档案管理及物业管理考评培训教材.ppt

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1、物业管理考评标准与规范运作管理 资料管理专题培训资料管理专题培训 授课人：中海物业授课人：中海物业 付红燕付红燕第一节第一节 文件资料档案管理基础知识文件资料档案管理基础知识一、档案的法定概念 二、档案管理工作的基本设施三、组织形式 四、机构及其职能一、档案的法定概念1、概念：国家机关、社会组织或者个人在社 会活动中直接形成的有价值的各种 形式的历史记录。2、档案的价值：凭证价值和参考价值一、档案的法定概念3、档案的基本分类 按产生领域分：按制成材料分：按单位性质分：按形成时期分：二、档案管理的基本设施及注意事项 1、档案室的基本类型 普通档案室、科技档案室、音像档案室、人事档案室、综合档案室

2、、联合档案室、档案信息中心。我们国家的档案室分为三类：国家档案室、部门档案室、企事业单位及其他社会组织单位档案室。二、档案管理的基本设施及注意事项 2、档案工作的基础设施1）有专门的库房，并到档案库、阅览室与办公分开2）有充足且规范的档案箱柜，条件好的单位配置有密集架、底图柜等3）有照相机、录音机、复印机、计算机、打印机、装订机、档案装订机等工具4）有空调、抽湿机、温湿度计，且要达到国家标准5）档案室要安装防盗门窗，配置灭火器等消防设施二、档案管理的基本设施及注意事项 存放档案的基础设施密集柜底图柜二、档案管理的基本设施及注意事项 3、档案室的布局1）档案室用房一般要求档案库房、办公室、阅览室

3、分开2）平房做档案室的，位置在办公室附近，要高于周边地势3）楼房做档案室的，一般不要安排在顶楼或楼两侧4）档案室要远离卫生间、洗刷间、热水房等5）使用计算机管理的，一般计算机应该放在办公室二、档案管理的基本设施及注意事项 4、档案室的防护措施1）要在明显处标识“严禁烟火”警示牌2）档案库房应采用低紫外线及散热良好之照明设备；3）灭火器要放在方便取放的地方4）档案室要备手电筒，一备停电的时候使用，严禁明火照明二、档案管理工作的基本设施5）档案室温度一般控制在1424度之间，相对湿度为50%65%6）档案库房要有两层窗帘，避免阳光直射档案7）档案柜的摆放应与窗户垂直8）档案室要安装防盗门窗，要安全

4、保管钥匙三、档案工作的八大要素1、档案的收集 是档案室对本单位归档案卷的接收，对先行机关或者撤消机关移交档案的接收，对流散在社会上的相关档案的收集等等，化分散为集中，才便于保管和利用。2、档案的整理 是将零散的文件分门别类地组成档案有机体的一项工作，包括分类、立卷、案卷的排列、案卷目录的编制等一系列的工作程序。三、档案工作的八大要素3、档案的鉴定 是指档案保存价值的鉴定。是鉴别档案价值的大小、确定保管期限，决定档案存毁的一项工作。淘汰档案中无用的部分，才便于保存和利用。4、档案的保管 是保存档案的安全，延长档案寿命的工作。三、档案工作的八大要素5、档案的统计 是以表格的数字的形式全面反应档案、

5、档案工作和档案事业状况，包括档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用情况，以及档案机构、人员、经费、设备的登记和统计。是档案部门了解情况、总结经验、进行决策、制订计划的依据。三、档案工作的八大要素6、档案的检索 又称档案编目，是对档案内容和形式进行分析、选择、浓缩和记录，并按照一定次序编排成为各种目录的工作程序。档案的目录包括检索性目录，如案卷目录、分类目录、专题目录、主题目录、人名目录等；还有就是介绍性目录，如档案室指南、全宗指南、专题指南等。主要是解决不断增加的档案量的检索问题。三、档案工作的八大要素7、档案的利用 又称为档案信息输出，是通过许多信息输出渠道和媒介，将档案信息传递给利用者的

6、工作过程。把死档案变成活信息。8、档案的编研 是指档案管理人员对档案资料的编辑和研究工作。将信息浓缩化、系统化、便于不同利用对象的利用。四、档案保管相关表格的编制方法1、档案管理保管期限表的编制要求1）符合企业档案的实际情况，内容全面，针对性强2）保管期限档次清楚，跨度得当3）便于查用4）与通用的、专门的、专业系统的档案保管期限表保持一致四、档案保管相关表格的编制方法2、档案管理保管期限表的编制步骤1）熟悉档案，了解工作情况2）排列条款，草拟保管期限表3）征求意见，修正草稿4）领导审批，颁发执行四、档案保管相关表格的编制方法3、制订档案销毁制度1）必须是经过严格的鉴定程序确认失去保存价值的档案

7、2）销毁档案必须以全宗为单位编制“档案销毁清册”，写出销毁档案报告，报请主管机关批准，不得擅自销毁资料。3）对已经批准销毁的档案，如无特殊情况，一般可以存放一段时间再进行销毁。4）销毁档案，应派两名以上人员监督销毁，并在“档案销毁清册”上签名盖章，注明“已销毁”字样及销毁时间、地方、方式。5）销毁档案数量较大，要送给指定的工作进行监督销毁，严禁出卖或改为它用。6）“档案销毁清册”及批准手续，要归入相关的全宗卷进行保存。五、掌握档案管理的单位1、档案整理的单位 档案以单份文件构成，把单份文件组合成案卷称为卷宗（或组卷）。2000年国家档案局颁布归档文件整理规则，文书立卷改革在全国迅速推广，其中最

8、根本的一点就是把传统意义上的“卷”改为“件”。五、掌握档案管理的单位1）卷案 是由来源、时间、内容和外形上互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位。一个案卷包括案卷封面、卷内文件目录（归档文件目录）、卷内文件（卷案正文实体内容）、卷内备考表等组成部分。五、掌握档案管理的单位2）件一般以每份文件为一件，其中需要注意的是：正文与定稿为一件，定稿过厚不易装订的，可各为一件；重要文件（法律法规等）的正本与历次修改稿可为一件或各为一件；正文与附件为一件；正文与重要文件、处理单、发文稿头纸、签批条等为一件；转发文与被转发文为一件；报名、名册、图册等按其原来的装订方式，一册为一件；来文与复文

9、为一件；五、掌握档案管理的单位2、好处1）减轻了工作量，避免了复杂烦琐的组卷过程；2）分类方法固定为年限、保管期限、机构，并允许各单位按照自己实际情况组合及简化分类层次；3）文件排列方法灵活，便于查阅，利于保密；第二节第二节 文档管理在物业管理中的运用文档管理在物业管理中的运用一、物管行业文档管理现状二、物管行业档案类型三、物管行业档案管理的重要性 一、物管行业文档管理现状1、档案类型 纸质、胶片、磁带、光盘、实物档案等 2、档案管理工作的基本设施1）档案库房、阅览室、办公室三合一2）有档案箱柜，条件好的单位配置有密集架、底图柜等3）有照相机、录音机、复印机、计算机、打印机、档案装订机等工具4

10、）有空调、抽湿机、温湿度计，且要达到国家标准5）档案室要安装防盗门窗，配置灭火器等消防设施一、物管行业文档管理现状一、物管行业文档管理现状二、物管行业档案类型1、设备档案管理 1）文字资料 2）图纸资料 3）电脑管理资料 4）音像资料 5）现场管理标识资料二、物管行业档案类型二、物管行业档案类型2、业户资料管理1）将写在“楼层号、房号”的标贴纸贴在档案封面上。2）将业户的有关资料存放在相应的档案内。3）将业户的档案袋楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内4）按档案盒（夹）内的各业户的档案排列顺序将档案有关内容登记在业户档案目录内，内容包括：业户姓名、地址、收楼时间、面积等栏目。二、物管行

11、业档案类型 5）业户档案的跟踪 当发生一列情况变化时，档案员应将变化情况记录在业户档案中；a）通讯电话联络方式发生变化或业户更替时；b）业户发生二次装修时；业户档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报部门经理批准，经档案员办理登记手续方可查阅。业户档案应永久保存。相关工作人员须将各业户资料输入电脑软件进行管理。二、物管行业档案类型3、环境档案管理 1）辖区植物品种及习性 2）清洁用品样本制 3）特殊工种的资质、上岗证以及其他 4）杀虫、洗水池等特殊工序的相关资料 二、物管行业档案类型4、物业公司档案管理 1）公司制度 2）合同 3）员工档案管理 4）上岗证书 。三、物管行业档案管理的重要性1、合法经营，规范管理2、存留原始记录，便于追溯3、便于总结分析，指导实际工作第三节第三节 物业管理示范考评资料管理物业管理示范考评资料管理一、档案资料装桢及目录的制作要点二、考评标准解释三、实战临场发挥四、其他注意事项 http:/Tel:85585689、85583084、85585881，Fax：85583084Address:体育西路1-3号峰源大厦附楼608房