职场英语写作-商务信函的结构与格式.ppt

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1、职场英语写作-商务信函的结构与格式疫苗研发部：熊昱煜2012-01-31商业书信的写作基础v书信的格式v书信的文体v书信的语气v标点符号v拼写v构思和检查商业书信基础-书信格式标准的商业书信包括三个部分v信头letterheadv信文letterbodyv信尾close信头LetterHeadingv写信人地址AddressersAddressv日期Date收信人地址ReceiversAddressv称呼 Salutationv标题/事由Subject/Re v在信和传真中，信头所占页面不超过三分之一。商业书信的信头一般包括发信人地址、发信人日期、收信人地址和姓名、称呼以及事由。传真的的信头包

2、括收信人地址（连同传真号码）、收信人地址（连同收信人传真号码）、发信日期、页数、称呼和事由。v发信人地址：书信发信人地址位于页首居中的位置。传真发信人地址位于传真纸页首固定的信头格式内。v一般来说，商业书信的首页都使用印有公司抬头的信笺。此部分包括公司名称、地址、电话和传真号码。有的甚至还印有代表公司形象的符号标志、E-mail号，网址和总裁的名字等。印有信头的首页中往往有一枚代表公司形象的标识。标识一般用图像表示，它就像包裹件上或运输工具上的商标一样。这些符号生动有趣、不同寻常，让人过目不忘。如果一个公司的标识设计得好，它就可以广为熟知，公司就容易打开局面，其形象也很快得到公众的认可。v发信

3、日期：有两种模式-“24Sept.,2009”(月-日-年)或“Sept.12,2009”（月-日-年）。日期可以打印在左边空白处。日期与抬头或发信人地址之间应空两行。写传真时，日期打印在信头相应的空格内。v收信人地址：包括收信人的全名和职衔，以及公司的全称和地址。书信中收信人地址从页面左边空白处写起，在日期下面空两行。传真中收信人地址打在信头相应的空格内。v指定收信人姓名：已不常用。如果需要，就从页面左边空白处写起，在收信人地址下空两行。收信人(Addressee)地址标准的排序方式：vA.收信人名称、职位vB.所在部门及公司名称vC.公司所在的街道号码及街道名vD.所在州名称及邮政编码vE

4、.所在国名称收信人(addressee)地址vMr.RichardYoung姓名vDirector头衔vCresswellInc.公司名称v400FortuneStreet街道号码及名称vPhoenixArizona82044 城市名、州名、邮编vU.S.A国家名v称呼：通常有以下称呼方式DearMr./Mrs./Miss/Ms.WangDearSir或DearMadamDearSirorMadamDearSirs称呼从左边空白处写起，在收信人地址下面空两行。v事由（Subject/Re）:写明事由可以使收信人对信件或传真的内容一目了然。事由位于称呼之下，与称呼相隔一行。可以居中、居左、缩格。

5、v信文(Body)在全齐头式（full-blocked）书信，每个段落都从左边空白处开始书写，在“事由”下面空一行。段落内采用单行行距，段落之间采用双行行距。信尾(Close)v结尾敬辞 Complimentaryclosev信末签名Signature(oftheaddresser)v打印名字和头衔Printednameandtitle(oftheaddresser)ComplimentaryClose客套结束语v亲密式：Cordially,Cordiallyyours,Intimatelyyours,v普通式：Sincerely,Sincerelyyours,Yourssincerely,V

6、erysincerelyyours,v正式：Yourstruly,Yoursfaithfully,Verytrulyyours,Yoursverytruly,Faithfullyyours,v最正式：Respectfully,Respectfullyyours,Yoursrespectfully,Veryrespectfully,信尾(Close)v口述者/打字员姓名缩写Initialsofdictatorandtypist)v附件Enclosurev抄送Carboncopy(cc:ChanWaiMing)v附笔/附言Postscript(附笔的主要用途是引起收信人的注意。因此，推销信函中有时

7、也加上附笔，给广告宣传增加一点较亲切的感觉)v*最后四项不是每封信所必需的部分，是根据实际需要而增加的部分。ProfessorFanHongForeignLanguagesDepartmentSunYat-senUniversityGuangdong,510275DearProf.FAN,IamveryinterestedinBusinessEnglishandwishtolearnmorefromyourlectures.ThisweekIamgoingtowritealettertoIBMcompanyRequestinginformationabouttheavailabilityofaproduct.CouldyouPleasesendmesomeinformationontheformatsofthebusinessletter?Iwouldbeverygratefulforyourkindhelpandearlyreply.Sincerelyyours,LiPingSalesdepartmentmanagerABCcompany举例