电子表格Excel应用培训讲义.ppt

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1、Excel在财务管理中的应用在财务管理中的应用中山市生产力促进中心中山市生产力促进中心 电子科技大学中山学院电子科技大学中山学院5/21/2023EXCEL在企业管理中的应用内容安排内容安排 lExcel操作基础操作基础l方便有效的数据输入方便有效的数据输入l由简到繁的数据计算由简到繁的数据计算 l直观形像的图表展示直观形像的图表展示 l功能强大的数据处理功能强大的数据处理l丰富个性的数据输出丰富个性的数据输出 l企业管理中应用实例企业管理中应用实例EXCEL在企业管理中的应用Excel操作基础操作基础lExcel 2003Excel 2003的特点的特点 lEXCEL 2003 EXCEL

2、2003 的窗口界面的窗口界面 l工作簿文件的操作工作簿文件的操作 l工作表、单元格的基本操作工作表、单元格的基本操作 EXCEL在企业管理中的应用Excel2003的特点的特点（1）简单、方便的表格制作功能；）简单、方便的表格制作功能；（2）强大的图形、图表处理功能；）强大的图形、图表处理功能；（3）方便、快捷的数据处理与数据分析功能；）方便、快捷的数据处理与数据分析功能；（4）丰富的宏命令和函数等）丰富的宏命令和函数等 EXCEL在企业管理中的应用Excel 2003 的窗口界面的窗口界面EXCEL在企业管理中的应用工作簿文件的基本操作工作簿文件的基本操作 l新建工作簿新建工作簿l打开已有

3、的工作簿文件打开已有的工作簿文件l保存、关闭工作簿保存、关闭工作簿l保护工作簿文件保护工作簿文件演示EXCEL在企业管理中的应用保护工作簿、工作表保护工作簿、工作表l锁定工作表锁定工作表单击单击“工具工具”“保护工作表保护工作表”l锁定工作簿锁定工作簿单击单击“工具工具”“保护工作簿保护工作簿”l设置工作簿打开或修改密码设置工作簿打开或修改密码单击单击“工具工具”“选项选项”“安全性安全性”EXCEL在企业管理中的应用工作表、单元格的基本操作工作表、单元格的基本操作选择工作表、单元格选择工作表、单元格1单个单元格的选择单个单元格的选择2选择连续的多个单元格选择连续的多个单元格3选择不连续的多个

4、单元格选择不连续的多个单元格4选择局部连续总体不连续的单元格选择局部连续总体不连续的单元格5选定整行选定整行6选定列选定列7选定工作表的所有单元格选定工作表的所有单元格EXCEL在企业管理中的应用工作表中数据的输入与编辑工作表中数据的输入与编辑l数据类型数据类型 l数据输入及填充数据输入及填充 l外部数据导入外部数据导入l数据有效性设定数据有效性设定 EXCEL在企业管理中的应用Excel中数据类型中数据类型1、数值数据数值数据表示数值大小表示数值大小 数值数据默认靠右对齐，如果数字位数较多，单元格容纳不下时，系统自动用科学记数法显示该数据。日期数据是一种特殊格式的数值数据。2、文本数据文本数

5、据表示符号意义表示符号意义 姓名、员工号、邮政编码、身份证号码等 文本数据默认靠左对齐切记切记EXCEL在企业管理中的应用数据输入数据输入l日期的输入格式为：日期的输入格式为：年年-月月-日或年日或年/月月/日。日。l时间的输入格式为：时间的输入格式为：时：分时：分（AM/PM），），分钟数字与分钟数字与AM/PM之间之间要有空格。要有空格。Ctrl+;插入当前日期插入当前日期 Ctrl+Shift+;插入当前时间插入当前时间 EXCEL在企业管理中的应用数据输入数据输入l文本数据的输入：文本数据的输入：1、由字母、汉字开头的直接输入；、由字母、汉字开头的直接输入；2、由数字开头的，先设单元格

6、格式为、由数字开头的，先设单元格格式为“文本文本”，再，再输入；或者先输英文输入；或者先输英文（单引号），再输入（单引号），再输入EXCEL在企业管理中的应用自动输入序列数据自动输入序列数据1数值数据的自动填充数值数据的自动填充 等比数据、等差数据等比数据、等差数据2 2文本数据的自动填充文本数据的自动填充 先用户自定义序列先用户自定义序列 ，再拖动填充句柄，再拖动填充句柄演示EXCEL在企业管理中的应用快速输入相同数据快速输入相同数据l在在一一组组单单元元格格中中输输入入相相同同的的数数据据，可可以以用用以以下下方法：方法：1、选择所有要输入相同数据的单元格；选择所有要输入相同数据的单元格；

7、2 2、输入数据后，按、输入数据后，按Ctrl+Enter键键l如如果果要要在在多多个个工工作作表表的的多多个个单单元元格格中中输输入入相相同同的的数数据据，只只须须选选择择多多个个工工作作表表，然然后后再再按按上上述述操作。操作。演示EXCEL在企业管理中的应用外部数据导入外部数据导入lERP等软件将数据导出成等软件将数据导出成XLS文件格式，文件格式，可以直接用可以直接用EXCEL操作；操作；l“文件文件”“打开打开”可在文件类型中选择可在文件类型中选择数据库文件；数据库文件；l“数据数据”“导入外部数据导入外部数据”“导入数据导入数据”演示EXCEL在企业管理中的应用规范数据的输入规范数

8、据的输入l选定单元格区域；选定单元格区域；l“数据数据”“有效性有效性”可以提示用户输入正确数据，设置输入数据的可以提示用户输入正确数据，设置输入数据的类型和范围，以及判断数据正确性类型和范围，以及判断数据正确性演示EXCEL在企业管理中的应用公式与函数公式与函数 1使用公式使用公式2单元格的引用单元格的引用3使用函数使用函数EXCEL在企业管理中的应用1使用公式使用公式l公式中的运算符有以下四类：公式中的运算符有以下四类：（1）算术运算符）算术运算符（2）比较运算符）比较运算符（3）文本运算符（）文本运算符（&）（4）引用运算符（：）引用运算符（：）EXCEL在企业管理中的应用公式的输入公式

9、的输入公式一般可以直接输入。其操作方法如下：公式一般可以直接输入。其操作方法如下：选择要输入公式的单元格。选择要输入公式的单元格。在在编编辑辑栏栏或或直直接接在在单单元元格格内内部部输输入入“=”，接接着着输输入入运运算算表表达达式式。公公式式中中引引用用的的单单元元格格可可以以直直接接输输入入，也也可可以以用用鼠鼠标标选选择择要要引引用用的的单单元元格。格。按回车确认。按回车确认。EXCEL在企业管理中的应用输入公式输入公式输入公式示例输入公式示例演示EXCEL在企业管理中的应用2.单元格引用单元格引用1相对引用相对引用:例如公式例如公式=A5*A62绝对引用绝对引用:例如公式例如公式=12

10、5*$B$2=125*$B$23混合引用混合引用:例如公式例如公式=$B3+A$2=$B3+A$2 4三维地址引用三维地址引用:工作薄名工作薄名+工作表名工作表名+！+单元格引用单元格引用5引用名字引用名字:名字引用为绝对引用名字引用为绝对引用EXCEL在企业管理中的应用3使用函数使用函数（1）函数的输入）函数的输入（2）常用函数的使用）常用函数的使用EXCEL在企业管理中的应用l函数的输入有两种方法：函数的输入有两种方法：一为直接输入一为直接输入一为粘贴函数法（即使用函数向导）。一为粘贴函数法（即使用函数向导）。演示函数的输入函数的输入EXCEL在企业管理中的应用常用函数的使用常用函数的使用

11、 SUM（参数表）（参数表）AVERAGE（参数表）（参数表）IF（逻辑表达式，返回值（逻辑表达式，返回值1，返回值，返回值2）COUNT（参数表）（参数表）MAX（参数表）（参数表）MIN（参数表）（参数表）FREQUENCY演示EXCEL在企业管理中的应用创建图表创建图表l创建图表创建图表 l图表的编辑图表的编辑 l图表的移动、复制、缩放和删除图表的移动、复制、缩放和删除 EXCEL在企业管理中的应用创建图表创建图表l选择所需数据区域选择所需数据区域l单击【插入】单击【插入】【图表】命令【图表】命令演示EXCEL在企业管理中的应用图表的编辑图表的编辑1图表对象图表对象 2图表中数据的编辑图

12、表中数据的编辑 3修改图表选项修改图表选项 4图表格式化图表格式化 EXCEL在企业管理中的应用1图表对象的选定图表对象的选定l一个图表中有许多图表项即图表对象，它们可以一个图表中有许多图表项即图表对象，它们可以单独进行编辑。编辑图表前选选择要编辑的对象，单独进行编辑。编辑图表前选选择要编辑的对象，图表对象的选择有二种方法：图表对象的选择有二种方法：l单击【图表】工具栏中的【图表对象】下拉按钮，单击对象名；单击【图表】工具栏中的【图表对象】下拉按钮，单击对象名；l在图表中单击某对象，将选中该对象，同时【图表】工具栏中在图表中单击某对象，将选中该对象，同时【图表】工具栏中的【图表对象】文本框中将

13、显示选中的对象名。的【图表对象】文本框中将显示选中的对象名。EXCEL在企业管理中的应用2图表中数据的编辑图表中数据的编辑（1）修改表中数据）修改表中数据（2）添加数据）添加数据（3）删除数据）删除数据 EXCEL在企业管理中的应用3修改图表选项修改图表选项（1）单击图表区选择图表）单击图表区选择图表（2）选选择择【图图表表】【图图表表选选项项】命命令令，可可以以重重新新打打开开“图图表表选选项项”对对话话框框。在在该该对对话话框框中中，用用户户可可以以各各标签页重新设置。标签页重新设置。EXCEL在企业管理中的应用4.图表格式化图表格式化l图图表表格格式式化化是是指指对对图图表表中中各各对对

14、象象的的格格式式化化，格格式式化化前前先先选择要格式化的对象选择要格式化的对象 l要对图表对象进行格式化可以有三种方法：要对图表对象进行格式化可以有三种方法：（1 1）选选择择要要编编辑辑的的对对象象，单单击击“格格式式”菜菜单单中中增增加加的的该该对对象选项。象选项。（2 2）在图表中直接双击要进行编辑的对象。）在图表中直接双击要进行编辑的对象。（3 3）在在要要进进行行格格式式化化的的对对象象上上点点击击鼠鼠标标右右键键，在在弹弹出出菜菜单单中选择对象格式命令。中选择对象格式命令。演示EXCEL在企业管理中的应用Excel2003的数据处理的数据处理l筛选数据表筛选数据表l数据排序数据排序

15、l分类汇总分类汇总 EXCEL在企业管理中的应用筛选数据表筛选数据表1自动筛选自动筛选2自定义筛选自定义筛选3高级筛选高级筛选演示EXCEL在企业管理中的应用1自动筛选自动筛选（1）单击数据表的任意单元格。）单击数据表的任意单元格。（2）单击【数据】）单击【数据】/【筛选】【筛选】/【自动筛选】命令。【自动筛选】命令。（3）在每个字段名的右边都有一个下拉箭头按钮）在每个字段名的右边都有一个下拉箭头按钮 单单击击“笔笔试试”右右边边的的下下拉拉箭箭头头，在在下下拉拉列列表表中中选选择择“70”，结果如图，结果如图4-57所示所示 EXCEL在企业管理中的应用2自定义筛选自定义筛选（1）单击数据表

16、的任意单元格。（2）单击【数据】/【筛选】/【自动筛选】命令。（3）单击“机试”右边的下拉箭头，在下拉列表中单击【自定义】选项，弹出“自定义自动筛选方式”对话框，。EXCEL在企业管理中的应用3高级筛选高级筛选l如果用户要使用高级筛选，一定要先建立一个如果用户要使用高级筛选，一定要先建立一个条件区域。条件区域用来指定筛选的数据必须条件区域。条件区域用来指定筛选的数据必须满足的条件。满足的条件。条件条件区域区域EXCEL在企业管理中的应用条件式的书写条件式的书写l比较条件式比较条件式 第一行填写字段名第一行填写字段名 第二行填写条件（等号可省略）第二行填写条件（等号可省略）l计算条件式计算条件式

17、 第一行空格；第一行空格；第二行以等号开头，写出第一个数据单元格经第二行以等号开头，写出第一个数据单元格经过计算后应满足的条件过计算后应满足的条件演示Tips：同时满足的条件写在同一行同时满足的条件写在同一行二选一条件写在不同行二选一条件写在不同行EXCEL在企业管理中的应用数据排序数据排序l1按一列排序按一列排序l2按多列排序按多列排序l3.升升/降序的说明降序的说明演示EXCEL在企业管理中的应用1按一列排序按一列排序主主关关键键字字排排列列顺顺序序（1）单击数据表中数据区域中任意单元格。（2）单击【数据】/【排序】命令，弹出“排序”对话框。（3）在“排序”对话框中进行设主关键字置 EXC

18、EL在企业管理中的应用2按多列排序按多列排序(1)单击数据区域的任意单元格。(2)单击【数据】菜单中的【排序】选项，弹出【排序】对话框。（3）分别设置【主要关键字】和【次要关键字】对应的字段和排序方式 EXCEL在企业管理中的应用3.升升/降序说明降序说明l数值数据按数字大小；数值数据按数字大小；l文字型数据：文字型数据：英文按字母顺序；英文按字母顺序；汉字默认按拼音顺序汉字默认按拼音顺序（也可修改为笔画顺序）；（也可修改为笔画顺序）；自定义序列按定义的先后顺自定义序列按定义的先后顺序。序。EXCEL在企业管理中的应用分类汇总分类汇总（1）按分类字段排序。(2)单击【数据】/【分类汇总】命令，

19、弹出“分类汇总”对话框。（3）在“分类字段”下拉列表中选择分类 字段（3）在“汇总方式”下拉列表中选择方式（4）在“选定汇总项”列表框中选择汇总字段。演示EXCEL在企业管理中的应用建立和编辑数据透视表建立和编辑数据透视表l建立简单的数据透视表建立简单的数据透视表 l编辑数据透视表编辑数据透视表 EXCEL在企业管理中的应用建立简单的数据透视表建立简单的数据透视表l数据透视表一般由数据透视表一般由7部分组成，它们是：部分组成，它们是：(1)(1)页字段页字段 (2)(2)页字段项页字段项 (3)(3)数据字段数据字段 (4)(4)数据项数据项 (5)(5)行字段行字段 (6)(6)列字段列字段

20、 (7)(7)数据区域数据区域 EXCEL在企业管理中的应用数据透视表的数据源数据透视表的数据源l数数据据透透视视表表的的数数据据源源是是透透视视表表的的数数据据来来源源。数数据据源源可可以以是是Excel的的数数据据表表格格，也也可可以以是是外外部部数数据据表表和和Internet上上的的数数据据源源，还还可可以以是是经经过过合合并计算的多个数据区域以及另一个数据透视表。并计算的多个数据区域以及另一个数据透视表。EXCEL在企业管理中的应用数据透视表和数据透视图向导数据透视表和数据透视图向导3步骤步骤:选择数据来源选择数据来源EXCEL在企业管理中的应用数据透视表和数据透视图向导数据透视表和

21、数据透视图向导3步骤之步骤之2”对话框对话框选择数据区域选择数据区域一般情况下它会选择整个工作表 EXCEL在企业管理中的应用数据透视表和数据透视图向导数据透视表和数据透视图向导3步骤之步骤之3”对话框对话框选择数据透视图的位置选择数据透视图的位置 如果数据透视表要显示在新工作表中，单击“新建工作表”单选按钮；否则选中“有工作表”EXCEL在企业管理中的应用“数据透视表数据透视表”工具栏工具栏根据需要用鼠标分别将“数据透视表”工具栏中的字段拖放到透视表的相应位置，作为页字段，行字段，列字段和数据项 TIPS：“行列分类在两旁，数据汇总去中央，各区能容多字段，筛选分类在上方。”EXCEL在企业管

22、理中的应用创建的数据透视表创建的数据透视表EXCEL在企业管理中的应用用页字段筛选数据示例用页字段筛选数据示例单击B1的下拉箭头选择2001-3-15EXCEL在企业管理中的应用用列字段筛选之后的数据用列字段筛选之后的数据选择列字段项选择列字段项EXCEL在企业管理中的应用编辑数据透视表编辑数据透视表1添加和删除字段添加和删除字段 2设置数据透视表选项设置数据透视表选项3数据透视表的复制和删除数据透视表的复制和删除EXCEL在企业管理中的应用1添加和删除字段添加和删除字段单击【视图】/【工具栏】/【数据透视表】命令，弹出“数据透视表”工具栏。在“数据透视表”工具栏中单击需要添加的字段上按下鼠标

23、左键。拖曳鼠标到透视表中的位置 EXCEL在企业管理中的应用2设置数据透视表选项设置数据透视表选项“数据透视表选项数据透视表选项”对话框对话框单击数据透视表中数据区域中的任意单元格，再单击“数据透视表”工具栏中的“数据透视表”按钮，在弹出的菜单中选择“表选项”命令，弹出“数据透视表选项”对话框 EXCEL在企业管理中的应用3数据透视表的复制和删除数据透视表的复制和删除（1）选中数据透视表中的任意单元格。（2）单击【编辑】/【移动或复制工作表】命令，弹出“移动或复制工作表”对话框 选择“建立副本”复选框 则为复制否则为移动EXCEL在企业管理中的应用宏的编辑及应用宏的编辑及应用l录制宏录制宏l编辑宏编辑宏 使用使用VBA编程，实现约定功能编程，实现约定功能l执行宏执行宏EXCEL在企业管理中的应用Thank you very much!