公文处理办法-培训课件.ppt

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1、荣盛房地产发展股份有限公司公文处理办法 讲解培训荣盛发展综合管理办公室二一五年目 录修订目的：1、提高公文质量；2、明确办文权责；3、优化办文程序制度概述：1、定义；2、种类；3、管理机构；4规范化简称发文管理：1、行文规则；2、公文的组成及格式；3、发文管理权责划分；4、发文流程收文管理：1、收文流程；2、归档处理；3、办结时限要求其他规定及附则第一部分：修订目的提高公文质量公文处理办法参照国务院办公厅颁发的党政机关公文处理工作条例进行修订，重新规定了公文通用的排版要求和公文各要素的编排规则，使公文管理更加正规、实用。明确办文权责本次制度修订阐述了各领导、各部门及各公司在公文的发、收、办、存

2、等环节中相对应的权责，以适应于公司组织架构调整，南北分区，部门增减所产生变化。优化办文程序结合公司各系统的实际工作需要，进一步优化公文审批和办理流程，增加公文时效性，提高办结效率。第二部分：概述公文是指公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻公司精神与政策，发布规章制度，实行管理措施，请示、答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况及交流经验的重要工具。提案；决定；指示；公告；通告；通 知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要；简报；意见。一、公文定义二、公文种类 特别提醒：发文机关根据工作实际确定公文文种，不确定的可向办公室咨询。第二部分：概述各级办公室是公司公文

3、处理的管理机构，并负责对下级公司公文处理的指导和督导。公文必须坚持实事求是、精简高效、保守秘密的原则，做到及时、准确、安全。三、管理机构 四、规范化简称公 司 对 外 简 称 为“荣 盛 发 展”；下 属 公 司以 所 属 地 或 经 营 类 型 加“公 司”两 字 作 为简 称，如“荣 盛 发 展 徐 州 公 司”、“荣 盛发 展 酒 店 公 司”；多 级 公 司 按 隶 属 关 系 逐次排序，如“荣盛发展沧州物业公司”。对内简称公 司 对 内 简 称 为“房 地 产 公 司”；下 属 公 司同 对 外 简 称，即“徐 州 公 司”、“酒 店 公 司”；统指所有公司使用“各公司”字样。第三部

4、分：发文管理 一、行文规则行文规则对外行文公司各部门无权对政府机关直接行文，该类行文均应以公司的名义，按公司规定流程审批后印发。对内行文公司可以对各部门、各公司行文；各部门在其职权范围内，可以互相行文，可以向各公 司、有关业务部门行文；因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级单位或领导；公司各部门可以联合行文；公司各单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。12345“请示 请示”应当一事一文，一般只写一个主送领导或单位，如需同时送 应当一事一文，一般只写一个主送领导或单位，如需同时送其他领导或单位，应用抄送形式 其他领导或单位，应用抄送形式 第三部分：发文管理二、公文的组成及格

5、式版头：空一行，方正小标宋体，55号，段前段后0，行距60磅，不加粗。发文字号：仿宋GB2312三号，加粗，行距25磅签发人：楷体，三号，加粗，行距25磅。公文标题：方正小标宋体，二号，不加粗，行距25磅，段前段后自动。第三部分：发文管理主送单位：仿宋GB2312，三号，不加粗，行距28磅。正文：仿宋GB2312，三号，不加粗，行距28磅，段前段后0。结构层次序数:第一层“一”黑体，不加粗第二层“（一）”楷体，加粗第三层“1.”仿宋GB2312，加粗第四层“（1）”仿宋GB2312，不加粗附注：宋体，小四号，不加粗，行距28磅。第三部分：发文管理空一行,空两字编排附件，全角冒号+附件名称;名称

6、后无标点,名称长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。署名：仿宋GB2312，三号，不加粗，行距18磅，空一行。成文日期：改用阿拉伯数字。报送发：仿宋，四号，不加粗，行间距22磅 第三部分：发文管理三、发文管理权责划分 公司级文件根据公司批复或出具的指导性意见，向各部门、各公司传达贯彻公司精神与政策，执委会等专门委员会及其他公司级会议审议通过的制度、决议、管理措施、布置任务和商洽工作等，将由相关业务部门拟稿，通过文件制订、修订评审表经主管领导审核，并逐级签批。副总经理或相关被授权人员有权在其业务范围内签批公司级公文。文件下发引发的责任由最终签批人承担。部门级文件部门级文件：用于部门间工作沟

7、通、联系业务及向下级单位下达工作指令等，所发文件内容须与公司的有关要求及方向保持一致，并由最终签批人承担相关责任。第三部分：发文管理 四、发文流程拟稿核稿会签签发用章发送非公司各部门业务范围的综合性重要文件，由办公室负责拟稿；凡内容属各部门业务范围内的文件，由各部门负责拟稿；两个及以上单位联合行文，由主办单位负责拟稿。第四部分：收文管理一、收文流程审核签收登记处理催办归档 第四部分：收文管理二、归档处理OA系统行文，除执行本办法第二十条相关规定外，其他归档资料可不必保存纸质文件，但须在OA系统上建立文档目录并有序归档，或以半年期为间隔，另行制作光盘或其他介质媒体文档；但公司级、部门级红头文件须

8、由公司档案管理员、部门档案员分别归档纸质文件。归档文件资料包括目录（收文登记表）、公文、发文登记表、文件处理单等文档。目录置于存档资料之前，公文按类别、时间顺序排列。每年1月底前完成上一年度公文资料的整理、存档工作。1 1 2 23 3 4 4 第四部分：收文管理一般公文：办公室应在签收时刻起4个工作小时内转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后2日内做出批复（对下级的书面请示等批注意见、答复）;加急公文：办公室应在签收时刻起2小时内转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后1日内做出批复或反馈;特急公文：办公室应在签收后立刻转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后即时做出批复或反馈。领导批复后，加急

9、公文和特急公文需即刻反馈来文单位，一般公文应在批复后当日予以反馈;对因报送内容不详或不符合报审要求的请示类文件，造成公司领导或主办部门无法决策、批复的，审批部门有权不予批复，但须在收文一日内与报送单位进行沟通，要求其对文件内容进行补充、完善，文件处理流程同时终止；被要求重新上报或补充完善的文件视同流程重新发起，由此造成的工作延误等相关责任由文件呈报单位承担。三、办结时限要求123特别强调 第五部分：其他规定及附则其他需要说明的事项本办法由公司综合管理办公室负责解释和修订；本办法适用于荣盛房地产发展股份有限公司及下属各分子公司的公文处理工作，各公司在不违背本办法的前提下，可根据本办法和其他有关规

10、定，结合实际情况制定相关实施细则，但须向综合管理办公室备案；本办法自下发之日起开始施行，原荣盛房地产发展股份有限公司公文管理办法自动废止。123浅谈公文写作技巧如何写好公文案例：在招聘管理部时，面试营销策划人员，候选人表述很流畅，最后让他写一份四五百字的工作开展思路，有10多个错别字，没有录用。目前写作现状：写作能力普遍在下降；不重视；短时间内没有成效；员工工作要求：能说、能写、能干；“写”的能力是需要漫长时间来培养的。掌握此项技能，对于工作及个人的发展大有裨益。一、重视公文写作二、了解公文写作写作缘由：缘情而作文学自由，自我性格的爆发，用来欣赏。应用规范化（实用性、直接性、真实性、条理性）。

11、明确切割文艺类的文章和应用类的文章。受命而作因事而作浅谈公文写作技巧文章四大要素：结构、语言；（形式方面）主题、材料。（内容方面）四个要素可从“结构”着手，因为公文需按照规定的格式起草公文结构布局规律：递进式例如“报告”“请示”并列式例如“纪要”熟悉格式之后就以其为突破点，搭起文章脉络骨架，掌握谋篇布局能力。把握三个原则：（一）记住“上下前后左右新旧”。上：上级的要求、指示、部署等在写公文时可借鉴，甚至引 用原文；下：善于总结基层的情况；前：前一个时期工作成果；后：今后发展的趋势和计划；左右：指周边地区和其他公司（外部环境）的工作情况及经验做法都可去模仿。（二）在模仿的过程中做到中规中矩。通俗

12、点表述就是不要求写得多精彩多经典，但在结构上，在主题上，在符合领导意图等方面要有公文的样子就可以。符合“二八定律”，给领导提交的公文，80%是满意的，最多改20%，不强调独创性。（三）模仿的目的是推陈出新。模仿不能形成习惯和依赖性，到达一定阶段，对文字、素材、数据等要素的运用更加纯熟，把握规律，形成自己鲜明特点。三、结构（格式）可为“敲门砖”四、入门阶段多模仿浅谈公文写作技巧（一）语言是否丰富 一般看完整的人民日报需要两千左右的词汇量；大学毕业后大约掌握五千左右的词汇；经测算大文豪莎士比亚掌握的词汇量至少一万六千个；现代汉语词典收录的汉语单字是一万六千个，收录的条目（字+词）将近七万。（二）熟

13、练掌握语言表达方式 基本要求：准确平时、简练流畅、庄重得体。语法：公文忌大长句子（40-50字，2-3行）。词义：“截止与截至”、“制定与制订”、“其他与其它”。逻辑：全市所有农民工基本纳入保险覆盖范围；我们加强了团员和青少年的思想教育。修辞：常见手法如比喻、拟人、排比、夸张、设问等等，增加公文的色彩和感染力。习大大爱用修辞，“益智补脑”说的是学习，“缺钙软骨病”说的是理念信念的缺失。标点：牢记标点正确的使用方法，减少“一逗到底”等低级错误。细微处见功力。五、文字功力多磨练浅谈公文写作技巧符合文种要求，用好公文专用语：不同文种，语言是有区别的。公文大致分为三类上行文对上级的，语言要敬重和严谨，

14、如“按照”、“遵照”；下行文对下级的，体现出指令和要求，如“要”、“务必”；平行文对同级的，语言需平等和客气，如“贵部门”、“请协助”。适当的采用文言词语、典故、诗词：公文以白话为基础，但不代表排斥文言，文言具备不可替代的优点。如“来函收悉，迟复为歉”，显得简洁、干练、庄重。再如毛主席为人民服务中，引用司马迁“人固有一死，或重于泰山，或轻于鸿毛”，凭此一点抗千军。处理好口语和书面语的关系：讲话稿、汇报、报告是可以适当出现口语的，如习大大在说我们国家经济结构时，“块头儿大不等于强，体重大不等于壮，有时是虚胖”，“我们手里捏着一把好牌，就一定要有把好牌变成好局的自信”。整理会议纪要：一忌写偏，二忌

15、写漏，三忌写乱。浅谈公文写作技巧曹雪芹红楼梦批阅十载，增删五次；贾岛“鸟宿池边树，僧敲月下门”；欧阳修“春风又绿江南岸”，可以说文章是改出来的，围绕主题、结构、选材和语言四个要素修改。第一，是“删”，公文修改的基本功；第二，遵循“三改两念一看”原则。六、下笔千言不离题落笔之前，要思考为什么写这个文，思考它的主题是什么。首先，公文主题是正确的，合法合规，符合领导意图；其次，公文主题要单一、鲜明、有针对性。主题的针对性，决定了公文的效果，如李密陈情表。七、写材料必须有材料材料是公文写作的基础。马克思写资本论，花费四十年收集材料。尤其注重平时的积累，多参加会议，多调查研究，多阅读报刊杂志，利用好网络，建立小资料库。包括：政策法规，行业及公司的动态，各项详细数据，自己及他人已完成的文稿，语言材料等等。材料的积累不在数量，在质量，读书是阅读越薄，资料是越看越少的。八、文章不厌百回改谢谢大家！