秘书四级真题集.pdf

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1、秘书四级真题集试卷一第一部分职业道德1、职业道德是从业人员的特定行为规范。2、关于道德与法律的关系，正确的是在实践上是相互支撑的。3、道德中所谓“应该”的意思是基于社会利益，按照社会公认的价值取向行事。4、“科学技术是第一生产力”，这就话的意思是科学技术对生产和经营管理具有极端的重要性。5、关于企业规章制度，理解正确的是在规章制度面前，没有特例或不受规章制度约束的人。6、对企业形象理解正确的是企业形象是企业文化的综合表现。7、企业从业人员协调与上司之间的关系，其正确的做法是尊重上司的隐私，不在背地议论上司。8、正确使用职业用于的是“不合适，可以退货。”9、在服务领域，符合职业道德要求的做法有A

2、.捡到顾客物品，送交有关关部门处理B.牧师前方，以迎接顾客到来10、关于职业选择，正确的观念和做法有A.职业选择有利于促进广泛就业，实现人力资源科学配置B.职业选择有助于培养人的自主，自立精神11、所谓企业信誉，正确的理解有A.企业信誉是树立企业形象的关键 B.良好的企业信誉能够带来经济效益C.企业信誉与企业产品质量和服务质量紧密相连12、符合办事公道要求的有A.分清公私界限，不把公与私相混淆B.说老实话，办老实事，做老实人13、关于勤劳与节俭，正确认识的有A.勤劳与节俭是人们事业成功的两个重要方面B.勤劳与节俭是对立统一，相辅相成的关系C.勤劳与节俭的形式可以变，但精神不能变14、加强从业人

3、员之间的团结协作，要 A.遵 从“师徒如父子”的古训，促进老中青三代人和睦相处B.讲求合作，崇尚竞争，平等互利15、创新的作用在于A.创新能够提高产品质量B.创新能够降低产品成 本 C.创新是企业发展的动力16、加强企业道德修养的方式包括A.学习职业道德规范B.自我约束C.以先进典型为标尺17、如果你有一个这样的同事:他工作能力突出，只是丰富，但人品较差。你会和他正常来往。18、假如你的一个多年未见的同学从外地来到你所工作的地方，想和你见面，但你工作十分忙碌，没有时间陪伴他，你会直接说明情况,表达歉意。19、如果你是某商场的电器促销员，在没有顾客的时候，你会按要求站在指定地点。20、你一般上班

4、时的心情是兴奋的。21、你正在休法定假日，公司却要求你马上返回以处理紧急事务，你会服从命令，马上返回。2 2、在和年轻同事聊天时，你会因为大多数人需要鼓励，所以经常表扬他们。2 3、你认为你的朋友中，他们全都对你很了解。2 4、你的上司生病，公司决定要你临时代理上司主管工作，你会多与上司沟通，以打开工作新局面。2 5、在所在单位，你认为自己属于能够很快和他人熟悉并交上朋友。第二部分理论知识2 6、两个机关联合行文，在加盖印章时，应该两个印章均压在成文时间的上方，印章之间不能相交或相切。2 7、确定机关之间行文关系的重要前提是隶属关系和职权范围。2 8、文件名称不属于发文字号的内容。2 9、答复

5、上级机关的询问，应该使用报告。30、公文标题中，有些要素视情况可以省略，但不能省略的要素是发文文种。31、C C ED 不属于系统软件。32、W i n do ws 可以同时搜索多个文件，在输入多个文件名时不可以用作分隔符的符号是单引号。33、W o r d编辑状态下，如果要在表格的末尾添加一行，可将插入点移至表格最后一个单元格中，然后按T ab 键。34、在 Ex cel 的操作中，不能改变工资表名字的是鼠标左键双击选中的工作表标签。35、关于P o wer P o i n t幻灯片背景的叙述，错误的是一张幻灯片可以使用多种背景。36、进行有效沟通除了要进行正确的引号，了解和说服外，还要换位

6、思考。37、秘书所涉及的沟通工作绝大多数是人与人之间的以及组织之间。38、认同疏导性最终要求达到在沟通结果上的认同。39、横向沟通属于从载体形式上分类的沟通形式。4 0、沟通是没有终点的，这说明秘书的沟通工作具有连贯性。4 1、一般研讨会、汇报会、座谈会等小型会议最好用精要记录法。4 2、某乙发明的一种游戏规则是受专利法保护的对象。4 3、适 用 劳动法调整范围的人员是城建集团农民工。4 4、假冒他人的注册商标属于不正当竞争。4 5、印花税属于行为税的税目。4 6、无效合同的法律效力是自订立时无效。47、企业的办公格局和车间的设计属于企业文化的物质层。48、发达国家一般采用浮动汇率制度。49、

7、中国农业发展银行是政策性银行。5 0、制度会议的议程首先要明确会议的目标。5 1、为了压缩会议的时间，提高会议的效率，对于代表的口头报告一般要求只涉及最重要的项目或者需要集体进行讨论的事项。5 2、小型会场内座位的安排，常以离会议主持人或主席位置近的座位为上座，而会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。53、会场的整体布局要做到庄重、美观、舒适、一般不用考虑会议的时间。54、会议信息从内容方面划分可分为指导性、宣传性信息。55、会议文件分发传递的正确步骤是登记、附清退目录、装封、出发。56、会后不需要立卷归档的会议文件资料是重份文件。57、会议决定事项的传达要求是及时到位。

8、58、接待规格中对等接待是最常用的接待方式。59、秘书应该根据接待规格、人员数量、活动内容作出接待费用的预算。60、正式宴请的时间以晚上居多。61、驾驶者是专职司机，双排五座轿车最上座应该是后排右座。62、秘书安排客人的招待娱乐活动可以分为观看项目和参与项目。63、在布置办公室时应该自然光来自桌子的左上方或斜后上方。64、布置办公室的三大原则是有利于沟通，便于监督、协调、舒适。65、应由专业技术人员保管印章的说法是不正确的。66、销毁旧公章要登记造册，经上司批准后，要有2人监督。67、上级单位询问本公司经理行踪及本公司工作情况，值班人员如果对情况清楚，应直接报告。68、当库存余额达到最小库存量

9、时，必须采取紧急行动检查是否已经订货，确保很快交货。69、数码相机图像的存储格式一般为JPEG格式。7 0、关于数码相机保养的叙述，错误的是要注意保持镜头的清洁，镜头上的微量尘埃会影响图像的质量。7 1、在用扫描仪扫描文字时，分辨率在3 0 0 di p 时扫描效果最好。7 2、如果扫描仪在工作时发出的噪音很大，通常的解决方法是降低扫描速度。7 3、刻录机的读写速度使用“倍速”表示的，8 X 表示每秒钟能够传输 1 2 0 0 K B 的数据。（8*1 5 0=1 2 0 0）7 4、“*省商业储运公司关于*F C 1 6 s A大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的商洽函（不相隶属关系）7 5

10、、“人是能够制造和使用生产工具的动物”。此句话所用的说明方法是定义。7 6、国务院关于加强水土保持工作的通知，其主题词使用正确的是农 业 水 土 保 持 通 知。7 7、“*省财政厅关于同意*大学新建教学楼的函”。括号处应该填写的最恰当的文种是函。7 8、”奉上拙著一本，鄙人才疏学浅，书中谬误甚多，敬请斧正”。的句子用于得体。7 9、在公文写作中使用数字时不应使用汉字的是发文字号。（阿拉伯数字）8 0、对文书进行誉抄缮写的工作称为缮印。8 1、按照来源、时间、内容和形式方面的异同，将形成的档案划分为若干类别的工作是档案分类。82、年度分类法是按照文件形成的年度，将档案分成若干类别。83、秘书直

11、接用感官或借助其他工具认识客观事物儿获取信息的方法是观察法。84、按照信息存储的的顺序逐渐登记的形式称为个别登记。85、表示趋势及比较性信息宜采用折线图。86、选择恰当的会议地点要综合考虑的因素有A.交通便利B.会场的大小应与议会规模相符C.良好的设备配置D,场地租借的成本合理87、在确定会议住宿地点之前，应随意抽查A.一个双人房间B.一个 单 人 房 间D.一个套房的设备88、会议组织方在去接待会议的酒店做考察之前，应先具备A.报价方（酒店）是否接受会议明细表中各项事宜B.报价方（酒店）是否已接到会议组织方的考察通知等条件。89、会场的附属性声像设备包括A.耳 机B.电脑控制的多镜头幻灯90

12、、会场的主席台和场内座次一般根据A.职务的高低C.选举的结果安排。91、会议召开前，秘书一般应在会议主席的桌位上放置A.会议日程B.会 议 文 件C.上次会议的记录92、会议议题性信息包括A.各项决议的草案B.会议典型发言93、会议签到时发给与会人员的文件一般有A.工 作 报 告B.会议议程C.会议安排D.会议通知94、提供给新闻单位的图片、表格和音像资料要重点审核A.是否已经过一定的技术处理B.是否涉及商业秘密9 5、会议安全保卫人员的职责包括A.熟悉地方和国家法律、法规，能够协助公安人员冷静制服滋事者 B.熟知会场的紧急疏散示意图，了解如何在大规模恐慌中维持秩序C.监督装卸货，防止与会议有

13、关的财产或展品被盗9 6、影响接待规格的因素有A.对方与我方的关系B.突然的变化C.来访者人数9 7、了解来访者的基本情况，应包括其所在单位的全称、业务范围、发展态势、来访者人数、姓名、性别、身份、民 族（国籍）、宗教信仰等。9 8、在拟定接待计划时，要与来访者、本单位相关部门沟通情况并报请上级批准。9 9、就餐使用筷子的忌讳：吮吸筷子、挑挑拣拣、用自己使用的筷子为客人布菜。1 00、参观、娱乐的相关礼节主要有A.不迟到B.不大声喧哗C.注意着装1 01.健全的公务接洽制度包括A.岗位责任制度B.登记、记录制度1 02、值班制度有利于A.下一班值班人员了解情况B.保持上下班工作的连续性C.上司

14、了解、检查、考核值班工作D.编写情况反映、工作简报。大事记等1 03、零用现金通常是由企业领导、财政负责人员批准后由秘书保管和支出。1 04、办理护照一般应携带A.主管部门的出国任务批件B.出国人员政审批件C.所去国有关公司的邀请书D.2 寸证件照105、上司临时交办事项具有临时性、具体性、紧迫性等特点。106、关于库存保管的叙述，正确的有A.各类物品要清楚地贴上标签,标明类别和存放地B.体积大、分量重的物品放在最下面D.小的、常用的物品应放在较大物品的前面107、关于数码相机的叙述，正确的有A.数码相机的分辨率越高图像的质量就越高B.数码相机的色彩位数越高，图像就越细腻108、关于扫描仪的叙

15、述，正确的有A.扫描仪的色彩位数反映了扫描仪所能识别的颜色范围B.要实现文字识别，必须要安装文字识别软件 C.用户应注意升级扫描仪的驱动程序D.在每次使用扫描仪之前最好在计算机打开之前接通扫描仪的电源109、CD-R刻录机的速度指标有刻录速度、读取速度。110、关于光盘刻录机的叙述，正确的有A.CD-R光盘刻录机中只能刻录 CD-R光 盘 B.刻录机的缓存容量越大，刻录的成功率越高111、投影仪带宽过窄容易引起图像模糊、画面分辨率不高、焦距不良的现象。112、数字摄像机的主要优点有A.经多次复制后图像质量基本不会下降 B.能够以计算机相连并进行影像处理C.带有自诊断系统,课检查数字处理中的问题

16、D.使用高密度记录方式、数据压缩与处理技术等新的技术113、文章的构成要素包括主题、材料、结构、语言。1 1 4、在日常事务文书中，开头需写称谓的有感谢信、请柬。1 1 5、人事局和财政局、省委和省政府、省教委、省财政厅、市委组织部是可以联合行文的机关。1 1 6、意向书的特点具有协商性、简略性、灵活性。1 1 7、简报按其类容分有工作简报、会议简报、动态简报。1 1 8、“据预测，生 产1 0 0万吨牛肉，大体上需要在5 4万平方公里的土地放牧牛群,而生产1 0 0万吨单细胞蛋白质只需要1.8平方公里的厂房就足够了。”此段话所用的说明方法有数字说明、比较说明。1 1 9、传阅文书的方法主要有

17、集中传阅、建立阅文室。1 2 0、档案检索工具有分类目录、归档文件目录。1 2 1、档案鉴定工作的类容包括信源、信宿。1 2 2、档案鉴定工作的类容包括判定档案的价值、分析档案的功能、剔除无保存价值的档案。1 2 3、信息分类的方法有主题分类法、时间分类法。1 2 4、信息存储的载体有软盘、磁带、光盘、纸张。1 2 5、信息校核的方法有比较法、逻辑法。试卷二第 一 部 分 职 业 道 德俗话说，“一双筷子容易折,十双筷子断就难，”你认为这说明了“天时不如地利，地利不如人和”（团结）。中国中央提出的“科学发展观”是指以人为本，全面、协调、可持续的发展。1 9 7 0年美国进行导弹发射实验时，由于

18、操作员对某一个螺母少拧了半圈，导致发射失败，1 9 8 0年“阿里岸”火箭第二次试飞时，由于操作员不慎将一个商标碰落，堵塞了燃烧室喷嘴,导致发射失败,1 9 9 0年“阿里岸”，是由于工作人员不慎将一小块擦拭布遗留在发动机的小循环系统中。结合以上案例，你认为造成上述事故的主要原因是从业人员没有严格遵守操作规则。下列说法中，违背办事公道原则的选项是某工厂管理人员不分年龄、性别安排相同的工种。下面关于勤劳和节俭的几种说法，你认可的是只讲勤劳不尚俭，好比手端没底碗。下列做法符合从业人员职业用语基本要求是语速适中,让客人听的清楚、明白。“一个好汉三个帮，一个篱笆三个桩”说明了团结协作是成功的保证。说明

19、了社会主义道德规范与法律之间关系的正确表述的两者部分重叠。在下列选项中，符合办事公道规范的有秉承执法、不徇私情、原则至上、不计得失。1 0、不同的职业有不同的职业特点，但公平公正的基本要求是A.按照原则办事，不因个人偏见、好 恶 办 事B.公正处理部门之间、部门内部各种关系C.处理问题合情合理，不徇私情1 1、下面关于道德与法律关系的说法中，正确的是A.道德与法律在内容上有相互重叠的部分B.道德和法律有相互转换、相互作用的关系1 2、从业人员遵守职业纪律的要求是A.履行岗位职责B.严格执行操作规程1 3、在下列的表述中，观点正确的是A.勤劳可以提高效率，节俭能够降低成本B.勤劳节俭有利于可持续

20、发展1 4、要创新就必须做到A.学习钻研、激发灵感B.大胆地试、大胆地闯.C.关于提出新问题1 5、待人热情的基本要求是微笑迎客、亲切友好、主动热情。1 6、诚实守信的基本要求有忠诚所属企业、维护企业信誉、保守企业秘密。二、职业道德个人表现部分（按照职业道德要求去选择）1 7、单位有不许吸烟的规定，假如你有吸烟的习惯，你会采取哪一种做法？不吸烟1 8、你被一家公司任命为人事经理,人事部的同事们都对你存有戒心。此时，你会先观察每一个同事解决的问题的能力，了解每一个成员的工作方式和风格。1 9、关于劳动者和用人单位签订劳动合同、违约方要支付违约金这种制度，我认为是合理的，这样单位和个人都有保障。2

21、0、遇到一位老人吃力地背着包裹在行走，你的态度是赶紧上前帮助他。21、如果有一天，你所在的单位财政困难，所有员工的薪水要降20%,你会努力工作，相信单位的境况会一天天好起来。22、如果你的一位同事与你在工作上产生了矛盾，两人的关系也因此疏远起来，并在一定程度上影响了工作上的合作。对这件事，下列解决矛盾的方案中，你会采取请你们两个都信任的同时从中调解，友好的化解矛盾。23、关于我的工作单位，我很愿意向别人说起（以单位为荣）。24、我通常这样看待自己的工作任务对单位重要的事情，对我来讲同样重要。25、从报架上拿报纸看完后，你最习惯的举动是把报纸整理好后放在原处。第二部分理论知识26、数码相机图像的

22、存储格式一般为JPEG格式。27、具 有“简、快、新、实”特点的文书是简报。28、企业应对公共关系危机时首先应该迅速作出反应，不推卸责任。29、会议值班工作关键是要坚守岗位。30、发文处理的校对工作是对文件的校样进行核对校正。31、编制时间表通常是根据需求确定编制时间的周期。3 2、人事档案保管的安全保密制度要求无关人员不得进入库房。3 3、度假型酒店与商务型酒店相比具有地方和季节特色。3 4、在公文正式印制前，文秘部门必须进行复核。3 5、根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分门别类组织起来的工作是信息分类。3 6、接待规格的最终决定权在于秘书的上司决定。3 7、管理的自然属性反映的

23、是人与自然地关系。3 8、会议简报是单位内部编发的事务性文书。3 9、应用文书的开头用语是兹有、根据、鉴于、遵照。4 0、小型会场内座位的安排，常以离会议主持人或主席位置近的座位为上座,而会议的主持人或会议主席的座位置在远离入口处、正对门。4 1、在 W o r d 中，为了在一个大型表格的每页都自动出现标题，需要选定标题行，然后执行“表格”菜单中的“标题”命令。4 2、秘书对原始信息进行分类的工作，属于信息整理。4 3、下列型号的扫描仪中，扫描效果最好，但价格较高的是滚筒式扫描仪。4 4、“X X 省财政厅关于同意X X 大学兴建教学楼的函”.4 5、管理沟通的最主要形式是下行沟通。4 6、

24、以下不属于简报类公文的是会议纪要。4 7、如果一份文件需要多部门、多人阅读。可采用传阅的方式。4 8、秘书安排客人的娱乐活动可以分为观看项目和参与项目。4 9、认同疏导性最终要求达到在沟通结果上的认同。5 0、下列表述不正确的是意向书不具备（错误）合同的法律效应，但坚定后也不能随意更改。5 1、秘书为上司准备出差所用文件资料时应注意按公与私分别列出清单。5 2、在所建立的幻灯片中插入一张新幻灯片的操作是打开“插入”菜单，点 击”新幻灯片”命令。5 3、下列叙述中不正确的是制度层是企业文化的灵魂。5 4、甲向乙发出一份传真，称愿以每台5 0 0 0 元的价格购买某品牌、规格的空调1 0 台,望乙

25、于1 0 天内做出答复。乙于第五天以传真回复,称愿接受甲的其他条件，但价格应改为5 5 0 0 元。乙的传真属于反要约。5 5、企事业单位制定了规章制度，要求员工遵守，并为此而发出通知。此通知属于印发通知。5 6、订货单由卖方制作。5 7、根据定稿对文书校样进行核对校正的工作称为校对。5 8、文书缮印应该以定稿为依据。5 9、研讨会、汇报会、座谈会等小型会议对好用精要的记录法。6 0、秘书编发信息简报来传递信息属于文字传递。6 1、秘书应该根据接待规格、人员数量、活动内容做出接待费用的预算。6 2、传达会议决定事项必须及时到位。6 3、工作日志是秘书写协助上司通过与各方协商，对自己和上司的一天

26、活动做出的合理安排，并予以实施的辅助工具。6 4、以下对报告与请示表示不准确的是行文方向不同，报告时下行文,请示是上行文。6 5、在W or d中，当执行了“查找”命令并在“查找内容”文本框中键入了“工”及设置”使用通配符”之后，则查找的内容是以“工”开头的两字词。6 6、秘书直接用感官认识事物，获取信息的方法称为观察法。6 7、上级机关就某校开学收费事项进行询问拟订会议议程、日程（一）会议议程和会议日程的内容及作用1、会议议程的内容会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大

27、中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。2、会议日程的内容会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。3、会议议程和日程的作用通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。（二）会议议程的制定程序1、明确目标和参加者2、安排各议程事项的时间3、确定每一项议程4、决定会议讨论形式（三）会议日程的编制方法1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性

28、顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。2、制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。3、宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。4、尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。5、保密性较强的议题，一般放在后面。二、提供会议地点的备选方案（-）会议地点选择的要求1、交通便利。2、会场的大小应与会议规模相符。3、场地要有良好的设备配置。4、场地应不受外界干扰。5、选择会议地点应考虑有无停车场所。6、场地租借的成本必须合理。（二）会议场地选择的工作程序1、会议的目的与形态2、实质上的需要、与会

29、者的期望3、列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地4、对会议地点进行确认5、签订书面合同（三）实地考察会议地点的注意事项1、会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。2、只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。3、不要出于个人原因再次参观酒店。4、不要带家属同行参观。5、要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。6、要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。三、布置会场和安排座次（一）会场整体布局安排1、会场整体布局的要求(1)庄重、美观、舒 适。(2)会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。(3)中大型会议要保证一个绝

30、对的中心。(4)小型会场要注意集中和方便。2、会场整体布局的类型(1)较大型会场的座次安排。(2)中小型会议的座次安排。3、会场整体布局安排的工作程序(1)确定会场形式。(2)合理摆放桌椅。(3)布置附属性设备(二)主席台的座次和场内座次安排1、主席台座次和场内座次的要求主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应该设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。2、主席台的座次和场内座次安排(1)安排主席台的座次。

31、会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例：1)依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。2）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。3）主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。4）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。（2）安排场内其他人员的座次1）小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议

32、的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。2）中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种：横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。左后排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序,以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。四、发布会议信息（一）会议信息的内容和类型1、会议信息的内容会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人

33、；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。2、会议的类型会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化,便于存放和查找,提高信息利用的效率。(二)发布会议信息的工作程序1、传递会议通知信息2、分发传递会议文件3、沟通传递会议有关情况(三)注意事项1、发布会议信息前要进行报审2、要对媒体进行选择五、安排会议食宿(-)会议餐饮的常识和工作程序1、会议餐饮的常识(1)餐饮安排的原则是让代表吃好而又不浪费。(2)就餐大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者。确定好伙食标准和进

34、餐方式，照顾南北不同代表的口味。(3)秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。(4)座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。2、安排会议餐饮(1)根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。(2)就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。(3)事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。(4)事先设计和确定就餐的凭证。(5)要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。(6)事先要准备好干净的饮食用具。(7)给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。(8)做好

35、饮水、饮料的供应。3、会议餐饮的类型和标准(1)早餐。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。(2)会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。(3)午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。(4)正式晚餐。晚餐食物的选择既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色。(5)招待会。应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。(二)会议住宿的常识和工作程序1、会议住宿的常识(1)要提前编制住房方案。(2)长者、尊者、领导要适当照顾。(3)具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。(4)有时还要按地区集中，统筹安排。(5)不同标准

36、的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。(6)报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。2、安排会议住宿(1)安排方式的选择。(2)预定会议住宿的程序。(3)确定会议住宿的程序。3、会议房间的分配(1)如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。(2)年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。(3)注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。(4)可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。(5)预订住宿地点的工作一定要打出提前

37、量，预订数量上应略有富余。六、邀请会议嘉宾(一)、会议嘉宾的类型和要求1、会议嘉宾的类型(1)组织方的上级领导和政府官员。(2)企业的重要客户和各种利益相关方。(3)社会名流和电影明星。(4)对实现会议目标有潜在贡献的人。2、嘉宾邀请的要求(1)要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。(2)要发出正式邀请函。(3)要做到有礼貌。(4)要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。(5)对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则。(6)嘉宾人数不宜过多。(二)邀请会议嘉宾的工作程序(1)在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工

38、作组负责组织实施。(2)拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美。(3)要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。(4)在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。七、准备会议资料、会议用品(-)会议资料的类型和准备1、会议资料的类型(1)来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。(2)会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。(3)沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。2、会议资料的准备(1)来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。(2)会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登

39、记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。(3)沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。(二)会议用品的类型和准备1、会议用品的类型(1)必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。1)会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。2)常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判

40、会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备,如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。2、准备会议用品(1)检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。(2)检查好灯光、扩音设备。(3)检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。(4)如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。(5)在每人座位前摆放纸笔。(6)多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。(7)如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。(8)会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。(9)如果是电话、广播会议，须提前检查线路

41、，保证音响效果良好。八、安排会议礼仪服务(一)会议礼仪的种类1、会议的通用礼仪(1)会议文书礼仪。(2)迎送礼仪。(3)参会礼仪。(4)服务礼仪。2、主持人的礼仪3、会议发言者礼仪4、会议参加者礼仪(二)安排会议礼仪服务的工作程序1、选择会议礼仪服务人员(1)从组织内部员工中选择。(2 )聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务o2、分解工作程序3、培训会议礼仪服务人员(1)对会议工作的宗旨和合作精神的培训。(2)对会议礼仪知识和工作技能的培训。(3)对会议的设备和用品的使用常识培训。4、准备服装用具(1)礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。(2)迎接一般的与会者不需要献花。5

42、、礼仪执行(1)接待礼仪及程序。(2)引领。(3)乘车的座次安排。九、检查会议常用视听设备是否正常(-)会议常用视听设备的选用音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。对于会议使用的设备，应设专人操作与维护。(二)检查会议常用视听设备的工作程序1、确定工作人员的职责。2、预演和检查会场视听设备。按年度分类时有两类文件的归类需要妥善处理:文件上有属于不同年度的几种日期，要确定一个主要日期，即最能说明该文件时间特点的日期。例如：内部文件和一般的发文，应以写成日期为根

43、据；收文以收到日期为根据;法令和条例等法规性文件，以批准日期或公布、生效日期为根据；指示、命令等指令性文件，以签署日期(即落款日期)为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表等，以内容针对的时间为根据；跨年度的计划可放入开始的年度,跨年度的总结可放入最后的年度;跨年处理的专门案件、往来文书等，可放入关系最密切的年度或最后结案的年度。没有注明日期的文件，要考证和判定文件的准确日期或近似日期。可以分析文件的内容来判定日期，或从研究文件的制成材料、格式、字体和各种标记来判定日期，或以与已知日期的文件比较对照的方法来判定日期。1.第三大题：上司出差，商务费用报销的步骤答：秘书首先要了解公司有关财务报销的

44、相关规定，上司出差到外地开会的交通费不能从零用现金中支付。通常的工作步骤：申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等，并亲自签字该报告活该表必须经过组织确定的授权人审核同意一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表题教财务部门，领取支票或现金贷款;一种情况是先有申请人垫付，完成商务工作。在商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方获取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符商务工作结束，申请者应将发票附在“出差报销单(附样例)后面，并亲自签字，提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先

45、由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金如果在事实上务工作中，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告,否则需自付(P 2 5 1)21.企业工作人员国内外出差的费用，经常要由秘书办理或协助办理。因此，秘书要事先做好准备，熟悉办理信用卡、旅行支票、快汇等的方法（P252）22.公文形成过程示意图（P253）交拟、议拟、撰拟三步骤称为拟稿。具有法定职权者定稿生效的步骤是签发23.公文处理基本程序（P 254图）重点收文阶段：从签收到催办发文阶段：从交拟到发文24.对办理完毕的文书整理（立卷）、归档及销毁立卷的范围：办理完毕、具有查考价值的文件材料立卷的程序：（重点）编写页

46、号、登 记 卷内目录和 备考表、拟定案卷标题、装订成卷、填写案卷封面（流程不能错）销毁的程序:由文秘部门对已办毕的公文进行鉴定逐件核定造册领导审查签批监督销毁P25525.销毁公文应在指定地点或单位进行，不得将带销毁的公文出售给废品收购部门26.不得在空白介绍信、空白合同书上扣公章P25627.秘书部门掌管的印章主要有三种：一是单位印章（含钢印）；二是单位领导人“公用”的私章;三是秘书部门的公章。其中单位印章是单位对外行使权力的标志，其作用是：标志作用权威作用法律作用凭证作用（P256）28.出具介绍信要经过内部的审批手续，填写清楚，与存根一致,加盖骑缝章，并有存根备查。P256下29.盖公章

47、要端正、清晰，盖在署名中间，上不压正文，下要骑年盖月。盖印要领是：握法标准，印泥适度，用力均匀，落 印 平 稳P 2 5 7上3 0 .第四大题：秘书如何做好办公用品的保管和发放工作。答：秘书要掌握办公设备和办公用品的进货、入库手续和库存保管。在收到货物时，要保证办公设备和办公用品准确无误地入库、登记、检验、核对。办公设备及用品接收时，发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商;要订立物品发放制度，确定物品发放人。库存保管中应采取的措施：见 书P 2 5 8下第一点到第七点，再加第八点：秘书要记好库存控制卡，关键掌握最大库存量（一项物品应该存储的最大数量），再定货量（当库存余额达到这个水平时必

48、须订购新的货物来补充），最小库存量（当库存余额达到这个水平，必须采取紧急行动检查是否已经定货）发放问题（可参考第1 7 7页）：发放物品的手续：第一点到第七点要保管好进货、存货和发放办公用品的记录与资料P 2 5 8 P 2 5 93 1 .第五大题：决定库存的依据是什么?P 2 6 0答：决定最大、最小、再定货量的依据是：大量的资金不被不必要的库存占用空间不被用来存储不必要的货物保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。监督任何偷窃和破坏造成的损失3 2.选择题：办公设备和耗材的库存管理要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。3 3.通常时间表是编制成表格。在办

49、公室中，也可以为多人执行工作的情况和行动编制时间表。有很多种简单的时间管理辅助手段有助于秘书有效地分配和管理时间，例如效率手册、待办文件夹、墙上计划板等等P 2 6 23 4 .在办公室工作中，秘书要为领导们的会议或活动做月安排表或周安排表。月安排表的信息通常由主管领导召开会议，再结合集体议定的事项，经主要领导审定下发实施。P 2 6 33 5 .对于手工填写的工作日志通常要准备两本，一本为上司使用，一本为自己使用。3 6.当日出现情况变化，应立即更新日志，并告知上司出现的变化;在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作。（流程：更新自己的日志一通知上司f更改自己的日志）P

50、2 6 4上3 7 .做工作日志可通过电脑程序中的O u t l o o k打开个人文件夹，上面有今日的时间、本月和下月日历P 2 6 53 8.公司的日志内容通常包括：上司内部参加的会议、接待上司外部参加的会议、接待上司个人的安排上司私人的信息P 2 6 5 中3 9.秘书在安排的活动之间要留有1 0分左右的间隔或适当的空隙，以备活动时间的拖延或新临时的、紧急的情况。进行项目的时间变更，确定变更后，应立即做好有关善后工作，例如通知对方，说明理由，防止误解等。4 0.谁能查上司的工作日志?上司的上司秘书上司授权的人第二章办公室事务与管理1 .办公环境的维护的依据：三大法律：宪法、劳动法、工厂安