时间管理的意义、步骤与核心原则.ppt

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1、19 五月 2023时间管理的意义、步骤与核心原则时间管理不是什么?时间本身不是问题.因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多 所以时间管理的问题本身不在于时间,而是在于自己如何善用及分配你自己的时间 时间管理不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间，时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做;时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性,时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引时间管理是什么?时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习惯,以令自己更富绩效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很对地做完,叫做效能 时间管理就是事前

2、的规划或长期的计划 时间管理就是生命管理。时间管理的对象并不是时间，时间管理的实质是自我管理与生活管理，其管理的对象就是我们的生活，就是我们的生命。管理时间，就是管理行为。我们的行为将决定我们的回报。管理生命是为了让生命处于一种自知状态：我的人生目标是什么？对我来说，生命中什么是最重要的？时间管理要解决的首要问题是：做什么?时间管理应首先从抓住重点开始，做正确的事情，这是人生成功的关键。在效率与效果的关系上，我们追求效果优先，即宁要正确的乌龟，不要错误兔子。抓住我们生命中的20%，我们才能事半功倍。时间管理要解决的第二个问题是：如何做？即解决效率问题。有许多方法与技巧可以帮助我们提升效率。时间

3、管理要解决的第三个问题是：人生的平衡问题。即让工作、私人生活以及自我保持平衡。常见的问题 这个来电话，那个来请示、投诉 比谁都忙，到处救火，工作越做越多 计划赶不上变化，或计划从未兑现过 对什么都不放心，每天忙于事务性工作 工作抓不住重点，也没空去想何为重点 总无法说“不”，因此总要打乱时间计划 成功的人都有这样的特点，似乎他们总能够把很多事情安排得很好，也总能够有时间做那些重要的事情。我们能从中学到一些什么呢？有一个非常勤奋的中层经理，他的下属非常爱戴他。因为当下属工作不能完成的时候，他总是主动伸出援助之手。他的上司也很喜欢他，因为总是看到他在加班，看到他在勤奋地工作着。但终于有一天，他累得

4、病倒了。等他病好后回到公司，发现代理经理工作很轻松，但部门的效率却提高了。很快，那个代理经理提升了，他却在原地踏步。下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。1.你通常工作很长时间吗？2.你通常把工作带回家吗？3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7.你时常在做重要工作时被打断吗？8.你在办公室用餐吗？9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？11

5、.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？评测结果思考：谁偷走了我的时间？时 光 大 盗 1、我失去了她（主动丢失）没有计划 计划不合理 执行不力（拖延、走神、缺乏进取心）2、你伤害了我（被动丢失）他人打扰（电话、邮件、会议）突发事件在日常生活中，总是存在着一些“偷时者”（Time Robbers）。所谓“偷时者”就是某些令我们无法完成重大事情的琐碎事。

6、它们通常有两类：（一）外来的（二）内在的 电话 不善聆听 来访者 不予重视 会议 犹豫不决 员工问题 视而不见 突发事件 有求必应 资料不全 需时失算 缺乏沟通 文件满桌 特别要求时间管理三大步骤现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始1、记录时间、认识自我（记录）2、分析时间安排（分析）3、编制时间计划表（管理）一：时间记录和分析 目标：分析每天（或每周/月）的法定工作时间都是怎样用掉的 分析一个工作日内各项工作分别花费了多少时间 找出浪费的因素 方法：运用时间清单分析表 内容：计划性如何有多少时段记不起来做什么了浪费/超时多少 计划用时与实际用时差异最大

7、的是哪三项 浪费/延误最多的是哪三项 无计划用时最多的是哪三项时间清单分析时间清单分析表时间 活动 计划中/计划外 计划时长 实际时长 排序09:00 写信 计划中 20分钟 30分钟 二：工作分析 目标 分析你的工作，明确你的角色。明确首要任务 明确什么对我的目标实现至关重要 方法：运用附件工作分析表 内容 生活中的首要任务 职业上首要任务 我的工作意义 我的工作首要任务工作分析表意义 当前首要任务公司部门 客户 我的工作 个人生活 三：制定时间计划 目标:明确你的时间计划 方法：运用行动计划表 内容：对工作做出计划，并按计划去执行 必须留出处理不可预计事务的时间 列出日、周、月的工作清单行

8、动计划表目标（量化）行动（策略）责任人 指标（量化）时间備忘錄时间管理的利器:to-do List备忘录紧急的事情1.老板今天交待2临时狀況重要的事情1.工作计划2.人生规划3.家庭,健康,财富Schedule List1.Meeting2.行事历3.紀念日Routine Work1.日常工作2.定期約会时间管理的原则原则一：80/20原则 80/20法则，是按事情的重要程度编排行事优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”原理的基础上。这个原理是由十九世纪末期与二十世纪初期的意大利经济学家兼社会学家维弗利度帕累托所提出的。它的大意是：在任何特定群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的

9、因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。20%的工作占整个工作80%的价值 集中80%的精力做好20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作在推销学的应用1 学习和培训 一定要花80%的时间和精力去参加学习和培训，真正走向推销的时候，你就可以用20%的时间和精力去学习新东西。2 推销的时间 80%的时间是工作，20%的时间是休息。3 对目标客户的了解 了解80%，只消花20%努力，成功的把握就可以达到80%。如果你对推销对象一无所知，即使极尽80%之努力，也只有20%的成功希望。4 推销的市场 真正能够接受你的推销的客户只有20%，但这些人却会影响其他80%的客户。你

10、要花80%的精力找到这20%的客户。80%的业绩，来自20%的老客户。5 听与说 使用80%的耳朵去倾听。如果80%的时间你都在唠叨不停，推销成功的希望将降到20%。仅用20%的嘴巴去说服客户。6 第一印象 第一印象80%来自仪表。在客户面前一定要花80%的努力去微笑，它胜过用80%的言辞所建立起的形象所以花20%的时间，修饰一番再出门是必要的。如果客户认为你是严肃而不易接近的，你成功的可能性将降为20%。情感与介绍80%来自交流、建立感情的成功。如 果你用80%的精力使自己接近客户，设法向他表示友好，你只消花20%的时间去介绍产品，就有八成的希望成功。假如你只用20%的努力去与客户谈交情，即

11、使你用80%的努力去介绍产品，八成是白费劲。7 成功与失败 在推销实践中，80%的将是失败，80%的人会因四处碰壁知难而退。80%的成功要归因于个人素质和技巧。但80%的推销员不是努力提高自己的水平，而是在抱怨和等待。在成功的原因中，只有20%是由于环境和运气。仅20%的人会成功，这20%的人，将为他们的企业带来80%的利益。8 讨价还价 80%的客户都会说你推销的产品价格高。但你大可不必花80%的口舌去讨价还价，一定要花80%的力量证明它能够给客户带来多大的好处，这至关重要你只消用20%的力量去证明你的东西为什么价格高就足矣销售员可以选择：或是期待一个微小的运气，期待你的救星而赌光自己的生命

12、；或是通过自我完善来增加自己的机遇。推销员可以一成不变，然后失败；也可以忍受成长的痛苦，进而成功。对此，一个成功的推销员应该作出明智的选择。推销，首先要从自我推销开始。如果你能把以上要求当做法则自觉执行，成功的希望一定在80%以上，失败的可能也一定会降到20%以下。如何坚持这一原则？列出全部工作项目 对工作按价值进行分类 分配自己的时间和精力常见误区：面面俱到都想做好完全主义都想做完平均分配时间和精力如何拟定计划以避免时间之浪费？重要又紧迫的事情重要但不紧迫的事情紧迫但不重要的事情例行性的事情第二优先第三优先第一优先第四优先原则二：目标ABCA：必须做的B：应该做的C：暂时可以不做的D:不做四

13、象限原理解析A：紧急状况 迫切问题 限期完成 突发事件B：准备工作 预防措施 计划 人际关系的建立 真正的再创造能力 自身能力的提升C：造成干扰的访问、电话、信件、报告 某些会议 迫在眉睫的急事 符合别人期望的急事D：忙碌琐碎的事 处理文件等函件 电话 浪费性时间 逃避性活动原则三：排列优先次序紧急 不紧急重要 不重要A：紧急 重要B：不紧急 重要C：紧急 不重要D：不紧急 不重要时间管理四象限 时间管理四象限 不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火；B做得多了，A就自然做得少了；寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率；比做“紧急且重要的事情”更重要的是把重要的事变成紧急的事去做；尽量将每件事情

14、一次性做对。有一块大石头，一堆小石头，一堆细沙和一桶水。如果先把小石头放到桶里去，大石头就可能放不进去了。如果先放大石头，由于有空隙，还能放很多小石头，还是因为有空隙，所以，细沙也能放进去。最后，桶里还能倒入水。法则一：明确目标 树立时间观念 设计职业生涯 切实的短期目标 合理进行目标管理法则二：分清轻重缓急 运筹时间，充分应用 只做最重要的事情 时间管理矩阵 20/80原理的运用法则三：制订计划表 六项工作法 制订有效计划 逐步实现远期目标 自我激励法则四：逐日调整 克服拖延 有头有尾 适当弹性 适当授权、寻求帮助时间管理技巧 1、效率曲线抓住清静时间 2、拒绝拖延 3、锯齿效应-学会说“不”4、巧用零散时间 5、管理从桌面开始“5S”6、相似事情、连续处理 7、适度授权，例常工作流程化、标准化 8、注意与他人进行时间协作典型效率曲线100%09:00 12:00 15:00 18:005“S”简报处理日常干扰处理日常干扰A：如何处理意外来访B：如何处理来电C：如何拨打电话提高效率的方法如何提高效率A：提高记忆力B：有效记录C：利用电子邮件D:有效会议如何提高效率 A：了解自己每天工作时段的特性,善用之.B：合理分布周一到周五的工作 C：保持良好的体力;适当休息 D：身心均衡地发展;适当调节情绪