金字塔写作原理.ppt

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1、INTRODUCTION TO PYRAMID PRINCIPLE 金 字 塔 式 写 作 原 则 简 介 麦 肯 锡 公 司 项 目 小 组 培 训 材 料 实践中的体会 此 报 告 仅 供 客 户 内 部 使 用。未 经 麦 肯 锡 公 司 的 书 面 许 可，其 它 任 何 机 构 不 得 擅 自 传 阅、引 用 或 复 制。为什么学习这门课程如何高效地进行 沟通提高沟通的效能：沟通是为了解决问题，要有明确和有价值的思想提高沟通的效率：沟通要让对方准确快速地理解你的意思，掌握关键点 Writing Backwards-The Pyramid从 结 论 说 起 The Governing

2、Thought(TOPS)中 心 思 想 Logical Arguments逻 辑 论 证 Logical Groupings逻 辑 组 合 No Gaps,No Overlaps(MECE)不 遗 漏、不 重 叠(不 多 不 少)AGENDA 课 程 EVOLUTION OF STRATEGIC WRITING策 略 性 写 作 方 式 的 演 变 Writing sentences造 句 Writing stories写 故 事 Writing backwards从 后 面(结 论)写 起 IIIIII雪 莉 吾 友：我 俩 是 多 年 老 朋 友 了，共 渡 过 许 多 好 时 光 但

3、一 个 月 前 你 说 了 些 令 人 难 受 的 话 上 两 星 期 你 又 没 来 参 加 我 办 的 宴 会 后 来 雪 莉 吾 友：我 恨 你！因 为 Dear Shirley.雪 莉 吾 友 I hate you我 恨 你 Reason#1第 一 个 理 由 Reason#2第 二 个 理 由 Reason#3第 三 个 理 由 WRITING BACKWARDS(PYRAMID PRINCIPLE)从 结 论 说 起(金 字 塔 写 作 原 则)SOLVING THE PROBLEM解 决 问 题 Facts事 实 Analyses分 析 Conclusions结 论 Recomm

4、en-dations 建 议 方 案 COMMUNICATING THE SOLUTION沟 通 解 决 问 题 的 办 法 Recommendations建 议 方 案 Actions/steps/reasons行 动/步 骤/理 由 Facts/analyses事 实/分 析 What should be done?该 做 什 麽？How or why should it be done?为 什 麽 该 做 这 些？如 何 做？How do you know the recommendations are sound?怎 麽 知 道 这 建 议 方 案 是 完 善 的？DEVELOPING

5、 A STRUCTURE FOR WRITING BACKWARDS如 何 建 构 从 结 论 说 起 的 作 品 Governing thought中 心 思 想 Key line support支 撑 思 想 的 主 要 理 由 Support支 撑 理 由 Support支 撑 理 由 AGENDA 课 程 Writing Backwards-The Pyramid从 结 论 说 起 The Governing Thought(TOPS)中 心 思 想 Logical Arguments逻 辑 论 证 Logical Groupings逻 辑 组 合 No Gaps,No Overlap

6、s(MECE)不 遗 漏、不 重 叠(不 多 不 少)IF YOU WERE TO BOIL YOUR BOOK DOWN TO A FEW WORDS,WHAT WOULD BE ITS MESSAGE?您 能 用 一 句 话 介 绍 您 的 这 本 大 作 吗？GOVERNING THOUGHT中 心 思 想 的 要 诀 T O P STargeted to our audience瞄 准 观 众 Over-arching周 延 完 整 Powerful掷 地 有 声 Supportable言 之 有 据 GOVERNING THOUGHT-IS IT TOPS?检 验 中 心 思 想 是

7、 否 合 乎 标 准？The company has potential in the A,B,and C market segments本 公 司 在 甲、乙、丙 三 个 市 场 具 备 发 展 潜 力 The company should enter emerging market segments aggressively to preempt competition本 公 司 应 积 极 打 入 新 兴 起 的 市 场 区 隔 之 中，以 及 早 占 有 优 势 竞 争 地 位 AGENDA 课 程 Writing Backwards-The Pyramid从 结 论 说 起 The

8、Governing Thought(TOPS)中 心 思 想 Logical Arguments逻 辑 论 证 Logical Groupings逻 辑 组 合 No Gaps,No Overlaps(MECE)不 遗 漏、不 重 叠(不 多 不 少)Governing thought中 心 思 想 Key line support主 要 理 由 Governing thought中 心 思 想 ARGUMENT论 证 式 GROUPING组 合 式 ARGUMENT STRUCTURE(DEDUCTIVE REASONING)逻 辑 论 证 式 架 构(演 绎 推 论)Key line su

9、pport主 要 理 由 Governing thought中 心 思 想 Non-controversial statement about situation以 无 可 争 议 的 说 法 来 陈 述 情 况 Comment on situation对 情 况 的 评 论 Implication of situation and comment(therefore point)情 况 所 代 表 的 涵 义 及 评 论(因 此)LOGICAL ARGUMENT-EXAMPLE逻 辑 论 证 举 例 To improve sales,Dynamo should take immediate

10、steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20贵 公 司 必 须 立 即 采 取 行 动，研 拟 并 实 行 对 象 明 确 的 营 销 计 划 以 改 善 LX20 产 品 的 销 售 As you suspected,some manufacturing flaws have hurt sales of Dynamo抯 new system LX 20正 如 你 所 料 想 的，生 产 过 程 的 瑕 疵 影 响 了 新 产 品 LX20 的 销 售However,major cause o

11、f disappointing sales is Dynamo抯 unfocused marketing effort然 而，真 正 使 得 销 售 不 振 的 主 要 原 因 则 在 于 贵 公 司 市 场 营 销 的 重 点 不 集 中 Therefore,Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan因 此，贵 公 司 应 立 即 研 拟 一 份 更 明 确 强 调 重 点 对 象 的 营 销 计 划 并 开 始 实 行 SOME ARGUMENT PATTE

12、RNS部 分 逻 辑 论 证 模 式 Success requires X需 有 X 才 能 成 功 Success requires X需 要 X 才 能 成 功 You are pursuing X你 正 朝 X 发 展 You thought X was a problem你 认 为 X 是 问 题 Performance is not as expected绩 效 不 如 预 期 You are not equipped to do X你 无 法 作 到 You are not focusing on X你 的 重 心 不 在 XY would be better但 Y 比 较 有 利

13、 Further investigation shows it Y但 调 查 显 示 Y 才 是 问 题 Underlying cause is X问 题 出 在 XTherefore,develop capability for X因 此，建 立 作 X 的 能 力 Therefore,shift focus to X因 此，转 移 重 心 到 X Therefore,change direction to Y因 此，转 向 Y 前 进 Therefore,shift focus to Y因 此，转 移 重 心 到 YTherefore,take steps to fix X因 此，设 法

14、解 决 XPROS AND CONS OF ARGUMENTS逻 辑 论 证 的 利 弊 Key line主 要 理 由 Governing thought中 心 思 想 Noncontroversial statement about situation以 无 可 争 议 的 说 法 来 陈 述 情 况 Comment on situation对 情 况 的 评 论 意 见 Implication of situation and comment(therefore point)情 况 所 代 表 的 涵 义 及 评 论(因 此)Pros利 Cons弊 Demonstrates that n

15、o other avenue will work证 明 内 容 的 必 然 走 向(没 有 第 二 条 路 可 走)Can be particularly effective with resistant audiences对 有 拒 绝 心 理 的 听 众 尤 为 有 效 If audience disagrees with situation or comment,argument will fail to persuade如 听 众 对 情 况 或 意 见 有 异 议，该 论 证 即 失 去 了 说 服 力 Requires audience to remember much infor

16、mation before getting to so what听 众 在 听 到 最 后 的 所 以 结 论 时，先 要 记 忆 大 量 信 息 AGENDA 课 程 Writing Backwards-The Pyramid从 结 论 说 起 The Governing Thought(TOPS)中 心 思 想 Logical Arguments逻 辑 论 证 Logical Groupings逻 辑 组 合 No Gaps,No Overlaps(MECE)不 遗 漏、不 重 叠(不 多 不 少)GROUPING STRUCTURE(INDUCTIVE REASONING)逻 辑 组 合

17、 式 架 构(归 纳 结 论)Key line主 要 理 由 Governing thought中 心 思 想 Same kind of idea:同 类 想 法 Reasons Examples Actions原 因 例 子 行 动 LOGICAL GROUPING-EXAMPLE逻 辑 组 合 举 例 To improve sales,Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20贵 公 司 必 须 立 即 采 取 行 动，研 拟 并

18、 实 行 对 象 明 确 的 营 销 计 划 以 改 善 LX20 产 品 的 销 售 Explicitly identify high-priority segments and their needs确 实 找 出 高 优 先 性 的 客 户 群 及 其 需 求 Develop tailored promotions and sales aids发 展 针 对 目 标 客 户 设 计 的 促 销 活 动 及 工 具 Establish appropriate customer contact and follow-up guidelines建 立 合 宜 的 客 户 联 系 及 追 踪 制

19、 度 IS THIS A GOOD GROUPING?-1这 是 个 好 的 逻 辑 组 合 吗？-1The division should take several steps to improve profitability该 部 门 应 采 取 多 种 措 施，改 善 盈 利 Shift strategic focus改 变 战 略 性 焦 点 Reexamine salesforce incentives重 新 检 讨 销 售 队 伍 的 原 动 力 The improvement program has important implications for the organizat

20、ion改 善 计 划 对 公 司 而 言 有 很 重 大 的 意 义 IS THIS A GOOD GROUPING?-2 这 是 个 好 的 逻 辑 组 合 吗？-2Planning for the future为 未 来 筹 划 Implementing the proposed planning system will be costly and time-consuming推 行 建 议 的 计 划 系 统花 费 会 很 高，而 且 很 费 时 It is not clear that the new system will correct the major weaknesses o

21、f the existing system新 系 统 是 否 可 纠 正 现 有 系 统 的 主 要 弱 点 还 是 未 知 之 数 Importance of good planning好 好 作 出 规 划 的 重 要 性 IS THIS A GOOD GROUPING?-3这 是 个 好 的 逻 辑 组 合 吗？-3Accounting system needs to be modified会 计 系 统 需 作 修 改 Retail stores have not suffered major profit decline零 售 商 店 的 利 润 并 未 大 幅 下 降 Variat

22、ions in product line profitability by region not well understood并 没 有 真 正 理 解 各 区 不 同 产 品 系 列 的 利 润 差 别 Southern Region only moderately more profitable南 区 只 取 得 稍 高 的 利 润 Present store P&L leads to wrong decisions at store level商 店 根 据 现 有 的 盈 亏 情 况 错 误 地 作 出 决 定 PROS AND CONS OF GROUPINGS逻 辑 组 合 的

23、利 弊 Key line主 要 理 由 Governing thought中 心 思 想 Pros利 Cons弊 Major points easy to remember便 于 记 住 要 点 Very effective for action-oriented audiences对 注 重 具 体 措 施 的 听 众 极 为 有 效 If one point rejected,remaining points may still persuade一 点 被 否 定，其 余 各 点 仍 具 说 服 力 Could be too forceful for some audiences对 一 些

24、 听 众 可 能 有 勉 强 之 嫌 As you suspected,some manufacturing flaws have hurt sales of Dynamo抯 new system LX 20正 如 你 所 料 想 的，生 产 过 程 的 瑕 疵 对 新 产 品 LX20 的 销 售 造 成 损 害However,major cause of disappointing sales is Dynamo抯 unfocused marketing effort然 而，真 正 使 得 销 售 不 振 的 主 要 原 因 则 在 於 贵 公 司 市 场 营 销 的 重 点 不 集 中T

25、herefore,Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan因 此，贵 公 司 应 立 即 研 拟 一 份 更 明 确 强 调 重 点 对 象 的 营 销 计 划 并 开 始 实 行Explicitly identify high-priority segments and their needs确 实 找 出 高 优 先 性 的 客 户 群 及 其 需 求Develop tailored promotions and sales aids发 展 针 对 目 标

26、 客 户 设 计 的 促 销 活 动 及 工 具Establish appropriate customer contact and follow-up guidelines建 立 合 宜 的 客 户 联 系 及 追 踪 制 度Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20贵 公 司 必 须 立 即 采 取 行 动，研 拟 并 实 行 明 确 对 象 的 营 销 计 划 以 改 善 LX20 产 品 的 销 售Dynamo should

27、take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20贵 公 司 必 须 立 即 采 取 行 动，研 拟 并 实 行 明 确 对 象 的 营 销 计 划 以 改 善 LX20 产 品 的 销 售ARGUMENT论 证 式 GROUPING组 合 式 Need for action需 要 行 动 的 理 由 vs.相 对 于 Actions行 动 的 内 容 AGENDA 课 程 Writing Backwards?The Pyramid从 结 论 说 起 The Gover

28、ning Thought(TOPS)中 心 思 想 Logical Arguments逻 辑 论 证 Logical Groupings逻 辑 组 合 No Gaps,No Overlaps(MECE)不 遗 漏、不 重 叠(不 多 不 少)Mutually Exclusive/Collectively Exhaustive(No overlaps)(No gaps)相 互 之 间 具 有 排 他 性/整 体 而 言 毫 无 遗 漏 M E C E不 多 不 少(不 重 叠)(不 遗 漏)IS IT MECE?-1这 是 否 不 多 不 少？-1We should sell our house

29、我 们 应 把 房 子 出 售 We need more room我 们 需 要 更 大 的 地 方 The house is old,and needs expensive basic repairs房 子 已 很 旧，需 进 行 花 费 很 高 的 基 本 维 修 The kitchen is too small厨 房 太 小 The furnace is broken炉 子 坏 了 There is too much traffic on our street我 们 这 条 街 交 通 太 繁 忙 了 IS IT MECE?-2这 是 否 不 多 不 少？-2Entry barriers

30、 are low进 入 市 场 的 障 碍 很 少 Minimal start-up costs开 业 的 成 本 很 低 No regulatory restrictions没 有 法 规 上 的 限 制 Little need for proprietary technology or expertise不 太 需 要 专 有 的 科 技 或 专 业 知 识 Qualified personnel readily available已 有 符 合 条 件 的 人 员 IS IT MECE?-3这 是 否 不 多 不 少？-3The company should adopt an inves

31、t/grow strategy in this business对 此 项 业 务，公 司 应 采 投 资/增 长 战 略 The market is favorable该 市 场 看 好 The business is strong业 务 茁 壮 Financial and market performance has been excellent财 务 方 面 和 市 场 的 绩 效 一 直 都 非 常 好 The sales and financial outlook appears good销 售 和 财 政 方 面 的 前 景 看 来 很 好 Innovative marketing

32、 strategies have proved successful有 创 意 的 市 场 营 销 战 略 证 明 是 成 功 的 BUILDING OUR PYRAMID建 立 我 们 的 金 字 塔 What is our main message(governing thought)?Is it TOPS?我 们 主 要 传 达 的 信 息(中 心 思 想)是 什 麽？是 否 合 乎 TOPS 的 标 准？Should we use an argument or a grouping?应 采 用 论 证 式 还 是 组 合 式？Does our final structure pass

33、the relevant logic test?最 后 的 架 构 是 否 通 过 有 关 的 逻 辑 测 试 呢？For groupings,are the points logically the same(e.g.,all steps,all problems,all benefits)and in the logical order?如 采 用 逻 辑 组 合 方 式，各 要 点 在 逻 辑 上 是 否 相 同(如：都 是 步 骤、问 题 或 利 益？)并 按 照 逻 辑 顺 序 排 列？For arguments,does the second point comment on th

34、e first point in a way that leads to the third point and only the third point?如 采 用 逻 辑 论 证 方 式，第 二 点 是 否 是 针 对 第 一 点 的 评 论 意 见，并 一 定 会 引 申 到 第 三 点 而 不 致 引 申 到 其 他 地 方？Do both arguments and groupings support their summary in a MECE way?用 论 证 式 或 组 合 式 的 论 点 是 否 可 不 多 不 少 地 支 持 结 论 呢？Mutually exclusive(ME):Is each point used only once and in the best place?相 互 之 间 具 有 排 他 性：每 一 个 论 点 是 否 只 用 一 次 并 用 在 最 适 当 的 位 置？Collectively exhaustive(CE):Do we have all the points we need to support or defend the summary idea?整 体 而 言 毫 无 遗 漏：我 们 是 否 提 出 了 支 持 或 辩 护 结 论 中 心 思 想 所 需 的 全 部 论 点 呢？