办公自动化软件应用12172.pptx

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1、大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础第3 章 办公自动化软件应用v3.1 文字处理软件 Word XPv3.2 电子表格 Excel XPv3.3 电子演示文稿软件 PowerPoint XPv3.4 Office XP 集成应用大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.1 文字处理软件 Word XPv 本节要点 3.1.1 认识工作窗口 3.1.2 创建和编辑文档 3.1.3 设置文档格式 3.1.4 表格制作 3.1.5 图文混排v 重点难点 Word 的排版和页面文档格式的设置第3章3.1节大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基

2、基 础 础3.1.1 认识工作窗口v1.word XP 的启动（1）正常启动：从“开始”“程序”菜单中选择“Microsoft Word”选项。（2）通过快捷方式：在桌面上选中Word XP 的快捷方式，按Enter 键，或者双击鼠标左键。（3）通过关联文件图标：双击关联文件图标，就可打开Word XP，同时也打开了对应的文档。第3章3.1节3.1大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.1.1 认识工作窗口v 工作窗口组成Word XP 窗口及组成第3章3.1节3.1.1大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.1.1 认识工作窗口v3.word

3、XP 的退出（1）单击“窗口”右上角的“关闭”按钮。（2）单击“窗口”左上角的“控制”图标，打开控制菜单，选择其中“关闭”命令。（3）双击“窗口”左上角的“控制”图标。（4）单击“文件”“退出。第3章3.1节3.1大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.1.2 创建和编辑文档v1.创建、打开、保存与关闭文档（1）创建新文档（2）打开已经建立的文档（3）选择当前文档（4）保存文档（5）关闭文档第3章3.1节3.1.2大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.1.2 创建和编辑文档v2.输入文本（1）汉字输入（2）符号和特殊字符的输入（3）切换插入与改

4、变状态（4）删除字段操作（5）段落的拆分与合并第3章3.1节3.1.2大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.1.2 创建和编辑文档v3.编辑文本（1）选择文本（2）删除文本（3）移动与复制文本（4）撤销与恢复（5）查找与替换第3章3.1节3.1.2大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.1.3 设置文档格式v1.字符格式设置（1）使用格式菜单 方法：选定文本|格式|字体，打开“字体”对话框进行设置图3-5 字体对话框第3章3.1节3.1.3大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.1.3 设置文档格式（2）使用格式工具栏（

5、3）使用格式刷 选定已设置好字符格式的文本；单击常用工具栏上的“格式刷”按钮，使鼠标指针成为格式刷形状；将鼠标指针移到其他文本处，按下鼠标左键，并将鼠标拖到该文本的末尾处；松开鼠标左键，该文本就被格式化了，“格式刷”指针还原。若双击“格式刷”按钮，则鼠标指针仍保持“格式刷”指针，可重复使用“格式刷”功能，直到单击“格式刷”按钮或执行其他操作为止第3章3.1节3.1.3大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.1.3 设置文档格式v2.段落格式的设置（1）段落标志（2）使用“格式”菜单（3）使用格式工具栏（4）使用样式（5）使用标尺（6）为原有段落添加项目符号和编号第3章3

6、.1节3.1.3大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.1.3 设置文档格式v3.页面格式设置（1）节的设置（2）分页（3）页面设置（4）插入页眉和页脚（5）分栏第3章3.1节3.1.3大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.1.4 表格制作v1 创建表格（1）利用菜单命令创建表格（2）利用常用工具栏上的“插入表格”按钮创建表格（3）使用“绘制表格”工具手工绘制表格v2 编辑表格（1）选定表格（2）单元格、行或列的插入与删除（3）单元格的合并与拆分（4）表格属性的修改（5）表格的合并与拆分（6）绘制斜线表头第3章3.1节3.1.4大学 大学 计

7、计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.1.4 表格制作v3 表格的格式化（1）表格的对齐方式（2）边框和底纹（3）自动套用格式第3章3.1节3.1.4大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.1.5 图文混排v1.在文档中插入图片(1)插入剪辑管理器中的剪贴画 操作：单击“插入”“图片”“剪贴画”图3-29“插入剪贴画”任务窗格及搜索结果第3章3.1节3.1.5大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.1.5 图文混排（2）插入图片文件 单击“插入”“图片”“来自文件”在“插入图片”对话框的“查找范围”列表框中选择图片文件所在文件夹，再选择

8、要插入图片的文件名 单击“插入”按钮，图片就插入到了插入点位置（3）编辑图片 鼠标拖动图片改变其大小 使用“设置图片格式”对话框调整图片的大小 使用“设置图片格式”对话框的“大小”选项卡进行修改 调整图片位置：按住鼠标左键拖动（4）设置图片版式第3章3.1节3.1.5大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.1.5 图文混排v2.在文档中绘图（1）绘图工具栏 常用工具栏中单击“绘图”按钮，或单击“视图”“工具栏”“绘图”（2）创建图形（3）在图形中添加文字（4）图形的颜色、线条和三维效果（5）图形的叠放次序（6）图形的组合（7）图形的微移第3章3.1节3.1.5大学 大学

9、 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.1.5 图文混排v3.插入文本框（1）插入文本框 单击“绘图”工具栏上的横排文本框按钮（或竖排文本框按钮），或单击“插入”“文本框”“横排”（或“竖排”），鼠标指针变为“+”形。将鼠标指针在文档中拖动，画出文本框。在文本框中出现的闪烁光标处输入文本。（2）文本框编辑 打开“设置文本框格式”对话框：选定文本框后，单击“格式”“文本框”。第3章3.1节3.1.5大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.1.5 图文混排v4.插入艺术字（1）插入艺术字 将插入点置于需要插入艺术字的地方。单击“插入”“图片”“艺术字”打开“艺

10、术字库“对话框。第3章3.1节3.1.5大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.1.5 图文混排（2）编辑艺术字 单击生成的艺术字，弹出如图所示的艺术字工具栏 根据需要，单击艺术字工具栏中的相应按钮，可对“艺术字”进行多方面的编辑第3章3.1节3.1.5大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.2 电子表格 Excel XPv 本节主要内容 3.2.1 Excel XP 工作窗口介绍 3.2.2 工作表和单元格 3.2.3 输入数据和编辑电子表格 3.2.4 格式化工作表 3.2.5 计算数据 3.2.6 管理和分析数据 3.2.7 使用图表分析数

11、据第3章3.2节大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.2.1 Excel XP 工作窗口介绍v 主窗口界面图3-36 Excel XP 窗口第3章3.2节3.2.1大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.2.2 工作表和单元格v1.工作簿 Excel 中，工作簿是处理和存储数据的文件，通常所说的Excel 文件指的就是工作簿文件 创建工作簿 单击“文件”“新建”，打开“新建工作簿”任务窗格 在任务窗格中单击“新建”命令中的“空白工作簿”选项，会直接创建一个新的工作簿v2.工作表 工作表是在Excel 中用于存储和处理数据的主要文档，也称为电子表

12、格v3.单元格 单元格由它们所在的行和列位置来命名，例如“A5”表示列号为“A”与行号为“5”的交叉点上的单元格第3章3.2节3.2.2大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.2.3 输入数据和编辑电子表格v1.输入数据（1）输入数值（2）输入文本（3）输入日期和时间（4）自动填充v2.编辑电子表格（1）工作表中区域的选择（2）单元格数据的编辑和消除（3）单元格数据的移动和复制（4）插入和删除单元格、行或列（5）给单元格添加批注第3章3.2节3.2.3大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.2.4 格式化工作表v1.设置单元格格式 数字格式 字体

13、格式 对齐格式 边框 颜色和图案v2.调整行高和列宽v3.自动套用表格格式v4.使用格式刷第3章3.2节3.2.4大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.2.5 计算数据v1.输入公式【例3.6】在图3-46 所示工作表的实发工资栏中利用公式“实发工资=基本工资+附加工资”，计算每个职工的“实发工资”操作方法：（1）选中I4 单元格；（2）输入“=”号；（3）再输入公式“G4+H4”，如图3-47；（4）最后按回车键或用鼠标单辑栏中的“”按钮。此时计算结果将显示在单元格I4 中第3章3.2节3.2.5大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.2.5

14、 计算数据 填充柄进行操作（1）选定单元格I4；（2）将填充柄拖至I12 单元格并释放图3-47 输入公式样例第3章3.2节3.2.5大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.2.5 计算数据v2.单元格的引用（1）引用运算符 冒号，逗号，空格（2）引用类型 相对引用 绝对引用 混合引用（3）单元格地址的引用 引用跨工作表的单元格 引用跨工作簿的单元格第3章3.2节3.2.5大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.2.5 计算数据v 3.名称的使用（1）使用菜单命令命名（2）使用“名称框”命名v 4.使用函数（1）输入函数 步骤：P127-P129

15、（2）常用函数介绍 求和函数SUM 求平均值函数AVERAGE 计数函数COUNT 求最大值函数MAX 求最小值函数MIN 取整函数INT 四舍五入函数ROUND 条件函数IF第3章3.2节3.2.5大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.2.6 管理和分析数据v1.数据清单（1）数据清单的概念（2）使用记录单输入数据（3）使用记录单编辑数据v2.排序数据v3.筛选数据v4.对数据分类汇总v5.数据透视表第3章3.2节3.2.6大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.2.7 使用图表分析数据v1.创建图表 利用图表向导 利用“图表”工具栏v2.编

16、辑图表（1）图表类型、源数据、图表选项及位置的更改（2）数据系列的删除、添加和系列次序的调整（3）图表的格式化第3章3.2节3.2.7大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.3 电子演示文稿软件PowerPoint XPv 本节主要内容 3.3.1 PowerPoint XP 的工作窗口介绍 3.3.2 创建和编辑电子演示文稿 3.3.3 在幻灯片中插入多媒体对象 3.3.4 设置演示文稿的外观 3.3.5 在演示文稿中创建超级链接 3.3.6 幻灯片放映第3章 3.3节大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.3.1 PowerPoint XP

17、的工作窗口介绍v 主窗口PowerPoint XP 的窗口第3章3.3节3.3.1大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.3.2 创建和编辑电子演示文稿v1.新建演示文稿（1）建立“空演示文稿”（2）使用设计模板（3）利用“内容提示向导”（4）根据现有演示文稿v2.编辑演示文稿（1）PowerPoint XP 视图（2）编辑幻灯片中的文字（3）编辑幻灯片第3章3.3节3.3.2大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.3.3 在幻灯片中插入多媒体对象v1.插入图片 方法同Word 中插入图片v2.插入艺术字 方法同Word 中插入艺术字v3.添加声

18、音效果 在PowerPoint XP 的幻灯片中，需要插入声音时，只需打开“插入”菜单，指向“影片和声音”命令，引出下一级子菜单的有关声音的四个命令：“剪辑管理器中的声音”、“文件中的声音”、“播放CD 乐曲”和“录制声音”。第3章3.3节3.3.3大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.3.3 在幻灯片中插入多媒体对象v4.插入影片 打开“插入”菜单，指向“影片和声音”命令，引出下一级子菜单的有关影片的两个命令：“剪辑管理器中的影片”和“文件中的影片”。v5.插入表格与图表 方法同Word XPv6.加入动画效果 自定义动画 幻灯片切换动画第3章 3.3节 3.3.3

19、大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.3.4 设置演示文稿的外观v1.母版 定义 母版又叫主控，是所有幻灯片的底版。它是一张特殊的幻灯片，在其中可以建立演示文稿中所有幻灯片的格式，也可以让所有幻灯片都共有相同的文本和对象，以控制演示文稿的整体外观。类型 三种母版类型，分别是幻灯片母版、讲义母版及备注母版。进入母版视图的两种方法 单击“视图”“母版”“幻灯片母版”。在除了幻灯片放映视图外的任意视图方式下，按住Shift 键的同时，单击水平滚动条左方的“幻灯片母版视图”按钮。第3章3.3节3.3.4大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.3.4 设

20、置演示文稿的外观图3-88 幻灯片母版视图第3章 3.3节 3.3.4大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.3.4 设置演示文稿的外观v2.配色方案（1）选择标准的配色方案 打开欲修改配色方案的演示文稿；单击“格式”“幻灯片设计”，弹出如图3-70 所示的“幻灯片设计”任务窗格；选择“配色方案”选项后，在“应用配色方案”栏下（图3-89），单击所需要的配色方案右侧下三角按钮，选择“应用于所有幻灯片”或“应用于所选幻灯片”第3章3.3节3.3.4大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.3.4 设置演示文稿的外观（2）创建自定义配色方案 方法：在“

21、幻灯片设计”任务窗格中的“应用配色方案”框下方（图3-89）单击“编辑配色方案”，在弹出的“编辑配色方案”对话框（图3-90）中设置新的颜色方案图3-90“编辑配色方案”对话框 图3-91“背景色”对话框第3章3.3节3.3.4大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.3.4 设置演示文稿的外观v3.设置幻灯片的背景 操作方法（1）选定需要设置背景的幻灯片。（2）单击“格式”“背景”，打开“背景”对话框。（3）单击下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择一种颜色作为背景色；也可以单击“其他颜色”，进入“颜色”对话框，在对话框中选择所需标准颜色或自定义颜色。还可以单击“填充效果”进

22、入“填充效果”对话框，选用过度背景，添加纹理、图案、图片背景。（4）如果选中复选项“忽略母版的背景图形”，新背景将覆盖母版的背景及图形，否则新背景生效时母版中的图形仍然显示。（5）单击“应用”按钮，将所选背景应用到当前幻灯片；单击“全部应用”按钮，则将所选背景应用到演示文稿中全部幻灯片。第3章3.3节3.3.4大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.3.4 设置演示文稿的外观v4.设计模板（1）应用设计模板（2）创建设计模板 打开或创建一份演示文稿，以便在它的基础上建立模板。删除演示文稿中所有的文本和图形对象，只保留模板的样式，以符合所要建立的设计模板的要求。单击“文件

23、”“另存为”，打开“另存为”对话框。在“保存类型”下拉列表框中，选择“演示文稿设计模板（*.pot）”，保存位置为标准模板所处的的文件夹“Templates”，在“文件名”文本框中输入模板的名称，单击“保存”按钮。第3章3.3节3.3.4大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.3.5 在演示文稿中创建超级链接v1 创建超级链接（1）使用“超链接”命令创建超级链接 链接当前演示文稿 链接到其他文档或Web 页图3-94“插入超链接”对话框第3章3.3节3.3.5大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.3.5 在演示文稿中创建超级链接（2）设置动作按

24、钮 单击“幻灯片放映”“动作按钮”，调出动作按钮子菜单，如图3-95 所示。这些按钮所具有的默认的含义设置时可以自行改变；根据需要选定一个动作按钮；拖动鼠标在幻灯片希望的位置上画出按钮形状，自动弹出如图3-96 所示的“动作设置”对话框；在“动作设置”对话框的“单击鼠标”选项卡中选择“超链接到”选项，单击下拉按钮，选择要跳转的目的幻灯片或文件；如果需要在跳转时播放声音，可以选择“播放声音”选项，并从下拉列表中选择需要的声音效果；单击“确定”按钮。第3章3.3节3.3.5大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.3.5 在演示文稿中创建超级链接v2.编辑超级链接 将鼠标右击

25、已建立超级链接的对象，在弹出的快捷菜单上选择“编辑超链接”命令。此时系统会根据创建时使用的方法，弹出与创建时内容相近的“编辑超链接”对话框，或“动作设置”对话框供编辑。若要删除已建立的超级链接，可使用上述方法，在“编辑超链接”对话框中单击“删除链接”，或在“动作设置”对话框中选择“无动作”选项，也可用Del 键直接删除该动作按钮。第3章3.3节3.3.5大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.3.6 幻灯片放映v1.设置放映方式 单击“幻灯片放映”“设置放映方式”，打开“设置放映方式”对话框。图3-97“设置放映方式”对话框第3章3.3节3.3.6大学 大学 计 计 算

26、机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.3.6 幻灯片放映v2.幻灯片切换（1）在幻灯片浏览视图中，选中要添加切换效果的幻灯片，单击“幻灯片放映”“幻灯片切换”。（2）在“幻灯片切换”任务窗格进行相关设置。（3）如果单击“应用于所有幻灯片”按钮，可以为所有幻灯片设置切换效果，否则只设置当前幻灯片的切换效果。第3章3.3节3.3.6大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.3.6 幻灯片放映v3.自定义放映 单击“幻灯片放映”“自定义放映”，弹出“自定义放映”对话框；再单击“新建”按钮，弹出“定义自定义放映”对话框；在“演示文稿中的幻灯片”框中选取要添加到自定义放映的幻灯

27、片，再单击“添加”，如果要选择多张幻灯片，请在选取幻灯片时按下Ctrl 键；如果要改变幻灯片显示次序，请选择幻灯片，然后使用箭头键将幻灯片在列表内上下移动；请在“幻灯片放映名称”方框中输入名称，再单击“确定”按钮；可以按照需要，把所有的自定义放映都做好。需要放映自定义幻灯片时，打开“自定义放映”对话框，选择相应的放映名称，再单击“放映”按钮就行了。第3章3.3节3.3.6大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.3.6 幻灯片放映v4.启动幻灯片放映 单击水平滚动条上的“幻灯片放映”按钮。单击“幻灯片放映”“观看放映”。单击“视图”“幻灯片放映”。按F5 键。第3章3.3

28、节3.3.6大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.4 Office XP 集成应用v 本节主要内容 3.4.1 Office XP 集成应用方法 3.4.2 Office XP 集成应用实例第3章3.4节大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.4.1 Office XP 集成应用方法v 1.导出或导入 将用某种程序文件创建的文件转换成另一种程序能够解释的格式。在程序之间转换的只是文件格式文件编码信息的方式。所谓导出文件，就是以目的程序的文件格式保存该文件。而导入文件，是以源程序的文件格式保存该文件。v 2.嵌入 嵌入指的是将源文档中的对象复制到

29、目的文档中，嵌入的对象保持与它嵌入的程序之间的联系，但不保持与源文档的联系。要编辑嵌入的对象，在目的文档中双击该对象，将创建该对象的源程序打开。v 3.链接 链接是将源文档中的对象复制到目的文档中，并保持与源程序的直接连接。如果源文档中的信息变化了，目的文档中的信息自动更新。第3章3.4节3.4.1大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.4.2 Office XP 集成应用实例v1.将演示文稿的文字导出到文档中 通过将演示文稿导出到文档中，可创建基于已有的PowerPoint 演示文稿的文档，具体步骤如下：（1）打开PowerPoint 演示文稿；（2）单击“文件”“发

30、送”“Microsoft Word”，弹出“发送到Microsoft Word”对话框，如图3-101 所示；（3）单击“仅使用大纲”选项按钮，然后单击“确定”按钮。这时Word 启动，演示文稿中的文字变成Word 中的新文档；（4）单击“文件”“另存为”，将该文件保存为Word 文档。第3章3.4节3.4.2大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.4.2 Office XP 集成应用实例v2.将工作表导入文档中 将一个Excel 工作表导入到一个新的Word 文档中，具体步骤如下 启动Word，创建一个新的Word 文档；单击“文件”“打开”，弹出“打开”对话框；单击

31、“文件类型”下拉箭头，然后单击“所有文件”，显示指定文件夹中的所有文件；打开所指定的Excel 工作簿，出现“打开工作表”对话框，如图3-102 所示；单击“确定”按钮。第3章3.4节3.4.2大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.4.2 Office XP 集成应用实例v3.在工作簿中嵌入文档文字（1）使用“插入”菜单上的“对象”命令 打开Excel 工作簿，在工作表上，单击一单元格，如：K3。单击“插入”“对象”，弹出“对象”对话框，如图3-103 所示。若要直接键入文档文字，选中“新建”选项卡。选中“Microsoft Word 文档”，然后单击“确定”按钮。在

32、工作表单元格K3 开始出现一个Word 文本区。从单元格K3 开始键入文档文字。第3章3.4节3.4.2大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.4.2 Office XP 集成应用实例（2）使用“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令 在Word 文档中选中一段文字，单击“编辑”“复制”，或单击常用工具栏上的“复制”按钮，选中的文字被复制到剪贴板上；打开Excel 工作簿，在工作表上，单击一单元格如K3；单击“编辑”“选择性粘贴”，弹出“选择性粘贴”对话框；在“方式”框中选中“Microsoft Word”文档对象，并且选中选项按钮“粘贴”；单击“确定”按钮。第3章3.4节3.4.2大学 大学 计 计 算机 算机 应 应 用 用基 基 础 础3.4.2 Office XP 集成应用实例v4.将工作表图表链接到演示文稿中 打开Excel 工作簿，选中一张图表，单击“编辑”“复制”，或单击常用工具栏上“复制”按钮；打开PowerPoint 演示文稿，插入新幻灯片；单击“编辑”“选择性粘贴”，弹出“选择性粘贴”对话框，如图3-105 所示；选中“粘贴链接”选项按钮，然后单击“确定”按钮，图表就被链接到幻灯片上。第3章3.4节3.4.2