时间管理培训讲义[001].ppt

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1、19 五月 2023时间管理培训讲义时间管理培训讲义001请闭目60秒思考这个问题如果您的余生只剩下3天,您会做哪3件事情?XIASHXIASH 下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答只需回答“Yes”Or“No”。1.你通常工作很长时间吗？你通常工作很长时间吗？2.你通常把工作带回家吗？你通常把工作带回家吗？3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？你感到很少花时间去做你想做的事吗？4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？感？5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作即使没有出现严

2、重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？有很多压力？6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7.你时常在做重要工作时被打断吗？你时常在做重要工作时被打断吗？8.8.你在办公室用餐吗？你在办公室用餐吗？9.9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10.10.你时常把工作拖到最后一刻，然后很努力地去做完它你时常把工作拖到最后一刻，然后很努力地去做完它？11.11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12.12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？你总是感到需要做一

3、些事情而保持繁忙吗？13.13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14.14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？你常无暇阅读与工作有关的书籍？15.15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？标一致的大事？16.16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？未来？总结你的时间掌控12-1612-16“yes”“yes”救命！你在时间管理上需改进8-128-12“yes”“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南4-84-8“yes”

4、“yes”可以！方向正确，但需要提高冲劲0-40-4“yes”“yes”恭喜！坚持并保留你的方法因为我不知道因为我不知道究竟什么对我最重要，究竟什么对我最重要，所以每件事好像都很重要。所以每件事好像都很重要。因为每件事好像都很重要因为每件事好像都很重要所以我不得不每件事都做。所以我不得不每件事都做。有些人看到我每件事都做，有些人看到我每件事都做，所以，他们期望我什么都做。所以，他们期望我什么都做。每件事都做让我非常忙碌，每件事都做让我非常忙碌，所以我没有时间去考虑，所以我没有时间去考虑，究竟什么对我最重要。究竟什么对我最重要。忙忙 人人 的的 告告 白白XIASHXIASH时间管理不是什么?时

5、间本身不是问题.因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多；所以时间管理的问题本身不在于时间时间,而是在于自己如何善用及分配善用及分配你自己的时间。XIASHXIASH时间管理是什么?时间管理就是自我管理；自我管理即是改变习惯,以使自己更富绩效,更富效能；把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很对地做完,叫做效能时间管理就是事前的规划或长期的计划事前的规划或长期的计划。XIASHXIASH时间管理的误区工作缺乏计划；组织工作不当组织工作不当；时间控制不够；整理整顿不足；进取意识不强；忙了就好忙了就好；时间管理能有多大用；身不由己身不由己；江山易改、习惯难移。XIASHXIASH人,为何安于现状?为

6、何你我都不满意现状,但又想安于现状？1.1.无奈；无奈；2.2.不确定改变之后会更好；不确定改变之后会更好；3.3.因为现状是你我最熟悉的。因为现状是你我最熟悉的。当你开始不满于现状时,表示会有新的事物发生在你的身上但是要用对“新的思考方式”XIASHXIASH12点连线（笔不能离纸，折笔为一笔，只能划五笔将12个点连接起来。起笔和落笔汇合一处）思维游戏条件：准备一把条件：准备一把60格长的软尺，表明你格长的软尺，表明你2080岁的岁的时间，每一格是一年。时间，每一格是一年。1.6080岁岁 20年是老年时间，剪去年是老年时间，剪去20格，剩下格，剩下40年年黄金时间；黄金时间；2.睡眠每天睡

7、眠每天8小时，小时，40年睡眠年睡眠13年，剩下年，剩下27年；年；3.早、中、晚三餐包括周六、日闲聊活动，每天平早、中、晚三餐包括周六、日闲聊活动，每天平均均2.5小时，小时，40年用掉年用掉4年，剩下年，剩下23年；年；剪时间XIASHXIASH4.用于交通时间平均每天用于交通时间平均每天2小时，小时，40年用掉年用掉3年，剩年，剩下下20年；年；5.用于打电话、找东西每天用于打电话、找东西每天1小时，小时，40年用掉年用掉1年，年，剩下剩下19年；年；6.每天看电视的时间每天看电视的时间3小时，小时，40年用掉年用掉5年，剩下年，剩下14年；年；剪时间游戏XIASHXIASH7.每天用于

8、娱乐、锻炼、听音乐，如果周六、日花每天用于娱乐、锻炼、听音乐，如果周六、日花在娱乐、购物上，平均每天在娱乐、购物上，平均每天3小时，小时，40年用掉年用掉5年，年，剩下剩下9年；年；8.每天刷牙、洗脸、个人清洁、化妆、看报用每天刷牙、洗脸、个人清洁、化妆、看报用1小小时，时，40年用掉年用掉1年，剩下年，剩下8年；年；9.如果一年有如果一年有10天休假，天休假，40年用掉年用掉1年；如果无法年；如果无法集中在工作上集中在工作上1小时，小时，40年用掉年用掉1年，两项合计大约年，两项合计大约2年，剩下年，剩下6年。年。XIASHXIASH结论：结论：人的一生可能只有人的一生可能只有6年年用于工作

9、，合计用于工作，合计52560小时。小时。XIASHXIASHXIASHXIASH时间价值分析年薪（元）每天价值小时价值分钟价值45000186.0026.600.4455000227.3032.500.5465000268.6038.400.6485000351.2050.200.84100000413.2059.000.98XIASHXIASH时间价值分析出租车司机（北京）销售经理副总经理时间价值每月份钱4500元假如每月绩效目标是销售额100万元每月绩效目标1000万元每天的价值司机不休周末，每天150元，加变动费用总计250元扣除每月8天的休息日，每天的绩效目标是4.545万元每天45

10、.45万元每小时的价值一天一般工作12小时，每小时21元以国家规定每天8小时上班时间计，每小时5682元每小时5.682万元每10分钟的价值3.5元950元9500元XIASHXIASH时间清单分析9:30-10:009:00-9:308:30-9:00原因浪费超时实际用时计划用时活动事项时间XIASHXIASH工作清单分析原因无计划时间延误浪费实际时间计划时间工作事项XIASHXIASH工作紧急性分析不紧急不很紧急紧急非常紧急工作事项XIASHXIASH工作重要性分析不重要不很重要重要非常重要工作事项XIASHXIASH高效益活动分析高效益活动排序所需时间排序必要程度排序目标（职务）贡献排序

11、活动XIASHXIASH授权分析必须授权没有授权的原因应该授权可以授权不应授权工作事项XIASHXIASH会见分析经常要见但并不是每日必见的人不定时间但是必须经常会见的人会见不经常往来的人不速之客延误时间每日必须会见的人原因分析实际会见时间计划会见时间会见人会见分类XIASHXIASH会议分析原因分析会议必要性评估实际用时计划用时会议名目日期XIASHXIASH公出分析实际用时原因分析计划用时公出必要性评估事由日期时间大盗14.缺乏个人管理。7.工作搁置；13.不会说“不”；6.职责不明确；12.拖延；5.无效沟通；11.想干得事太多；4.无效授权或不授权；10.经常救火；3.条理不清；9.没

12、有计划；2.无效会议；8.不速之客；1.电话干扰；时间管理的演进个人管理以生活重心为导向！第四代时间管理行事强调优先次序，依据轻重缓急将有限的时间与精力加以合理分配，最终实现高效。第三代时间管理强调行事日程表，反映时间管理已开始注重规划第二代时间管理着重利用便条和备忘录，在忙碌中调配时间与精力第一代时间管理XIASHXIASH时间平衡模型图时间平衡家人朋友别人的承认和赞许事业福利财富身体健康，合理饮食适当休息，休闲娱乐信仰，爱情哲学思考实现自我价值追问未来工作人际关系健康慎思一 目标法则什么叫目标设定？目标即为个体所追求的东西东西。设定目标意味着自觉地遵循某一方针方针、朝着某一方向行动。不愿为

13、自己设定目标的原因v1.恐惧恐惧。怕万一达不到怎么办？会有失败感觉；v2.无此意愿无此意愿。为何要设定目标，每天过得好好的就可以了；v3.误将行动当成就误将行动当成就。每天忙来忙去，好像很有成就感；其实行动不等于成就，有结果才算有成就。目标法则目标刺激我们奋勇向上 制定目标的SMART原则具体的（Specific）可衡量的（Measurable）可达到的（Attainable）相关的（Relevant）基于时间的（Time-based）目标法则哈佛大学的研究终未状态(25年后)初始状态(25年前)数量比例生活在社会的最底层，生活过得极不如意。没有目标27%27%生活在社会的中下层,虽衣食无忧,

14、但亦无突出成就。目标模糊60%60%生活在社会的中上层，生活稳步上升，成为各行各业不可或缺的专业人才。有清晰但比较短期的目标10%10%几乎都成为社会各界顶尖成功人士。有清晰且长远的目标3%3%目标法则分解目标的方法（剥洋葱法）终极目标（人生的真谛）总体目标（人生核心轴）长期目标（5-10年）中期目标（2-3年）短期目标（0.5-1年）近期目标（月、周、日等）目标法则个人目标的组成部分个人目标1.个人悼词2.生活状况3.未来5年的梦想4.愿望：旅行、丰富的阅历和回忆4a.个人愿望一览表4b.个人收获展望5.榜样6.理想设计7.生命计划目标倒金字塔人生目标年目标季目标月目标周目标日日目标PADC

15、不好好耗用时间花时间在计划上才是最节省时间的作法耗用时间日计划的步骤5.事后的检查4.决定优先顺序决定优先顺序3.预留机动时间给意外的工作2.估计工作需要的时间估计工作需要的时间1.列出工作任务日计划的五个步骤日计划避免的倾向第二种倾向：备忘录法第一种倾向：流水帐法二 帕累托法则花最少的力气,获得最多的效益你所完成的工作里,80%80%的成果,来自于20%20%的时间,也就是说80%的努力是与成果关系不大。帕累托法则示意图80%时间20%时间80%成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物三 ABC法则不太重要、不重要数量占65%价值占15%授权、删除重要性一般数量占20%价值占20%策略性规

16、划，规定期限极其重要数量占15%价值占65%自己干，不授权C级任务B级任务A级任务XIASHXIASH紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩四“要事第一”法则?A AB BC CD DXIASHXIASH时间管理矩阵图 紧紧 急急 不不 紧紧 急急 重重要要不不重重要要II I IIII V*危机危机危机危机*急迫的问题急迫的问题急迫的问题急迫的问题*有期限压力的计划有期限压力的计划有期限压力的计划有期限压力的计划*防患未然防患未然防患未然防患未然*改进产能改进产能改进产能改进产能*建立人际关系建立人际关系建立人际关系建立人际关系*发掘新机会发掘新机会发

17、掘新机会发掘新机会*规划、目标管理规划、目标管理规划、目标管理规划、目标管理*不速之客不速之客不速之客不速之客*某些电话某些电话某些电话某些电话*某些信件与报告某些信件与报告某些信件与报告某些信件与报告*某些会议某些会议某些会议某些会议*必要而不重要的问题必要而不重要的问题必要而不重要的问题必要而不重要的问题 *繁琐的工作繁琐的工作繁琐的工作繁琐的工作*某些信件某些信件某些信件某些信件*某些电话某些电话某些电话某些电话*浪费时间之事浪费时间之事浪费时间之事浪费时间之事*有趣的活动有趣的活动有趣的活动有趣的活动XIASHXIASH紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd

18、轻4 th缓正确的行事顺序不合理的时间配置I.45%处理危机II5%IV15%II.35%明智的时间配置III1.重要的事情着重在 Plan Plan着重在 Do Do着重在 Check Check着重在 Action2.重要的事情要逐渐地交給 信任的部属 这叫“授权”明智的时间配置重重要要不不重重要要紧紧 急急不紧急不紧急I III IIIIIIIIIVIV一般：一般：25-30%25-30%理想：理想：20-25%20-25%一般：一般：15%15%理想：理想：65-80%65-80%一般：一般：50-60%50-60%理想：理想：15%15%一般：一般：2-3%2-3%理想：理想：1%1

19、%时间管理效率篇制定规则、遵守纪律1.在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时何时截止。2.即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时何时完成的目标。3.由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。养成良好的工作习惯这件事令人感到为难,但是它非做不可,因此我将立即做完它,以便尽早忘掉它；养成速战速决速战速决的习惯；将事情切成好几块小块任务,快速地完成每一块的任务；完成最关键的部份,让事情看起来像做完 80%一般。缩短会议时间的规则10.限定限定发言时间，不得超时9.不打断他人的发言8.讨论而不争论7.与会者对会议的成功都有不可推卸的责

20、任6.准时开会和结束会议5.超过1 1小时小时会议要有书面通知、日程安排表和相关资料4.与会者将每日或者每的工作表单提交安排人，找出合适开会时间3.会议期间不得大声喧哗、私下聊天、当众接听手机接听手机，外出办事2.守时。无论何时必须准时参加会议1.事先将会议的通知（目的、内容、时间目的、内容、时间）发给与会者缩短会见时间办法 一、约定时间时间；二、约定时限时限；三、事先界定目标；四、设定“窗口”时间。提高 Email 的处理效率一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍,然后做分类分类的动作；养成习惯,一天只有三个时段看 Email；除了急件以外,集中时段回信。电话沟通省时法事先的约定与准备准备；保持简短而明确的开场白；控制通话时间、保持通话主题；过滤过滤电话。分身术授权v通过别人来完成工作目标通过别人来完成工作目标v只是授予权力只是授予权力v适当的权限适当的权限v授予决策权授予决策权余暇时间管理4.使用节省时间的工具3.娱乐2.学习1.睡眠