时间管理——如何走在时间的前面.ppt

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1、19 五月 2023时间管理时间管理如何走在如何走在时间的前面时间的前面第一章：职业人士必须学会时间管理第二章：对你的时间管理现状作出评估第三章：对时间进行计划第四章：分清任务的轻重缓急第五章：时间管理的技巧课程内容职业人士必须学会时间管理认识时间：时间尺游戏你的时间足迹在哪里？游戏的思考认识时间时间仅仅是：时间仅仅是：u太阳、月亮的运行规律、日晷、沙漏？太阳、月亮的运行规律、日晷、沙漏？u机械表、电子石英表上的指针和数字？机械表、电子石英表上的指针和数字？对于个人而言：对于个人而言：n人生就是时间，时间是不存在的，只有经历（个人人生就是时间，时间是不存在的，只有经历（个人的时间足迹）是存在的

2、；的时间足迹）是存在的；n能够把握住时间的价值，就是把握了人生的价值能够把握住时间的价值，就是把握了人生的价值职业人士必须学会时间管理时间管理的历程用 完consume用 好utilize用 对right什么是时间管理u可以改变的才适合管理；可以改变的才适合管理；u时间本身不能改变也不能管理（自然规律）；时间本身不能改变也不能管理（自然规律）；u可以改变的是自己的思想、行为、习惯可以改变的是自己的思想、行为、习惯最有最有效的是改变思想。效的是改变思想。u时间管理其实是：时间管理其实是：资源管理资源管理自我行为的管理自我行为的管理提高时间资源的使用效率提高时间资源的使用效率职业人士必须学会时间管

3、理时间是怎样被浪费的？u时间浪费是隐性浪费时间浪费是隐性浪费u时间浪费的常见表现形式：时间浪费的常见表现形式：时间缺乏计划性时间缺乏计划性习惯性的拖拉习惯性的拖拉嘴上的时间浪费嘴上的时间浪费不会拒绝不会拒绝喜欢包揽一切喜欢包揽一切不给危机预防处理留有时间不给危机预防处理留有时间时间浪费职业人士必须学会时间管理学习时间管理的意义u时间管理是职业成功的源泉时间管理是职业成功的源泉u适应快鱼吃慢鱼的社会适应快鱼吃慢鱼的社会u提升自我面对变化的能力提升自我面对变化的能力u增加给自己增加给自己“充电充电”的时间的时间u增加放松自己的时间增加放松自己的时间职业人士必须学会时间管理第一章：职业人士必须学会时

4、间管理第二章：对你的时间管理现状作出评估第三章：对时间进行计划第四章：分清任务的轻重缓急第五章：时间管理的技巧课程内容对你的时间管理现状作出评估小测试：你浪费时间的情况严重吗？ABCD1、为了避免对棘手的难题采取行动，管理者要寻找理由和借口、为了避免对棘手的难题采取行动，管理者要寻找理由和借口2、为令困难的工作能被执行，对执行者下压力是非常必要的、为令困难的工作能被执行，对执行者下压力是非常必要的3、管理者采取折中办法以避免造成不愉快是一件困难的工作、管理者采取折中办法以避免造成不愉快是一件困难的工作4、管理者经常遭遇太多的足以妨碍完成重大任务的干扰与危机、管理者经常遭遇太多的足以妨碍完成重大

5、任务的干扰与危机5、当被迫从事一项不愉快的决策时，管理者要避免直截了当的、当被迫从事一项不愉快的决策时，管理者要避免直截了当的 答复答复6、管理者对重要行动计划的跟踪工作没有必要予以重视、管理者对重要行动计划的跟踪工作没有必要予以重视7、管理者可以强行命令他人执行不愉快的工作、管理者可以强行命令他人执行不愉快的工作8、管理者可以将重要工作安排在下午、夜里或带回家处理、管理者可以将重要工作安排在下午、夜里或带回家处理9、管理者因工作难题会经常出现过分疲劳、紧张、泄气等状态、管理者因工作难题会经常出现过分疲劳、紧张、泄气等状态10、在着手完成一件艰难的工作之前，管理者喜欢整理桌上的物、在着手完成一

6、件艰难的工作之前，管理者喜欢整理桌上的物 品品A：极表同意；B：略表同意；C：略表不同意；D：极表不同意时间用家类型时间用家类型+-散漫型散漫型浪费型浪费型高效型高效型失控型失控型时间太多，时间太多，无从打发无从打发有效工作时有效工作时间太少间太少高效利用时高效利用时间，甚至可间，甚至可以有效支配以有效支配他人的时间他人的时间甚少有自己甚少有自己支配的时间支配的时间对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估分析前的准备：分析前的准备：1、接受、接受“时间有价时间有价”的观念的观念时间经济价值：收入时间经济价值：收入时间时间，如，如年收入年收入365天天2、养成、养成记录时间记录时间的的

7、习惯习惯对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估个人评估时间管理的步骤：个人评估时间管理的步骤：1、纪录、纪录8：009：0010：00工作项目工作项目工作等级工作等级工作结果工作结果对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估2、绘制时间效率曲线、绘制时间效率曲线每天时段效果很差稍差普通佳极佳07：0007：5908：0008：5909：0009：5922：0022：5923：0023：59时间：200年月日至200年月日对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估3、评估时间分配状况、评估时间分配状况案例：某分公司总经理的时间分配状况（作业时间分析）案例：某分公司总经

8、理的时间分配状况（作业时间分析）2002年我们对下属某分公司总经理某周一的时间分配进行了年我们对下属某分公司总经理某周一的时间分配进行了实地调查，并作出分析和评估。实地调查，并作出分析和评估。他在这一天的工作任务是：他在这一天的工作任务是：u制定一周工作计划制定一周工作计划u进行质量控制进行质量控制u工作会议工作会议u电话电话u接待供应商的拜访接待供应商的拜访u检查下属的工作状况检查下属的工作状况u处理员工纠纷处理员工纠纷对你的时间管理现状作出评估 时间分配工作项目预测实际时间比例时间比例1、制定工作计划1801202、进行质量控制48303、工作会议721204、电话24425、接待供应商拜

9、访24506、检查下属工作24307、处理员工纠纷2408、午餐24209、其它60100总计480512某分公司总经理周一的时间评估表对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估4、分析、分析分析提示之一：分析提示之一：u时间使用率是多少？时间使用率是多少？u你工作时间的工作内容与工作目标是否相符？有多少你工作时间的工作内容与工作目标是否相符？有多少工作项目是与工作目标不相符的？在你的工作中，例行工作项目是与工作目标不相符的？在你的工作中，例行性、作业性工作占多大比例？性、作业性工作占多大比例？u你这一周可支配的自由时间有多长？在什么时候？你这一周可支配的自由时间有多长？在什么时候？u

10、你不可支配的时间有多长？在什么时候？你不可支配的时间有多长？在什么时候？u你被干扰的时间有多长？这些干扰的来源是什么？依你被干扰的时间有多长？这些干扰的来源是什么？依重要程度来说，那一项干扰对你最有影响？重要程度来说，那一项干扰对你最有影响？u你认为应采取什么行动，才能减少或控制干扰？你认为应采取什么行动，才能减少或控制干扰？对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估4、分析、分析分析提示之二：分析提示之二：u何何时时工作工作时间时间效率最高？效率最高？u何地做何工作何地做何工作时间时间效率最高？效率最高？u领导领导性工作与管理性工作、管理性工作与事性工作与管理性工作、管理性工作与事务

11、务性工作、工作与休息等性工作、工作与休息等时间时间比例各是多少？比例各是多少？这这种种比例是否合理？比例是否合理？对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估5、改进、改进职业人士反省自己一天的时间浪费需要自问的职业人士反省自己一天的时间浪费需要自问的10个问题：个问题：u今天有哪些事是在不适当的时间内做的？今天有哪些事是在不适当的时间内做的？u今天在哪一段时间着手进行最重要的工作？今天在哪一段时间着手进行最重要的工作？u今天最具工作效率的是哪一段时间？今天最具工作效率的是哪一段时间？u今天最不具工作效率的是哪一段时间？今天最不具工作效率的是哪一段时间？u今天工作过程中最大的干扰是什么？

12、今天工作过程中最大的干扰是什么？u今天最严重的三个时间使用误区是什么？今天最严重的三个时间使用误区是什么？u今天做了哪些不必要的事？今天做了哪些不必要的事？u今天做了哪些不需要亲自做的事？这些事可以授权给谁去做？今天做了哪些不需要亲自做的事？这些事可以授权给谁去做？u今天花费了多少时间做重要的事？花费了多少时间做不重要的事今天花费了多少时间做重要的事？花费了多少时间做不重要的事？u今天花费了有哪些事情本来应该花费更多的时间去做？今天花费了有哪些事情本来应该花费更多的时间去做？对你的时间管理现状作出评估第一章：职业人士必须学会时间管理第二章：对你的时间管理现状作出评估第三章：对时间进行计划第四章

13、：分清任务的轻重缓急第五章：时间管理的技巧课程内容对时间进行计划什么是正确的目标1、人不能失去目标、人不能失去目标2、目标的种类、目标的种类u为什么为什么u干什么干什么u怎么干怎么干99%的管理活动的失败都与事先没有计划或的管理活动的失败都与事先没有计划或计划错误有关。计划错误有关。美国管理学家德鲁克美国管理学家德鲁克对时间进行计划什么是正确的目标3、正确目标的标准、正确目标的标准SMART原则原则Specific 明确具体的明确具体的Measurable 可衡量评估的可衡量评估的Attainable 可达成的可达成的Realistic 现实可行的现实可行的Timed 有时间限制的有时间限制的

14、人生终极目标人生终极目标长期目标长期目标长期目标长期目标短期目标短期目标短期目标短期目标每日目标每日目标每日目标每日目标中期目标中期目标中期目标中期目标10年以上年以上5至至10年年1至至5年年每天每天2至至5个目标个目标什么是正确的目标目标金字塔4、做一个目标导向的人、做一个目标导向的人对时间进行计划什么是科学的计划u科学的计划是可操作性的科学的计划是可操作性的u科学的计划是分步骤的科学的计划是分步骤的u科学的计划是具有灵活性的科学的计划是具有灵活性的对时间进行计划怎样做好时间计划任务待办单法对时间进行计划1、任务待办单、任务待办单有效的时间计划方法有效的时间计划方法今日待办事项任务类型完成

15、者完成情况备注122、怎样填写任务待办单、怎样填写任务待办单u首先列出计划中今天要完成的工作；首先列出计划中今天要完成的工作；u其次，把这些事情按紧迫程度分成其次，把这些事情按紧迫程度分成ABC三类；三类；pA类：必须要在两个小时内完成类：必须要在两个小时内完成pB类：必须在当天完成类：必须在当天完成pC类：三天之内要完成类：三天之内要完成怎样做好时间计划对时间进行计划3、填写任务待办单的注意事项、填写任务待办单的注意事项u明确每天工作任务中的重点任务明确每天工作任务中的重点任务u在高效率时间段安排高价值的活动在高效率时间段安排高价值的活动p百灵鸟型百灵鸟型p猫头鹰型猫头鹰型p混合型混合型u注

16、意平衡性和交替性注意平衡性和交替性u注意连续出现的工作任务注意连续出现的工作任务u把任务待办单变成自己的习惯！把任务待办单变成自己的习惯！怎样做好时间计划对时间进行计划团队时间计划方法简介u工作任务分解结构（工作任务分解结构（WBS）u甘特图甘特图u网络图网络图工作任务工作任务分解结构分解结构甘特图甘特图网络图网络图对时间进行计划制定时间计划的基本步骤确定目标确定目标列出途径列出途径选定最佳途径选定最佳途径将途径转化时间安排表将途径转化时间安排表执行时间安排表执行时间安排表调整时间安排表调整时间安排表对时间进行计划第一章：职业人士必须学会时间管理第二章：对你的时间管理现状作出评估第三章：对时间

17、进行计划第四章：分清任务的轻重缓急第五章：时间管理的技巧课程内容找出最重要的事分清任务的轻重缓急 80%的价值来自20%的因子;其余20%的价值来自80%的因子。-意大利经济学家兼社会学家维弗列度.柏瑞图80/20法则80/20 举 例 说 明80%的结果来自投入的20%的时间80%的价值集中在20%的项目上80%的销售额是源自20%的顾客80%的工作失误来自20%的管理不当80%的看报时间都花在20%的版面80%的病假来自20%的员工分清任务的轻重缓急区分事情重要与否的标准u能直接为实现目标服务能直接为实现目标服务u能为实现目标创造条件能为实现目标创造条件u能为预防危机服务能为预防危机服务分

18、清任务的轻重缓急时间管理矩阵重重 要要 性性急急 迫迫 性性重重 要要不紧急不紧急不重要不重要不紧急不紧急重重 要要紧紧 急急不重要不重要紧紧 急急分清任务的轻重缓急时间管理矩阵u第一优先：做第一优先：做“重要且紧迫重要且紧迫”的事的事u第二优先：做第二优先：做“重要但不紧迫重要但不紧迫”的事的事u第三优先：做第三优先：做“不重要但紧迫不重要但紧迫”的事的事u第四优先：做第四优先：做“不重要也不紧迫不重要也不紧迫”的事的事时间管理矩阵告诉我们正确的做事顺序是：时间管理矩阵告诉我们正确的做事顺序是：分清任务的轻重缓急时间管理矩阵重重 要要 性性急急 迫迫 性性重重 要要不不 紧紧 急急（多做）（

19、多做）不不 重重 要要不不 紧紧 急急（不做）（不做）重重 要要紧紧 急急（快做）（快做）不不 重重 要要紧紧 急急（授权做）（授权做）分清任务的轻重缓急举 例 说 明紧紧 急急不紧急不紧急重重 要要不重要不重要 干扰、电话干扰、电话 信件、报告信件、报告 会议会议 迫在眉睫的事迫在眉睫的事 符合别人期望的事符合别人期望的事 做规划、计划做规划、计划 人际关系的建立人际关系的建立 准备工作准备工作 预防措施预防措施 提升自己的能力提升自己的能力 抓住新机会抓住新机会 忙碌琐碎的事忙碌琐碎的事 广告函件广告函件 电话电话 逃避性活动逃避性活动 闲聊天闲聊天 紧急状况紧急状况 迫切的问题迫切的问题

20、 限期完成的工作限期完成的工作 计划好的会议计划好的会议分清任务的轻重缓急如何把一篮核桃放入一罐米里面？思 考：分清任务的轻重缓急总结：如 何 处 理 高 价 值 活 动让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。做琐碎的小事。坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。的结果。设定最后期限，合理安排事情的进展。设定最后期限，合理安排事情的进展。将大项目分解，逐步完成。将大项目分解，逐步完成。高效运用自己的黄金时段高效运用自己的黄金时段奖励自己，始终保持积极进取的态度。奖励自己，始终保持积极进取的态度

21、。分清任务的轻重缓急授权或分派出这些活动，节约自己的时间。授权或分派出这些活动，节约自己的时间。降低自己的标准，不要追求完美。降低自己的标准，不要追求完美。学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。将它们汇总，集中时间处理。将它们汇总，集中时间处理。做正确的事比正确地做事更重要！做正确的事比正确地做事更重要！总结：如 何 处 理 低价 值 活 动分清任务的轻重缓急第一章：职业人士必须学会时间管理第二章：对你的时间管理现状作出评估第三章：对时间进行计划第四章：分清任务的轻重缓急第五章：时间管理的技巧课程内容技能一：学会授权的技巧u授权不是参与授权不是参与u授权不是弃

22、权授权不是弃权u授权不是授责授权不是授责u授权不是代理职务授权不是代理职务u授权不是工作分工授权不是工作分工技能一：学会授权的技巧u目的明确目的明确u因事授权，视能授权因事授权，视能授权u不能重复授权不能重复授权u权与责相对应权与责相对应u逐级授权逐级授权u单一隶属授权单一隶属授权u适度授权适度授权u良好的沟通良好的沟通u充分的信任和有效的控制充分的信任和有效的控制授权的主要原则：授权的主要原则：技能二：怎样拒绝外界的干扰u用制度拒绝干扰用制度拒绝干扰u拒绝之前要倾听对方拒绝之前要倾听对方u拒绝之前不要使用挡箭牌拒绝之前不要使用挡箭牌u拒绝时保持和颜悦色拒绝时保持和颜悦色u拒绝的态度要坚决拒绝

23、的态度要坚决u拒绝中要争取主动拒绝中要争取主动u拒绝时要避免争吵拒绝时要避免争吵u拒绝时对事不对人拒绝时对事不对人u拒绝后提出建设性的意见拒绝后提出建设性的意见u可以安排专人拒绝外界的干扰可以安排专人拒绝外界的干扰技能三：会议时间的管理技巧1、会前准备：、会前准备：u确定会议的必要性确定会议的必要性u确定会议目标确定会议目标u确定会议议题确定会议议题u确定会议参加者确定会议参加者u选择会议地点选择会议地点u准备必要的会议设备准备必要的会议设备技能三：会议时间的管理技巧2、进行会议：、进行会议：u宣布会议开始的技巧宣布会议开始的技巧u会议进行中的主持会议进行中的主持u处理会议过程中的问题处理会议

24、过程中的问题p消极情绪消极情绪p两派意见对立两派意见对立p全体保持沉默全体保持沉默p有人打岔有人打岔你的会议有效程度如何你的会议有效程度如何一点也没有一点也没有 稍微有点稍微有点 很有效很有效1、议议程表是否程表是否发发送及送及时时以保以保证证出席？出席？123452、议议程程顺顺序安排合理序安排合理吗吗？123453、给给每一每一细细目安排的目安排的时间时间充足充足吗吗？123454、会、会议议室布置合适室布置合适吗吗？123455、适当的人、适当的人员员参加会参加会议吗议吗？123456、会、会议议按按时时开始开始吗吗？123457、与会者知道他、与会者知道他们为们为什么被邀什么被邀请吗请

25、吗？123458、理解会、理解会议议目目标吗标吗？123459、每、每项议项议程程细细目的目目的目标标清楚清楚吗吗？1234510、会、会议议按按计计划划进进行且不允行且不允许许离离题吗题吗？1234511、所有与会者均得以参加、所有与会者均得以参加吗吗？1234512、与会者相互聆听、与会者相互聆听吗吗？1234513、领导领导强强调调控制控制吗吗？1234514、会、会议议是一种是一种积积极向上的气氛极向上的气氛吗吗？1234515、会、会议议按按时结时结束束吗吗？1234516、会、会议议和行和行动细动细目形成文件并分目形成文件并分发发了了吗吗？1234517、会、会议议是是对时间对时间

26、有价有价值值地利用地利用吗吗？123453、使用会议检查表：、使用会议检查表：技能四：高效的文件管理技巧u敢于扔掉废旧文件敢于扔掉废旧文件u分门别类管理文件分门别类管理文件u不要积压文件不要积压文件u不放无关物件，物品放在固定位置不放无关物件，物品放在固定位置u让文件在面前只流通一次让文件在面前只流通一次u下班前收拾办公室下班前收拾办公室技能五：电话的时间管理技巧u快速拨号，电话录音快速拨号，电话录音u派人接电话派人接电话u只做简短交流（长话以只做简短交流（长话以E-mail代替）代替）u考虑在重要时间内停接电话考虑在重要时间内停接电话u每一通电话都有明确的目的每一通电话都有明确的目的u聆听仔细聆听仔细u电话旁备存电话纪录电话旁备存电话纪录u养成集中使用电话的习惯养成集中使用电话的习惯技能六：学习的时间管理技巧u学习速度与学习效果同样重要学习速度与学习效果同样重要u要学会对自己的学习进行规划要学会对自己的学习进行规划u学会选择还要善于放弃学会选择还要善于放弃u要保持强烈的好奇心和想像力要保持强烈的好奇心和想像力u要善于提问要善于提问u要独立思考要独立思考技能六：学习的时间管理技巧思维理解沟通活知识知知识识系系统统树树处于分散状态的知识是没有力量的！