电子表格与Excel.ppt

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1、第第4 4章章 电子表格与电子表格与Excel2003Excel2003 4.1 Excel2003概述 Excel2003 Excel2003是是MicrosoftMicrosoft公司推出的电公司推出的电子表格软件，是子表格软件，是Office2003Office2003办公系列软件办公系列软件的重要组成部分。它继承了以前版本的各的重要组成部分。它继承了以前版本的各种优点，种优点，4.1.1Excel20034.1.1Excel2003的特点的特点v更加方便的图形界面更加方便的图形界面菜单中包含了所有的常用命令。菜单中包含了所有的常用命令。在任何对象上，单击鼠标右键即可出现相应在任何对象上

2、，单击鼠标右键即可出现相应的快捷菜单。的快捷菜单。Excel2003Excel2003与其他与其他Office2003Office2003应用程序一起应用程序一起共享多种工具栏或工具按钮。共享多种工具栏或工具按钮。鼠标在窗口的不同区域显示不同的形状，以鼠标在窗口的不同区域显示不同的形状，以提示用户当前可以进行的操作。提示用户当前可以进行的操作。4.1.1Excel20034.1.1Excel2003的特点的特点v用表格管理大量的数据用表格管理大量的数据 每张工作表由每张工作表由6553665536行和行和256256列组成。列组成。ExcelExcel允许用户为每个单元格设置丰富多彩的允许用户

3、为每个单元格设置丰富多彩的格式。格式。Excel2003Excel2003提供了丰富的图表。提供了丰富的图表。v强大的数据处理功能强大的数据处理功能Excel2003Excel2003中包含了各种各样的函数中包含了各种各样的函数 提供了功能齐全的分析数据工具提供了功能齐全的分析数据工具 4.1.1Excel20034.1.1Excel2003的特点的特点v其他新增功能其他新增功能XMLXML支持支持新增的任务窗格新增的任务窗格 自定义只能标记功能自定义只能标记功能 4.1.2 Excel20034.1.2 Excel2003界面界面vExcel2003Excel2003的窗口中主要包括了标题栏

4、、菜单栏、的窗口中主要包括了标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作簿窗口和状态栏等。工具栏、编辑栏、工作簿窗口和状态栏等。4.1.2 Excel20034.1.2 Excel2003界面界面v工作簿工作簿ExcelExcel的工作簿是由一张或若干张表格组成，每一张的工作簿是由一张或若干张表格组成，每一张表格称为一个工作表。表格称为一个工作表。新建一个工作簿时，新建一个工作簿时，ExcelExcel自动为其命名为自动为其命名为“Book1”“Book1”，其扩展名为，其扩展名为.xls.xls ExcelExcel默认提供默认提供3 3个工作表，分别是个工作表，分别是Sheet1Sheet1、Sh

5、eet2Sheet2和和Sheet3Sheet3，分别显示在工作表标签中。在实际工作，分别显示在工作表标签中。在实际工作中，可以根据需要添加更多的工作表。中，可以根据需要添加更多的工作表。4.1.2 Excel20034.1.2 Excel2003界面界面v工作表工作表工作表是工作簿的重要组成部分。它是工作表是工作簿的重要组成部分。它是ExcelExcel进行组进行组织和管理数据的地方，用户可以在工作表上输入数织和管理数据的地方，用户可以在工作表上输入数据、编辑数据、设置数据格式、排序数据和筛选数据、编辑数据、设置数据格式、排序数据和筛选数据等。据等。在同一时刻，用户只能一张工作表上进行工作，

6、这在同一时刻，用户只能一张工作表上进行工作，这意味着只有一个工作表处于活动的状态。通常把该意味着只有一个工作表处于活动的状态。通常把该工作表称为活动工作表或当前工作表工作表称为活动工作表或当前工作表 4.1.2 Excel20034.1.2 Excel2003界面界面v单元格单元格 每个工作表由每个工作表由256256列和列和6553665536行组成，列和行交叉形行组成，列和行交叉形成的每个网络又称为一个单元格。成的每个网络又称为一个单元格。每一列的列标由每一列的列标由A A、B B、CC表示，每一行的行号由表示，每一行的行号由1 1，2 2，33表示，每个单元格的位置由交叉的列、行表示，每

7、个单元格的位置由交叉的列、行名表示。例如，在列名表示。例如，在列B B和行和行5 5处交点的单元格可表示处交点的单元格可表示为为B5B5。4.1.2 Excel20034.1.2 Excel2003界面界面v工作表标签工作表标签工作表标签位于工作簿窗口的底端，用来表示工作工作表标签位于工作簿窗口的底端，用来表示工作表的名称。通过单击某个标签，可以指定相应的工表的名称。通过单击某个标签，可以指定相应的工作表为当前工作表，当前工作表标签以白底黑字含作表为当前工作表，当前工作表标签以白底黑字含下划线显示。下划线显示。4.2 4.2 编辑工作表编辑工作表vExcel2003Excel2003是是以以工

8、工作作表表的的方方式式进进行行数数据据处处理理的的，而而工工作作表表的的基基本本单单位位是是单单元元格格.本本节节将将介介绍绍编编辑辑单单元元格格或或区区域域数数据据的的方方法法及及如如何何美美化化工工作作表。表。4.2.1 4.2.1 选定单元格及单元格区域选定单元格及单元格区域v选定单元格选定单元格v选定单元格区域选定单元格区域如果用鼠标选定一个单元格区域，操作步骤：如果用鼠标选定一个单元格区域，操作步骤：v单击区域左上角的单元格。单击区域左上角的单元格。v按住鼠标左键并拖鼠标到区域的右下角。按住鼠标左键并拖鼠标到区域的右下角。v松开鼠标左键，选择的区域呈淡蓝色。松开鼠标左键，选择的区域呈

9、淡蓝色。如果要选定的单元格区域有多个且不相邻，操作步骤：如果要选定的单元格区域有多个且不相邻，操作步骤：v单击并拖动鼠标选定第一个单元格区域。单击并拖动鼠标选定第一个单元格区域。v按住按住键选定其他单元格区域键选定其他单元格区域 4.2.2 4.2.2 输入数据输入数据 v在单元格内输入数据在单元格内输入数据 v自动填充数据自动填充数据v单元格数据的编辑单元格数据的编辑 v条件格式条件格式v为单元格添加批注为单元格添加批注在单元格内输入数据在单元格内输入数据v启动启动ExcelExcel时，打开一个名为时，打开一个名为“Book1”“Book1”的空的空工作簿。在当前工作表工作簿。在当前工作表

10、“Sheet1”“Sheet1”中，用鼠中，用鼠标单击单元格标单击单元格A1A1，输入，输入“姓名姓名”，则输入的，则输入的内容出现在单元格内容出现在单元格A1A1中。同时，编辑栏中也中。同时，编辑栏中也显示输入的内容显示输入的内容v如果输入有错，请按如果输入有错，请按键将其删键将其删除，再重新输入。除，再重新输入。自动填充数据自动填充数据-1-1v在输入数据和公式的过程中，如果输入的数据具有某种规律，在输入数据和公式的过程中，如果输入的数据具有某种规律，用户可以通过拖动当前单元格填充柄，或使用【编辑】菜用户可以通过拖动当前单元格填充柄，或使用【编辑】菜单中的【填充】命令来自动填充数据。单中的

11、【填充】命令来自动填充数据。v如果使用单元格填充柄来填充相同的数据，其操作步骤如下：如果使用单元格填充柄来填充相同的数据，其操作步骤如下：在某个单元格中输入数据。在某个单元格中输入数据。单击该单元格，将鼠标指针指向该单元格右下角的填充单击该单元格，将鼠标指针指向该单元格右下角的填充柄，使其形状由空心的十字型变为黑色的十字型。柄，使其形状由空心的十字型变为黑色的十字型。按住鼠标左键，拖动单元格填充柄到要填充的单元格区按住鼠标左键，拖动单元格填充柄到要填充的单元格区域域 自动填充数据自动填充数据-2-2v在在ExcelExcel中，用户除了可以在相邻单元格中填充相同数据外，中，用户除了可以在相邻单

12、元格中填充相同数据外，还可使用自动填充功能快速输入具有某种规律的数据序列还可使用自动填充功能快速输入具有某种规律的数据序列如：数字如：数字日期或时间等。其操作步骤如下：日期或时间等。其操作步骤如下：在需要输入序列的第一组单元格中输入序列的初始值。在需要输入序列的第一组单元格中输入序列的初始值。单击该单元格，使其成为当前单元格，或选中单元格区单击该单元格，使其成为当前单元格，或选中单元格区域。域。向指定方向拖动该单元格或单元格区域右下角的填充柄，向指定方向拖动该单元格或单元格区域右下角的填充柄，这时这时ExcelExcel就会自动填充序列的其他值。就会自动填充序列的其他值。单元格数据的编辑单元格

13、数据的编辑v具体操作步骤为：具体操作步骤为：选中选中A1A1单元格，单击【格式】菜单中【单元格】命令，单元格，单击【格式】菜单中【单元格】命令，打开【单元格】对话框，切换到【数字】选项卡。打开【单元格】对话框，切换到【数字】选项卡。在【分类】列表框中选择【货币】选项，在【小数位数在【分类】列表框中选择【货币】选项，在【小数位数】微调框中选择】微调框中选择2 2，在【货币符号】下拉列表框中，选择，在【货币符号】下拉列表框中，选择$，在【负数】列表框中选择负数的表示方法。，在【负数】列表框中选择负数的表示方法。设置完毕后，单击【确定】按钮即可完成转换。设置完毕后，单击【确定】按钮即可完成转换。条件

14、格式条件格式-1-1v使用条件格式可以根据指定的公式或数值确定搜索条件，使用条件格式可以根据指定的公式或数值确定搜索条件，然后将格式应用到选定工作范围中符合搜索条件的单然后将格式应用到选定工作范围中符合搜索条件的单元格，并突出显示要检查的动态数据。元格，并突出显示要检查的动态数据。条件格式条件格式-2-2v具体操作步骤如下：具体操作步骤如下：选中选中B4B4到到F10F10单元格单元格单击【格式】主菜单中【条件格式】命令，弹出【条件单击【格式】主菜单中【条件格式】命令，弹出【条件格式】对话框。格式】对话框。单击【条件单击【条件1 1】下拉列表中的【单元格数值】选项。若选】下拉列表中的【单元格数

15、值】选项。若选择【公式】选项，在输入公式前要加等号择【公式】选项，在输入公式前要加等号“=”“=”。在【条件格式运算符】下拉列表中选择在【条件格式运算符】下拉列表中选择“大于或等于大于或等于”选项，在文本框中输入选项，在文本框中输入“90”“90”。单击【格式】按钮，弹出【单元格格式】对话框。在【单击【格式】按钮，弹出【单元格格式】对话框。在【图案】选项卡中将背景色设为图案】选项卡中将背景色设为“绿色绿色”，然后单击【确，然后单击【确定】按钮，返回【条件格式】对话框。定】按钮，返回【条件格式】对话框。条件格式条件格式-3-3v具体操作步骤如下：具体操作步骤如下：单击【添加】按钮，为条件格式添加

16、一个新的条件。单击【添加】按钮，为条件格式添加一个新的条件。选择【条件选择【条件2 2】下拉列表中的【单元格数值】选项。在【】下拉列表中的【单元格数值】选项。在【条件格式运算符】列表框中选择条件格式运算符】列表框中选择“小于小于”选项，在文本选项，在文本框中输入框中输入“60”“60”。单击【格式】按钮，弹出【单元格格式】对话框。在【单击【格式】按钮，弹出【单元格格式】对话框。在【图案】选项卡中将背景色设为图案】选项卡中将背景色设为“红色红色”，然后单击【确，然后单击【确定】按钮，返回【条件格式】对话框。定】按钮，返回【条件格式】对话框。条件格式设置完成条件格式设置完成单击【条件格式】对话框中

17、的【确定】按钮。单击【条件格式】对话框中的【确定】按钮。条件格式条件格式-4-4v修改和删除条件格式修改和删除条件格式若要删除一个或多个条件，可以在【条件格式】对话框若要删除一个或多个条件，可以在【条件格式】对话框中单击【删除】按钮，然后在弹出的【删除条件格式】中单击【删除】按钮，然后在弹出的【删除条件格式】对话框中选择要删除的条件。对话框中选择要删除的条件。为单元格添加批注为单元格添加批注v为单元格添加批注就是为单元格添加一些注释，当鼠标为单元格添加批注就是为单元格添加一些注释，当鼠标指针停留在带批注的指针停留在带批注的ExcelExcel单元格上时，可以查看其中单元格上时，可以查看其中的每

18、条批注，也可以同时查看所有的批注，还可以打的每条批注，也可以同时查看所有的批注，还可以打印批注，以及打印带批注的工作表。印批注，以及打印带批注的工作表。v单击需要添加批注的单元格，单击【插入】单击需要添加批注的单元格，单击【插入】|【批注】【批注】命令，在弹出的批注框中输入批注文本。命令，在弹出的批注框中输入批注文本。4.2.3 4.2.3 单元格内容的修改单元格内容的修改v修改单元格中的部分数据修改单元格中的部分数据步骤操作：步骤操作：v单击想要修改内容的单元格，此时编辑栏中显示该单单击想要修改内容的单元格，此时编辑栏中显示该单元格的内容。元格的内容。v单击编辑栏，此时编辑栏中出现垂直光标。

19、用鼠标将单击编辑栏，此时编辑栏中出现垂直光标。用鼠标将光标移至想要修改的地方。光标移至想要修改的地方。v按按键可删除光标左侧字符，按键可删除光标左侧字符，按键可删除光标右侧字符，或在光标处输入正确数据。键可删除光标右侧字符，或在光标处输入正确数据。v修改完成后，按回车键。修改完成后，按回车键。v清除单元格的内容（按清除单元格的内容（按键即可键即可）4.2.4 4.2.4 编辑行与列编辑行与列v插入行、列插入行、列 步骤操作：步骤操作：v选定需插入行的任一单元格，或单击行号选择一整行。选定需插入行的任一单元格，或单击行号选择一整行。v单击【插入】菜单，选择【行】命令。在当前位置插单击【插入】菜单

20、，选择【行】命令。在当前位置插入一空行，原有的行自动下移。入一空行，原有的行自动下移。v删除或清除行、列删除或清除行、列 步骤操作：步骤操作：v单击想删除的行号（列标），选择一整行（列）。单击想删除的行号（列标），选择一整行（列）。v选择【编辑】菜单中的【删除】命令项。被选择的行选择【编辑】菜单中的【删除】命令项。被选择的行（列）将从工作表中消失，以下各行（列）自动上（列）将从工作表中消失，以下各行（列）自动上（左）移。（左）移。4.2.5 4.2.5 工作表与工作簿的操作工作表与工作簿的操作-1-1v插入或删除工作表插入或删除工作表插入步骤操作：插入步骤操作：v选定当前活动工作表，新的工作表

21、将插入在该工作表选定当前活动工作表，新的工作表将插入在该工作表的前面。的前面。v选择【插入】菜单中的【工作表】命令项。选择【插入】菜单中的【工作表】命令项。删除步骤操作：删除步骤操作：v选定要删除的工作表为当前工作表。选定要删除的工作表为当前工作表。v选择【编辑】菜单中的【删除工作表】命令项。选择【编辑】菜单中的【删除工作表】命令项。4.2.5 4.2.5 工作表与工作簿的操作工作表与工作簿的操作-2-2v重命名工作表重命名工作表 重命名步骤操作：重命名步骤操作：v双击要重新命名的工作表标签，这时该标签双击要重新命名的工作表标签，这时该标签（Sheet3Sheet3）如图所示呈高亮显示，此时工

22、作表标签处）如图所示呈高亮显示，此时工作表标签处于编辑状态。于编辑状态。v在标签上输入新的名称如在标签上输入新的名称如“员工工资表员工工资表”。4.3 4.3 数据处理数据处理v Excel2003Excel2003的的公公式式与与函函数数具具有有非非常常强强大大的的计计算算功功能能，数数据据清清单单具具有有极极强强的的数数据据查查询询、排排序序、筛筛选选、分分类类汇汇总总功功能能，Excel2003Excel2003的的这这些些功功能能为为用用户户分分析析和和处处理理工工作作表表中中的的数数据据提提供供极极大大的的方方便便与与可可靠靠的的依依据。据。4.3.1 4.3.1 使用公式使用公式-

23、1-1v单元格引用：单元格引用用来代表工作表的单元格或单元格单元格引用：单元格引用用来代表工作表的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用数据的位置。单元格引用可分为区域，并指明公式中所使用数据的位置。单元格引用可分为相对引用、绝对引用和混合引用三种。相对引用、绝对引用和混合引用三种。相对引用相对引用 ：相对引用包括单元格相对引用与单元格区域：相对引用包括单元格相对引用与单元格区域相对引用。相对引用。绝对引用绝对引用 ：绝对引用是指单元格的引用不随单元格的位：绝对引用是指单元格的引用不随单元格的位置改变而自动改变。置改变而自动改变。混合引用混合引用 ：相对引用和绝对引用也可以混合使用。：相对引用

24、和绝对引用也可以混合使用。4.3.1 4.3.1 使用公式使用公式-2-2v公式的输入：用户可以在编辑栏中输入公式，也可以在单元公式的输入：用户可以在编辑栏中输入公式，也可以在单元格里直接输入公式。格里直接输入公式。在单元格中输入公式的步骤为：在单元格中输入公式的步骤为：v选择要输入公式的单元格。选择要输入公式的单元格。v在单元格中输入等号和公式。在单元格中输入等号和公式。v按回车键或者单击编辑栏中的输入按钮。按回车键或者单击编辑栏中的输入按钮。当要输入大批相同的公式时，也可以采用前面所将的【当要输入大批相同的公式时，也可以采用前面所将的【自动填充】数据输入方法来向其他单元格输入公式。自动填充

25、】数据输入方法来向其他单元格输入公式。4.3.1 4.3.1 使用公式使用公式-3-3v公式中的运算符公式中的运算符运算符用于对公式中的元素进行特定类型的运算，主要运算符用于对公式中的元素进行特定类型的运算，主要分为算术运算符、文本运算符、比较运算符。分为算术运算符、文本运算符、比较运算符。v文本运算符：只有一个文本运算符：只有一个“&”“&”，用于文本字符连接运算，用于文本字符连接运算 。v算术运算符和比较运算符：算术运算符和比较运算符：算术运算符可以完成基本的数学运算，算术运算算术运算符可以完成基本的数学运算，算术运算符有加（符有加（+）、减（）、减（-）、乘（）、乘（*）、除（）、除（/

26、）、负号）、负号（-）、百分比（）、百分比（%）、乘方（）、乘方（）等。）等。比较运算符比较两个数值并产生逻辑值，即比较运算符比较两个数值并产生逻辑值，即“True”“True”和和“False”“False”二者之一，比较运算符有等二者之一，比较运算符有等于（于（=）、不等于（）、不等于（）、大于（）、大于（）、小于（）、小于（=）、小于等于（）、小于等于（=）。）。4.3.2 4.3.2 使用函数使用函数-1-1v公式中的运算符公式中的运算符用户在做数据分析工作时，常常要进行大量而又繁杂的用户在做数据分析工作时，常常要进行大量而又繁杂的运算，运算，ExcelExcel提供了几百个内部函数。

27、使用这些函数可大提供了几百个内部函数。使用这些函数可大大简化数据运算工作。用户一般使用【插入函数】命令大简化数据运算工作。用户一般使用【插入函数】命令来输入函数。操作步骤如下：来输入函数。操作步骤如下：v选定要输入函数的单元格。选定要输入函数的单元格。v选择【插入】菜单中的【函数】命令项，或单击【常选择【插入】菜单中的【函数】命令项，或单击【常用】工具栏中的【自动求和】按钮，弹出【插入函数用】工具栏中的【自动求和】按钮，弹出【插入函数】对话框。】对话框。4.3.2 4.3.2 使用函数使用函数-1-1v公式中的运算符公式中的运算符用户在做数据分析工作时，常常要进行大量而又繁杂的用户在做数据分析

28、工作时，常常要进行大量而又繁杂的运算，运算，ExcelExcel提供了几百个内部函数。使用这些函数可大提供了几百个内部函数。使用这些函数可大大简化数据运算工作。用户一般使用【插入函数】命令大简化数据运算工作。用户一般使用【插入函数】命令来输入函数。操作步骤如下：来输入函数。操作步骤如下：v选定要输入函数的单元格。选定要输入函数的单元格。v选择【插入】菜单中的选择【插入】菜单中的 【函数】命令项，或单【函数】命令项，或单 击【常用】工具栏中的击【常用】工具栏中的 【自动求和】按钮，弹【自动求和】按钮，弹 出【插入函数】对话框。出【插入函数】对话框。4.3.2 4.3.2 使用函数使用函数-2-2

29、v先在【插入函数】对话框中的【选择类别】列表中选先在【插入函数】对话框中的【选择类别】列表中选择所需函数类型，然后在【选择函数】列表中选择要择所需函数类型，然后在【选择函数】列表中选择要使用的函数，此时列表框的下方会出现关于该函数功使用的函数，此时列表框的下方会出现关于该函数功能的简单提示。如对话框中的【选择类别】列表中选能的简单提示。如对话框中的【选择类别】列表中选择的是【常用函数】类，在【选择函数】列表中选择择的是【常用函数】类，在【选择函数】列表中选择是求和函数是求和函数“SUM”“SUM”。v单击【确定】按钮，这时弹出公式选项对话框，如图单击【确定】按钮，这时弹出公式选项对话框，如图所

30、示。所示。4.3.2 4.3.2 使用函数使用函数-3-3v给函数添加参数。方法是：单击公式选项板中各参数给函数添加参数。方法是：单击公式选项板中各参数框，在其中输入数值、单元格或单元格区域引用等，框，在其中输入数值、单元格或单元格区域引用等，或者用鼠标在工作表中选定区域。参数输入完后，公或者用鼠标在工作表中选定区域。参数输入完后，公式计算的结果将出现在对话框最下方【计算结果】的式计算的结果将出现在对话框最下方【计算结果】的后面。后面。v单击【确定】按钮，计算结果将显示在选择的单元格单击【确定】按钮，计算结果将显示在选择的单元格中。中。4.3.3 4.3.3 建立数据清单建立数据清单 v在在E

31、xcelExcel中，可以通过创建一个数据清单来管理数据。数据中，可以通过创建一个数据清单来管理数据。数据清单是包含相关数据的一系列工作数据行。清单是包含相关数据的一系列工作数据行。建立数据清单的准则建立数据清单的准则-1-1v每个数据清单相当于一个二维表。每个数据清单相当于一个二维表。v一个数据清单最好单独占据一个工作表。如果要在一个工一个数据清单最好单独占据一个工作表。如果要在一个工作表中存入多个数据清单，则各个数据清单之间要有空白作表中存入多个数据清单，则各个数据清单之间要有空白行和空白列分隔。行和空白列分隔。v避免将关键数据放在数据清单的左右两侧，防止在筛选数避免将关键数据放在数据清单

32、的左右两侧，防止在筛选数据清单时这些数据可能被隐藏。据清单时这些数据可能被隐藏。v避免在数据清单中旋转放置空白行和空白列。避免在数据清单中旋转放置空白行和空白列。v数据清单中的每一列作为一个字段，存放相同类型的数据。数据清单中的每一列作为一个字段，存放相同类型的数据。v数据清单的第一行作为一个记录，存放相关的一组数据。数据清单的第一行作为一个记录，存放相关的一组数据。建立数据清单的准则建立数据清单的准则-2-2v在数据清单中的第一行里创建列标志，即字段名。在数据清单中的第一行里创建列标志，即字段名。v不要使用空白行将列标志和第一行数据分开。不要使用空白行将列标志和第一行数据分开。v列标志使用的

33、字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小列标志使用的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写样式，应当与数据清单中其他数据的格式相区别。写样式，应当与数据清单中其他数据的格式相区别。建立数据清单的过程建立数据清单的过程v操作步骤如下：操作步骤如下：选定当前工作簿中的某个工作表来存放要建立的数据清选定当前工作簿中的某个工作表来存放要建立的数据清单。单。在数据清单的第一行，输入各列的标志。在数据清单的第一行，输入各列的标志。输入各记录的内容。输入各记录的内容。设定标题名称和字段名称的字体、格式；设定各字段的设定标题名称和字段名称的字体、格式；设定各字段的宽度；设定数据清单中数据的格式、数据精确度等。

34、最宽度；设定数据清单中数据的格式、数据精确度等。最后，还可以设置整个报表的格式，如边线、颜色等。后，还可以设置整个报表的格式，如边线、颜色等。保存数据清单。保存数据清单。4.3.4 4.3.4 使用记录单操作数据使用记录单操作数据v选择【数据】菜单中的【记录单】命令项，弹出【记录单选择【数据】菜单中的【记录单】命令项，弹出【记录单】对话框，如图所示。】对话框，如图所示。4.3.5 4.3.5 数据排序数据排序v操作步骤如下：操作步骤如下：选定要排序的数据区域。如果是对整个数据清单排序，选定要排序的数据区域。如果是对整个数据清单排序，可以选择需要排序的数据清单中的任一单元格。可以选择需要排序的数

35、据清单中的任一单元格。选择【数据】菜单中的【排序】命令项，弹出【排序】选择【数据】菜单中的【排序】命令项，弹出【排序】对话框。对话框。指定排序的关键字字段名。指定排序的关键字字段名。单击【递增】或【递减】选项，确定排序的方式。单击【递增】或【递减】选项，确定排序的方式。单击【确定】按钮。单击【确定】按钮。4.3.6 4.3.6 数据筛选数据筛选v管管理理数数据据时时经经常常需需要要从从众众多多的的数数据据中中挑挑选选出出符符合合某某种种条条件件的的数数据据。因因此此，筛筛选选是是一一种种用用于于查查找找数数据据清清单单中中数据的快速方法。数据的快速方法。v在在ExcelExcel中中，要要完完

36、成成数数据据的的筛筛选选非非常常容容易易，用用户户可可以以使使用用【自自动动筛筛选选】或或者者【高高级级筛筛选选】两两种种方方法法，这这样样就就要要以以将将那那些些符符合合条条件件的的记记录录显显示示在在工工作作表表中中，而而将将其其他不满足条件的记录从视图中隐藏起来。他不满足条件的记录从视图中隐藏起来。4.3.7 4.3.7 用分类汇总法进行数据统计用分类汇总法进行数据统计v操作步骤如下：操作步骤如下：对需要分类汇总的字段进行排序，从而使相同的记录集对需要分类汇总的字段进行排序，从而使相同的记录集中在一起。中在一起。选定数据清单中的任一单元。选定数据清单中的任一单元。选择【数据】菜单中的【分

37、类汇总】命令项，打开【分选择【数据】菜单中的【分类汇总】命令项，打开【分类汇总】对话框，并设定相应汇总条件。类汇总】对话框，并设定相应汇总条件。单击【确定】按钮，即可得到分类汇总结果。单击【确定】按钮，即可得到分类汇总结果。4.4 数据图表应用数据图表应用v利利用用ExcelExcel提提供供的的图图表表功功能能，将将系系列列数数据据以以图图表表方方式式表表达达，不不仅仅可可以以使使数数据据更更加加清清晰晰易易懂懂，使使数数据据表表示示的的含含义义更更形形象象直直观观，并并且且用用户户可可以以通通过过图图表表直直接接了了解解到到数数据据之之间间的的关关系系和变化趋势。和变化趋势。vExcelE

38、xcel提提供供了了数数十十种种图图表表类类型型，用用户户可可以以选选择择恰恰当当的的方方式式表表达达数数据据信信息息，并并且且可可以以自自定定义图表、设置图表个部分的格式。义图表、设置图表个部分的格式。4.4.1 4.4.1 建立图表建立图表v用用户户使使用用【常常用用】工工具具栏栏中中的的【图图表表向向导导】按按钮钮，或或使使用用【图图表表】工工具具栏栏中中的的【图图表表类类型】按钮都可以创建数据图表。型】按钮都可以创建数据图表。4.4.2 4.4.2 编辑图表编辑图表v图表生成后，可以对其进行编辑，例如制作图表标题、向图图表生成后，可以对其进行编辑，例如制作图表标题、向图表中添加文本、设

39、置图表选项、删除数据系列、移动和复制表中添加文本、设置图表选项、删除数据系列、移动和复制图表等。图表等。选中图表的不同部分选中图表的不同部分设置图表选项设置图表选项改变图表大小改变图表大小移动和复制图表移动和复制图表设置图表区域设置图表区域编辑图表中的元素编辑图表中的元素更改图表中的数据更改图表中的数据 4.5 工作表格设置与打印工作表格设置与打印 v 建建立立好好工工作作表表之之后后，在在确确保保内内容容准准确确无无误误的的前前提提下下，还还应应该该对对工工作作表表进进行行格格式式化化。这这样样可可以以使使工工作作表表中中各各项项数数据据更更便便于于阅阅读读并并使使工工作作表表更更加加美美观

40、观。如如果果想想把把制制作作好好的的工工作作表表按按照照用用户户所所期期望望的的效效果果打打印印出来，还要对工作表进行打印格式设定。出来，还要对工作表进行打印格式设定。4.5.1 4.5.1 设置文本和单元格格式设置文本和单元格格式v具体操作步骤如下：具体操作步骤如下：选定要设置格式的单元格或单元格区域（或文本）。选定要设置格式的单元格或单元格区域（或文本）。单击【格式】菜单，选择【单元格】命令打开【单元格单击【格式】菜单，选择【单元格】命令打开【单元格格式】对话框。该对话框包含数字、对齐、字体、边框、格式】对话框。该对话框包含数字、对齐、字体、边框、图案及保护等六个选项卡，用户可以根据需要选

41、择相应图案及保护等六个选项卡，用户可以根据需要选择相应选项卡下的选项对单元格的格式进行设置。选项卡下的选项对单元格的格式进行设置。单击【确定】按钮或按回车键。单击【确定】按钮或按回车键。4.5.2 4.5.2 调整行高与列宽调整行高与列宽v在对高度要求十分精确时，步骤如下：在对高度要求十分精确时，步骤如下：首先将鼠标指向某行行号下框线，这时鼠标指针变为双首先将鼠标指向某行行号下框线，这时鼠标指针变为双向箭头，表明该行高度可用鼠标拖动方式自由调整。向箭头，表明该行高度可用鼠标拖动方式自由调整。再拖动鼠标指针上下移动，直到合适的高度为止。拖动再拖动鼠标指针上下移动，直到合适的高度为止。拖动时在工作

42、表中有一根横向虚线，释放鼠标时，这根虚线时在工作表中有一根横向虚线，释放鼠标时，这根虚线就成为该行调整后的下框线。类似的，拖动某列列号右就成为该行调整后的下框线。类似的，拖动某列列号右框线可调整列宽。框线可调整列宽。v 如要精确调整行高或列宽可使用如要精确调整行高或列宽可使用【格式】菜单中的【行】（【列】）选项中的【行高】【格式】菜单中的【行】（【列】）选项中的【行高】（【列宽】）命令，在弹出的对话框中输入需要调整的（【列宽】）命令，在弹出的对话框中输入需要调整的值即可。值即可。4.5.3 4.5.3 页面设置页面设置v在在打打印印工工作作表表之之前前，可可根根据据要要求求对对需需要要打打印印

43、的的工工作作表表进进行行一一些些必必要要的的设设置置。这这些些操操作作都都可可通通过过【文文件件】菜菜单单中中的的【页页面面设设置置】命命令令来来完完成成。还还可可以以完完成以下操作成以下操作:设置页面设置页面设置页边距设置页边距 设置页眉或页脚设置页眉或页脚 4.5.4 4.5.4 打印打印v当用户按照设置好了工作表格式以后，选择【文件】菜单中当用户按照设置好了工作表格式以后，选择【文件】菜单中的【打印预览】命令项进入打印预览窗口来预览工作表的打的【打印预览】命令项进入打印预览窗口来预览工作表的打印效果。印效果。v如果用户对在打印预览窗口中所看到的效果非常满意，就可如果用户对在打印预览窗口中所看到的效果非常满意，就可以进行打印输出了。选择【文件】菜单中的【打印】命令项，以进行打印输出了。选择【文件】菜单中的【打印】命令项，弹出【打印】对话框。在【打印】对话框中，根据需要完成弹出【打印】对话框。在【打印】对话框中，根据需要完成相关的设置。单击【确定】按钮。这时，系统将按照所设置相关的设置。单击【确定】按钮。这时，系统将按照所设置的内容控制工作表的打印。的内容控制工作表的打印。