有效能的时间管理培训教材bfqz.pptx

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1、有效能的時間管理目目目目标标标标原原原原则则则则20/8020/80原原原原则则则则四象限原四象限原四象限原四象限原则则则则有序原有序原有序原有序原则则则则-2008年年航嘉航嘉新新职员职员教材教材人力人力资资源部源部 游游兴兴坤坤 目录目录 培养良好的习惯 80/2080/20法则的运用 制定有效的工作计划 时间管理从目标设立开始 什么是时间管理时间的特点供给毫无弹性供给毫无弹性无法储蓄无法储蓄无法取代无法取代无法失而复得无法失而复得时间管理的必要寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要 信息爆炸信息爆炸 竞争的压力竞争的压力 你的客户对品质的要求你的客户对品质的

2、要求 时间管理的误区工作没有计划工作没有计划时间控制不力时间控制不力整理整顿不足整理整顿不足进取精神不足进取精神不足 目录目录 培养良好的习惯 80/20法则的运用 制定有效的工作计划 时间管理从目标设立开始 什么是时间管理目标原则演练演练设立自己的目标设立自己的目标目标的基本分类目标的基本分类设立目标的设立目标的SMART原则原则有目标才有动力有目标才有动力目标设立的原则Specific 具体的具体的Measurable 可衡量的可衡量的Achievable 可达到的可达到的Realistic 现实的现实的Time limit 有时限的有时限的目标设立案例 工作上工作上u在新的一年里，负责更

3、多的人事工作；u在2007年底里，全面实施绩效考核无纸化操作；u在2008年12月底前，制作一份调查问卷给部门经理以跟进学员在 *项目里的表现；生活上生活上我要过上好的生活这是不是目标？目标的类型关键目标关键目标使能目标使能目标最好具备目标最好具备目标目标的管理估算优先级任务所需时间估算优先级任务所需时间将目标分解成任务将目标分解成任务确定优先权确定优先权对任务进行排序对任务进行排序 目录目录 培养良好的习惯 80/20法则的运用 制定有效的工作计划 时间管理从目标设立开始 什么是时间管理设设限限排序排序列表列表完成时间订立工作流程及优先次序列出工作相关事项计划三步曲围绕核心任务展开围绕核心任

4、务展开根据自己的生物钟来安排根据自己的生物钟来安排时间安排要有弹性时间安排要有弹性计划的原则与别人的时间协调与别人的时间协调78910111213141516171819干扰频率干扰频率时间时时间时次次日干扰图工作要求543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00体力水平工作要求与体力水平注：阴影部分表示在工作与体力水准配合的情況下，效率会显著提高工作时间效率低的時間被拖延的工作工作与体力分布一开始就做最重要的工作工作要求543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00體力水準工作要求与体力力水準效率高 的時間注

5、：阴影部分表示在工作与体力水准配合的情況下，效率会显著提高工作時間工作与体力分布1.工作時段分配法則早上中午 13:3015:00下午晚上活力充沛，冲劲与勇气兼具(Do)思考迟钝，适合放松、沟通(Check)冷静，沟通(Action,Plan)Relax,人文,思考1.EMail2.电话敲定事情/做事情3.給 Leader 方向/写架构4.执行进行中项目1.面对面 Follow Up2.Go Around3.沟通与协调1.思考问题2.写计划/Update Follow up进度(1hr)3.Update/Modify 进行中项目1.花 1 小時总结2.每周工作（性质）分配法则周一/二/三周四/

6、五周六/日备注活力充沛，冲劲与勇气兼具(Do)思考迟钝，适合放松、沟通(Check)思考，总结(Action,Plan)1.大型项目启动2.团队项目启动3.給予团队成员做 事方向/重点4.创造议题1.Follow Up 一二所 丟的球2.调整,更新 计划3.议题收尾4.倾听沟通1.想想目的是什么?意义何在?2.有沒有提升自己的 价值?3.计划/规划计划制订案例 Maggie是一位客服人是一位客服人员员。顾顾客及内部同事的客及内部同事的电话经电话经常不停地响，常不停地响，使她没有使她没有时间时间思考每日工作的先后次序及思考每日工作的先后次序及组织组织每天的工作，她每天的工作，她觉觉得得这样这样忙

7、忙还还要抽出要抽出时间时间做安排做安排组织实组织实在浪在浪费时间费时间。Maggie有需要有需要这这样样做做吗吗？如果有需要，她？如果有需要，她应应如何抽出如何抽出时间计时间计划每天的工作呢？作划每天的工作呢？作为为一名客服人一名客服人员员，如何，如何计计划并分配一天的划并分配一天的时间时间？目录目录 培养良好的习惯 80/20法则的运用 制定有效的工作计划 时间管理从目标设立开始 什么是时间管理80/20原理示意图重要的重要的少数事物少数事物琐碎的琐碎的多数事物多数事物20%成效成效80%成效成效重要重要紧紧急急立刻处理立刻处理订下期限订下期限视情况，尽量视情况，尽量延后处理延后处理字纸篓字

8、纸篓艾森豪規則艾森豪規則重要重要紧紧急急设备故障设备故障重伤急救重伤急救員工打架員工打架顾客抱怨顾客抱怨跳闸停電跳闸停電制定计划制定计划培训学习培训学习促进公关促进公关调查研究调查研究检查健康检查健康未预约未预约電話電話未预约访客未预约访客未预约会议未预约会议无谓的请托无谓的请托凑热闹活动凑热闹活动办公室聊天办公室聊天上网冲浪上网冲浪垃圾邮件垃圾邮件/报告报告自我干扰自我干扰私人爱好私人爱好艾森豪規則艾森豪規則IIIIIIIV紧急紧急不紧急不紧急重要重要不重要不重要:成功人士成功人士的指數的指數:20%25%25%30%65%80%15%Less than 1%2%3%IIIIIIIV15%5

9、0%60%:普通人普通人的指數的指數I.45%处理危机II5%IV15%III.35%不合理的时间配置不合理的时间配置四四处处救火；筋疲力尽救火；筋疲力尽不合理的时间配置不合理的时间配置IIIIIIIV80%5%15%被被动动等待，等待，工作不保，工作不保，下下岗难岗难逃逃主动积极主动积极前瞻意识前瞻意识自制力强自制力强少有危机少有危机80%20%III合理的时间配置合理的时间配置 目录目录 培养良好的习惯 80/20法则的运用 制定有效的工作计划 时间管理从目标设立开始 什么是时间管理养成良好的习惯小贴士：时间管理的小贴士：时间管理的4件法宝件法宝克服拖延的恶习克服拖延的恶习了解自己使用时间

10、的习惯了解自己使用时间的习惯增强抗干扰能力增强抗干扰能力省时的几个小窍门省时的几个小窍门克服拖延的恶习超负荷工作超负荷工作遵循遵循80/20法则法则恐惧失败恐惧失败周密计划，直面困难周密计划，直面困难不喜欢不喜欢逼自己上梁山逼自己上梁山不知从何入手不知从何入手WBS如何消除干扰对不必要的请托说对不必要的请托说“不不”垃圾邮件垃圾邮件未预约的电话未预约的电话/访客访客/会议会议 处理处理避开来自同事和上司的拖延避开来自同事和上司的拖延 Peter是一位有是一位有经验经验的技的技术术人人员员。另一部。另一部门门的同事的同事Jenny找找Peter帮帮助教助教授授组组内两位内两位CS新同事有关一些新

11、同事有关一些测试测试的的standard及程序。平日及程序。平日Jenny都会自都会自行教新同事，但她知道行教新同事，但她知道Peter在在这这方面比方面比较较有有经验经验，所以特意安排，所以特意安排这这次的机次的机会希望新同事能会希望新同事能夠夠从从Peter身上直接吸取更多知身上直接吸取更多知识识。但。但Peter近日近日实实在太忙在太忙碌，并且上司沒有示意他碌，并且上司沒有示意他应应教別教別组组的新同事，的新同事，实实在沒有在沒有时间时间再接受再接受Jenny这项这项要求。要求。Peter应应如何拒如何拒绝绝Jenny呢？呢？消除干扰案例省时的小窍门逆势操作逆势操作充分利用边角料充分利用边角料发挥协同效应发挥协同效应时间管理的4件法宝备忘录备忘录 重要待办事项重要待办事项魔术贴魔术贴 四象限运用四象限运用日历日历 关键事件标记关键事件标记文件夹文件夹 资料快速查找资料快速查找内容回顾内容回顾 培养良好的习惯 80/20法则的运用 制定有效的工作计划 时间管理从目标设立开始 什么是时间管理