后署完自己的名字后再加两个字。一般我们写信也在名字后加两个字，如“顿首”或“稽首”，表示对对方尊敬的意思。但曾国藩跟一般人不一样，他最喜欢加的两个字往往是“一笑”或者是“一粲”。这个“一粲”也还是“一笑”的意思。所以，他的落款往往是“国藩一笑”，意即我曾国藩最后还要博你一笑的意思。这说明什么？说明这个人除了对待公文的严瑾态度以外，也很注重跟人交往时的趣味性、生动性和积极性。第五章文书礼

5、仪文字的发明使人类社会进入了新的文明时代，开启了人类利用文字沟通思想、传送信息、记录社会生活的新篇章。古往今来，人们通过书写和制作文书来记录信息，利用传递文书来相互交流信息，利用公布文书来向公众发布信息等。“文书”是一个概括性的名词，是指一种记录信息、表达意图的文字材料，包括公务文书之和私人文书，公务文书分为行政文书和商务文书。行政文书礼仪We have many PowerPoint templates that has been specifically designed to help anyone hatt is stepping into the world of PowerPoin

6、t for the very first time.01第一节行政文书礼仪行政文书即行政公文，是指在社会治理、国家管理的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。作为表述国家意志、执行法律法规、规范行政执法、传递重要信息的最主要的载体，从某种程度上来说，行政公文是国家法律法规的延续和补充。行政公文写作的要求很高。商务人员难免会与政府职能部门打交道，熟悉行政公文的相关格式规范、礼仪要求以及行文特点，有利于对公文的正确理解以及与相关公务人员的融洽交流，从而促进组织机构的工作顺利开展。1.由法定作者制发法定作者是指依法成立并能以自己的名义享有权利、承担义务的社会组织及其领导人。2.具有法定的权

7、威性和现行效用法定权威性是指公文在法定的时间和空间范围内能够对受文者的行为产生一定程度的强制性影响。现行效用是指公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力，具有依据和凭证功能。3.具有规范的体式和特定的处理程序公文的规范体式是指公文的文体和格式必须符合国家的统一规定。特定的处理程序是指公文的收文和发文均有一定的处理程序，各环节皆有顺序性和规范性，不得自行其是。第一节行政文书礼仪一、行政文书的特点小案例文件的误读安徽省人民政府在其官网发布指导意见,决定在全省20个县(区)开展农村综合改革示范试点工作,有媒体将此解读为“农民可以买卖宅基地”。对此,安徽省国土厅有关人士解释这是对文件内容的误

8、读,文件中所称“可以流转使用宅基地”,并非是“买卖宅基地”。对于文件中所说的“农民通过流转方式使用其他农村集体经济组织宅基地”，安徽省国土厅有关人士表示,这只是以流转的方式使用,并非买卖。对这样的解释,恐怕还会有不少人表示听不懂:流转不就是买卖的另一种说法么,怎么这里就成了误读?分析文件被误读的原因,恐怕有三种。第一种是文件用词准确无误,确实是一些媒体读错了。这就跟学生考试一样,读错了题目,自然做错了答案。不过,这种误读其实很少发生媒体一般都有一套完善的把关程序,而且很多解读都是请专家帮忙的,读对文件是一个基本要求。第二种是有些文件用词模糊不清,很容易发生误读。众所周知,公文有着严格的要求,其

9、中首要的一条就是内容准确、明白。第一节行政文书礼仪小案例可是现实中,有些文件却存在用词不当的现象,容易使人误读。特别是当文件对应的内容在现实中已经发生,或者人们希望发生时就更有可能发生误读。换句话说,用词不当叠加现实因素,很可能导致文件被误读。第三种则是媒体根本就没有误读,其实是“代人受过”。相关方面一开始就考虑不当,甚至根本就没有吃透法律和政策,根本就没有准确理解上级精神,文件公布后出现了强烈的反应,发生了各种问题,甚至受到了上级的批评,这时就在回应时责怪“误读”,实质上是把责任推给媒体。任何一种文件误读，都是不应该发生的。不同的误读需要不同方面承担责任。对于媒体来说，应该读懂文件、吃透精神

10、；对于相关方面来说，应该把握政策、用词准确。“可以流转使用宅基地”，误读到底对应哪一种，可能还需要进一步“确诊”。但如果相关方面用词更准确、明白一点，对流转做出更清晰的界定，还会存在现在的“误读说”吗？这种反思，恐怕不是“事后诸葛亮”第一节行政文书礼仪按其性质和适用范围划分，行政文书可分为通用公文、事务文书、专用文书等。通用公文是最常见的一种行政公文，是各级各类机关团体等组织处理公务时普遍使用的公文种类。这类公文的特点有三个：一是具有广泛的通用性，使用面广，使用频率高；二是具有正式文件的性质，通常以带版头的红头文件形式发布；三是具有统一规定的作用范围。2012年4月，中共中央办公厅、国务院办公

11、厅印发党政机关公文处理工作条例（中办发201214 号），该条例第八条对我党机关和国家行政机关的公文种类和适用范围做出了规定。我党机关和国家行政机关的公文种类有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。它们的适用范围分别如下。第一节行政文书礼仪二、行政文书的种类1.决议决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定决定适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。第一节行政文书礼仪二、行政文书的种类范例国务院关于修改全国经济普查条例的决定国务院决定对全国经济普查条例做如下修改：一、将第十条修改为：“

12、经济普查的行业范围为第二产业、第三产业所涵盖的行业，具体行业分类依照以国家标准形式公布的国民经济行业分类执行。”二、将第十一条修改为：“经济普查采用全面调查的方法，但对小微企业和个体经营户的生产经营情况等可以采用抽样调查的方法。经济普查应当充分利用行政记录等资料。”三、将第二十三条第二款中的“工商、质检”修改为“市场监管”。四、将第二十四条第一款修改为：“各级经济普查机构应当按照清查形成的单位名录，做好经济普查数据的采集、审核和上报等工作。”五、删去第二十六条第三款中的“逐级”。六、将第三十二条修改为：“各级经济普查机构及其工作人员对在经济普查中所知悉的国家秘密和经济普查对象的商业秘密、个人信

13、息，应当依法履行保密义务。”第一节行政文书礼仪范例七、将第三十五条修改为：“地方、部门、单位的领导人自行修改经济普查资料、编造虚假数据或者强令、授意经济普查机构、经济普查人员篡改经济普查资料或者编造虚假数据的，依法给予处分，并由县级以上人民政府统计机构予以通报。“经济普查人员参与篡改经济普查资料、编造虚假数据的，由县级以上人民政府统计机构责令改正，依法给予处分，或者建议有关部门、单位依法给予处分。”第一节行政文书礼仪范例八、将第三十六条修改为：“经济普查对象（个体经营户除外）有下列行为之一的，由县级以上人民政府统计机构责令改正，给予警告，可以予以通报；其直接负责的主管人员和其他直接责任人员属于

14、国家工作人员的，依法给予处分：“（一）拒绝或者妨碍接受经济普查机构、经济普查人员依法进行的调查的；“（二）提供虚假或者不完整的经济普查资料的；“（三）未按时提供与经济普查有关的资料，经催报后仍未提供的。企业事业单位或者其他组织有前款所列行为之一的，可以并处5万元以下的罚款；情节严重的，并处5万元以上20万元以下的罚款。“个体经营户有本条第一款所列行为之一的，由县级以上人民政府统计机构责令改正，给予警告，可以并处1万元以下的罚款。”本决定自公布之日起施行。全国经济普查条例根据本决定做相应修改，重新公布。第一节行政文书礼仪3.命令（令）命令（令）适用于公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施，批

15、准授予和晋升衔级，嘉奖有关单位和人员。4.公报公报适用于公布重要决定或者重大事项。5.公告公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6.通告通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7.意见意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。8.通知通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9.通报通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。第一节行政文书礼仪二、行政文书的种类范例2018年第二季度全国政府网站抽查情况通报为深入贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神，落实全国网络安全和信息化工作会议要求，按照工作安排，国务院办公

16、厅政府信息与政务公开办公室（以下简称“国办信息公开办”）近期组织开展了2018年第二季度全国政府网站抽查。现将有关情况通报如下。一、总体情况截至2018年6月1日，全国正在运行的政府网站22 206家（含中国政府网）。其中，国务院部门及其内设、垂直管理机构政府网站1 839家，省级政府门户网站32家，省级政府部门网站2 265家，市级政府门户网站518家，市级政府部门网站13 614家，县级政府门户网站2 754家，县级以下政府网站1 183家。第二季度，国办信息公开办随机人工抽查各地区和国务院部门政府网站441个，总体合格率96%。其中，北京等22个地区政府网站抽查合格率为100%；北京、天

17、津、江苏、浙江、山东、湖南、海南、四川、贵州、云南、陕西、甘肃、青海连续四个季度抽查合格率达100%。各地区、各部门共抽查本地区、本部门政府网站12 286个，占运行政府网站总数的55%，总体合格率97%。经抽样复核，地区和部门抽查情况整体真实准确，抽查情况和问题网站名单已在中国政府网公开。第一节行政文书礼仪范例第二季度，各地区、各部门继续加大对不合格政府网站责任单位和相关人员的问责力度，共有300人被问责，其中190名责任人被上级主管单位约谈，32人做出书面检查，68人被通报批评，7人被调离岗位，2人被党内警告，1人被停职。“我为政府网站找错”平台收到网民有效留言15 885条，总体办结率9

18、9%。内蒙古、上海、江苏、发展改革委、教育部等38个地区和部门留言按期办结率达100%，较一季度增加12家。各级政府网站及政务新媒体积极配合做好“群众办事百项堵点疏解行动”。其中，第一批堵点难点征集活动（截至4月月底），全国共有18 620家政府网站和9 179个政务新媒体进行了推广宣传；第二批堵点难点征集活动（截至5月月底），全国共有19 676家政府网站和10 921个政务新媒体进行了推广宣传。第一节行政文书礼仪范例二、主要问题（一）部分网站管理不到位。山西省“大同市南郊区卫生局”网、新疆维吾尔自治区“乌鲁木齐市人事考试网”等网站申请关停后，未按规定完成下线流程，仍在违规运行。辽宁省庄河市

19、人民政府同时开设两个门户网站，其中一个网站信息长期不更新。黑龙江省“中国中小企业黑龙江网”于2017年第一季度被通报不合格后，整改工作未举一反三，仍存在空白栏目、链接不可用等问题。“国资委建材离退休干部局网站”首页长期不更新，且发稿日期造假。福建省“莆田市水利信息网”、河北省“张家口市交通运输局”网、广西壮族自治区龙胜各族自治县“龙胜教育信息网”互动栏目长期不回应。（二）一些网站办事服务水平不高。本次抽查的441家网站中，约10%存在办事指南信息不完整、不准确问题，如甘肃省定西市“通渭政务服务网”、重庆市“垫江县市政园林局”网等；约24%存在搜索不准确、不实用，甚至没有搜索功能的情况，如“住房

20、和城乡建设部”网、“国家粮食和物资储备局”网、“新疆生产建设兵团安全生产监督管理局”网等。第一节行政文书礼仪范例（三）少数网站“我为政府网站找错”渠道不畅通。市场监管总局“国家企业信用信息公示系统”网、山东省临沂市“蒙山旅游区管理委员会”网、辽宁省“辽宁建设工程信息网”、上海市“浦东新区政府采购中心”网等未按规定添加“我为政府网站找错”平台入口，未注明网站标识码等内容，其中“蒙山旅游区管理委员会”网未在全国政府网站信息报送系统中填报。（四）政务新媒体运行管理有待加强。媒体报道，近年来虽然政府网站“僵尸”“睡眠”等问题得到有效解决，但类似问题在政务新媒体上时有发生。不少政务移动客户端内容长期不更

21、新、功能不可用，公众评分和下载量较低；个别政务微博、微信公众号等发布信息不认真、不严肃，对群众的咨询回复敷衍了事，甚至出现“雷人雷语”，引发社会关注，给政府形象和公信力造成不良影响。第一节行政文书礼仪范例三、下一步工作要求各地区、各部门要深入贯彻习近平总书记网络强国战略思想，进一步按照政府网站发展指引要求，切实履行监管职责，不断提高政府在线服务水平。（一）加大常态化监管力度。在不断提高自查比例的同时，深入开展查遗补漏工作，加强对问题网站的督促整改，确保监管无死角、问题不反弹。进一步做好党政机关网站标识、“我为政府网站找错”平台入口、网站标识码、ICP备案编号、公安机关备案标识等内容的规范添加工

22、作。积极配合机构改革，切实做好相关网站改版、整合、迁移、下线等工作，并及时在全国政府网站信息报送系统中填报完善信息。（二）提升网站服务水平。全面准确公开办事指南信息，推进办事服务“网上公开、网上办理、网上反馈、网上留痕”。注重服务功能的实用性，让公众“找得到、用得了、办得成”。畅通互动交流渠道，完善网民留言的处理转办回应机制，做好网民意见建议受理反馈情况的公开工作，确保“件件有落实、事事有回音”。第一节行政文书礼仪范例（三）加强政务新媒体管理。按照政务新媒体基本情况调查摸底有关要求，认真做好信息统计报送等工作，及时解决摸底过程中发现的问题，对维护不力的政务新媒体要尽快加强保障力量或关停整合。加

23、强政务新媒体内容保障和日常监管，不断提高信息发布、解读和回应质量，努力提升政府在移动端的办事服务能力。各地区、各部门请于9月20日前将第三季度网站抽查情况书面报送国办信息公开办。对本次通报的问题网站，各有关地区和部门要采取有力措施进行整改，整改情况与抽查情况一并报送。附件：1.2018年第二季度网站监管工作成效明显的地区和部门 2.各地区政府网站运行和抽查情况 3.抽查发现存在突出问题的政府网站名单 2018年7月24日第一节行政文书礼仪10.报告报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11.请示请示适用于向上级机关请求指示、批准。12.批复批复适用于答复下级机关的请示事项

24、。第一节行政文书礼仪二、行政文书的种类范例国务院关于同意建立国务院旅游工作部际联席会议制度的批复国函2014117号旅游局：你局关于建立国务院旅游工作部际联席会议机制的请示收悉。现批复如下：同意建立由国务院领导同志牵头负责的国务院旅游工作部际联席会议制度。联席会议不刻制印章，不正式行文，请按照国务院有关文件精神认真组织开展工作。撤销全国假日旅游部际协调会议，其职能并入国务院旅游工作部际联席会议。附件：国务院旅游工作部际联席会议制度 国务院 2014年9月9日第一节行政文书礼仪13.议案议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14.函函适用于不

25、相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15.纪要纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。第一节行政文书礼仪二、行政文书的种类行政文书写作中出现错误会影响公文的严肃性和权威性，影响其法定效力，从而影响公文的质量和效率。行政文书常见错误如下。1.公文眉首错误公文眉首是指公文首页红色反线（包含）以上的各个要素，有公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人等。公文的眉首中出现问题较多的是秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号三处。秘密等级和保密期限、紧急程度要标识于公文首页右上角，发文字号中的年份必须用六角括号“”括入，如“20181号”等。第一

26、节行政文书礼仪三、行政文书的常见错误2.公文主体错误公文主体包括红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各个要素，有公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间和附注等。公文主体部分是写作中最容易出错且错误较多的地方，主要表现在以下几个方面：（1）由于公文文种使用不当或对公文事由表述不完整、不准确造成公文标题错误。公文标题由发文机关名称、发文事由和文种三个要素组成，每个要素都有其独特的作用，一般不得随意省略。文种是公文标题中最重要的要素，每一个文种都体现着一种严格的权限，撰写者应根据公文所涉及的内容、文种的范围、发文机关的权限和隶属关系以及发文的目的和要求等进行选择，不可混淆使用。常见的文种

27、错误如下：第一节行政文书礼仪三、行政文书的常见错误 文种选择错误。由于某些文种行文方向相同而且文种又很相近，造成了文种的错选。例如，请示和报告、请示和函，以及公告和通告等文种就经常被混淆而错选，如该用报告的用请示，该用请示的用报告，甚至请示、报告同时使用。例如，有的单位向不相隶属的有关主管部门请求有关事项批准时，将函用成请示，如县办公室给县财政局的“县办公室关于追加2019年度办公经费的请示”应改为“县办公室关于追加2019年度办公经费的函”。生造文种。使用规范的文种是行政公文与非行政公文相区别的最显著的特征之一。但在实际公文写作中却出现了少数使用党和国家公文法规规定以外的文种（如汇报、批示等

28、）情况。例如，大学的“大学关于教学工作情况的汇报”，其将汇报作为公文文种来使用极不规范，应将“汇报”改为“报告”。生造文种既影响了公文的规范性、严肃性和权威性，又影响了办文的效率。由于文秘人员对公文主题把握不准确、不全面，对起限制、修饰和说明作用的时间名词、程度副词和介词结构等使用不当，从而造成了公文标题事由不清楚、不准确，如“县工商局关于摆摊设点的决定”，此决定对摆摊设点究竟是禁止还是准许等不明确、不具体，根据该文的内容，应改为“县工商局关于禁止在城区繁华地带随意摆摊设点的决定”。第一节行政文书礼仪三、行政文书的常见错误（2）由于行文规则和行文关系模糊造成主送机关不明确。党政机关公文处理工作

29、条例规定，主送机关是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。行文关系应根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。但是，在实际工作中，一些公文往往因行文关系混乱造成主送机关不明确，从而影响了办文的效率，其主要有以下两种情况：行文主送机关不明确，究竟由谁来主办不清楚，从而造成办文推诿。上行文中，主送机关只能有一个。例如，“高校关于车辆更新的请示”按规定应主送市教委，抄报市财政局和市机关事务管理局；行文时，其主送机关应为市教委，而不能将主送机关定为市教委、市财政局、市机关事务管理局。主送机关的简称、统称使用不规范造成主送机关不明确，导致一些办理性的文件无人办理。

30、主送机关应根据上级机关规定的简称确定，如“市城市建设综合开发管理办公室”上级规定其简称为“市城建办”，那么行文中就不能随意简称为“市城建综开办”或其他不规范的简称。第一节行政文书礼仪三、行政文书的常见错误（3）由于内容混杂或语言的歧义等造成正文主题不明确。在日常公文写作中，报告夹请示、请示夹报告的现象非常突出。如果报告中夹请示，那么上级机关可以不批复，则请示就没有实际意义；如果请示中夹报告，会造成文字冗长，不简洁，那么会影响办文的效率。在请示中，请示的问题必须明确、具体，必须一文一事，不能在一个请示中请示多个事项，能够批复和不能批复的事项混杂一起，或该具体的没具体，使上级机关难以批复。例如，学

31、校向县教委请示修建教学楼，但没有教学楼的面积及经费投入的内容，县教委就无法批复，应详细写出预计面积与经费的数量。行政公文的语言应精确，必须保证每个词、每个句子的意思的唯一性，以避免对方按各自的理解行事。在公文写作中，常出现使用限定词语不准确、滥行省略、语序不当、错用标点符号等导致语言歧义的现象，从而造成对文件理解的混乱，形成了文件执行中的偏差，给工作带来了麻烦。第一节行政文书礼仪三、行政文书的常见错误（4）由于对公文的成文日期理解不同而造成公文成文日期的错误。公文的成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准。很多公文用拟稿者拟稿的日期或印发日

32、期作为成文日期会影响公文的时效性，甚至严重影响文件的贯彻执行。（5）其他错误。例如，印章与正文不是同处一面。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面；不得采取标识此页无正文的方法解决。第一节行政文书礼仪三、行政文书的常见错误3.公文版记错误公文版记由主题词、抄送机关、制文机关名称和日期组成，位于公文最后一页，版记的最后一个要素位于最后一行。在这一部分中，最容易出现错误的就是主题词了。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，其作用是便于计算机管理和检索。从当前的公文写作实践来看，由于文秘人员对公文内容把握不准，导致主题词提炼

33、不准、不全或提炼过多的现象。公文的质量直接影响机关的管理效能和办事效率。因此，必须高度重视公文的规范化写作，加大对机关负责人和文秘人员业务素质的培训力度，避免公文写作中出现的问题，从而使公文处理工作规范化、制度化、科学化。第一节行政文书礼仪三、行政文书的常见错误1.较高的政治思想水平行政文书工作人员应有较高的政治思想水平，是指有较高的政治觉悟、政策水平，较强的法制观念。行政文书工作人员应具有较高的政治觉悟，做到坚持正确的政治方向，坚持党的基本路线，坚持四项基本原则，具有一定的思想理论水平，把马列主义的理论与行政文书工作中的实际紧密结合起来，运用马克思主义的立场、观点和方法分析、研究和处理行政文

34、书工作中的实际问题，不断提高行政文书工作的水平。行政文书工作人员应具有一定的政策水平。行政文书工作人员如果不熟悉、不理解党和国家的方针、政策，也就难以对这些文书进行准确、科学的处理。可以说，行政文书工作人员政策水平的高低决定了文书工作质量的优劣。行政文书工作人员必须具有较强的法制观念。这无论是从加强法制建设还是从加强文书工作的建设来看，都是十分必要的。行政文书内容的审核把关、行政文书制发的法定程序、行政文书的保密等，都要求行政文书工作人员依法办文。也就是说，行政文书工作人员既要懂法，又要守法。第一节行政文书礼仪四、行政文书工作人员应具备的素质2.很好的职业道德素养行政文书工作人员要有很好的职业

35、道德素养，主要表现在热爱本职，忠于职守，埋头苦干，严谨精细，遵守纪律，严守秘密。作为行政文书工作人员，只有热爱本职工作和忠于职守，才能搞好行政文书工作。热爱行政文书工作，才会安心于行政文书工作，钻研行政文书工作，忠于行政文书工作岗位，才会在这个岗位上勤勤恳恳、踏踏实实地工作，永不擅离职守。也唯有如此，才能在平凡的工作岗位上干出不平凡的成绩来。第一节行政文书礼仪四、行政文书工作人员应具备的素质埋头苦干和严谨精细是行政文书工作人员应有的工作态度和工作精神。行政文书工作是属于事务性、服务性的工作，这些工作往往都很具体、繁杂，每一件事不干不行，干好又不容易。要做好行政文书工作，就必须有兢兢业业、勤勤恳

36、恳、积极奉献的精神。行政文书工作是一种十分细致的工作，有许多相当细小、零碎的环节，稍一马虎就会出现这样或那样的纰漏和差错，只有具备严谨、认真的工作精神，才能做好。遵守纪律就是严格按照工作的职责行事，不以工作之便谋取私利。行政文书工作人员是机关中经常在领导身边工作的人员，同领导接触的机会比较多，了解的机密也比较多。行政文书工作人员在为机关、为领导服务的同时，又有假借领导名义谋取私利的机会和可能，还有失密、泄密的可能。因此，行政文书工作人员应严格遵守纪律，清正廉洁，严守党和国家的机密，以自己的言行确保一切秘密的安全。第一节行政文书礼仪四、行政文书工作人员应具备的素质3.必备的专业基础知识行政文书工

37、作人员与机关其他干部相比较，在政治思想素养和职业道德素养方面应当说是具有共性的，但在业务素养上，则有更多的专业性。行政文书工作人员的专业基础知识主要是指与他们所从事的文书工作密切相关的基础知识。一是应拥有基础理论知识。这主要是指关于文书工作总体方面的基本原理性的知识，包括文书学、应用文写作、秘书学、信息学、行政管理学等方面的基本原理性的知识。基础理论知识带有一定的综合性、概括性和基础性，是文书工作的实际操作知识、操作技能的理论指导。有了基础理论知识，行政文书工作人员在从事文书工作时就能增强自觉性，减少盲目性，为提高文书工作水平奠定基础。二是实际操作知识。行政文书工作人员要熟悉和掌握行政文书的操

38、作程序、操作方法，如发文处理程序、收文处理程序等。实际操作知识是行政文书工作人员的业务基本功。除了以上素质要求外，文字综合处理能力、书写能力、速记能力、印制能力、校对能力、运用办公设备能力等都是对行政文书工作人员的基本素质要求。第一节行政文书礼仪四、行政文书工作人员应具备的素质小案例秘书的文书写作小玲今天第一天正式上班，职位是公安局局长秘书。参加岗前培训时，她就听说自己的上司张琳要求严格，所以小玲感到有些紧张。张琳花了不到十分钟的时间把小玲介绍给局里的其他同事，之后马上下达指令：“小玲，今天是星期四，明天下午局里要开会，需要你撰写一份讲话稿，相关主题和素材我稍后发到你的邮箱里。”可是，小玲刚毕

39、业，从来没有正式写过讲话稿，时间也有点紧，第一天上班，她就工作到了晚上11点。所幸的是，小玲圆满完成了上司布置的任务。秘书的文书写作（如为领导起草讲话稿、为机关起草文件等）与一般写作（如写诗歌、小说、散文、论文等）是完全不同的。当秘书作为秘书角色而写作时，其实际上是处在法定机关和组织或其领导的“代言人”地位。以领导讲话稿为例，一篇好的领导讲话稿，关键在于内容准确、切实，观点精辟、新颖。而要做到这一点，就要深入地了解素材，真正吃透方方面面的情况。第一节行政文书礼仪小案例每一个人的时间和精力都是有限的，秘书对素材的搜集应当有目的、有计划、有重点，从而避免素材搜集的随意性和盲目性，做到事半功倍。秘书

40、应当建立纸质资料库和电子资料库，并根据本部门、本单位的工作内容和所撰写领导讲话稿的主要方面对应当搜集的素材分门别类，列出一个明细目录，将搜集到的素材放入这两个资料库，并定期进行整理、清理、归纳。第一节行政文书礼仪商务文书礼仪We have many PowerPoint templates that has been specifically designed to help anyone hatt is stepping into the world of PowerPoint for the very first time.02商务文书是企业在经营运作、贸易往来等一系列商务活动中所使用的各

41、种对公事务正式文书的总称。商务活动所涉及的内容丰富且环节众多，因而商务公文的形式很多。商务文书符合相关礼仪规范，才能够促进组织内部的关系协调，促进行政管理部门、商务合作伙伴、顾客群体乃至竞争对手的关系协调，才能有利于企业的商务运作。以下简要介绍几种常用的商务文书。第二节商务文书礼仪介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、参加社会活动所使用的一种专用书信。在商务活动中，它用于联系人的身份识别与证明。（一）介绍信的类型介绍信的分类方式有很多种。依据划分角度的不同，介绍信通常可以分为手写式介绍信和印刷式介绍信。第二节商务文书礼仪一、介绍信1.手写式介绍信手写式

42、介绍信是一种较常见的介绍信，一般在公文信纸或机关、团体、单位自制的信笺上书写，最后只要加盖单位公章即可。这是一种比较便捷的介绍信方式。但是，因其用纸、书写没有什么严格的要求，所以容易被人伪造，因而在更为正规的场合下较少使用。2.印刷式介绍信印刷式介绍信是一种形式规范的介绍信，其内容、格式等已事先印刷出来，使用者只需在预留的空白处填写上有关内容，然后加盖单位公章即可。印刷式介绍信使用方便，可以提高工作效率，是公用介绍信中使用较多的一种。印刷式介绍信可分为有存根介绍信和无存根介绍信。有存根介绍信通常一式两联，存根联由开介绍信一方留档备查，正式联由被介绍人随身携带。无存根介绍信的内容和格式与有存根介

43、绍信没什么差别，只是没有存根联而已。第二节商务文书礼仪一、介绍信（二）介绍信的构成介绍信适用于机构与机构之间来往所需，是一种较为正规的、具有一定凭证作用的信件，相当于一个在一定时间内的有效证件。介绍信一般都开列出一定的时日期限，因而是一种在限期内才具备有用性的专用文书。介绍信一般包括标题、称谓、被介绍者简况、事由、署名日期和有效期等内容。不同形式的介绍信的写法、格式和内容略有差异。以形式最正规的有存根印刷式介绍信为例，一般分为存根联、正式联、间缝三部分。第二节商务文书礼仪一、介绍信第二节商务文书礼仪一、介绍信有存根联介绍信有存根联介绍信如图5-1所示。图5-1 有存根联介绍信1.存根联（1）“

44、存根”字样。在存根联的第一行有“存根”字样。（2）“第号”字样。在存根联第二行右下方写有“第号”字样，用以填写介绍信的页码编号。（3）正文。从存根联第三行开始是介绍信的正文部分。其具体内容包括四个方面：一是说明被介绍对象的姓名、人数及相关的身份，二是写明被介绍对象前往何处何单位，三是说明办理什么事情、有什么要求等，四是填写有效天数。（4）结尾。在结尾要写明有效天数与介绍信的成文日期，不必署名，因为存根仅供本单位在必要时查考而已。第二节商务文书礼仪一、介绍信2.间缝存根联与正式联之间为间缝，其有一条虚线，虚线上有单位名称和“第号”字样。“第号”字样处应填写与存根联第二行填写的一样的编号，要用中文

45、大写数字书写，如“第壹佰叁拾肆号”，字体要大一些，使字迹在存根联和正文联各有一半。同时，应在虚线正中加盖公章。第二节商务文书礼仪一、介绍信3.正式联（1）“介绍信”字样。正式联的上部有“介绍信”字样，字体较大。（2）“第号”字样。正式联的上部有“第号”字样，其填写的编号同存根联。（3）称谓行。正式联“第号”下右边有一横线，用于填写被介绍对象所要联系的单位或个人的名称，要顶格填写。（4）正文。介绍信的正文另起一行，填写介绍信的具体内容，其内容与存根联的一样，主要写明被介绍对象的姓名、人数，要接洽的具体事项、要求等，一般还要写诸如“请接洽”“请协助”之类的话。（5）结尾。结尾要使用敬语，一般要写“

46、此致敬礼”，最后要注明该介绍信的有效期限，该期限与存根联的相同。（6）署名与盖章。在右下方要署上本单位的名称全名，并加盖公章；还要另起一行写成文日期，该日期与存根联的相同。第二节商务文书礼仪一、介绍信会议纪要是在会议文件、会议记录的基础上加工整理出来的一种书面材料。它主要用来反映会议的基本情况、主要精神和中心内容。1.会议纪要的写作要求会议纪要要能简练、概括地将会议的基本情况和会议内容的精髓提炼与反映出来，要重点突出、一目了然、层次分明。会议纪要的写作要掌握以下三条基本要求：（1）能够全面反映会议情况。（2）对会议材料进行合理的分析和处理。（3）能够集中反映会议精神。第二节商务文书礼仪二、会议

47、纪要2.会议纪要的基本格式（1）标题。标题下方往往要注明会议日期或者会议纪要通过的日期。（2）正文。正文由开头、主体和结语三部分组成。开头部分类似于会议报道的新闻导语，以记叙性文字把会议的召集单位，会议的时间、地点、宗旨和主题，以及会议主持人的姓名与职务、出席人员的姓名与职务、记录人等简单交代清楚。主体部分包括会议中所反映的情况、讨论研究的问题、做出的决议、提出的任务、确定的措施等。结语部分针对会议内容做出简单总结。（3）落款。落款要写明召开会议的单位名称和会议纪要的成文时间。有的会议纪要还留有与会人签名处。第二节商务文书礼仪二、会议纪要范例会 议 纪 要时间：2018年9月27日地点：公司四

48、楼会议室人员：人力兼行政总监王、人力资源部经理方，党工委委员、，班子成员，办公室副主任李。主持：人力兼行政总监王记录：赵议题：关于公司人事调动事宜及关于调整等同志工作岗位事宜。会议议定事项纪要如下：第二节商务文书礼仪范例一、关于公司人事调动事宜会议听取了人力资源部经理方同志关于公司人事调动事宜的汇报。根据国资2018 号批复精神，公司办公室主任、项目负责人邹同志调入运动公司工作。由于公司三定方案正在编制中，公司发函（函2018号）协调邹同志调动工作后的薪酬、社保等事宜时提出：一是邹同志档案及劳动关系暂保留在我公司；二是邹同志的薪酬和社保费用等按照我公司相关规定及标准，暂由我公司发放和缴纳，在公

49、司三定方案编制完成后，该项费用由公司承担，结算方式由双方具体协商决定。会议同意邹同志工作调动以及薪酬、社保费用等暂在我公司发放和缴纳的事宜，时间从2018年10月1日开始执行。第二节商务文书礼仪范例二、关于调整等同志工作岗位事宜会议听取了方同志关于调整等同志工作岗位事宜的汇报。公司办公室主任邹同志调入运动公司后，办公室主任岗位空缺，需对人员岗位进行调整，具体调整如下：（1）公司纪检负责人同志工作责任心强、经验丰富，调整至办公室主持工作。（2）办公室王同志调整至公共事业部工作。（3）办公室冯同志调整至公共事业部工作。会议同意以上3名同志的工作岗位调整，自2018年10月1日开始执行。公司 201

50、8年9月27日与会人员签名：第二节商务文书礼仪招标投标文书是以订立招标采购合同为目的的民事活动，属于订立合同的预备阶段。所谓招标，是指招标人对货物、工程或服务事先公布采购的条件和要求，邀请投标人投标，招标人按照规定的程序确定中标人的行为。所谓投标，是指投标人按照招标人提出的要求和条件参加投标竞争的行为。常用的招标投标文书包括招标公告、招标邀请书和投标申请书。（一）招标公告招标公告也称招标启示或招标通告，是将招标单位、招标项目、招标时间、招标步骤及招标联系方式等通过媒体告诉广大读者，从而吸引投标者的一种文书。招标公告的详细程度和复杂程度随着招标项目和合同标的的大小及性质的不同而有所变化。第二节商