PPT演讲资料正式版hzu.pptx

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1、理学院第一届 公文写作与办公软件应用比赛主办单位：四川理工学院校学生会学习部承办单位：四川理工学院理学院编辑部第一部分公文写作一、工作计划二、工作总结三、会议记录四、请假条五、通知六、活动策划书七、申请书工作计划l 1.1工作计划的基本构成l A、标题：包括计划的名称及制订部门的名称、适用时间和内容性质l B、引言：计划通常有一个“前言”段落，主要点明制订计划的指导思想和对基本情况的说明分析，即用简明的文字回答“为什么做”l C、主体：主体要回答“做什么”、“怎么做”、“何时做”等问题，即在此部分要阐明活动的目标与任务，以及办法与措施 学生会文艺部工作计划年轻、生命的精华，文艺、生活的升华，让

2、年轻的生命因为生活而升华。文艺部责无旁贷。学生会文艺部在过去的一年各项工作都开展得有声有色,并且成功地组织了“迎国庆卡拉OK大赛”、“文化节唱歌比赛”、“元旦文艺汇演节目选拔”、“文化节课本剧比赛”等大型文艺活动，得到了领导、全校教师和同学的高度评价。这些来之不易的成功都凝聚了我们文艺部、学生会其他部门以及团委老师辛苦的汗水和智慧。又是一个新的学期，新的开始，我们迎来了新的挑战和新的机遇。本学期我部将积极响应号召，根据学期工作计划，积极开展工作，狠抓落实，争取在本学期有新的突破，特制定工作计划如下：1、部门例会管理计划（1）由于文艺部的部门特点，将采取比较机动的会议方式，不设固定的例会时间。（

3、2）全体成员必须准时出席。无故迟到者须说明理由，例会每次须到，多次不到者除名。若有事不能来时应向部长或副部长请假，经同意后方可。（3）例会实行轮流主持制度。每次例会由部长，副部长轮流主持。（4）严格遵守例会纪律。开会时态度严谨认真，做好会议记录，讨论时发言踊跃，积极主动，保证会议的严肃性和活泼性。2、具体工作：（1）9月26日9月30日迎国庆举办“迎国庆卡拉OK大奖赛”三场预赛，一场决赛。（2）11月中旬的校运动会配合运动会，排练各类节目和各类文艺演出。（3）12月中旬【全校开始招募优秀文艺节目迎接元旦文艺汇演】（4）1月1日配合学校举办“元旦文艺汇演”，进行各类活动与工作。（5）第一学期末部

4、门召开“学期工作总结会议”，总结一学期的工作。以上是我文艺部本学期初步的工作计划，若无太大的变动将严格按照计划开展本学期的工作，同时，根据各部门要求和需要，密切配合学校的各项工作，并以实际工作中的变化和需要进行调整。我们将以理解与信任为地基，热情与才华做房柱，勤奋与勇敢做屋顶，在团队协作的力量下，将文艺部工作开展的有声有色，能够真正起到活跃校园文化的作用，为同学们撑起一片快乐的蓝天，共同订做属于我们的天空。学生会 文艺部工作简报l 2.1工作简报的目的和任务l 是为了推动日常工作而写的简报，也是简报中最常见的一种形式，它的任务是及时反应工作进展状况，交流工作中取得的经验或指出工作中存在的问题，

5、为上级领导和下级工作人员及时了解、掌握工作情况服务。编写工作简报，要注意迅速及时，并围绕工作中心，突出重点，抓好典型。2.2工作简报一般格式工作简报（第期）主办：部门时间：年月日（大标题）（小标题）正文：PS：正文，包括标题的格式就是一般的信息、新闻格式。同时，整个简报应该穿插一些照片，对标题字体、大小等应该有所不同，以活跃版面。必要的花边、插图也可以加一些。2.3工作简报的常见写法(1)单刀直入、开门见山地把工作内容直截归纳出来。(2)依据简报的主题需要，侧重于介绍反映对象的基本状况，为正文作铺垫。(3)将该文的根据、目的、时间、地点、对象、结果以及收集材料的方式方法等，作必要的说明。这种写

6、法由于提前交待背景、真实感较强，具有较强的说服力和表现力。(4)先用简明的文字肯定一下事物的某一方面，然后再反映主要问题。它的特点是对照鲜明重点突出，可以给人留下深刻的印象。工作总结l 3.1 工作总结的常见构成l 对一段时间内的工作有情况的概述和叙述。要求对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。l 成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。l 经验和教训。一段时间的工作，总会有经验和教训。为便于今后的工作，需对以往工作的经验和教训

7、进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。l 今后的打算。吸取前一时期工作的经验和教训，认清今后的工作任务和要求，明确努力方向，提出改进措施 3.2工作总结的写作原则1实事求是。成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。2条理要清楚。总结是写给他人看的，条理不清晰别人就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。3要剪裁得体，详略适宜。材料要有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去粗存精。总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。校学生会学习部2007-2008学年第二学期工作总结时光如白驹过隙，转眼间20072008学

8、年的第二学期就要过去了，在这一学期里，我们学习部在学院领导老师的正确领导和亲切关怀下，在各兄弟部门、各系学生会学习部和广大同学的密切配合与大力支持下，成功的开展了许多活动，现就本学期工作总结如下：一、工作回顾：1、学习部的博客空间和邮箱的开通使学习部又增加了一个与广大同学交流和展示宣传学习部各项活动的窗口，2、配合教务处进行教学交流反馈加强我们与教务和同学联系，3、首届大学生职业生涯规划大赛二、取得的经验：1、学院领导和老师的支持是我们几个大型的活动都能够取得圆满的成功的强力保障，2、忘我的工作精神、强健的工作能力和紧密的内部协作这三大支柱是完成繁重复杂的工作的保证3、理顺院系工作关系，贯彻落

9、实双重领导机制。三、需要改进的方面：活动时间安排不够科学，本学期活动的一个突出点就是活动开始时间过晚，导致四个大型活动几乎在统一时间段展开，后期又和一些专业实习和考试及“社团文化月”活动“撞车”，既增加了工作量和工作难度时间跨度长，任务重，工作人员牺牲个人时间多，学习考试和工作双重压力大也使得一些选手和潜在选手因应顾不暇而退出了比赛或根本无法参与比赛。希望在以后的活动策划统筹中能充分考虑到时间、教学进度等客观因素，拉开时间档，摆脱活动文件发出偏晚的滞后性所造成的“扎堆”现象。雄关漫道真如铁，而今迈步从头越。昨日已成为过去，美好的明天正等着我们去开创，总结经验，改进不足，迎评促建做贡献，我与学院

10、共奋进。学习部今后将继续以服务同学为己任，以激发同学成材为动力，向着“立足校情，革新理念，彰显部门特色，打造品牌活动，创建一流学生会部门”的发展目标迈进！校学生会学习部二八年七月八会议记录l 4.1会议记录的注意事项l 一般格式包括两部分：一部分是会议的组织状况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。另一部分是会议的内容，要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。l 对于发言的内容，一是详细具体地记录，尽量记录原话，主要用于比较重要的会议和重要的发言。二是择要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。4.2会议记录的常用格式会议记录时间

11、：年月日时地点：出席人（应到人数）：缺席人（实到人数）：主持人：记录人：会议记录：分点记载，可根据发言人或者会议旨要记载【主持人：(签名)，记录人：】请假条l 1.标题请假条2.称谓3.请假原因：忌“有事”之说4.请假起止时间，附“望批准”5.祝颂语此致 敬礼（可以省略）6.请假人签名7.签字时间通知l 事务类通知的格式，包括标题、称呼、正文、落款。l 标题：写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。l 称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因

12、通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。)l 正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法。l 落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。l 写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。活动策划书l 6.1策划书应包括的部分l 一、标题即策划书名称。尽可能具体的写出名称，如“年月日 部活动策划书”，置于页面中央。l 二、活动名称：根据活动的具体内容影响及意义拟定能够全面概括活动的名称。l 三、活动背景根据策

13、划书的特点，在基本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活动开展原因、社会影响、以及相关目的动机等项目里侧重来写。l 四、活动目的和意义此部分需明示要实现的目标及重点（目标选择需要满足重要性、可行性、时效性）。五、活动开展（流程）即策划的正文部分。表现方式要简洁明了，使人容易理解。在此部分中，不仅仅局限于用文字表述，也可适当加入统计图表等；对策划的各工作项目，应按照时间的先后顺序排列，绘制实施时间表有助于方案核查。另外，人员的组织配置、活动对象、相应权责及时间地点也应在这部分加以说明，执行的应变程序也应该在这部分加以考虑。六、经费预算活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后，用

14、清晰明了的形式列出。忌夸大、虚报，应该摒弃“用钱砸出精彩活动”的错误观点。七、活动中应注意的问题及细节：具备一定的预见性，能够统筹兼顾，做到未雨绸缪八、活动负责人及主要参与者：注明组织者、参与者姓名、单位（如果是小组策划应注明小组名称、负责人申请书是个人或集体向有关组织表达某种愿望，向单位或领导提出某种请求时所用的一种文书。申请书一种是要求加入党团组织的申请书，一种是向单位、上级或有关机构提出的某种请求的申请书。1、标题：主要有两种，一种以文种即“申请书”三个字作为标题，另一种是请求加上文种，例如“入团申请书”、“开业申请书”等2、称呼：接受申请的单位、组织的名称或领导人的姓名称呼，并在称呼后

15、加冒号。3、正文 申请的事项 申请的理由 自己的决心或态度4、结尾：一般以“此致，敬礼”，或者以“希望领导批准”，“请领导审核”“请组织考验”，“请组织考察”等5、落款：写作单位或个人的名称与写作时间湛江市工商管理局：我是赤坎区的一名待业青年，自2008年高中毕业后一直待业在家。待业期间，我一直在自学室内装潢的专业知识，也曾拜师学艺，加强实践锻炼，现在已初步掌握了室内装潢的专业知识和技术。这两年来，本市的房屋开发事业发展迅速，许多住宅小区的建设相继竣工，广大居民乔迁新居，迫切需要室内装修。为此，我申请开办个体室内装修的门市部。恳请主管部门批准我的要求，尽早发给营业执照。开业后，我保证遵守国家的

16、政策、法令，严格按章缴纳税金；对客户做到热情服务，合理收费，保证质量，使客户满意。此致敬礼 申请人：王晓明空两格申请人姓名应写在日期上一行称呼后面应该加冒号“：”开业申请书 2009年10月8日申请书尊敬的黄科长：您好，我们是数控091班的同学，为了丰富课余生活，让同学们有一个更好的沟通与了解的机会，增进同学之间的友谊，我们班全体同学经过商议，一致决定在下周星期六到湖光岩进行秋游活动，在此向您提出申请，希望您能批准。我们保证在外出秋游过程中，做到注意出行秩序、注意人身安全、绝不做出有损学校声誉的事情。最后再一次恳请科长批准我们的请求。此致敬礼数控091班全体同学2010年9月8日决心和态度申请

17、原因申请事项第二部分办公软件的应用设置字符格式段落的格式化文档的排版1字符格式。2使用格式工具栏设置字符格式。3使用菜单命令设置字体。4.设置字符间距。5.使用“其他格式”工具栏。6.复制字符格式。一、设置字符格式五号普通文字 四号黑体 隶书 字符加粗 倾斜 加下划线 删除线 波浪线 上标 下标 字符缩放 字符间距加宽 字符间距紧缩 字符位置提升 字符位置降低 字符底纹 字符加边框 空心字 阴影字 阴影字 动态效果字符格式设置演示示例“格式”工具栏“字符间距”对话框“字体”对话框突出显示双删除线并排字符带圈字符分栏着重号拼音指南设置行距“其他格式”工具栏二、段落的格式化(1)段落缩进和对齐方式

18、(2)行间距和段落间距(3)自动编号(4)制表位(5)加边框和底纹（1）使用标尺标尺显示如图所示，它上面有四种缩进标记。（2）使用“段落”命令如下图所示。1段落缩进“标尺”悬挂缩进 首行缩进右缩进 制表符按钮 左缩进自定义制表位“段落”对话框 段落缩进示例四个对齐方式按钮2段落对齐3调整行距“换行和分页”对话框4段落换行和分页（1）添加边框（2）设置段落底纹（3）设置页面边框 5添加边框和底纹“边框”对话框“底纹”对话框“页面边框”对话框使用制表位对齐正文 6设置制表位“制表位”对话框“首字下沉”对话框 7创建首字下沉效果首字下沉效果示例word 文档的常见问题解析当编辑时若不小心把有用的字删

19、除了，可采用撤消操作恢复。选择“编辑”菜单中的“撤消”命令，或按Ctrl+Z键，就可撤消前一次的误操作。另外还可使用“常用”工具栏上的“撤消清除”按钮撤消错误的操作。如果要重复前一次的操作，可按 F4键或按Ctrl+Y组合键。撤消和重复操作文字巧妙转换成表格通常大家制作表格时，都是采用表格和边框工具来绘制表格，或者利用“表格插入表格”命令来定制表格，请问如已输入了文字，则有没有办法让文字快速产生表格呢？答：有，可以用word提供的表格与文字之间的相互转换功能完成。具体方法是这样：（1）按照自己的计划先将表格中的各项内容输入word文件中，在这需注意的是，一定要利用一种特别的分隔符隔开准备产生表

20、格列线的文字内容，该分隔符可以是逗号、制表符、空格或其他字符。（2）选中需产生表格的文字内容，在菜单栏单击“表格转换文本转换成表格”命令，在弹出的对话框中的“文字分隔符位置”选项中选逗号（一定要和输入表格内容时的分隔符一致），同时按所要的表格形式对其他选项做适当的调整，单击“确定”按钮便可完成该表格。表格行列宽度调整技巧首先选中要调整的行或列，并在选择区域上单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“表格属性”选项，然后再根据实际情况选择“行”或“列”选项卡，再选择“指定高度”复选框然后在其后输入具体数值，完成后单击“确定”按钮便可设置完成。当然若不需达到如此精确度，也可利用鼠标拖动表格线的方式进行调整，

21、在调整的过程中，如不想影响其他列宽度的变化，可在拖动时按住键盘上的“shift”键；而若不想影响整个表格的宽度，可在拖动时按住“ctrl”键。巧制斜线表格我们经常需要绘制一些带有斜线的表格，这在word中怎样进行绘制呢？答：把整个表格绘制好，然后选中需要绘制斜线的单元格，再单击“表格绘制斜线表头”命令，在打开的“插入斜线表头”对话框中可以选择不同的表头样式，再在预览窗右侧相应栏中输入文字，完成后单击“确定”按钮即可。同时采用这种方法制作好的斜线表格，如果我们需要更进一步进行调整，则可在该单元格上单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“组合取消组合”选项，然后再对斜线及该单元格进行调整。快速拆分表格对于

22、已制作好的表格，如果要把它拆分为两个表格，请问有没有办法？答：有，可以先将光标移至即将拆分成第二个表格的首行上，然后同时按“ctrl+shift+enter”组合键，便可把光标前插入一空行，这样便将原来的表格分成了两个。怎么给word文档加密？答:打开文档,另存为工具常规选项打开,修改权限密码,保存如何保证一幅图像固定在某一段的后面,另一段的前面,而不会因为前面段落的删减而位置改变？答:右键点击图片-设置对象格式版式嵌入型如何设定自动保存文件功能?为了避免因突然停电和异常关机等原因使我们还没有来得及保存文档丢失，我们可以自己设计自动保护文件功能，使系统每隔一定的时间就自动保存一下文档。方法是：

23、单击“文件”菜单选择“另存为”单击右上角“工具”按钮选择“常规选项”打开“保存”选定“自动保存时间间隔”设定后面的间隔时间单击“确定”关闭对话框退出。如何使用为汉字加注拼音功能?为汉字加上拼音这一功能使用户编排汉语拼音读物成为可能。其使用方法是：用鼠标选定要加拼音的文字单击“格式”菜单选择“中文版式”单击“拼音指南”根据需要选择“组合”及“对齐方式”等选项预览单击“确定”完成加注拼音的工作。如何使用文字简体和繁体的混排转换功能?编辑古汉语读物或特殊文稿时，有时需要在一篇文章中分别出现简体字和繁体字，这时word的“中文简繁转换”功能就排上了用场。其使用方法是：单击“工具”菜单选择“语言”执行“

24、中文简繁转换”，出现对话框后，根据需要选择简转繁或繁转简。为了快捷方便，执行这一功能的方法也可以直接按“工具栏”上的“中文简繁转换”按钮，当你不选定转换范围时，转换的对象是整个文档；要转换部分文字时，需先用鼠标选择这部分文字才行。excel表格制作一、如何使用excel制作简单表格v设置单元格式v设置字体格式v设置数字格式v设置单元格对齐方式v合并与拆分单元格v设置单元格的边框 v设置单元格的底纹设置单元格式 v 在工作表中输入数据后，为了使表格更加美观、表格中的数据更加清晰，用户可以根据需要对单元格中的数据和单元格的格式进行设置，包括设置字体格式、数字格式、对齐方式、合并与拆分单元格、边框和

25、底纹等。设置字体格式 v 操作如下：v 步骤1 在销售表中选择表名所在的单元格A1，v 再选择格式/单元格命令，如图5-1所示。步骤2 在弹出的“单元格格式”对话框中选择“字体”选项卡，分别在“字体”、“字形”、“字号”列表框中选择“隶书”、“加粗”、22，如图5-2所示。步骤3 单击确定按钮，设置后的效果如图5-3所示。设置数字格式 v 当表格中存在货币、分数等数字时，可以对其数字格式和小数位进行设置。如要将销售表的所有单价数字设置为“货币”形式，其具体操作如下：v 步骤1 在销售表中选择“单价”栏的单元格区域E3：E11，然后选择格式/单元格命令，如图右图所示。步骤2：在弹出的对话框中选择

26、“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“货币”选项，此时在对话框右侧显示该数字格式的小数位数，货币符号等。如图右图所示步骤3 设置完成后单击确定按钮，销售表中设置的数字格式效果如图下图所示。设置单元格对齐方式v 在Excel中可以设置单元格的内容在水平和垂直方向上的对齐方式。如果将销售表的表头内容设置为居中对齐，其具体操作如下：v 步骤1 在销售表中选择需要设置的单元格，这里选择表头所在的A2：F2单元格区域。选择格式/单元格命令，如图5-7所示。步骤2 在弹出的“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡，分别在“水平对齐”和“垂直对齐”下拉列表框中选择“居中”选项，如图右图所示。步骤3 单击确

27、定按钮，设置表头内容为居中对齐后的效果如图下图所示。合并与拆分单元格v 在编辑工作表时，表名的内容一般要占用几个单元格的位置，这时就需要将几个单元格合并成一个大的单元格。如要将销售表的表名所在行的A1：F1单元格区域合并为一个单元格，其具体操作如下：v 步骤1 在销售表中选择需要合并的A1：F1单元格区域。v步骤2 单击格式工具栏的“合并及居中”按钮，此时将A1：F1单元格区域合并成一个单元格，且将A1单元格的内容居中显示，如图右图所示。设置单元格的边框 v 在Excel的默认情况下，表格的边线都是淡虚线，不能被打印输出的，用户可根据需要设置表格边框线的显示或隐藏。如要设置销售表的边框，其具体

28、操作如下：v 步骤1 在销售表中选择需要设置边框的A1：F11单元格区域，在该区域上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择设置单元格格式命令，如图5-12所示。步骤2 在弹出的“单元格格式”对话框中选择“边框”选项卡，在“预置”栏中单击“内部”（）和“外边框”（）按钮，如图下图所示。步骤3 单击确定按钮，此时销售表的A1：F11单元格区域添加了边框，效果如图下图所示。设置单元格的底纹v 在工作表中除了可以添加边框外，还可以添加底纹，以增强视觉效果，达到美化表格的效果。如要为销售表中的表头部分添加天蓝色的底纹，其具体操作如下：v 步骤1 选择销售表中需要添加底纹的A2：F12单元格区域，在该区域上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择设置单元格格式命令。v 步骤2 选择“图案”选项卡步骤3 单击确定按钮，此时销售表的A2：F12单元格区域添加了天蓝色的底纹 设置表格行和列 v 在制作表格的过程中，经常会遇到单元格的行高或列宽不太合适的情况，此时可以手动对其进行调整。设置行高或列宽有以下两种方法。v 将鼠标光标移动到行标线或列标线上，当光标变成或形状时按住鼠标左键不放并拖动，在适合的位置释放鼠标即可改变行高或列宽。v 选择格式/行/行高或格式/列/列宽命令，在弹出对话框的文本框中输入精确的行高值或列宽值（单位为磅）即可。演讲完毕，谢谢观看！