体系文件管理工作4篇.docx

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1、体系文件管理工作4篇目录第1篇qdms质量体系文件管理专员工作职责与职位要求第2篇成本管理体系文件控制工作程序第3篇工厂质量体系文件资料管理工作程序第4篇物业公司质量体系文件管理工作程序【第1篇】物业公司质量体系文件管理工作程序物业公司质量体系文件管理程序1.0目的对质量管理体系文件予以控制,确保在使用时可获得有关版本的适用体系文件。2.0适用范围适用于公司质量管理体系文件的控制。3.0职责3.1总经理负责对公司质量管理体系文件的评审和批准。3.2管理者代表负责对公司质量管理体系文件的总体控制。3.3办公室负责组织质量管理体系文件的建立、整理、发放、使用、保管以及更改控制。3.4各部门负责管理

2、本部门持有的质量管理体系文件,并确保体系文件的有效使用。4.0过程识别5.0行为准则a)文件应清晰,便于识别,发布前得到批准;b)外来文件应识别并控制其发放;c)使用文件场所都应得到相关文件的有效版本;d)对作废文件做出标识或隔离,防止非预期使用;e)手册(含程序)发布或换版时应先评审、批准后发布;f)文件现行及更改状态确保可识别.6.0程序6.1文件分类6.1.1质量管理体系文件包含手册、管理制度、技术文件、质量记录表式等由办公室负责组织编写、修改和管理;6.1.2行政管理文件包括外来文件和本公司文件由办公室报批并控制分发.6.2文件编目及标识6.2.1为确保文件的唯一性,公司做出规定:a)

3、质量手册:郑州-y*-2002表示:市公司质量手册20*年版.每页a-0表示a版第0次修改.b)质量记录:jl-8.3-01表示质量手册中第8.3不合格的控制要素中第一个记录.6.3文件控制-编制文件应收集企业背景资料并按iso9000系列标准要求编审;-所有支持体系过程的文件发布前得到批准,确保适应性;-文件发放由主管部门登记编号并用分发/回收记录控制发放;-文件印制或复印应确保清晰、易于辨别,并注明其版本或修订状态;-手册管理执行质量手册管理规定;-主管部门拟列文件总清单,便于检索和控制文件有效性;-文件发放时在可能情况下及时收回作废/失效文件,包括图纸,确保使用场所持有文件的唯一性和有效

4、性;-用于参改的作废文件或备用文件做出标识或单独存放.6.4文件更改6.4.1质量手册程序修改,由主管部门填写文件更改申请单任管理者代表审核后报总经理批准,手册修改量大可采取换页、修改页数超过三分之一应重新换版印发.换版应评审后由总经理批准.6.4.2技术文件、管理文件更改和换文由管理者代表或主管副总经理批准,如需改换文件修改部门,该部门应获得文件编制的原背景资料.6.5文件使用与保管1)文件领用时,领用人应在分发记录上签字;2)文件分发范围由主管领导审批;3)文件使用中不得损坏、乱涂或私自修改,保证文件清晰易于识别;4)妥善保管文件,放在通风、干燥、安全的地方;5)文件可以是书面,如有条件也

5、可使用电子媒体,但注意留有备份;6)文件作废销毁应有管理者代表批准.7.0相关文件7.1记录控制程序7.2管理策划控制程序7.3产品实现策划(施工组织设计)管理程序8.0记录8.1文件发放回收记录8.2部门要控文件清单8.3文件更修改申请单【第2篇】工厂质量体系文件资料管理工作程序工厂质量体系文件资料管理程序1.0目的1.1为对与质量体系有关的文件和资料进行控制,确保各有关场所使用文件的有效版本,特制定本程序。2.0适用范围本程序适用于与质量体系有关的文件和资料(包括软件)的控制。3.0引用文件及术语3.1wsc-sz/质量手册3.2iso/ts16949:2002(e)质量管理体系3.3gb

6、/t190002000idtiso9000:2000质量管理体系基础和术语3.4tl9000release4.0质量管理体系4.0职责4.1质量部为质量手册、质量体系程序文件和外来文件(包括顾客提供的文件)控制的责任部门。4.2各有关部门为各自专用文件及资料控制的责任部门。5.0工作程序5.1文件和资料的分类及编号1)文件和资料主要分为如下几类:a.质量手册b.质量体系程序文件c.管理文件d.作业文件及其它资料e.顾客提供的产品及技术文件f.各类标准和法律法规2)所有文件分受控分发和非受控分发。受控分发视具体情况需加盖红色“issueto”“onetimeonly”或者“forsupplier

7、”印章,非受控分发一定要有“noncontrolled”字样。3)文件的编写a.质量手册由质量部和人力资源及行政部组织编写。b.质量体系程序文件及其它文件由最高管理者指定责任部门组织编写。一个程序文件基本上就是一个控制文件,它是用来规定“质量手册”描述的质量程序的必要功能的实际操作,一个程序文件可以起草用来填充任何相关的需要,同时必须用特别提供的文件格式。c.管理文件由人力资源及行政部负责编写.d.一个程序文件由任何对执行质量程序有责任的授权人或组织起草,这个人或组织应该是:a.有权力或能力改变操作b.对结果负解释权和责任c.对主题具有透彻的理解。一个程序文件对它的执行者必须是可理解的、全面的

8、、准确而详细的,对它的目的所产生的结果是充分的,负责执行该程序文件的操作者可以在预期的情况下正确完成他们的工作。4)下面的格式必须被满足(包括程序文件及作业文件):一个封面包含:a.格式上的唯一识别码。如:wsc.sz.*yy、wsc.sz.*.yy等。b.颁布日期和版本号。c.程序文件的标题-描述该文件的内容。d.起草者,审核者和批准者的签名。e.从封面开始,包括附录在内每页必须标注“版本号”、“第*页共y页”和“文件编号”、“盖红色印章的硬拷贝文件受控”。第二页:“版本变更记录”5.3文件的审批1)质量手册由质量管理者代表审核、总经理批准。2)质量体系程序文件由责任部门负责编写,职能部门经

9、理/指定人员审核并由管理者代表/部门经理批准。3)管理文件由人力资源及行政部编写,部门经理负责批准.5.4文件登记、发放、借阅1)文件中心在公共盘上建立有效文件的清单,对所有质量体系文件进行控制管理。所有质量体系文件批准后,由文件中心在原件首页上加盖红色“original”原件章。若为客户提供的文件和资料则在原件首页上加盖红色“received”接受章。更新有效文件的清单,并作相应的标识。同时更新文件中心的软拷贝件(如有)。作业文件和其它相关的图纸等按文件作者或责任工程师的要求,建立文件分发记录单,进行硬拷贝发放,发放时须在首页上加盖红色“issueto”章。2)单页或多页子文件发放程序同一般

10、文件。3)当因文件和资料被丢失、严重破损或其他情况(如提供给顾客、供应商、认证机构等)而需申请领用时,由申请者向dcc提出,经同意后方可领用。因破损而重新领用的新文件和资料,需收回相应的旧文件和资料;丢失或破损而补发的文件应让文件丢失或破损部门的部门经理在文件分发记录单上签名,并在备注栏中注明该文件己丢失或破损;文件中心作好相应的发放记录。4)提供给顾客和认证机构的文件和资料,不加盖受控印章,不做更改(换)控制。5)提供给供应商的文件和资料,文件中心在硬拷贝件上加盖红色“forsupplier”印章发放给采购管理部,采购管理部接收后应在分发记录上签字确认更新版本已收,并同时对旧版本进行收回作废

11、签名承诺,然后负责将新版本转交给供应商,同时收回旧版本作废。sqe根据一定的频率定期去稽核供应商的文件、图纸.等是否为最新有效(参考所附的文件控制流程图)。6)按生产订单分发的图纸属一次性使用,文控人员在硬拷贝件上加盖红色“onetimeonly”印章,并在分发记录单上登记,接收人签收。分发件在一次性使用后自动失效,由生产部负责销毁。7)对于工程部设计开发中心所使用的草稿版的文件由工程部自行管理,可使用draft印章进行简单的控制:a.登记:工程部在新产品样品设计和制造阶段编制的图纸(drawing)、工艺路线表(routing)和经顾客批准的供应商清单(avllist),由设计开发中心登记。

12、仅保存电子版的文件。b.发放:制造件的图纸和工艺路线表仅随产品制造令(mo)发放到设计开发中心的制造小组,无须建立文件发放记录。采购件图纸和avllist发放到采购部和质量部,需建立文件发放记录。c.更改:当草稿版的技术文件由于设计的原因或客户的更改要求进行升版时,工程部负责按发放记录收回旧版文件,发放新版文件。采购件图纸由采购部通知供应商作废,然后收回。d.文件收回:当新产品准备进入小批量生产时,工程部会将原来的草稿版的图纸、工艺路线表和avllist更新升级为正式版。同时会通过agile输入系统。此时任何草稿版的文件将自动作废。原发放给质量部和供应链部的和avllist将被收回。采购件图纸

13、由采购部通知供应商并收回,然后发放正式版采购件图纸。5.5文件的更改1)文件需要更改时,应由文件原设计或编制部门(人)直接把升级版本的软拷贝和一份硬拷贝原件送至文件中心。文件中心立即更新软拷贝及硬拷贝文件有效文件的清单。2)文件更改的审核、批准一般情况下应由原审批部门及人员进行,当发生机构调整或原审批人不在职时应由替代职能部门及人员审批。3)文件升级以后,原来低版本的文件即刻作废。作废文件由文件中心人员按原文件分发记录单逐本收回,作废文件和资料的原稿应加盖蓝色“obsolete”印章,保存在文件中心,不作销毁,在有效的文件清单中加以标识。其它拷贝由文件中心收集后统一碎化销毁。按新文件分发记录单

14、发放新硬拷贝件。需废止的文件,由起草人或指定人员填写作废文件通知交文件中心。4)一般情况下文件更改由原编制或设计部门进行,更改非本部门设计或编制的文件,必须有原设计或编制部门的书面授权,并提供有关的背景资料。5)文件中心接收到来自文件起草人或其接任者的通知,说明一个文件已经作废,不再有新版本取代,须将该文件的原件和通知一起移放到历史档案库中。具体程序同作废文件,作废文件保存一年。6)所有程序文件,作业指导书保存三年。5.7顾客提供的文件的控制1)顾客提供的文件,包括软件,由文件中心负责登记,建立相应的文件清单,按受控文件方式管理。有关这些文件的更新,由项目经理控制。当这些文件需要更新时,项目经

15、理或负责此项目的的工程师把新版文件送至dcc(包括软件)。若客户仅提供了软拷贝件,项目工程师根据需要打印出硬拷贝件送文件中心人员,文件中心人员加盖红色received接受章,然后按项目工程师的要求发放硬拷贝件,旧版文件是否报废由项目工程师决定。所有这些顾客文件都视作顾客财产,在没有得到顾客的书面授权时,绝对不可扩散和传播。2)质量部负责对发放到公司外部受控管理性文件的更改和作废的控制。3)总经理负责公司内部执行的有关国家的法律、法规性文件的有效性。4)顾客文件长期保持在文件中心。5.8各类标准建立相应清单,由使用者直接向文件中心借阅。5.9主要文件和资料的编号法则1)质量手册的编号说明wsc-

16、sz/qem-*手册的版本号手册英文缩写深圳z公司英文名称简称图表12)质量体系程序文件的编号说明wsc.sz.*-yy程序文件序号(从01开始的流水号)质量手册中对应要素序号深圳(英文缩写)深圳z公司*注:其中“*”是质量手册中对应的要素序号,对于管理程序中和质量管理程序有关的,按质量手册中的序号分配,无法并入质量手册的要素序号的文件,统一分配“4”。3)管理/作业文件的编号说明wsc.sz.*.yy管理/作业文件序号(从01开始的流水号)管理/作业文件分类名称(英文缩写)深圳(英文缩写)深圳z公司4)产品文件的编号说明由于产品文件的历史的多样性,继续使用它们的格式。一般它们的名称和它们的产

17、品代码相对应。机柜产品称作pi,电子组装产品称作mpi。5)质量记录的编号说明form*.*y-zissuea版本号(从1开始的流水号)序列号(从1开始的流水号)从a开始的流水号质量手册中对应要素序号6.0文件中心使用的样章“分发”章内部文件原件章外部文件“收到”章“非受控”章“给供应商”章作废章一次性使用章7.0文件控制流程图(见下页)8.0执行本程序形成以下记录:8.1文件借阅记录单8.2文件分发记录单8.3作废文件通知附加说明本程序由质量部提出【第3篇】成本管理体系文件控制工作程序成本管理体系文件控制程序1、目的文件是实施并保持成本管理体系的基础和依据,对文件进行控制是为了让管理者使用唯

18、一有效版本文件,防止误用文件,以促进成本管理体系的有效运行。2、范围本程序适用于本公司成本管理体系要求有关的所有文件。3、职责3.1成本部是文件控制的归口管理部门,负责公司体系文件的控制与管理。3.2各部门和单位的管理文件由各部门和单位管理与控制。3.3各类文件的使用人员负责正确使用和维护文件。4、工作程序4.1文件的分类:成本管理体系文件包括:a)纲领性文件:成本管理手册;b)程序性文件:各种控制程序;c)控制成本水平和发生过程的文件:各种规章制度、各种定额或标准成本、成本预算、成本计划、成本控制方案等。上述三个层次文件的关系见成本管理手册第3.4.1.4条。4.2文件的编制4.2.1文件的

19、编制应按规定的职责进行,成本管理体系纲领性文件和程序性文件由成本部组织编制,控制成本水平和发生过程的文件由相应的职能部门和单位负责编制。4.2.2文件的编制应注意:a)与成本管理体系要求的其他文件相适应,注意与其他文件的相容性,不得与其他文件相抵触或矛盾;b)所编制的文件内容应尽可能全面、系统,该说的一定要说到;c)所编制的文件一定要结合本公司的实际情况,注意文件的可操作性;d)所编制的文件,不得与成本管理标准和有关法律法规相抵触;e)成本管理体系文件必须覆盖和符合所依据的成本管理标准;f)文件作为成本管理活动的依据,其内容必须科学合理并确保文件的适用性。4.3文件的评审4.3.1文件的编写完

20、成后和在实施过程中必须进行评审,确保其充分性和适宜性。文件的评审应由文件的批准人或文件主管部门组织进行,并做好文件评审记录。4.3.2对文件评审的结果,可确定是否需要修改和补充或更新文件,如果需要修改文件,修改后必须再次得到批准。4.3.3文件评审的方式可采用会议评审,也可采用会签评审。4.4文件的批准4.4.1文件的批准应按授权范围进行,总经理负责批准成本管理手册,体系负责人负责批准程序文件,第三层控制成本水平和发生过程的文件及其他文件应由相应层次的授权人批准。4.4.2未得到有关授权人批准的文件属无效文件,一律不得使用,使用文件的部门/单位和各类人员在使用文件之前应首先确认文件批准的有效性

21、。4.4.3文件批准的方式应以授权人员的签字为准。4.4.4对外来文件,相关授权人员也应进行批准,批准时应主要考虑文件的适用性。4.5文件的发放4.5.1文件的发放由各文件管理部门进行,其发放的范围应得到批准,并严格按已批准的发放范围进行发放,确保使用成本管理体系文件的各场所都能及时得到文件的有效版本。4.5.2受控文件的发放,由各部门的文件管理人员填写文件发放登记表,并注明分发的受控号,文件的领用人应在文件发放登记表中签字领取,便于追溯。4.5.3文件代收人员领取文件后应及时将文件送达到有关人员,以防止因文件影响成本管理活动。4.6文件的使用4.6.1文件使用部门及文件持有人,在使用文件时应

22、全面理解,正确使用,使文件真正发挥指导和规范成本管理活动和成本管理行为的作用。4.6.2文件在使用时各部门和单位及各类人员必须按现行受控文件清单中所规定的文件范围使用文件,并识别是否是现行修订状态的有效版本,清单以外的文件不得使用。4.6.3文件在使用过程中各部门和单位及各类人员应保护和贮存好文件,以防止文件的损坏、丢失,当所使用的文件损坏严重,影响使用时,文件持有人或文件管理员应到文件管理部门办理更换手续,交回破损的文件,补发新文件,其分发号可继续沿用原分发号,文件管理部门在补发新文件时仍执行4.5.2条规定。4.6.4文件管理部门对已收回的破损文件的处理,按4.9条规定执行。4.6.5当文

23、件使用部门/单位和使用人员不慎丢失文件后,应按4.6.3条有关规定办理补发手续,但责任人必须做出书面检讨或说明原因。若文件管理部门在补发文件时,给出新的分发控制号,应注明丢失文件的分发号作废,必要时将丢失的文件通知有关部门和单位。4.6.6文件在使用过程中,如果发现文件不适用或不可操作时,有关部门/单位和人员应予以记录,并与文件管理部门联系更改,可按4.7条有关规定执行。4.7文件的更改4.7.1文件的更改,应由文件的使用部门或文件管理部门提出,并说明更改原因,报有关领导批准。具体实施由文件的主管部门组织进行,并做好文件更改记录。4.7.2文件更改的批准,原则上应由原批准人批准,如原批准人不在

24、时,可由接替其职务的人员进行批准,但必须掌握原批准依据的有关背景资料。4.7.3文件更改后,由文件管理员进行换页处理,并注明更改状态标识和生效日期。对重要更改,由文件主管部门领导召开相关部门负责人会议,阐明更改内容和性质,并将更改后的精神层层传达到各使用人。4.7.4文件更改后,文件主管部门应及时修订现行受控文件清单中的更改状态,确保各使用场合能识别文件的现行修订状态,防止误用文件。4.8文件的换版4.8.1文件可多次更改(修订状态从0-9),当文件需进行大幅度更改时,应进行换版,原版次文件作废,换发新版本文件。4.8.2换版后的文件仍按4.7.2条规定进行审批,其发放仍按4.5.2条规定执行

25、。4.8.3换版后的文件发放时,应收回原版次的作废文件,并按4.9条有关规定执行。4.9文件的作废与处理4.9.1作废的文件应由文件管理部门按文件发放登记表中的发放状态收回,并填写作废文件登记表,确保从所有使用场所收回所有失效和/或作废的文件,以防止失效和/或作废文件的非预期使用。4.9.2对收回的失效和/或作废的文件,文件管理部门应统一销毁,并作好文件销毁记录。4.9.3对需要作为历史资料保留的作废文件,应由文件管理部门加盖“作废保留文件”印章进行标识。对作废保留的文件只能用于资料参考或追溯历史情况,不能用于指导成本管理活动和向高层领导提供决策的依据。4.10文件的管理4.10.1文件应有唯

26、一性的准确标识,以确保有效使用。各部门和单位应按以下编号规则正确实施文件编号。注:文件类号:sc成本管理手册c*程序文件gz规章制度ys预算de定额jh计划fa方案例:文件控制程序的编号为:/c*-01-2006其中:机械制造有限公司;c*程序文件;01第1号程序文件;20062006年版。4.10.2文件的底稿及打印件均应归档保存,文件管理员应填写文件档案登记表。为防止电子版文件丢失,所有电子版文件均应有备份,并进行适当的标识。4.10.3使用文件的人员在借阅有关文件时,应办理借阅手续,经有关人员批准后方可借阅,并保证在规定的期限内归还所借阅的文件,到期未归还的,应由文件管理员负责收回,原版

27、文件一律不得外借,以防止其丢失或损坏。4.10.4为提供信任向外部(包括:政府机构、行业协会、上级主管部门、顾客等)提供文件,以证实本公司成本管理和成本保证能力时,文件主管部门只提供成本管理手册,不得提供程序性和控制成本水平及发生过程的文件,若必须提供第二层和第三层文件时,应由体系负责人批准。当所提供的受控文件修改时,也应按4.9.1条规定收回作废文件,更换新文件。4.10.5各部门和单位应建立本部门/单位的现行受控文件清单,报成本部。成本部负责建立并定期公布全公司的现行受控文件清单,并在清单中标明所有文件的现行修订状态,以确保各部门和各类人员能识别文件的现行修订状态,并按规定的文件范围使用现

28、行文件的有效版本。4.10.6受控文件应加盖“受控文件”印章作为受控的标识,非受控文件可不作非受控标识,但仍然按规定进行编号。4.10.7文件复制(包括:复印、拷贝等),必须经本部门/单位或文件主管部门负责人批准,并按批准的份数复制。受控文件的复制必须重新加盖“受控文件”印章,复制件的发放,也应按4.5.2条规定执行。4.10.8各部门和单位使用的有效文件,应保持清晰可辩,标识正确,易于识别,存贮应便于检索,可利用文件的目录和文件的编号进行分类,确保使用时能快速查找。4.10.9文件主管部门和各部门/单位的文件管理员应按规定检查各类现行文件的有效性,并填写文件有效性检查记录,发现问题,及时处理

29、。4.10.10各部门和单位对现行文件的使用、归档、保存、借阅、复制、销毁和向外部提供等环节,应注意文件的保密性,对文件的保密内容不得向外透漏,必要时应在文件上进行密级标识。4.11外来文件的控制文件的归口主管部门和各类文件的管理部门及单位应确保识别外来文件,必要时对外来文件进行标识。直接引用的外来文件,如标准和法规等,应由文件归口管理部门的负责人批准后,方可使用。对外来文件的发放、作废、处理和管理可参照4.5条、4.9条和4.10条规定执行。4.12对提供信任的客观证据文件记录的控制,应按记录控制程序执行。4.13文件是信息及其承载媒体,这种媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、样件、电子媒体或他们的组合。