建筑安装工程公司库存管理作业指导书-精细化管理库存.doc

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1、本资料为word版本可编辑、可修改 库存治理作业指导书编制人：富桀审核人：孙会忱批准人：惠盛林日 期：2009年8月3日大连中申建筑安装工程有限公司第一条：目的1.1实现库存工作程序化、规范化、标准化。1.2有效治理库存，合理配置资源，降低成本，以零库存为最优目标。1.3精细化治理库存，实现账实相符，杜绝“跑冒滴漏。”1.4全流程治理库存，在不同流程阶段都能够实现帐账相符：计划-合同-台帐（表格）-单据财务账（凭证、账簿、报表）-审计报告等一切文件之间的完全一致和差异对比。第二条：适用范围2.1适用于公司及分支机构。2.2适用于库存治理工作第三条：引用文件3.1 ZSJZ09-ZHD02010

2、1章程3.2 ZSJZ09-ZHD020200组织3.3 ZSJZ09-ZHD030300风险与内控3.4 ZSJZ09-ZHD030300责任追究制度第四条：定义4.1库存：指处于储存状态的材料设备。包括原材料、燃料、油料、辅助材料、周转材料、包装物、低值易耗品、半成品、在产品和产成品、机具设备等。4.2库房规划：在一定区域或库区内，对仓库的平面布局、数量、规模、地理位置和仓库内设施等各要素进行科学的规划和整体设计。主要对功能区划分、库容量、通道设计、机械配置等进行提前设计规划，满足材料设备库管要求。4.3分区:按照不同要求可做如下分区4.3.1按照环境条件，分为室内、室外两种库区。4.3.

3、2按照堆放材料的不同：分为：型机具设备区、周转材料区、原材料区、辅料区、成品区等。4.3.3按照材料的燃烧性能，分为易燃材料区和非易燃材料区。4.3.4按照材料使用功能：分为水暖、电气、主体结构、机具设备区。4.4分区原则4.4.1易储存保管：总体布局要为保管制造良好的环境，提供适宜的条件。4.4.2作业优化:提高作业的连续性，实现一次性作业，减少装卸次数，缩短搬运距离，使仓库完成一定的任务所发生的装卸报运量最少。同时还要注重信息传递及时性。4.4.3成本最低：延伸性设施供电、供水、排水、供暖、通讯等设施尽可能集中布置。4.5验收：依据合同和采购批次计划核对进场材料的数量、质量、单证对比验收。

4、4.5.1数量验收：独立判定数量是否超出合同约定或采购批次计划要求。4.5.2质量验收：独立判定供给的材料的外观、材质标准、技术参数等是否满足合同约定。4.5.3单证验收：检查产品合格证、说明书、出厂报告、检测报告、备案证是否齐全。4.5.4验收人员：施工班组材料员、质检员、项目经理、预算员、专业工程师、监理工程师（根据实际进场材料类别参加）。4.5.5验收结果：4.5.5.1合格收料，验收合格时，由材料员对验收合格的材料进行收取入库，填写收料单4.5.5.2不合格拒收，质量、数量不符合合同约定要求的资源验收人员现场拒收，相应做出违约金扣款处理，由材料员按照合同违约条款做出违约金扣款处理。 4

5、.5.6记录4.5.6.1记录：收料单、技术指标及质量标准明细表4.5.6.2报送：相应做出偏差记录及违约金扣款记录并通过网络填报，由材料员第一时间将文本记录送交财务中心、采购中心、成本中心及审计部。 4.5.7成果性文件收料单4.6入库：登记、录入验收合格的材料。4.6.1入库依据：4.6.1.1采购批次计划4.6.1.2合同4.6.1.3收料单4.6.2成果性文件入出库单，由材料员填写。4.7出库：领用、发放、交接已入库的合格材料。4.7.1出库依据：4.7.1.1采购批次计划4.7.1.2领料人授权委托单4.7.2成果性文件入出库单，由材料员填写。4.8退库：剩余合格材料退回公司仓库，领

6、用人移交给材料员。按照入出库流程执行。4.8.1.1剩余材料为合格材料4.8.1.2入出库单4.8.1成果性文件入出库单，由材料员填写。4.9对账：对实际进场资源的数量、单价、金额依据合同、采购批次计划、收料单、入出库单和供给商供货的数量、单价、金额进行核对及对记录的票据、凭证、单据进行检查的活动7.9.1内部:核算员、预算员、会计在材料进场验收合格后24小时内完成对账，核算员填写确认书，预算员、会计签字确认。7.9.2外部：材料员、核算员、供给商经办人在材料进场验收合格后24小时内完成对账，核算员填写确认书和应付款台帐，材料员、供给商经办人签字确认。4.9盘点：核查材料、设备实物的活动。4.

7、9.1数量：依据材料库存台帐清点材料、设备实物，做到帐物统一逐项核对，核实库存数量。4.9.2质量：依据材料库存台帐检查材料有无变质、损坏等现象发生。4.9.3盘盈、盘亏：盘盈或盘亏在规定范围内的直接体现在库存盘点报表，盈亏数量超出规定范围应书面汇报部门经理由部门经理汇报公司领导，批示后进行财务处理。4.10安保：包括防火、防水、防盗、防爆、防破坏等。4.10.1防火：仓库内设置醒目的防火标志。禁用明火、火炉、煤气、液化气、电熨斗、电烙铁、电炉、电热器具、禁烟、禁带火种、禁放烟花爆竹、禁乱拉乱设电线电缆。配置灭火器、砂箱、水枪、水池等消防设施。4.10.2防水：做好防水淹、锈蚀、潮湿变质、台风

8、、雨雪、冰冻；定期检查库顶防水、检查通风、排水、防潮膜、沙袋等设施是否完好齐全，并注重最新天气预告、做好防台防汛等预防措施。4.10.3防盗：根据现场实际情况可设置防盗门、防盗钢窗、防护栏杆、远程视频监控、红外对射、日清点交接、110联网等防盗设备，防止库存资源丢失。4.10.4防爆：可燃、易燃、易爆等库存资源要独立分区储存、仓库分区规划要符合消防要求。禁用明火和禁带一切火种。4.10.5防破坏：配置专职保安人员24小时巡逻检查、设置防盗门、防护栏杆等防止人为破坏。4.11保养：对库存资源（主要是机具设备）进行保护修理，保证其正常使用功能。4.11.1原则： “养修并重，预防为主”， 定期保养

9、、强制进行，正确处理使用、保养和修理的关系，避开只用不养，只修不养；4.11.2实施：资产主管定期对库存机具设备（塔吊、升降机、龙门吊、标准节、架管、桥板等）按照机具设备保养规程、使用说明书、规定的周期及检查保养项目做好保养工作，不得无故拖延，非凡情况需经助理资产经理、采购总监批准后方可延期保养，一般不得超过规定保养间隔期的一半。4.11.3内容：主要对机具设备进行清洁、除锈、防腐、防潮、紧固、调整、检查，主要检查机具设备主件、易损零部件（如机械安全装置）的情况、润滑剂、仪表指示等。由保管员自行完成，填写机具设备保养记录。4.12报废：剩余的边角余料，达到报废期限不能修复的机具设备等、经鉴定确

10、实不能使用、不能满足生产需要的材料，进行变卖的活动。4.12.1成果性文件：废弃物资处理申请单4.13调拨：依据采购批次计划、库存台帐，核实检查实际库存资源，并进行调剂的活动。分为同一公司内部调拨和跨公司调拨。由采购员填写调拨单，施工班组材料员、材料员、预算员、审计专员、财务中心会计签字确认。4.14巡查：以巡回检查的方式对库存资源、现场使用资源不间断、全方位、综合性检查，提前预防，消除各项隐患。4.14.1日检：材料员每日一次对库存资源进行巡回检查，材料员每日一次对现场使用资源进行巡回检查，保管员填写机具设备检查表，签字确认。4.14.2定期检查：助理资产经理每月底组织材料员、保管员、预算员

11、、审计专员对库存资源、现场使用资源进行巡回检查，保管员填写机具设备检查表，检查人员签字确认。4.15施工班组材料进出场治理：对施工班组的进出场材料、机具设备依据合同约定清单进行治理的活动。4.16统计：对现场使用资料统计汇总、分析、整理的过程。由材料员对需求单位发生的全部使用材料成本进行汇总整理，形成材料进场报表。4.16.1成果性文件材料进场报表4.17周转材料：指在生产过程中可重复周转使用的资源（材料、机具、设备）。4.17.1种类：架管、钢模、桥板、扣件、顶丝、安全网、配电箱、临时电缆等。具体详见库存台帐4.17.2按回收流程：分2种，可回收和不可回收。4.17.2.1可回收周转材料治理

12、流程同入出库、退库流程，由资产部按照使用情况进行成本摊销。4.17.2.2不可回收周转材料治理按照同废弃材料处理流程，计入所在项目成本。4.17.3要求：对于已近损坏的周转材料按照周转材料索赔价格标准由资产主管进行费用扣除。超标准部分按规定比例进行负激励。对由施工班组因使用不当、搬运不当造成材料损坏的，由材料员填写扣罚款单、双方材料员、施工班组负责人、项目经理签字确认。4.18票据治理：对已经签批确认的票据、单证等进行保管、传递、归档的一种活动。4.19账务治理：按照公司财务要求，对NC账务录入、维护，材料库存的登记、做账的活动。4.20支持性文件：记录库存全过程的相关文件4.20.1收料单4

13、.20.2入出库票4.20.3确认书4.20.4应付款台帐4.20.5调拨单4.20.6废弃物资处理申请单4.20.7施工班组进出场材料申请单4.20.8库存盘点表4.20.9库存台帐4.20.10材料进场报表4.20.11机具设备检查表4.20.12入库台账4.20.13分项成本分析4.20.14废弃物资处理台帐4.20.15技术指标及质量标准明细表第五条：活动权限矩阵表 编码：ZSJZ09-ZHD120202-ZDS01-QXB01活动/权限部门/岗位起草治理执行监督草拟拟定制定协办经办审核批准知会指导中止追究董事长总经理采购总监成本总监财务总监助理造价经理助理合同经理助理采购经理财务经理

14、资产部经理预算员仓库主管采购员核算员材料员需求单位经理第六条：活动职责表 编码：ZSJZ09-ZHD120202-ZDS01-ZZB01部门/岗位职 责工作内容时间成果文件董事长抽查材料库存情况24小时内NC批准废弃物资处理申请单24小时内监督库存治理工作24小时内库存台帐总经理组织制订库存治理制度24小时内库存治理制度审核材料进场报表24小时内材料进场报表审核库存盘点报表24小时内库存盘点表批准废弃物资处理申请单24小时内废弃物资处理申请单采购总监组织编制库存治理制度24小时内库存治理制度审核材料进场报表24小时内材料进场报表审核库存盘点报表24小时内库存盘点表审核NC账务24小时内NC监督

15、、检查、指导库存治理工作24小时内对库存治理工作承担直接责任24小时内审核废弃物资处理申请单24小时内废弃物资处理申请单助理采购 经理审核材料进场报表24小时内材料进场报表审核库存盘点报表24小时内库存盘点表审核材料调拨、退货、退库手续24小时内组织废弃材料处理、询价、汇报工作24小时内审核废弃物资处理申请单24小时内废弃物资处理申请单审核NC账务24小时内NC对库存治理工作承担直接责任24小时内助理资产经理签字确认入出库单24小时内入出库单签字确认机具设备检查表24小时内机具设备检查表对库存资源保管承担第一责任24小时内仓库主管组织进行库房规划、建设24小时内优化库存治理表格、流程24小时内

16、组织、考核仓管员工作24小时内汇总上报材料进场报表24小时内材料进场报表组织仓库库存物资定期盘点并汇总上报库存盘点表24小时内库存盘点表采购中心 核算员参加进场材料验收24小时内确认收料单入出库票并及时取走自己关联单据24小时内收料单入出库票核算计划、收料、入出库数量24小时内核算退库、退货材料数量24小时内建立和维护账务24小时内收取废弃材料处理钱款并上交财务会计，建立和维护废弃物资处理台帐24小时内废弃物资处理台帐材料员组织材料验收工作24小时内收料单入出库票办理入出库、退货、退库、调拨手续24小时内收料单入出库票传递并保管票据24小时内收料单入出库票建设和维护NC账务：入库手续办理完成后

17、24小时内完成NC录入工作24小时内NC建立材料进场报表库存台帐并定时上报24小时内材料进场报表库存台帐统计和核算材料采购成本24小时内处理材料返库、退货工作24小时内手续办理后即时将票据移交仓库主管24小时内填写库存盘点报表24小时内库存盘点表填写废弃物资处理申请单24小时内废弃物资处理申请单组织处理并将钱款上交核算员24小时内建立废弃物资处理台帐24小时内废弃物资处理申请单成本总监组织控制入库、出库材料数量24小时内采购批次计划审核材料进场报表24小时内材料进场报表审核NC账务24小时内审核入出库票24小时内入出库票助理造价经理组织完成材料耗用成本的控制24小时内审核材料进场报表24小时内

18、材料进场报表审核NC账务24小时内NC预算员确认收料单入出库票并取走其中成本中心联24小时内收料单入出库票建立入库台账和分项成本分析24小时内入库台账分项成本分析参加废弃材料数量认定，建立并维护废弃物资处理台帐24小时内废弃物资处理台帐审核NC账务24小时内NC财务经理审核入出库票24小时内入出库票审核NC账务24小时内NC参加库存盘点24小时内库存盘点表审核废弃物资处理申请单24小时内废弃物资处理申请单随时检查库存材料设备24小时内对库存材料设备保管承担直接责任24小时内财务中心会计确认收料单入出库票24小时内收料单入出库票材料员登录NC后24小时内取走属于财务关联票据联自行保管24小时内监

19、督材料员登录NC正确程度并提出整改建议24小时内NC建立维护材料财务帐24小时内参加废弃材料数量认定并收取钱款，建立并维护废弃物资处理台帐24小时内废弃物资处理台帐需求部门经理控制生产使用材料数量24小时内降低生产成本，杜绝材料、设备浪费、损坏、丢失现象，并对之承担第一责任24小时内确认收料单入出库票24小时内收料单入出库票提出验收不合格材料处理意见24小时内审核材料进场报表和库存台帐24小时内材料进场报表库存台帐提出废弃材料处理建议24小时内审批施工队伍材料、进出场手续24小时内安保部经理审批施工队伍材料、进出场手续24小时内审批施工班组进出场材料申请单24小时内施工班组进出场材料申请单定期

20、组织检查现场材料堆放、保存等安全文明施工工作24小时内审核废弃物资处理申请单24小时内废弃物资处理申请单安保部队长审批施工队伍材料、进出场手续24小时内审核废弃物资处理申请单24小时内废弃物资处理申请单第七条 ：活动风险控制表 编码：ZSJZ09-ZHD120102-ZDS01-FXB01序号责任岗位风险要点责任追究监督岗位1项目经理、助理采购经理、采购总监、成本总监、财务总监、招标总监、总经理未按规定时间审批完成基数：10元/次董事长2施工班组材料员、质检员、项目经理、预算员、专业工程师、监理工程师入出库票没有及时填写或验收人员签字不全基数：20元/次董事长3材料员、助理采购经理、总监、总经

21、理NC账务建设不及时、不正确基数：20元/次总经理4材料员、需求部门经理、核算员、预算员、会计、审计专员入出库票审批不及时基数：20元/次总经理5材料员、需求部门经理、核算员、预算员、会计、审计专员剩余合格材料,未及时冲账基数：5元/次总经理6材料员、助理采购经理、采购总监未及时未及时办理退库手续基数：5元/次总经理7材料员、核算员、助理采购经理、采购总监未及时冲账基数：10元/次总经理8材料员、需求部门经理、助理采购经理、采购总监未及时建立票据清单和上报的基数：10元/次总经理9材料员、核算员、助理采购经理、采购总监未办理交接或交接不全的基数：10元/次总经理10材料员、核算员、助理采购经理

22、、采购总监未及时建立和维护台帐基数：10元/次总经理11核算员、助理采购经理、采购总监未及时形成或未形成成果性文件的基数：10元/次总经理12核算员、助理采购经理、采购总监造成“调拨”不及时的基数：20元/次总经理13材料员、项目经理、安保部经理、总经理未按要求治理施工班组进出场材料的基数：20元/次总经理14材料员、仓库主管、助理采购经理、采购总监未及时上报、未上报材料报表的或上报内容不全基数：20元/次总经理15保管员、仓库主管、资产部经理、采购总监造成库存材料损坏、丢失等基数：100元/次总经理第八条：库存治理流程图第九条:支持性文件9.1 ZSJZ09-ZHD120102-ZDS01-

23、ZCXWJ01收料单9.2 ZSJZ09-ZHD120102-ZDS01-ZCXWJ02入出库票9.3 ZSJZ09-ZHD120102-ZDS01-ZCXWJ03确认书9.4 ZSJZ09-ZHD120102-ZDS01-ZCXWJ04应付款台帐9.5 ZSJZ09-ZHD120102-ZDS01-ZCXWJ05调拨单9.6 ZSJZ09-ZHD120102-ZDS01-ZCXWJ06废弃物资处理申请单9.7 ZSJZ09-ZHD120102-ZDS01-ZCXWJ07施工班组进出场材料申请单9.8 ZSJZ09-ZHD120102-ZDS01-ZCXWJ08库存盘点表9.9ZSJZ09-Z

24、HD120102-ZDS01-ZCXWJ09库存台帐9.10ZSJZ09-ZHD120102-ZDS01-ZCXWJ010材料进场报表9.11ZSJZ09-ZHD120102-ZDS01-ZCXWJ011机具设备检查表9.12ZSJZ09-ZHD120102-ZDS01-ZCXWJ012入库台账9.13ZSJZ09-ZHD120102-ZDS01-ZCXWJ013分项成本分析9.14ZSJZ09-ZHD120102-ZDS01-ZCXWJ014废弃物资处理台账9.15ZSJZ09-ZHD120102-ZDS01-ZCXWJ015技术指标及质量标准明细表作者精心整理，如有需要，请下载。17 / 17