公司电子会计档案管理信息化思考.docx

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1、公司电子会计档案管理信息化思考本文研究的结论如下：一是会计档案的管理是企业财务管理工作中很重 要的一局部，对其进行研究非常有必要。虽然信息化新形势下，许多企 业进行了会计档案电子化的尝试，但由于相关技术还不够成熟，能提供 借鉴的企业实践案例较少，无法有效促进企业电子会计档案的管理。二 是电子文件全生命周期在线管理理论作为理论基础，对企业的会计档案 管理信息化研究具有较强的指导价值。第1章绪论研究背景和意义1.1.1 研究背景信息技术的快速开展提高了企业的管理信息化水平，也因此产生了大量 的电子文件和电子档案。企业档案随着经济活动的增多而愈发繁重，虽 然大局部企业的档案管理水平较手工阶段有所改善

2、，档案电子化技术的 快速开展也使档案管理本钱大幅度降低，但是仍有许多企业对档案的管 理方式没有发生变化，也无法充分发挥档案价值。作为企业档案中最重 要也是占比最多的会计档案，对其进行信息化改革是未来的必然开展方 向，对于提高档案管理水平具有十分重要的意义。2012年以来，国家相关部门出台了一系列相关政策，旨在推进企业管 理信息化开展，促进电子档案管理建设，降低企业管理本钱。选取了一 批试点企业开展企业电子会计档案管理的试点工作，完善行业实施规范, 进而保障试点工作进展的流畅性。2013年12月，国家发改委、财政部、国家税务总局、国家档案局联 合下发关于组织开展电子发票及电子会计档案综合试点工作

3、的通知，加 快企业电子会计档案和电子发票试点工作的步伐口。2015年7月，第一张具有报销功能的电子版式的发票在试点企业成 功开具，这标志着企业的电子会计档案管理工作迈入了新的阶段。2016年，修订后的会计档案管理方法发布。方法规定，划分在企 业会计档案归档范围中并满足相关条件的电子会计资料可以仅以电子 形式存储到计算机中，形成企业电子会计档案。这一法规对电子会计档 案的法律效率以及无纸化、存储便利性、信息共享度高等优点给予了肯 定，也促使更多的企业实行电子档案信息化管理2。1.2 国内外研究现状国外研究现状本人在对国外文献进行研究时，以 accounting files、“accounting

4、 systemof enterprise 、 Accountingarchives+management/、 “Electron Accounting File”为关键词在Emerald全文期刊库、Web of Science数据库、EBSCO数据库进行检索，检索结果如下表所示。国外比国内最早开始关于会计档案的研究。但国外的研究大多偏向于会 计档案管理的流程、体制和模式等方向，多集中于研究档案的数字化应 用等，关于会计档案管理的研究非常欠缺。最先注意到这一现象的是 Ashutosh Deshmukh ,他于2006年分析了对档案管理进行研究的著 作后发现，学术界只偏向于关注档案管理于知识管理的

5、作用，而并非档 案管理本身的研究意义6。他率先提出了会计档案管理于普通档案管理 的特殊性，并指出会计档案数字化与传统的档案管理模式相比，只是档 案的形式发生了变化，会计档案的来源以及性质没有本质区别。在 Ashutosh之后学术界开始注意到档案管理研究的重要性。Zybery等 人（ 2008 ）预测出未来会计档案的开展趋势就是会计信息化，这意味 着会计档案存储方式的进步刀。Piro,RM Guarise等（ 2009 ）年也指 出信息技术的开展将推动会计档案存储方式的进步，会计信息的调用与 查询即将更加便捷，更加具有时效性8。第2章概念界定与理论基础会计档案2.1.1 会计档案的定义会计档案是

6、指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是 记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据，属于单位 的重要经济档案，是检查企事业单位过去经济活动的重要依据，也是国 家档案重要组成局部33。2.1.2 会计档案的内容会计档案工作的起点都是会计资料，会计档案是从会计资料转换而来的。 所以对会计档案的研究也应该以会计资料为起点。最新的会计档案管 理方法对企业应当进行归档的会计资料进行了明确规定。会计资料内 容分类、对应的明细以及保管期限如下表所示。2.2 电子会计档案电子会计档案的定义电子会计档案是单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和 反映单位经济业务事项的，具有保存价值

7、的文字、图表等各种形式的会 计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案 34 o电子会计档案是指以“电子文件”的形式存在的相关会计核算专业资料。 而会计档案电子化是指将传统的纸质会计档案，通过计算机技术转变为 存储在计算机中以电子文件形式保存的资料的过程35。纸质档案经转 化后变为电子会计档案。电子会计档案只需要以电子形式进行保存，而 会计档案电子化有时需要同时保存纸质档案与电子档案两种版式。元数据的一般释义为，关于数据的数据，或是描述数据的数据36。在 不同的领域因为数据的概念和属性不同，元数据的含义亦千差万别。 在文件管理领域，根据国家标准信息与文献文件管理第1局部：通

8、 贝!(GB/T 26162.12010/ISO 154891 : 2001 )中对文件元数据 的定义为：描述文件内容、结构、背景及其管理过程的信息。电子文件 中的元数据，是动态描述电子文件诸特征的信息集合，是对电子文件特 征信息准确的表达3刀。根据文件运动过程，在电子文件归档后期，元数据也要与文件一同归档, 因此根据电子文件管理的元数据信息模型，电子档案元数据可分为两个 层次和六个模块构成。元数据分为内容信息和保护描述信息。其中，内 容信息分为数据对象和表述信息，保护描述信息分为内容特征、背景信 息、保护信息和固化信息38。第3章A公司会计档案管理现状分析17A公司背景173.1 A公司会计

9、信息化建设现状17第4章电子会计档案管理系统分析与设计254.1 会计档案归档范围和归档原那么25需求分析25第5章系统实施路线与预期效果分析67系统实施路线675.1 预期效果分析68第5章系统实施路线与预期效果分析5.1系统实施路线为了保证本工程的安稳落地和顺利交付，在整个工程运行过程中结合现 有管理制度，制定三快一稳总体规划，最终到达调研快，开发快， 实施快，运行稳的效果，在优质的管控下，完成系统的顺利交付和稳定 上线。工程实施路线是先对工程客户需求进行调研，然后针对调研成果进行具 体的开发设计，再对开发产品进行反复测试，测试通过后交由现场实施， 最后进行线上试运行，试运行通过后申请交付

10、。需求调研阶段，开发经理与A公司业务经理沟通整个系统设计的最终 方向，针对各个业务模块抽调对应不同的业务人员，与开发经理直接沟 通需求，制定初版需求说明书，并提交A公司业务经理。系统开发阶段，开发经理针对需求说明书，对开发人员制定不同模块任 务分工并沟通具体需求，制作初步模型展示给A公司业务经理，架构 通过后针对每个模块进行第二轮详细调研，制定系统总体设计，系统模 块设计和网络设计，在与具体业务人员，业务经理沟通一致后，决定采 用灵活多变的SOA模型来作为主体框架，然后将功能分模块开发，最 后制定系统概要设计说明书和系统详细设计说明书，进行详细开发。系统测试阶段，根据系统详细设计书，每个模块分

11、别进行详细测试，第 一轮冒烟测试通过后进行第二轮测试，问题度在低级5%模块达标，模 块测试完成，等所有模块测试完成后进行总体测试，总体测试完成在5% 以下后完成最终测试，产品通过测试，交付实施。系统实施阶段，将测试无误的产品在A公司正式环境进行部署，测试，测试无误后进入下一阶段。第6章结论与展望6.1研究结论本文详细论述了基于全生命周期管理理论的电子会计档案管理系统是 如何解决企业会计档案管理信息化建设问题的。本文通过对案例企业的 会计档案管理现状进行研究，分析得出企业会计档案管理存在的假设干问 题：管理本钱过高、纸质档案存在较大风险、档案无法实现智能共享、 现有系统无法满足电子化要求的问题，并提出建设A公司电子会计档 案管理系统的解决方案。通过电子会计档案管理系统的设计与实现解决 了 A公司会计档案管理的难题。本文研究的结论如下：一是会计档案的管理是企业财务管理工作中很重要的一局部，对其进行 研究非常有必要。虽然信息化新形势下，许多企业进行了会计档案电子 化的尝试，但由于相关技术还不够成熟，能提供借鉴的企业实践案例较 少，无法有效促进企业电子会计档案的管理。二是电子文件全生命周期 在线管理理论作为理论基础，对企业的会计档案管理信息化研究具有较 强的指导价值。三是企业电子会计档案管理系统的应用能有效提高企业 的档案管理效率，节约经济本钱，促进企业会计信息化建设。