现代企业秘书实务上企业管理.pptx

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1、商务礼仪与职业形象现代企业秘书实务 现代企业秘书实务秘书培训资料1企业培训管理培训商务礼仪与职业形象目录目录 工作职能与素质要求 接待工作 电信及办公设备 文书写作 时间管理和旅行 会议安排 信息管理 人际交往2企业培训管理培训商务礼仪与职业形象一、一、秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求 职业概述：专 门 从 事 办 公 室 程 序 性 工 作、协 助 领 导 处 理 政 务 及 日常事务，为领导决策及其实施服务的人员 适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织中 等级：初、中、高级 职业环境：办公室 职 业 能 力 里 倾 向：具 备 较 强 的 书 面 与 口 头 语 言 表 达

2、 能力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力等。3企业培训管理培训管理的定义：管理是指管理者为有效地达到组织目标，对组织资 管理的定义：管理是指管理者为有效地达到组织目标，对组织资源和组织活动有意识、源和组织活动有意识、有组织、不断地进行协调活动。包含了 有组织、不断地进行协调活动。包含了 5 5 层意思：层意思：1.1.管理是有意识、目的的群体活动。管理是有意识、目的的群体活动。2.2.管理主要协调人与事、人与物以及人与人之间的活动和利益关 管理主要协调人与事、人与物以及人与人之间的活动和利益关系。系。3.3.管理有目标性。管理有目标性。4.4.管理的目的在于有效地达到组织目标，提高组织活

3、动的成效。管理的目的在于有效地达到组织目标，提高组织活动的成效。5.5.管理的对象是组织资源和组织活动。管理的对象是组织资源和组织活动。管理的含义商务礼仪与职业形象一、一、秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求秘书特性：辅助性对上司工作起辅助作用，不能自作决定。服务性为上司工作和上司本人服务。5企业培训管理培训商务礼仪与职业形象一、一、秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求应处理好的几个关系：工作的被动性与主动性的关系 工作的经常性与突击性的关系 工作的平凡性与重要性的关系 工作的原则性与灵活性的关系6企业培训管理培训商务礼仪与职业形象一、一、秘书工作职责秘书工作职责 接待工作日常

4、、专门、团组 收发信息电话、电传、传真、邮件、电子邮件 文书写作使用电脑写各类文件及制作文件 时间管理自己、上司 会议组织会前、会中、会后 信息管理存、管、取 旅行安排吃、住、行 对外公关联络（外事）、参与活动 商务活动营销、市场、税务、法律-指派工作上司安排7企业培训管理培训企业定义企业是指以盈利为目的，运用各种生产要素（土地、劳动力、资本、技术和企业家 企业定义企业是指以盈利为目的，运用各种生产要素（土地、劳动力、资本、技术和企业家才等），向市场提供商品或服务，实行自主经营、自负盈亏、独立核算的法人或其他社会经 才等），向市场提供商品或服务，实行自主经营、自负盈亏、独立核算的法人或其他社会

5、经济组织。企业以实现投资人、客户、员工、社会大众的利益最大化为使命，通过提供产品或 济组织。企业以实现投资人、客户、员工、社会大众的利益最大化为使命，通过提供产品或服务换取收入。它是社会发展的产物，因社会分工的发展而成长壮大，是市场经济活动的主 服务换取收入。它是社会发展的产物，因社会分工的发展而成长壮大，是市场经济活动的主要参与者。要参与者。企业分类 企业分类(一 一)以投资人的出资方式和责任形式分为：个人独资企业、合伙企业、公司制企业。以投资人的出资方式和责任形式分为：个人独资企业、合伙企业、公司制企业。(二 二)以投资者的不同分：内资企业、外资企业和港、澳、台商投资企业。以投资者的不同分

6、：内资企业、外资企业和港、澳、台商投资企业。(三 三)按所有制结构可份为：全民所有制企业、集体所有制和私营企业。按所有制结构可份为：全民所有制企业、集体所有制和私营企业。(四 四)按股东对公司负责人不同分；无限责任公司、有限责任公司、股份有限公司。按股东对公司负责人不同分；无限责任公司、有限责任公司、股份有限公司。(五 五)按信用等级分人合公司、资合公司、人合兼资合公司。按信用等级分人合公司、资合公司、人合兼资合公司。(六 六)母公司、子公司。母公司、子公司。(七 七)按规模可分为大型企业、中型企业和小型企业。按规模可分为大型企业、中型企业和小型企业。(八 八)按经济部门可分为农业企业、工业企

7、业和服务。按经济部门可分为农业企业、工业企业和服务。企业定义商务礼仪与职业形象一、一、秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求职业道德：爱本职爱岗敬业，归属服从，从点滴作起 要谦虚刻苦学习，虚心求教，钻研业务 多动脑主动思考，机智敏锐，有商业意识 守纪律遵纪守法，格守信用，严保秘密9企业培训管理培训商务礼仪与职业形象一、一、秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求工作作风：热情真心诚意，笑脸迎送，谦和友善 扎实做事不飘，跟进落实，检查确认 细致准确不粗，认真不草，稳重不浮 敏捷干练守时，讲究效率，商如战场10企业培训管理培训商务礼仪与职业形象一、秘书工作职能与素质要求一、秘书工作职能与

8、素质要求秘书的业务素质 秘 书 的 知 识、智 力 和 能 力 是 相 互 联 系、相 互 制约、相得益彰的整体 知识是基础；智力是知识的结晶；能力是知识和智力的最终体现和归宿。1 1企业培训管理培训企业是指把人的要素和物的要素结合起来的、自主地从事经济活动的、企业是指把人的要素和物的要素结合起来的、自主地从事经济活动的、具有营利性的经济组织。这一定义的基本含义是：企业是经济组织；企 具有营利性的经济组织。这一定义的基本含义是：企业是经济组织；企业是人的要素和物的要素的结合；企业具有经营自主权；企业具有营利 业是人的要素和物的要素的结合；企业具有经营自主权；企业具有营利性。根据实践的需要，可以

9、按照不同的属性对企业进行多种不同的划分。性。根据实践的需要，可以按照不同的属性对企业进行多种不同的划分。例如：按照企业组织形式的不同，可以分为个人独资企业、合伙企业、例如：按照企业组织形式的不同，可以分为个人独资企业、合伙企业、公司企业；按照企业法律属性的不同，可以分为法人企业、非法人企业；公司企业；按照企业法律属性的不同，可以分为法人企业、非法人企业；按照企业所属行业的不同，可以分为工业企业、农业企业、建筑企业、按照企业所属行业的不同，可以分为工业企业、农业企业、建筑企业、交通运输企业、邮电企业、商业企业、外贸企业等。交通运输企业、邮电企业、商业企业、外贸企业等。依照我国法律规定，公司是指有

10、限责任公司和股份有限责任公司，具有 依照我国法律规定，公司是指有限责任公司和股份有限责任公司，具有企业的所有属性。企业的所有属性。因此，公司与企业是种属关系，凡公司均为企业，但企业未必都是公司。因此，公司与企业是种属关系，凡公司均为企业，但企业未必都是公司。公司只是企业的一种组织形态。公司只是企业的一种组织形态。公司与企业区别商务礼仪与职业形象一、秘书工作职能与素质要求一、秘书工作职能与素质要求通才型的知识结构，其特点：1、专 与 博 的 兼 容 性。既 包 容 多 学 科 的 面，满 足 综 合服 务 的 需 要；又 具 备 专 业 的 精 深 度，满 足 当 智 力 助 手的深层次需要。2

11、、广 泛 的 适 应 性。知 识 结 构 需 随 领 导 工 作 的 变 化 而不断地调整，时时处在调整的动态过程中。3、强 健 的 再 生 性。知 识 需 不 断 延 伸、开 拓、活 化，使 思 路 开 阔、思 维 敏 捷、思 想 深 刻，满 足 高 智 能 创 造性劳动。13企业培训管理培训商务礼仪与职业形象一、秘书工作职能与素质要求一、秘书工作职能与素质要求智力结构智力是赖以吸取外界知识的能力，包括：观察力 注意力 记忆力 思维力 想象力。14企业培训管理培训商务礼仪与职业形象一、一、秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求能力结构能 力 是 知 识 与 智 力 诸 因 素 的 综

12、合 表 现，属 改造世界范畴。1、语言文字运用能力2、协调能力3、管理能力4、处理信息能力NVQ 二级的13项能力考核NVQ 三级的10项能力考核15企业培训管理培训商务礼仪与职业形象2121世纪的企业秘书世纪的企业秘书全美秘书学会全美秘书学会1.像心理学家一样善于观察和理解他人2.像政治家一样有灵敏的头脑3.像外交官一样有潇洒的风度4.有处理各种棘手问题的丰富经验5.有良好的写作能力和文字功夫6.熟练运用各种办公自动化设备7.熟识商务往来的法律、金融和税务知识8.迅速对文件、信息归类、整理和查询16企业培训管理培训商务礼仪与职业形象17企业培训管理培训职位评估 4 职位评估它并不是什么新鲜的

13、概念，早在上世纪70、80年代，职位评估风靡欧美成为内部人力资源管理的基础工具。调研结果表明，当时美国有70%以上的企业使用职位评估系统来帮助搭建职位系统以及作为薪酬给付的依据。职位评估工具经过不断完善和开发，其操作性和科学性大大增加，并且适合全球性，不仅适应美国的企业，而且适应欧洲和亚洲国家的企业使用。在职位评估工具中，最具代表性的就是海氏(Hy)职位评估系统和美世(Mercer)的国际职位评估系统(IPE,International Position Evaluation),它们都是通过选取不同的评估因素，并分配不同的权重对职位进行打分，来确定各个职位在企业中的相对价值。针对员工适应能力、

14、创新能力、热行能力薄弱的现象，针对员工适应能力、创新能力、热行能力薄弱的现象，结合公司五年发展规划纲要和 结合公司五年发展规划纲要和“土一五 土一五“总体发 总体发展战略，大力推进员工素质提升工程，突出高技能、展战略，大力推进员工素质提升工程，突出高技能、高技术人才培养及专业技术力量储备培训，为公司建 高技术人才培养及专业技术力量储备培训，为公司建立具有永续竞争力的卓越企业提供合适的人力资源，立具有永续竞争力的卓越企业提供合适的人力资源，全面提升公司员工的综合素质和业务能力，推进企业 全面提升公司员工的综合素质和业务能力，推进企业健康快速发展。健康快速发展。企业管理方案1 1、坚持实事求是的原

15、则、坚持实事求是的原则企业需要制定什么规范、达到何种水平，应当根据企业的实际情况来决定，制定出的管理规 企业需要制定什么规范、达到何种水平，应当根据企业的实际情况来决定，制定出的管理规范又应当在实践中经过试点或试验，证明它确实符合客观规律和本厂的实际情况，确实能取 范又应当在实践中经过试点或试验，证明它确实符合客观规律和本厂的实际情况，确实能取得良好效果，才能组织实施。得良好效果，才能组织实施。2 2、坚持领导和群众相结合的原则、坚持领导和群众相结合的原则管理规范是要全体员工来执行的，必须反映群众的集体意志。管理规范的制定必须有领导的 管理规范是要全体员工来执行的，必须反映群众的集体意志。管理

16、规范的制定必须有领导的总结群众的时间经验，充分听取员工的意见，这样才能扎根于群众之中，为广大群众自觉遵 总结群众的时间经验，充分听取员工的意见，这样才能扎根于群众之中，为广大群众自觉遵循执行。循执行。3 3、坚持系统、全面、统一的原则、坚持系统、全面、统一的原则系统指各项管理规范要配套，达到整体优化。全面指凡涉及经营管理活动全过程的各项工作、系统指各项管理规范要配套，达到整体优化。全面指凡涉及经营管理活动全过程的各项工作、各个岗位都要有相应的管理规范，作到有章可循。统一指各项管理规范应当相互协调，服从 各个岗位都要有相应的管理规范，作到有章可循。统一指各项管理规范应当相互协调，服从统一的领导意

17、志的共同的目标。统一的领导意志的共同的目标。4 4、坚持职务、责任、权限、利益相一致、坚持职务、责任、权限、利益相一致职务是前提，责任是核心，权限是条件，利益是动力，四者缺一不可，必须相互一致。职务是前提，责任是核心，权限是条件，利益是动力，四者缺一不可，必须相互一致。5 5、坚持繁简适度、通俗易懂的原则、坚持繁简适度、通俗易懂的原则管理规范应当规定得详尽明确，有关项目不能有遗漏和含糊之处，指标、要求尽可能的定量 管理规范应当规定得详尽明确，有关项目不能有遗漏和含糊之处，指标、要求尽可能的定量化，并且，行文要作到简单明了、通俗易懂，使执行者易于理解和掌握。化，并且，行文要作到简单明了、通俗易懂

18、，使执行者易于理解和掌握。企业管理的原则1 1、加强公司高管人员的培训，提升经营者的经营理念，开阔思路，增强决策、加强公司高管人员的培训，提升经营者的经营理念，开阔思路，增强决策能力、战略开拓能力和现代经营管理能力。能力、战略开拓能力和现代经营管理能力。2 2、加强公司中层管理人员的培训，提高管理者的综合素质，完善知识结构，、加强公司中层管理人员的培训，提高管理者的综合素质，完善知识结构，增强综合管理能力、创新能力和执行能力。增强综合管理能力、创新能力和执行能力。3 3、加强公司专业技术人员的培训，提高技术理论水平和专业技能，增强科技、加强公司专业技术人员的培训，提高技术理论水平和专业技能，增

19、强科技研发、技术创新、技术改造能力。研发、技术创新、技术改造能力。4 4、加强公司操作人员的技术等级培训，不断提升操作人员的业务水平和操作、加强公司操作人员的技术等级培训，不断提升操作人员的业务水平和操作技能，增强严格履行岗位职责的能力。技能，增强严格履行岗位职责的能力。5 5、加强公司员工的学历培训，提升各层次人员的科学文化水平，增强员工队、加强公司员工的学历培训，提升各层次人员的科学文化水平，增强员工队伍的整体文化素质。伍的整体文化素质。6 6、加强各级管理人员和行业人员执业资格的培训，加快持证上岗工作步伐，、加强各级管理人员和行业人员执业资格的培训，加快持证上岗工作步伐，进一步规范管理。

20、进一步规范管理。企业总体目标企业管理可以划为几个业务职能分支：人力资源管理、财务管理、生产 企业管理可以划为几个业务职能分支：人力资源管理、财务管理、生产管理、采购管理、营销管理等。通常的公司会按照这些专门的业务职能 管理、采购管理、营销管理等。通常的公司会按照这些专门的业务职能设置职能部门。设置职能部门。在企业系统的管理上，又可分为企业战略、业务模式、业务流程、企业 在企业系统的管理上，又可分为企业战略、业务模式、业务流程、企业结构、企业制度、企业文化等系统的管理。美国管理界在借鉴日本企业 结构、企业制度、企业文化等系统的管理。美国管理界在借鉴日本企业经营经验的基础上，最后由麦肯锡咨询公司发

21、展出了企业组织七要素，经营经验的基础上，最后由麦肯锡咨询公司发展出了企业组织七要素，又称麦肯锡 又称麦肯锡 7S 7S 模型；在七要素中，战略、结构、制度被看作 模型；在七要素中，战略、结构、制度被看作“硬件 硬件”，风格、人员、技能、共同价值观被看作 风格、人员、技能、共同价值观被看作“软件 软件”，其中以共同价值观为，其中以共同价值观为中心。中心。何道谊将企业系统分为战略、模式、流程、标准、价值观、文化、结构、何道谊将企业系统分为战略、模式、流程、标准、价值观、文化、结构、制度十大软系统和人、财、物、技术、信息五大硬系统。企业管理除了 制度十大软系统和人、财、物、技术、信息五大硬系统。企业管理除了对业务职能进行管理外，还需要对企业系统要素进行管理。对业务职能进行管理外，还需要对企业系统要素进行管理。企业管理的构成