标书编制与标书审核教程.pdf

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1、1.1.1 标书编制标书一般分为商务标、技术标、价格三部分。因此在编制标书时，视投标人参与项目程度的深浅，常见可分有独立投标、集成投标、联合体投标、被集成投标几种方式，不同方式参与投标时，其编制工作存有一定的侧重和区分。1.1.1.1 任务分工根据招标文件的解读结果，评估标书编制总体工作量；根据现有的人力资源情况（岗位角色、数量、能力水平、工作态度等）进行合理分工，着手编写投标文件，项目分工及工作进度安排表参见表7-7。不同方式的项目投标，任务分工亦有所不同，具体表现如下。1.1.1.1.1 独立投标标书全部内容或大部分内容为投标人自身所提供，常见于几十至几百万级项目投标，此时投标人负责编制标

2、书全部内容。1.1.1.1.2集成投标标书部分内容或小部分内容为投标人自身所提供，其它内容还需要众多供应商（或称分包商）提供，常见于千万级及以上项目投标。1 .首先列出供应商所需提供的 文件清单表（1）文件名称、份数、形 态（纸质版还是电子扫描件）、截止时间。（2）各负责版块联系人姓名、电话、邮箱。2 .其次做好标书模版（或称投标联系函）做好相应的标书文档模版如目录结构安排及格式要求（含各级标题、正文段落、表格、图表标题、分项报价表等），并配以模板使用说明和内容说明，方便供应商按要求提供材料和投标人快速整合材料。示例如下：（1）模板使用说明本次文件编制采用标准A 4 幅单面印刷，具体要求和格式

3、请参见示例及批注；对 照“评标标准”表，保证评分项都有对应章节内容。内容顺序、格式请与模板保持一致，请不要修改模版，不允许有空缺，没有的填写“无”或“/”，请不要删除文字或者改变模板格式，如有特殊情况请提前电话沟通。建议先使用模板建立一个新文档，然后再将文件内容拷贝到此文档中，拷贝时注意在拷贝后的粘贴选项中应选择“匹配目标格式”，在拷贝过程中，可 打 开“格式窗格”留意是否增加了无用的样式，并及时处理。这样就能保证文档编制的快速统一。商务部分请先与商务负责人联系，确认电子版无误后，再打印、盖章用印、邮寄，避免无谓的重复性工作；清单中的文件待审核无误后再打印盖章并发送盖章扫描件；扫描件发送时间最

4、迟不晚于XX年XX月XX日。在生成目录时如果需要切断目录的链接功能，请选中目录并同时按下 Ctrl+Fll 键。在文档编制过程中，可能会因为页面布局、页面分节符等，导致上下页眉页脚不一致不连贯，故应注意。（2）模板内容说明需要供应商补充内容之处，应加底色或批注突出显示，提醒该部分须如实填写，并保持完整。分项报价表：各供货商对应填写，（如有）填写优先购买产品名称和政策功能编码及提供对应的证明材料。技术偏离表：各供货商对应填写。各供货商在填写技术偏离表时，应参考招标文件XX页的技术评审条款，各供货商应保证所投产品的技术指标至少有两条优于招标文件要求，优于点加粗标注并说明，同时在技术方案中描述体现。

5、技术方案：请仔细阅读评分标准、用户需求书要求，按招标文件所给格式编制技术方案，对于评分标准原文中要求的证书、认证、检测报告，在相应位置插入（或单列，但要指明位置）；对于用户需求书原文中要求说明的系统架构、工作原理、系统功能、主要技术指标和系统参数、接口要求及工程界面、培训方案等内容，必须完整应答，不能遗漏，最好在标题上应予以直接体现。2相关业绩：投标人所投产品应是经过项目验证或权威机构认可的高可靠性成熟产品，投标人应在投标文件中提供所投产品成功应用的项目业绩证明。售后服务承诺函：根据用户需求书要求，售后服务承诺函应包含授权产品名称、型号、服务期限、响应时间等。投标设备清单：各供货商对应填写。投

6、标设备部件、元器件及材料清单响应表：各供货商对应填写。投标设备所需生产设备、测试仪器清单：各供货商对应填写。投标设备所需专用工具清单：各供货商对应填写。型式试验报告或相关检验检测报告：各供货商对应提供。其他3.最后整合资料（1）对不符合要求的材料，打回去让供应商修改重新提交。（2）对符合要求的材料，进行汇总。（3）对有新增、更新、删除的材料，要求供应商予以批注说明，在已合稿版本基础之上直接修改，减少工作量；如果变动很大，在格式无误的情况下，建议直接复制替换。1.1.1.1.3联合体投标标书全部内容或大部分内容为联合体双方所提供，常见于千万级及以上项目投标，建议联合体双方集中办公，共同负责标书内

7、容制作所有事项。此类项目投标现实中不甚常见。1.1.1.1.4 被集成投标简简单单按照总包的要求，按时提供材料即可。1 .硬件集成基本上只需提供己方现有的产品资料、项目授权函/售后服务承诺函、检测报告等。（1）产品资料：技术白皮书、宣传画册、官方网站截图等。3(2)授权函/售后服务承诺函：如果招标文件中有模板，则按模板要求编写；如果招标文件没有模板，总包亦未提供模板时，供应商可采用自身公司标准授权模板。注意：授权有效期不能短于投标有效期。(3)检测报告：证明材料需要用显目(如红色)线框选中并突出，若材料中字体较小时，需另单独把文字标记出来，便于专家评审时一眼可以看到、看清。2.软硬件一体除上述

8、内容之外，还需要按照招标文件或总包的要求，提供完整的可行性解决方案。1.1.1.2 内容编制投标文件内容一般包括投标函、投标一览表、分项报价表、投标保证金、商务/技术偏离表、货物/服务一览表、承诺函、技术/实施/售后/培训等章节，最终以招标文件为准。1.1.1.2.1 投标函“投标函”一般作为投标文件的第一章，在招标文件中都会给出相应格式，此时必须按照招标文件中的格式和要求来进行编写，在这里需要注意以下几点：(1)招标机构：在招标文件中核对招标机构是指客户、还是招标公司、亦或是代理机构，在此要确认不能弄错。(2)项目名称：从招标文件中复制，以免写错或漏字，与招标文件保持一致，不可擅自修改。(3

9、)项目编号：从招标文件中复制，但需要注意字体格式，因为在文档中英文字母一般默认的是T i me s N e w R o ma n字体，如果招标文件中有特别要求如宋体，则最好改成相应的字体。(4)项目包号：项目招标时可能会有多个子包，而投标时只会选择其中一个包或几个包，在这里会要求写上包号，如果项目包有具体的名字，最好写全，如果没有则写清楚是第几号包。4(5)授权委托代理人信息和公司信息：填写授权委托代理人信息和所担任职位信息及公司信息。(6)份数要求：一般来说都是正本X份、副本X份，有的还需要电子 文 件(U 盘 或 光 盘)，这个一定要在招标文件中核对清楚，例如电子文件要求是投标文件盖章扫描

10、件。(7)投标价格：一般是小写，但有的也会要求大写、小写并存，要注意看清楚是否有要求保留小数位几位。(8)投标人信息：不要大意把自己公司的信息都写错。1.1.1.2.2 投标一览表“投标一览表”(也 叫“开标一览表”)作为投标文件的第二章，是用来概况投标内容信息，编写时按照招标文件要求去填写就可以，在这里需要注意以下几点：(1)表头前的信息：这个位置一般是项目名称、项目编号、分包名称三项，但有的会是投标人名称、项目名称、分包名称三项，所以在这里要看清楚，不要弄错了(后续的分项报价表、商务/技术偏离表、货物/服务一览表章节亦是如此)；项目名称(投标人名称)、项目编号、分包名称有的话就填写，没有的

11、时候千万不要空着，要填上。(2)表里面的内容：根据招标文件中的要求去填写就可以，有的只需要填一个金额数字就行，而有的需要把投标货物或服务参数、供货期等逐一填上。(3)表后面的信息：表后面是投标人签字盖章的位置，有的叫投标人，而有的叫投标人名称，本质是一样的，错了虽然没啥影响，但为保险起见，最好还是要核对清楚。1.1.1.2.3分项报价表“分项报价表”是用来说明投标货物或服务的分项报价明细信息，表格内容一般包括名称、规格型号、数量、单价、总价、备注几个部分，对于这里面的每一个部分都需要特别注意：(1)名称：必须要和招标文件中的名称保持一致，如果是一个大项中又包含了几个小项，此时一定不能只写大项或

12、只写小项，正确的做法5是将这一列进行拆分为多行多列，把大项和小项都包括进去，而对应的第一列的编号则要以大项为基准，而后面的几列参数则以小项为基准。(2)规格型号：按照小项的参数逐一填写对应的规格型号信息，如果有型号的话一定要写上，如果没有可以不写，原则上这里的参数信息应当与后面的货物/服务一览表参数、技术偏离表中的投标响应参数保持一致。(3)数量：跟招标文件中的数量一致，注意是单位不能落下，也要保持一致。(4)单价：该小项系统单价信息，这里需要注意的是货币单位是否已经给出，如果没有一般默认为人民币/元，也可以自行注明。(5)总价：与单价之和保持一致。(6)备注：说明性文字，一般是不会有填写的，

13、但不要空着，一般都 是 写“无”。1.1.1.2.4投标保证金“投标保证金”是投标文件中响应部分重要章节，根据招标文件关于投标保证金要求进行支付，特别注意支付金额、支付账户是否符合要求，支付描述(备注栏)等信息是否符合招标文件要求，支付凭证复印件要正确清晰完整。1.1.1.2.5商务/技术偏离表“商务/技术偏离表”是投标文件中响应部分重要的一个章节，一定要按照招标文件要求编制，对于这里面的每一个部分都需要特别注意：(1)服务内容：必须要和招标文件中的名称保持一致，如果是一个大项中又包含了几个小项，此时一定不能只写大项或只写小项，正确的做法是将这一列进行拆分为多行多列，把大项和小项都包括进去，而

14、对应的第一列的编号则要以大项为基准，而后面的几列参数则以小项为基准。(2)招标文件条款号：这里是一个非常重要的地方，因为很多招标文件编排都比较混乱，所以尽量把条款号找到最小的项，对应到最准确6的位置，如果在招标文件中实在找不到非常准确的信息，那么就指向到一个相对准确的位置，终究一句话要与招标对应。(3)投标响应：需要着重去编写，对应招标文件参数撰写自己的投标文件参数，不能够为了省事直接粘贴过来，那样是可能会被废标的，要以响应的口吻来进行描述；如果怕有遗漏，在表格最后一行增加其他所有条款的响应项。1.1.1.2.6 承诺函“承诺函”是投标文件中响应部分最重要的一个章节，根据招标文件的格式和要求进

15、行编写即可；若招标文件未规定具体格式时，可自行承诺。1.1.1.2.7货物/服务一览表“货物/服务一览表”是用来说明投标货物/服务内容信息的，表格内容一般包括名称、规格型号、数量、包号、品目号、备注几个部分，对于这里面的每一个部分都需要特别注意：(1)名称：必须要和招标文件中的名称保持一致，如果是一个大项中又包含了几个小项，此时一定不能只写大项或只写小项，正确的做法是将这一列进行拆分为多行多列，把大项和小项都包括进去，而对应的第一列的编号则要以大项为基准，而后面的几列参数则以小项为基准。(2)规格型号：按照小项的参数逐一填写对应的规格型号信息，如果有型号的话一定要写上，如果没有可以不写，原则上

16、这里的参数信息应当与后面的货物/服务一览表参数、技术偏离表中的投标响应参数保持一致。(3)包号：跟招标文件中的保持一致，不要随意填写。(4)品目号：跟招标文件中的保持一致，不要随意填写。(5)备注：说明性文字，一般是不会有填写的，但不要空着，一般都 是 写“无”。1.1.1.2.8技术/实施/售后/培训(1)技术方案7“技术方案”是根据招标技术要求进行响应的具体内容，是对响应参数的一个更加具体的说明信息，要与技术偏离表响应信息保持一致。一般来说可以从技术解决方案中找到相关内容，复制粘贴进来统一调整格式即可。（2）实施方案“实施方案”是针对项目实施的一个响应的具体内容，一般招标文件中都会有要求，

17、这一部分会作为评标的一个得分点，因此该部分内容需要认真去写。各个项目的实施内容不尽相同，但一般来说都包含了以下几部分：项目管理组织机构的描述、项目组织机构组成和成员信息、具体实施方案信息三大部分内容。可以将其做成一个通用内容，组织好内容做成所有项目都能够适用的方案，在以后的项目中该章节直接复制即可，会省去很多时间。（3）培训方案“培训方案”是用来说明针对项目后期培训的一个方案，也是很重要的一个章节，需要认真去写。内容基本都是相同的，一般都包含以下几方面内容：培 训 计 划（目标）、培训内容、培训人员等内容。也可以做成一个通用的培训方案，后期其它项目可直接复制使用。（4）售后服务方案“售后服务方

18、案”是用来说明项目后期服务支持的方案，一般客户会很看重售后服务信息，所以这一章节一定要认真写。在招标文件中会有关于售后服务期限的要求，在这里同样需要去响应，一般都包含以下内容：服务承诺、服务期限内容、服务具体措施等信息。也可以做成通用的售后服务方案，后期其它项目直接复制使用。（5）公司介绍“公司介绍”是根据综合评分表中涉及公司的简介、资质、人员、机构和案例等信息。虽然不是招标文件常见要求的内容，一般建议尽可能放上，以此展现公司实力。8(6)其它“其它”如技术优化方案、互联互通方案、绿色建设方案、其它方案，在招标文件中某一位置(分册)是作为可选方案时，一般建议尽可能提供；而若在招标文件中另一位置

19、(分册)是作为必选方案时，则是一定要提供的。示例：招标方提出建设“绿色X X”的理念，即在X X 的全寿命周期内，充分体现节地、节能、节水、节材、环保的绿色理念，并将绿色理念和方法落实到X X 的各阶段。投标方应响应招标方的要求，必须用单独篇幅详细描述本项目为实现“绿 色 X X”已采取的措施、方案及全寿命周期成本分析。鉴于在I T 系统集成项目中，绿色建设方案较为罕见，编者提供一篇绿色轨道交通建设方案附后。1.1.1.3编制细节投标文件编制过程中，细节方面需要注意以下几点：(1)风格：字体、字号整体风格是否一致，是否跟招标文件要求一致。(2)框架：整体框架组成是否跟招标文件中要求一致，原则上

20、只能多不能少。(3)页眉：一定要看清楚页眉是否全文都是一致的，是否正确。(4)页脚：看清楚页脚的页码是否正确，页脚页码位置是否合适。(5)替换：因为大部分标书都是用以前类似的标书为模板修改的，此时一定要排查清除旧标书中的相关内容，特别是前面提到的几个关键点一定要看清楚是否全部修改。(6)打印：需要注意招标文件中是否有要求要将投标一览表、分项报价表、货物/服务一览表、商务/技术偏离表、承诺函、资格证明文件等信息单独打印；如果有需要，当做好相应章节时，即刻将该章节另存储一份，以免遗忘。(7)制作评分索引表、资格审核表，方便评委评分和资格审查。91.1.1.4 编写禁忌(1)出现其他项目名称或其他客

21、户名称。很多投标文件采用其它案例的材料时，容易忘记修改，这在严肃的评标现场，是非常容易被排斥和认为不认真的，因此需要派专人进行检查。(2)系统架构图和网络拓扑图错误。系统架构图和网络拓扑图是专家评审重点关注的地方，千万不要出现低级性错误。(3)图标识要清晰，最好制图人、审定人要明确标记。(4)前后叙述矛盾。很多投标文件由不同的人编制时，容易出现前后叙述不一致现象。可安排专人在投标之前通篇阅读、安排专门的评审会议过审。(5)目录结构混乱，无逻辑、各自为政。(6)套话、废话太多，语言啰嗦、言之无物。这种情况很容易出现在摘抄网络上信息的时候。(7)遣词造句，用语不当。错别字是小事，但很容易降低业主和

22、专家好感；改造项目中如描述原系统做得如何差、如何落后等诸如此类描述，容易引起业主反感。1.1.2 标书审核标书审核一般包括标书会审、标书废标项检查、标书现场审核等环节。1.1.2.1 标书会审整合投标文件后，方案经理组织项目领导小组领导和项目执行小组进 行 3次及以上的会审(包含文档整体格式、文档架构、章节具体内容、响应条款、废标项、标星号项、打分项目等)，各个板块负责人根据会审结果进行修改并再次提交，参见表7-8。1.1.2.2 废标项检查应根据招标文件要求梳理出废标项检查表参见表7-9,并对投标文件的纸质正本、副本文件进行废标项进行检查：(1)项目编号、名称、采购编号、投标人名称等信息。1

23、0（2）投标人基本资格中资质等内容无缺失，营业执照清晰有效，银行开户证明清晰有效。（3）投标文件授权有效期，公司盖章处，法定代表人签字/盖章处，授权委托代理人签字处。（4）投标保证金按要求提供，账号、金额、备注描述等。（5）三年无重大违法记录申明公司盖章处，法定代表人签字/盖章处。（6）投标报价信息是否满足预算要求，填写内容完整，总价与分项价格之和一致。（7）商务/技术偏离表的签字盖章情况，逐条响应情况，是否有实质响应内容，偏离条数小于无效投标要求数。（8）封装方式及内容，签字盖章要求，封装包标注内容及签字盖章要求。（9）投标文件正本数量、副本数量、电子文件要求。（1 0）封面扉页内容，签字盖章要求。（1 1）开标现场另外需要准备的原件资料，证明材料，C A 证书，委托人身份证原件及复印件。1.1.2.3现场审核投标文件严格按照保密要求在指定场所进行打印，针对纸质正本、副本投标文件采用分册、交叉审核与内审结合的机制：（1）各个分册负责人及编制团队审核并签写审查记录表。（2）各个分册团队交叉检查并签写审查记录表。（3）项目组内审专员（含业务线成员）交叉审查。（4）所有审查程序至少2人以上并且都要签写审查记录表，参见表7-1 0 o11 IT售前咨询丛书高质量方案实战教科书写个方案犹如点份外卖肖 政 著湖南长沙2022 年 3