高效时间与会议管理培训课件jkt.pptx

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1、高效时间与会议管理高效时间与会议管理曾容华曾容华 新形势下的危机与发展新形势下的危机与发展危机危机？发展发展？这世界唯一不变的事这世界唯一不变的事 变变 化化时间管理是最重要的个人管理时间管理是最重要的个人管理时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。时间，便什么都不能管理。彼得彼得 杜拉克杜拉克放弃时间的人，时间也会放弃他。放弃时间的人，时间也会放弃他。莎士比亚莎士比亚一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。莫等闲，白了少年头，空悲切。莫等闲，白了少年头，空悲切。子在川上曰，逝者如斯夫！子在川上曰，逝者如斯夫！

2、拥有明确的人生目标是管理好时间的前拥有明确的人生目标是管理好时间的前提。提。掌握时间分配的八大领域：掌握时间分配的八大领域：健康、工作、心智、人际关系、理财、健康、工作、心智、人际关系、理财、家庭、心灵思考、休闲。家庭、心灵思考、休闲。欲管理时间，先树立原则！时间管理的重要性时间管理的重要性瓶颈理论认为瓶颈理论认为,改善绩效的最佳方法不是改进每个环节步改善绩效的最佳方法不是改进每个环节步骤骤,而是改进瓶颈而是改进瓶颈 (最大的约束因素最大的约束因素).因为系统的整体绩效因为系统的整体绩效取决于瓶颈取决于瓶颈时间正是管理人员的最大的约束因素时间正是管理人员的最大的约束因素.失去时间失去时间,人们

3、会变人们会变得无能得无能时间管理的重要性至少等同于战略时间管理的重要性至少等同于战略,创新创新,领导力这些看似领导力这些看似更为眩目的管理议题更为眩目的管理议题,甚至更为重要甚至更为重要越忙越空虚越忙越空虚工作太多，总是做不完工作太多，总是做不完忙得没有时间吃饭和睡觉忙得没有时间吃饭和睡觉努力工作，却感受不到快乐努力工作，却感受不到快乐忙忙碌碌，焦头烂额，却毫无成就感忙忙碌碌，焦头烂额，却毫无成就感 没有原则，往往会。困困 惑惑无法辨认事情重要与否无力确定事情的先后顺序无力有条不紊地行事总是被更急迫的事情打断 你能回忆昨天的时间耗费吗？主要做的事及用时间主要做的事及用时间时间时间/工作清单分析

4、工作清单分析有多少是有计划的？有多少是有计划的？有多少时段记不起做什么？有多少时段记不起做什么？超时超时/浪费多少浪费多少 （总和（总和/各项）？各项）？时间利用率？时间利用率？=工作用时之和工作用时之和 /法定工作时数法定工作时数什么原因？什么原因？72岁是如何度过的？岁是如何度过的？睡觉睡觉20年年吃饭吃饭6年年生病生病3年年工作工作14年年读书读书3年年体育看电影电视等体育看电影电视等8年年饶舌饶舌4年年打电话打电话1年年等人等人3年年旅行旅行5年年打扮打扮5年年 时间管理的本质自我管理自我管理目标管理 重要目标目标价值观价值观 目标目标亲情亲情亲情亲情财富财富财富财富事业事业事业事业名

5、利名利名利名利享乐享乐享乐享乐学习学习学习学习健康健康健康健康友情友情友情友情丧失目标，空有激情将让你丧失目标，空有激情将让你付出双倍的努力。付出双倍的努力。1414人们为什么不制定目标人们为什么不制定目标认为制定目标不重要认为制定目标不重要不知道如何做不知道如何做害怕失败害怕失败害怕别人笑话害怕别人笑话1515目标设定方法目标设定方法4W4W明确目标设定的理由（明确目标设定的理由（why?why?）明确实现目标需要做的事项（明确实现目标需要做的事项（what?what?）明确能帮助你实现目标的人（明确能帮助你实现目标的人（who?who?）明确目标实现的时间（明确目标实现的时间（when?w

6、hen?）1H1H明确目标实现的途径明确目标实现的途径(how(how?)1616确定目标的原则确定目标的原则S (Specific)M Measurable)A (Agreed)R (Realistic)T (Timed）具体性具体性可衡量可衡量一致性一致性现实性现实性有期限有期限 1717目标细化目标细化把你的把你的“计划计划”写在纸的右端，思考你在写在纸的右端，思考你在此前需要做什么。问自己：此前需要做什么。问自己：“我今天能开我今天能开始这一步骤吗？始这一步骤吗？”如果不能，如果不能，“我首先要我首先要做什么？做什么？”一步一步倒推。一步一步倒推。将每项计划切细再切细，切到你今天能够将

7、每项计划切细再切细，切到你今天能够开始做的一个步骤为止。开始做的一个步骤为止。1818我我今今天天能能开开始的行动始的行动目标目标 时间管理的意义 更有效率 更成功 更幸福时间管理的法则时间管理的法则永远应先做最重要的事永远应先做最重要的事第二象限法则第二象限法则避免平均分配时间和精力避免平均分配时间和精力帕雷托帕雷托80/20法则法则避免避免事事都想做完事事都想做完,学会取舍学会取舍工作工作ABC法则法则紧急紧急VSVS重要事情重要事情 A B C D 重要重要紧紧急急不重要不重要不不紧紧急急第二象限工作法第二象限工作法第四象限第四象限不不紧紧急且不重要急且不重要第三象限第三象限 紧紧急但不

8、重要急但不重要第二象限第二象限 不不紧紧急但重要急但重要第一象限第一象限 紧紧急而重要急而重要重要重要 不重要不重要 紧紧急急 不不紧紧急急偏重第一类事务偏重第一类事务第四象限第三象限第二象限第一象限第一象限结果结果压力压力精疲力竭精疲力竭危机处理危机处理忙于收拾残局忙于收拾残局重要重要 不重要不重要紧紧急急 不不紧紧急急偏重第二类事务偏重第二类事务第四象限第四象限第三象限第三象限第二象限第二象限结结果：果：有有远见远见，有理想，有理想平衡平衡纪纪律律自制自制少有危机少有危机第一象限第一象限重要重要 不重要不重要紧紧急急 不不紧紧急急偏重第三、四类事务偏重第三、四类事务 第四象限第四象限第三象

9、限第三象限结结果：果：全无全无责责任感任感工作不保工作不保依依赖赖他人和社会机构他人和社会机构维维生生第二象限第二象限第一象限第一象限重要 不重要紧急 不紧急完全时间管理完全时间管理1、事先周详的计划、事先周详的计划2、排定工作的优先顺序、排定工作的优先顺序3、设定长短程目标、设定长短程目标4、订定每日工作计划、订定每日工作计划5、挑战效率最高点、挑战效率最高点6、学习分配工作、学习分配工作7、今日事今日毕、今日事今日毕8、避免分散注意力、避免分散注意力9、将阻碍减到最低、将阻碍减到最低10、培养说、培养说“不不”的能力的能力11、应付突发状况、应付突发状况12、随时检视、随时检视思考题想一想

10、想一想讨论三分钟讨论三分钟会议为什么没有实效会议为什么没有实效?为什么员工讨厌开会呢？课堂讨论课堂讨论向会议要效益向会议要效益高效会议的本质高效会议的本质第一、明确开会目的，才能有的放矢第二、不是“要我去做”，而是“我要去做”第三、手握利器，有利亦有弊第四、根除问题，需与时俱进有有“规规”有有“矩矩”高效会议的原则高效会议的原则第一、会议健康，标准先行第二、会而有议：没有主题，就没有会议第三、议而有论：有参与，才有统一第四、论而有行：有追踪，才有服从第五、行而有果：只能先确定，落实才具体第六、果而有报：不要“苦劳”，只要“功劳”会议是领导重要的舞台，员工学习的课堂，干部训练的场所，疗伤止痛的医院，展示才华的舞台。关注现状和病因,仅仅只能防止出错,只有找到成功的标准,才可以复制成功!启示录Impact(5 factors)会后早会业务启动大会 经营管理专题会会议系统早会（干部、全员）夕会会议的类型干部早会每天开干部早会有必要吗？干部早会真正的价值是什么？课堂思考？课堂思考？全员早会为什么全员早会在操作中总是觉得很乏力？全员早会对企业的文化建设和管理意味着什么？课堂思考？课堂思考？03业务启动大会Part One你们单位开业务启动大会吗？效果怎么样?理想中的业务大会是什么样子的？课堂思考？课堂思考？