时间管理与自我的管理.ppt

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1、18 五月 2023时间管理与自我的管理时间管理t t你最近工作忙不忙？你最近工作忙不忙？t t忙与盲忙与盲t t 你是不是每天都很忙，但却没有显著的工作效果？你是不是每天都很忙，但却没有显著的工作效果？t t 你是不是终日繁忙，但你的主管还认为你没有尽力？你是不是终日繁忙，但你的主管还认为你没有尽力？t t 你是不是经常将时间消耗被动做事，平均每天有多少 你是不是经常将时间消耗被动做事，平均每天有多少时间可以有效支配？时间可以有效支配？时间能为我们带来?t t 知识及技能t t 效益及发展t t 时间可为我们积累财富t t 幸福和快乐t t 时间就是生命（TITANICTITANIC）第一部

2、分：时间管理概述时 间 管 理 概 述t t 时间不再生、是随时失去的公平资源t t 时间管理实际是对自我的管理t t 时间管理要立足于今天t t 要找出浪费的时间、从节约时间开始时间管理（自我管理）的目的 帮助我们解决工作压力，提升工作效率和团队工作效果，改进我们的生活质量。时间价值分析t t 对于每个人来讲，每天都只有24小时t t 每天仅有1440分钟；86400秒t t 有效的时间有多少？t t 时间的价值计算分析自己的时间 分析自己的时间-TimeAnalysisChart-TimeAnalysisChart时 间 分 配 图假设一个人寿命为 假设一个人寿命为72 72岁 岁四 代

3、时 间 管 理 理 论t t第一代时间管理第一代时间管理-备忘录型备忘录型t t第二代时间管理第二代时间管理-事先规划安排行程事先规划安排行程t t第三代时间管理第三代时间管理-规划、定优先顺序、操规划、定优先顺序、操 之在我之在我t t第四代时间管理第四代时间管理-创造高品质生活创造高品质生活第一代时间管理备忘录型。顺其自然，不准确追求什么时间做什么事。随身携带，随时检查。未完成内容顺延。第二代时间管理规划与准备。规定什么时间做什么事。讲究效率，责任。第三代时间管理以效率为中心。以效率为中心。制定短，中，长期目标。确立价值观。制定短，中，长期目标。确立价值观。编制优先顺序。编制优先顺序。利用

4、计划，组织在最短的时间里做最多的事。利用计划，组织在最短的时间里做最多的事。第四代时间管理最重要的事先做。多方面平衡。改变思想而非行为。群策群力，平衡的自然原则。第二部分：时间管理的方法时 间 管 理 的 方 法1.1.分析现有时间使用情况，找出浪费的时间2.2.明确你认为最重要的事情3.3.明确自己所扮演的角色4.4.对要做的事排列优先顺序方法一 时间情况记录t t每天将记录表放在身边每天将记录表放在身边t t开始前，记录时间开始前，记录时间t t完成此事时，记录下时间。完成此事时，记录下时间。t t（分析完成事情所需的时间）（分析完成事情所需的时间）t t（时间的特性：膨胀性）（时间的特性

5、：膨胀性）时间记录表上午 下午时间 事项 时间 事项09:00-09:30 13:00-13:3009:30-10:00 13:30-14:0010:00-10:30 14:00-14:3010:30-11:00 14:30-15:0011:00-11:30 15:00-15:3011:30-12:00 15:30-16:0012:00-12:30 16:00-16:3012:30-13:00 16:30-17:00t t 保持工作区清洁 保持工作区清洁t t 一个时间只做一件事 一个时间只做一件事t t 将工作按优先级划分 将工作按优先级划分t t 对于不属于你的工作说不 对于不属于你的工作

6、说不t t 试图独立解决问题 试图独立解决问题t t 浪费别人的时间也浪费自己的时间 浪费别人的时间也浪费自己的时间t t 想办法避免别人打扰 想办法避免别人打扰时间陷阱时间陷阱方法二有效地使用你的高峰时间上午型。下午型。晚间型。方法三 划 分 事 件 的 四 个 象 限重 重 要 要 性 性急 急 迫 迫 性 性重 重 要 要不紧急 不紧急不重要 不重要不紧急 不紧急重 重 要 要紧 紧 急 急不重要 不重要紧 紧 急 急举例说明紧急不紧急重要 不重要干扰、电话信件、报告会议迫在眉睫的事符合别人期望的事做规划、计划人际关系的建立准备工作预防措施提升自己的能力抓住新机会忙碌琐碎的事广告函件电话

7、逃避性活动闲聊天紧急状况迫切的问题限期完成的工作计划好的会议办事的次序应该是重要性急迫性重 重 要 要不紧急 不紧急（做）（做）不重要 不重要不紧急 不紧急（不做）（不做）重 重 要 要紧 紧 急 急（快做）（快做）不重要 不重要紧 紧 急 急（做）（做）13重要性、紧急性工作分析表样例重要性、紧急性工作分析表样例大石头小石头游戏。t 如果你不先将大的鹅卵石放进罐子里去，你也许以後永远没机会把它们再放进去了。方法四80/20原则80%的价值来自20%的因子;其余20%的价值来自80%的因子。-意大利经济学家兼社会学家维弗列度 意大利经济学家兼社会学家维弗列度.柏瑞图 柏瑞图此原则决定事情的重要

8、程度20%80%时间管理的二八原则时间管理的二八原则80%20%80/20举例说明t t 80%80%的结果来自投入的 的结果来自投入的20%20%的时间 的时间t t 80%80%的价值集中在 的价值集中在20%20%的项目上 的项目上t t 80%80%的销售额是源自 的销售额是源自20%20%的顾客 的顾客t t 80%80%的工作失误来自 的工作失误来自20%20%的管理不当 的管理不当t t 80%80%的看报时间都花在 的看报时间都花在20%20%的版面 的版面t t 80%80%的病假来自 的病假来自20%20%的员工 的员工如何处理高价值活动t t 让高价值活动充实每一天，剩余

9、的时间再用于 让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。做琐碎的小事。t t 坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终 坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。的结果。t t 设定最后期限，合理安排事情的进展。设定最后期限，合理安排事情的进展。t t 将大项目分解，逐步完成。将大项目分解，逐步完成。t t 高效运用自己的黄金时段 高效运用自己的黄金时段t t 奖励自己，始终保持积极进取的态度。奖励自己，始终保持积极进取的态度。如何处理低价值的活动t t 授权或分派出这些活动，节约自己的时间。授权或分派出这些活动，节约自己的时间。t t 降低自己的标准，不要追求完美。降低自己

10、的标准，不要追求完美。t t 学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。t t 将它们汇总，集中时间处理。将它们汇总，集中时间处理。做正确的事比正确的做事更重要方法五填写每日时间待办单的步骤t t 列出计划中要完成的工作（分 列出计划中要完成的工作（分A A，B B，C C三类）三类）t t 列出怕遗忘的立即要做的事项，如客户投诉等 列出怕遗忘的立即要做的事项，如客户投诉等t t 列出昨日遗留的未完成的工作 列出昨日遗留的未完成的工作t t 排出优先顺序 排出优先顺序时间管理ABC法t t“A”必须在几小时内完成t t“B”必须在24小时内完成t t“C”可以在几

11、天内完成待 办 单 样 例_年 月 日顺序 序号 事项 完成人 确认t t Todolistt t 日计划表t t 周计划表t t 月计划表t t 季度计划表Microsoft Outlook Microsoft Outlook 工作目标计划分解工作目标计划分解时间管理工具表t t 目标分解计划书t t 每月行事月历t t 工作待办单（TODOLIST）充分利用效率手册方法六解决常见时间浪费现象t t 每组抽取一道问题 每组抽取一道问题t t 小组内用五分钟讨论解决问题的方法，并将讨 小组内用五分钟讨论解决问题的方法，并将讨论结果记录在教材上。论结果记录在教材上。t t 派代表发言三分钟 派代

12、表发言三分钟t t 其他人员做补充 其他人员做补充方法六方法六 解决常见时间浪费现象解决常见时间浪费现象n 1不会拒绝n 2习惯拖延n 3不速之客干扰n 4电话干扰n 5杂乱的办公环境n 6缺乏计划及条理问 题 一：不 会 拒 绝t t耐心听完对方的要求耐心听完对方的要求,表示对其尊重表示对其尊重,了解内涵了解内涵t t不能回答时，说明需要考虑及所需时间不能回答时，说明需要考虑及所需时间t t拒绝时，显示你了解这种请求对对方的重要性拒绝时，显示你了解这种请求对对方的重要性t t和颜悦色地略表歉意和颜悦色地略表歉意t t拒绝时态度坚决，不给对方留下说服你的信号。拒绝时态度坚决，不给对方留下说服你

13、的信号。t t明确说明拒绝的理由。明确说明拒绝的理由。t t如可能向对方提出别的替代解决方式如可能向对方提出别的替代解决方式问 题 二：习 惯 拖 延t t切香肠法，各个击破，逐步解决切香肠法，各个击破，逐步解决t t用平衡表分析，对比拖延的理由用平衡表分析，对比拖延的理由和不拖延的好处。和不拖延的好处。t t改变自己爱拖延的思维方式改变自己爱拖延的思维方式t t避免过分的追求完美避免过分的追求完美问题三：不速之客的干扰t t 不要采取无条件的 不要采取无条件的“门户开放政策 门户开放政策”t t 规定对外交流的时间 规定对外交流的时间t t 在办公室外接待不速之客，缩短会见时间 在办公室外接

14、待不速之客，缩短会见时间t t 站着解决问题 站着解决问题t t 让他人帮助控制会谈时间 让他人帮助控制会谈时间t t 谈话前限定会谈的时间 谈话前限定会谈的时间问题四：电话干扰t t 事后回复电话t t 集中打电话的时间t t 避免以题外话作为开场白t t 打好腹稿再打电话问题五：文件满桌t t该扔则扔该扔则扔t t不要移师暗处不要移师暗处t t不放无关物品，将物品放在固定地方。不放无关物品，将物品放在固定地方。t t养成良好的文件管理习惯养成良好的文件管理习惯t t下班最后一件事下班最后一件事-收拾办公桌收拾办公桌造 成 办公桌凌乱 的 原 因t t无条理的思路无条理的思路t t犹豫不决犹豫不决t t半途而废的工作习惯半途而废的工作习惯t t故意纵容文件的堆积故意纵容文件的堆积t t担心遗忘文件的心理担心遗忘文件的心理如何取得效果 任何技能只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。什么是习惯？逐渐养成的，一时不容易改变的行为，倾向。是对思维和性格的写照。习惯习惯不能帮助我们辨别事情的好坏。习惯不能帮助我们辨别事情的好坏。习惯左右着我们的行动。习惯左右着我们的行动。