体系文件编写.ppt
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1、 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTINGnISO9001:2000 体系文件编写0 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING一体系文件编写的重要性 体 系 文 件 在ISO9000、ISO14000 及QS9000 体 系 建 立 和 运 行 的过程中扮演着相当重要的角色：（1）符合标准要求 在ISO9001 和QS90004.2 及ISO14001 的条文中，均要求组织“建立并保持局面的体系，以全面满足此标准的要求”。（2）工作的依据 建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持 一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作 时出现不一致的工作方式和
2、标准，或者由于口头交待沟通工 作的方式和方法欠明确和清楚。1 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING一体系文件编写的重要性（3）提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础通过日 常工作，不断地完善管理和技术的要求。（4）防止经验的流失 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的 流失，从而造成动作上的因难。2 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING一体系文件编写的重要性（5）改善人际关系 由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大 大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨 擦的机会。（6）员工的责任心和荣誉感 执行
3、工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确 了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。3 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING二体系文件的架构（一）目前建立的体系文件，一般企业均将文件架构分为四个层次，即：一阶文件：手册 二阶文件：程序 三阶文件；工作指导书 四阶文件：表单或表格 但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多 规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3 个层次，即：一阶文件：手册 二阶文件：程序/工作指导书 三阶文件：表单 文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时 亦需考虑公司未来的扩充和发展等。4 冠 智 达 顾 问 GR
4、EEM CONSULTING二体系文件的架构（二）文件架构的说明1 手册 对于一个国家来说，宪法是根本大法，任何法律的制订都必 须依宪法的要求来拟制，而对于一间公司来说，手册即是公 司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在体系运行上的 大纲要求，简言之，手册即要求我们应该要做哪些工作。2 程序书 程序即是明确规定工作进行的途径，亦就是说，针对手册要 求的工作和要求程序需详细描述。文件化的程序通常包括活 动的目的和范围；做什么事情和由谁来做；何时、何地和由 谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控 制和记录等。5 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING二体系文件的架构
5、3 工作指导书 工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工 作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准 书。4 表单 格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就 应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设 计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应 力求共享，在表达明白的前提下，精简填写项目和内容。6 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING二体系文件的架构 一 般 来 说，一 项 工 作 涉 及 到 多 个 部 门 则 我 们 写 文 件 时 编 制 成程 序，例 如：采 购 程 序、纠 正 和 预 防 措 施 程 序 等，而 工
6、 作 只 和 自己 部 门 有 关 的 作 业 在 编 制 文 件 时 做 成 指 导 书 的 格 式，例 如：设 备使用指导书、指导书产品检验指导书等。一 般 对 于 图 纸、设 备 说 明 书、国 内、国 际 的 标 准 亦 归 纳 为 工作指导书类文件。7 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING三、文件的结构 一、一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整 结构有：1 目的2 范围3 权责4 定义5 作业内容/文件内容6 附件 现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述：1 目的 应 叙 述 编 制 此 文 件 的 作 用 和 目 的，即“做 这 件 事 是 为 了
7、什 么”？8 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING三、文件的结构 2 范围 规定此文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能 范围，所以编写时应注意它的涵盖性。例如某公司有手动和自动 的绕线机，如果文件的内容只针对手动的绕线机，却将文件的范 围写成“适用于公司所有绕线机的使用”，即是明显的错误。3 权责 即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责，一般时常会就相 关人员担负的权责做简单叙述，但是亦有公司只叙述和此文件有 关的主导部门和相关部门的权责。4 定义 亦即名词解释，针对文件中用到的专业术语、英文缩写做明确说 明，会令文件内容更清楚明白。9 冠 智 达 顾 问 GR
8、EEM CONSULTING三、文件的结构 5 作业内容 即工作执行的方法、过程和要求，一般将作业内容的编写分为两 个部份。（1）流 程 图：以 流 程 图 的 形 式 描 述 工 作 进 行 和 程 序，会 更 容易 了 解 文 件 内 容，但 是 并 非 每 份 文 件 都 需 流 程 图，完 全 视 乎 文 件类型。（2）文 件 内 容：在 编 写 文 件 内 容 时，一 定 需 注 意5W1H（WHO，WHEN，WHERE，WHAT，WHY，HOW）结 合，即 由 谁（WHO），在 何 时（WHEN），在 何 地（WHERE），做 何事（WHAT），为 什 么 做（WHY），怎 样 做
9、（HOW），缺 少 任 何一个W 或H，都有可能使文件的内容不易理解。10 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING三、文件的结构 6 参考文件资料 用以索引文件中所提到或引用的文件资料，在索引文件时，最 好将文件的编号同时附在文件名之后，以及便查找，但是不可 将文件版本附上。7 附件 一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单，公司所 有的表单都应从此而来，最好将表单的编号附在名称后，但是 也不可以附版本。8 以上是一份文件的完整结构，为了整齐可统一文件结构。但 是并非所有的文件都应依循此固定的结构，鉴于文件的内容的 需要，可适当的去除一些不适用的项目。11 冠 智 达 顾
10、问 GREEM CONSULTING四流程图绘制 在 编 制 文 件 的 过 程 中，适 当 地 制 作 一 些 流 程 图，会 更 容 易 理 解文 件 内 容 和 加 深 印 象，流 程 的 制 作 不 拘 形 式，最 主 要 的 是 能 做 到清楚明了即可。1 流程图常用的符号12 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING四流程图绘制 例一：收货流程供应商送货本公司仓库核对送货单与实物收货13 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING四流程图绘制 此 范 例 将 工 作 单 位 以 表 示 而 将 执 行 的 工 作 以 来区分，这是一个最简单的流程图，您可以任意
11、发挥。例二：生产流程 执行项目 负责人 记录 备 料 备料员 材料日用表 加温烘干 烤箱操作员 材料温度控制表 投 料 备料员 无 设定技术参数 技术员 成型参数记录表 正常生产 技术员 产品生产日报14 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING四流程图绘制 例 二：流 程 图 将 执 行 项 目、负 责 人 及 使 用 的 记 录 分 开 注 明，易 看易懂，也是制作流程图的常用方法之一。总 之，使 用 流 程 图 的 目 的 就 是 清 晰、一 目 了 然，如 果 有 些 工 作 太过 繁 杂 和 繁 琐，当 制 成 流 程 图 时 或 许 不 容 易 看 明 白，所 以 应
12、注 意流程图使用的时机。15 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING五、编写文件的五忌（一）、忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体系。（二）、忌过于弹性化，失去可操作性。（三）、忌理想主义化，导致无法实施。（四）、忌部门主义化，导致其它部门无法配合。（五）、忌咬文嚼字，理解困难。16 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING六、文件的审查、批准 一 般 规 模 较 小 的 公 司，文 件 制 作 完 成 后 交 回 其 部 门 主 管 或 总 经 理 审核 后 即 可 颁 布 使 用，但 是 对 于 规 模 较 大 的 公 司，这 种 做 法 欠 妥 当，因 为 部
13、 门 专 业 化 的 一 些 文 件 由 本 部 门 自 行 审 批 可 能 没 有 问 题，但是 非 部 门 专 业 化 涉 及 诸 多 部 门 工 作 内 容 的 由 制 作 部 门 核 准 使 用，掩 盖 了 其 它 部 门 的 要 求 的 意 见，在 使 用 中 难 免 会 对 其 它 部 门 造 成困 挠，甚 至 引 起 磨 擦，所 以 对 于 文 件 的 审 查 和 核 准，许 多 公 司 规定了不同审查和核准方式，例：17 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING六、文件的审查、批准 阳光企业有限公司公司文件审查、核准文件类别 审 查 核 准 手册 各部门主管 董事长
14、 程序 各部门主管 总经理 工作指导书 部门主管 总经理 图纸 工程部主管 一 般 来 说 结 合 相 关 部 门 主 管 审 查 文 件 最 主 要 的 作 用 是 提 出 适 合于 其 部 门 的 意 见，并 加 以 修 订 补 充，以 使 文 件 的 内 容 更 完 善 和 具操作性。18 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING七质量手册范例 现 以ISO9001&ISO14001 标 准 要 求 为 例，例 举 质 量 手 册 的 结 构 和 部 份 内 容 要求。质量手册目录0质量手册实施令1前言2组织机构 3管理层职责（包括最高管理层）4质量管理体系41 总要求（包括
15、质量管理体系的范围，任何剪裁的细节与合理性，以及识别过程、确定过程顺序和相互作用）42 文件的总要求（本组织对质量管理体系文件的具体规定）19 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING七质量手册范例 5 管理职责5 1 管理承诺5 2 以顾客为中心5 3 质量方针（此处可说明对质量方针的控制要求）5 4 策划（此处是对质量管理体系的策划，策划输出的文件可 以是质量手册）5 5 职责、权限和沟通5 6 管理评6 资源管理6 1 资源的提供6 2 人力资源6 3 基础设施6 4 工作环境20 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING七质量手册范例 7产品实现71产品实现的策
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