专案管理-专案经理的责任enjj.pptx

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1、Final Reports Find the best project team!Who is the team leader?Which characteristics you would like to share with us?Etc.專案經理 專案經理的責任 專案經理的能力與技巧 發展技巧的方法 授權 專案變更前言 人-是完成專案目標的主要關鍵,並不是程序與技巧.程序與技巧只是一種工具,用以輔助完成工作.專案經理的責任 專案經理的責任在於準時完成專案並控制在預算之內,進而尋求顧客的滿意.專案經理扮演領導者的角色,專案不能由個人獨立完成,必須適當授權專案團隊成員 專案經理的責任在於以下

2、三個方向 計畫 組織 控制專案經理=?專案經理的責任-目標一致 計畫 組織 控制 明確定義專案目標,同時要與顧客對專案目標取得一致性的看法 與專案成員溝通專案目標時,要能提供願景,以有效達成目標 確保整體的發展計劃較個人發展單一計劃來的好專案經理的責任-資源分配 計畫 組織 控制 資源的分配;內部自行完成,外包或向外諮詢 創造高度的動力環境,以達激勵之效專案經理的責任-及早發現及早治療 計畫 組織 控制 追蹤實際進度並比較實際進度與計劃進度之差異專案經理的能力與技巧 領導統御的能力 發展成員的能力 溝通協調的技巧 人際關係的技巧 處理壓力的能力 解決問題的技巧 時間管理的技巧 有 效 率 的

3、專 案 經 理具 有 領 導 統 御 的 能力,發 展 成 員 的 能 力,溝 通 協 調 的 技 巧 與良 好 的 人 際 關 係,可以 處 理 壓 力,結 決 問題 及 管 理 時 間領導統御的涵義領導者被領導者Dynamic System在一種特定情境下，為影響一人或一群人之行為，使其趨向達成某種群體目標之人際互動程序。管理者領導統御的涵義領導者管理者管理者具有正式的影響力領導者之影響力可以是非正式的Ex.1.NBA 中的明星球員歐尼爾(Laker)2.專案團隊中的某些人?源自於組織所賦予的權力源自於領導者的特質能力或技能+領導者 管理者+專案經理領導統御的能力 專案領導包括鼓舞專案成員

4、,激發靈感,使其成功地執行計劃達成專案目標.專案經理要讓團隊成員明白專案之利益所在,最終結果與未來願景.專案經理要能授權給專案團隊 巧思靈敏的專案經理清楚知道搖如何給予動機並創造支援環境,使成員有高度表現 當情況不如預期,要避免成員有洩氣或沮喪的情況領導統御的能力-續 專案經理要讓成員覺得自己專案是具有貢獻性,同時也是被需要.專案經理以可以提供成果發表的機會,使專案的成員有心致力於工作上.專案經理對專案團隊各方面都要呈現和諧,以建立起信賴的環境,高度的期許及愉悅的氣氛 專案經理及成員都應具有高度的表達能力,使得接受他們表達的人可以依循方向前行 領導統御的能力-續 專案經理應該要樂在工作,並且用

5、正面積極的態度鼓勵團隊成員 大部分的人在工作中希望能融入團體生活而不是獨自一人工作 專案經理再領導上要有高度的動力,對專案團隊有正面的示範作用 好的管理者不會被眼前的困難及各種辯解所威攝住,他們隨時充滿信心,並且在專案團隊中表現出自信發展成員的能力 利用專案機會增加每位成員的經驗,使其在專案結束後具備更多知識與能力 團隊成員在組織中都是具有價值,透過持續性的學習可以造就他們並發揮極大貢獻,藉由鼓勵,每個人都會積極主動,強調自我改善 鼓勵成員主動學習,接受風險,並且決策 專案經理要能勇於面對錯誤,並從中學習成長而不是害怕失敗 專案藉由所得到的訊息,期許不斷自我改善與自我成長溝通協調的技巧 高明的

6、溝通方式是在專案早期便與團隊建立起良好的工作關係,並與顧客建構出共同期望 優秀的專案經理花在聽的時間會比說的時間多,談話中不處於高姿態 專案經理要持續與顧客進行溝通,保持專案資訊的聯繫,並且決定是否要修改原來的期望 專案經理要隨時回饋訊息給顧客及成員,不論是好消息或壞消息.溝通協調的技巧 專案經理需頻繁溝通的理由 維持專案繼續運作 發掘潛在問題 募集改善專案的建議 維持顧客滿意 避免料想不到的意外事件發生專案經理可透過下列方式溝通 會議 正式面談 書面報告專案經理持續與顧客溝通的理由 保持專案資訊的聯繫 決定是否要修改原來的期望 維持一定的顧客滿意度3/18 人際關係技巧 專案經理發展團隊中每

7、位成員的互動關係是十分重要的-專案經理需要向專案團隊中每位成員或是顧客組織中關鍵人物進行正式會談 在非正式的談話中,專案經理要用開放的問答方式,並且大量聆聽別人的訴說 處理壓力的能力 專案活動時常是在拉緊與放鬆之間,專案經理要能輕鬆處理各種狀況 專案經理經常於專案成員,高階主管間扮演緩衝劑 專案經理需要有幽默感,並適度地健身運動解決問題的技巧 早期發現,早期治療 專案經理要能看見未來的大方向,解決可能影響專案的潛在問題時間管理的技巧 待續發展技巧的方法 自別人身上獲取經驗 在他人身人尋求回饋 從錯誤中學習並自我評估 和其他你想學習的專案經理請益 參與訓練課程 加入社團組織 大量閱讀 成為義工授

8、權 授權(delegation)包括委任專案團隊達成專案目標及委任每位專案成員完成他責任工作範圍的預期成果 授權必需讓專案成員明瞭專案工作的執行已落在他們身上.專案經理有必要對任務有明確之預期結果,包括:工作的範圍,明確的結果,產品的交付方式,預期的結果,預算及時裎等授權-續 專案經理不能告訴被授權的人要如何去做,要讓他們有創造的空間 授權是自專案團隊中選擇具有最佳資格的人並委任她去做,專案經理的選擇是基於能力,潛力及可承受之工作量 有效率的授權需要專案經理對專案團隊中的每位成員深具信心無法授權的原因-why and how?專案經理自己對某項工作特別感興趣，可以做的更快更好 專案經理對別人的

9、工作能力缺乏信心 專案經理害怕失去對工作的控制權，且不知道接續要進行的為何 專案團隊成員害怕犯錯並缺乏自信授權等級查明問題,提供給我所有事實,並且由我決定要做什麼及誰去做查明問題,並採取行動,由你決定是否要告訴我查明問題,讓我知道你想要採取的行動,只等我批准及可執行查明問題,讓我知道可能替選方案及被建議的是哪一個方案,由我評估決定查明問題,讓我知道你想要採取的行動並執行它,除非我說不查明問題,並採取行動,之後讓我知道你所做的最低授權度最高授權度專案變更的原因 源於顧客 源於專案團隊 執行專案期間發生不可預料事件 使用者對專案成果的新需求專案變更 專案經理要管理並控制變更，使負面衝擊減到最低，以

10、便可以成功達成專案目標 專案一開始就要針對變更設定程序，如果發生，要有書面文件或當權者同意方可執行Case Study 你認為Jack已經準備好當一位專案經理嗎?Why?Jack 要如何準備來扮演他的角色?有什麼重要的問題存在於Jack與Alfreda 之間?如果Alfreda直接與Jack討論,你認為會有何種反應?你認為電機部門經理對這樣事件會有何種反應?他會怎麼做?你會事先怎麼做來預防這種情況發生?你會如何補救這樣的情況?Case Study專案成功的因素 目標及專案宗旨定義清楚 高階管理者的支持 稱職的專案經理 稱職的專案團隊 資源充足 顧客共同參與 良好的溝通 顧客給予回應 合宜的回饋及監控 適當的技術有些人製造事件，有些人讓事件發生，有些人則是驚訝所發生的事。