时间管理的误区与方法.ppt

《时间管理的误区与方法.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《时间管理的误区与方法.ppt（57页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、19 五月 2023时间管理的误区与方法请闭目60秒思考这个问题如果您的余生只剩下3天,您会做哪3件事情?XIASHXIASH 下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。1.你通常工作很长时间吗？2.你通常把工作带回家吗？3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7.你时常在做重要工作时被打断吗？8.你在办公室用餐吗？9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10.你时常把工作拖到最后一刻，然后很努力地去做完

2、它？11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？总结你的时间掌控12-16“yes”救命！你在时间管理上需改进8-12“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南4-8“yes”可以！方向正确，但需要提高冲劲0-4“yes”恭喜！坚持并保留你的方法因为我不知道究竟什么对我最重要，所以每件事好像都很重要。因为每件事好像都很重要所以我不得不每件事都做。有

3、些人看到我每件事都做，所以，他们期望我什么都做。每件事都做让我非常忙碌，所以我没有时间去考虑，究竟什么对我最重要。忙 人 的 告 白XIASHXIASH时间管理不是什么?时间本身不是问题.因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多；所以时间管理的问题本身不在于时间,而是在于自己如何善用及分配你自己的时间。XIASHXIASH时间管理是什么?时间管理就是自我管理；自我管理即是改变习惯,以使自己更富绩效,更富效能；把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很对地做完,叫做效能 时间管理就是事前的规划或长期的计划。XIASHXIASH时间管理的误区 工作缺乏计划；组织工作不当；时间控制不够；整理整顿不足；进

4、取意识不强；忙了就好；时间管理能有多大用；身不由己；江山易改、习惯难移。XIASHXIASH人,为何安于现状?为何你我都不满意现状,但又想安于现状？1.无奈；2.不确定改变之后会更好；3.因为现状是你我最熟悉的。当你开始不满于现状时,表示会有新的事物发生在你的身上但是要用对“新的思考方式”XIASHXIASH12点连线（笔不能离纸，折笔为一笔，只能划五笔将12个点连接起来。起笔和落笔汇合一处）思维游戏条件：准备一把60格长的软尺，表明你2080岁的时间，每一格是一年。1.6080岁 20年是老年时间，剪去20格，剩下40年黄金时间；2.睡眠每天8小时，40年睡眠13年，剩下27年；3.早、中、

5、晚三餐包括周六、日闲聊活动，每天平均2.5小时，40年用掉4年，剩下23年；剪时间XIASHXIASH4.用于交通时间平均每天2小时，40年用掉3年，剩下20年；5.用于打电话、找东西每天1小时，40年用掉1年，剩下19年；6.每天看电视的时间3小时，40年用掉5年，剩下14年；剪时间游戏XIASHXIASH7.每天用于娱乐、锻炼、听音乐，如果周六、日花在娱乐、购物上，平均每天3小时，40年用掉5年，剩下9年；8.每天刷牙、洗脸、个人清洁、化妆、看报用1小时，40年用掉1年，剩下8年；9.如果一年有10天休假，40年用掉1年；如果无法集中在工作上1小时，40年用掉1年，两项合计大约2年，剩下6

6、年。XIASHXIASH结论：人的一生可能只有6年用于工作，合计52560小时。XIASHXIASHXIASHXIASH时间价值分析年薪（元）每天价值 小时价值 分钟价值45000 186.00 26.60 0.4455000 227.30 32.50 0.5465000 268.60 38.40 0.6485000 351.20 50.20 0.84100000 413.20 59.00 0.98XIASHXIASH时间价值分析出租车司机（北京）销售经理 副总经理时间价值每月份钱4500元假如每月绩效目标是销售额100万元每月绩效目标1000万元每天的价值司机不休周末，每天150元，加变动费

7、用总计250元扣除每月8天的休息日，每天的绩效目标是4.545万元每天45.45万元每小时的价值一天一般工作12小时，每小时21元以国家规定每天8小时上班时间计，每小时5682元每小时5.682万元每10分钟的价值3.5元 950元 9500元XIASHXIASH时间清单分析9:30-10:009:00-9:308:30-9:00原因 浪费超时 实际用时 计划用时 活动事项 时间XIASHXIASH工作清单分析原因 无计划时间 延误浪费 实际时间 计划时间 工作事项XIASHXIASH工作紧急性分析不紧急 不很紧急 紧急 非常紧急 工作事项XIASHXIASH工作重要性分析不重要 不很重要 重

8、要 非常重要 工作事项XIASHXIASH高效益活动分析高效益活动排序所需时间排序必要程度排序目标（职务）贡献排序活动XIASHXIASH授权分析必须授权没有授权的原因应该授权 可以授权 不应授权工作事项XIASHXIASH会见分析经常要见但并不是每日必见的人不定时间但是必须经常会见的人会见不经常往来的人不速之客延误时间每日必须会见的人原因分析实际会见时间计划会见时间会见人会见分类XIASHXIASH会议分析原因分析会议必要性评估实际用时 计划用时 会议名目日期XIASHXIASH公出分析实际用时 原因分析 计划用时公出必要性评估事由 日期时间大盗14.缺乏个人管理。7.工作搁置；13.不会说

9、“不”；6.职责不明确；12.拖延；5.无效沟通；11.想干得事太多；4.无效授权或不授权；10.经常救火；3.条理不清；9.没有计划；2.无效会议；8.不速之客；1.电话干扰；时间管理的演进个人管理以生活重心为导向！第四代时间管理行事强调优先次序，依据轻重缓急将有限的时间与精力加以合理分配，最终实现高效。第三代时间管理强调行事日程表，反映时间管理已开始注重规划第二代时间管理着重利用便条和备忘录，在忙碌中调配时间与精力第一代时间管理XIASHXIASH时间平衡模型图时间平衡家人朋友别人的承认和赞许事业福利财富身体健康，合理饮食适当休息，休闲娱乐信仰，爱情哲学思考实现自我价值追问未来工作人际关系

10、健康慎思一 目标法则 什么叫目标设定？目标即为个体所追求的东西。设定目标意味着自觉地遵循某一方针、朝着某一方向行动。不愿为自己设定目标的原因v1.恐惧。怕万一达不到怎么办？会有失败感觉；v2.无此意愿。为何要设定目标，每天过得好好的就可以了；v3.误将行动当成就。每天忙来忙去，好像很有成就感；其实行动不等于成就，有结果才算有成就。目标法则 目标刺激我们奋勇向上 制定目标的SMART原则 具体的（Specific）可衡量的（Measurable）可达到的（Attainable）相关的（Relevant）基于时间的（Time-based）目标法则 哈佛大学的研究终未状态(25年后)初始状态(25年

11、前)数量比例生活在社会的最底层，生活过得极不如意。没有目标27%生活在社会的中下层,虽衣食无忧,但亦无突出成就。目标模糊60%生活在社会的中上层，生活稳步上升，成为各行各业不可或缺的专业人才。有清晰但比较短期的目标10%几乎都成为社会各界顶尖成功人士。有清晰且长远的目标3%目标法则 分解目标的方法（剥洋葱法）终极目标（人生的真谛）总体目标（人生核心轴）长期目标（5-10年）中期目标（2-3年）短期目标（0.5-1年）近期目标（月、周、日等）目标法则 个人目标的组成部分个人目标1.个人悼词2.生活状况3.未来5年的梦想4.愿望：旅行、丰富的阅历和回忆4a.个人愿望一览表4b.个人收获展望5.榜样

12、6.理想设计7.生命计划目标倒金字塔人生目标年目标季目标月目标周目标日目标PADC不好好耗用时间花时间在计划上才是最节省时间的作法耗用时间日计划的步骤5.事后的检查4.决定优先顺序3.预留机动时间给意外的工作2.估计工作需要的时间1.列出工作任务日计划的五个步骤日计划避免的倾向第二种倾向：备忘录法第一种倾向：流水帐法二 帕累托法则 花最少的力气,获得最多的效益 你所完成的工作里,80%的成果,来自于20%的时间,也就是说80%的努力是与成果关系不大。帕累托法则示意图80%时间20%时间80%成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物三 ABC法则不太重要、不重要数量占65%价值占15%授权、删

13、除重要性一般数量占20%价值占20%策略性规划，规定期限极其重要数量占15%价值占65%自己干，不授权C级任务 B级任务 A级任务XIASHXIASH紧迫的事 不紧迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩四“要事第一”法则?ABCDXIASHXIASH时间管理矩阵图 紧 急 不 紧 急 重要不重要II I II II V*危机 危机*急迫的问题 急迫的问题*有期限压力的计划 有期限压力的计划*防患未然 防患未然*改进产能 改进产能*建立人际关系 建立人际关系*发掘新机会 发掘新机会*规划、目标管理 规划、目标管理*不速之客 不速之客*某些电话 某些电话*某些信件与报告

14、 某些信件与报告*某些会议 某些会议*必要而不重要的问题 必要而不重要的问题*繁琐的工作 繁琐的工作*某些信件 某些信件*某些电话 某些电话*浪费时间之事 浪费时间之事*有趣的活动 有趣的活动XIASHXIASH紧迫的事 不紧迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd轻4 th缓正确的行事顺序不合理的时间配置I.45%处理危机II5%IV15%II.35%明智的时间配置III1.重要的事情着重在 Plan Plan着重在 Do Do着重在 Check Check着重在 Action2.重要的事情要逐渐地交給 信任的部属 这叫“授权”明智的时间配置重 重要 要不 不重 重要 要紧 紧

15、 急 急不紧急 不紧急I I II IIIII III IV IV一般：一般：25-30%25-30%理想：理想：20-25%20-25%一般：一般：15%15%理想：理想：65-80%65-80%一般：一般：50-60%50-60%理想：理想：15%15%一般：一般：2-3%2-3%理想：理想：1%1%时间管理效率篇制定规则、遵守纪律 1.在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。2.即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。3.由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。养成良好的工作习惯 这件事令人感到为难,但是它非

16、做不可,因此我将立即做完它,以便尽早忘掉它；养成速战速决的习惯；将事情切成好几块小块任务,快速地完成每一块的任务；完成最关键的部份,让事情看起来像做完 80%一般。缩短会议时间的规则10.限定发言时间，不得超时9.不打断他人的发言8.讨论而不争论7.与会者对会议的成功都有不可推卸的责任6.准时开会和结束会议5.超过1小时会议要有书面通知、日程安排表和相关资料4.与会者将每日或者每的工作表单提交安排人，找出合适开会时间3.会议期间不得大声喧哗、私下聊天、当众接听手机，外出办事2.守时。无论何时必须准时参加会议1.事先将会议的通知（目的、内容、时间）发给与会者缩短会见时间办法 一、约定时间；二、约定时限；三、事先界定目标；四、设定“窗口”时间。提高 Email 的处理效率 一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍,然后做分类的动作；养成习惯,一天只有三个时段看 Email；除了急件以外,集中时段回信。电话沟通省时法 事先的约定与准备；保持简短而明确的开场白；控制通话时间、保持通话主题；过滤电话。分身术授权v通过别人来完成工作目标v只是授予权力v适当的权限v授予决策权余暇时间管理4.使用节省时间的工具3.娱乐2.学习1.睡眠