建设项目档案管理教材课件.ppt
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1、建设项目档案管理目 录建设项目档案概述01建设项目档案管理的控制措施 02建设项目文件的形成 03建设项目文件的收集 04建设项目文件的整理 05建设项目文件的归档与汇总移交 06CONTENTS第一章 建设项目档案概述 建设项目文件指建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件,包括前期文件、竣工文件、竣工验收文件等。建设项目指建筑、安装等形成固定资产的活动中,按照一个总体设计进行施工,建成后具有完整的系统,独立形成生产能力或者使用价值的建设工程,在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。一、概念 建设项目(工程
2、)档案是指整个建设项目按照基本建设程序从酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成投产(使用)的全过程中形成的,应当归档保存的文字、图纸、图表、计算、声像等各种形式与载体的文件材料。建设项目(工程)档案是指从建设项目(工程)的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的文件材料。一、概念 二、建设项目档案特点三、建设项目档案的功能12345信息传递功能历史记录功能指导与监控功能依据与凭证功能知识传承功能1、建设项目(工程)档案工作管理的性质2、四、建设项目(工程)档案工作管理的 性质和原则建设项目(工程)档案工作管理的原则 建设项目(工程)档案工作是一项以项
3、目管理为中心内容的专业性和服务性的工作。建设项目(工程)档案工作是实现工程建设科学管理的技术基础工作,是实现工程建设科学组织和管理不可缺少的技术基础或技术保障性工作 1、建设项目(工程)档案工作管理的性质 建设项目(工程)档案工作要按照集中统一管理的原则,管理好建设项目(工程)的全部档案,确保建设项目(工程)档案的完整、准确、安全和有效利用。2、建设项目(工程)档案工作管理的原则五、建设项目档案工作基本要求01完整 完整02准确 准确03系统 系统04安全 安全05有效 有效利用 利用第二章 建设项目档案工作控制措施一、存在问题1文件材料形成不规范、不完整、不及时、不准确。2档案收集制度不严,
4、收集不及时,造成文件散失。4建设期档案保管条件差,保护意识弱,造成档案损毁、散失。3档案整理不规范,各参建单位标准不一。原因分析1、重点建设项目自身特点为档案工作带来了困难;2、档案意识薄弱,重视程度不高;3、档案工作的专业性。二、档案行政管理部门和上级主管部门的 控制措施23法律手段1技术手段行政手段 第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。中华人民共和国档案法 第六十一条 交付竣工验收的建筑工程,必须符合规定的建筑工程
5、质量标准,有完整的工程技术经济资料和经签署的工程保修书,并具备国家规定的其他竣工条件。建筑工程竣工经验收合格后,方可交付使用;未经验收或者验收不合格的,不得交付使用。中华人民共和国建筑法第二百七十四条勘察、设计合同的内容包括提交有关基础资料和文件(包括概预算)的期限、质量要求、费用以及其他协作条件等条款。第二百七十五条施工合同的内容包括工程范围、建设工期、中间交工工程的开工和竣工时间、工程质量、工程造价、技术资料交付时间、材料和设备供应责任、拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款。中华人民共和国合同法 建设工程质量管理条例 第十六条建设单位收到建设工程竣工报告后,应
6、当组织设计、施工、工程监理等有关单位进行竣工验收。建设工程竣工验收应当具备下列条件:(一)完成建设工程设计和合同约定的各项内容;(二)有完整的技术档案和施工管理资料;(三)有工程使用的主要建筑材料、建筑构配件和设备的进场试验报告;(四)有勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签署的质量合格文件;(五)有施工单位签署的工程保修书。建设工程经验收合格的,方可交付使用。2、行政手段 通过行政手段对科技档案事业实施的指导、监督和控制。具有强制性、权威性、垂直性、具体性和无偿性。方式主要有政策指导、经济调节、典型示范、舆论引导、协调与监督。3、技术手段 标准管理。业务建设标准、开发利用标准、现代化标准。节
7、、典型示范、舆论引导、协调与监督。1.建立健全组织体系2.制定完善管理制度项目档案管理办法分类方案归档范围与保管期限表档案整理操作规程 3.纳入合同管理 4.实施全过程控制 5.管理信息化三、建设单位的控制措施 四、施工、监理单位的控制措施控制措施落实管理职责监理单位实时监控推行预立卷制度建立工地档案室0402 0301 以项目法人为管理核心,以纳入合同为管理依据,以监理实时控制为重要手段,在档案行政管理部门、专业主管部门及项目建设、设计、施工、监理单位全方位参与下,实施事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程控制模式。综述全过程管理模式第三章 建设项目文件的形成1、内容要求2、数量要求
8、3、时间要求4、质量要求 一、形成的要求字迹清楚,图样清晰,图表整洁数据准确,签署完备纸张规格、质量和图表样式符合有关要求 不使用易褪色的书写材料形成质量要求 1纸张定量应达到国家标准所规定克数的要求,不能有热敏纸。2文字材料、图纸的幅面、页面应符合规范的幅面尺寸、页面设置的要求。图纸的页面设置应符合国家标准或行业标准的规定。3字迹、图样线条应清晰、耐久。黑色、蓝黑为耐久性书写材料,不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝水、复写纸等书写的字迹,尽可能避免复印件归档。签名、修改字迹(如修改通知单)要特别注意这个问题。4复印、打印文件的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。形成质量要求(一)竣工图编制
9、单位 一般由施工单位负责编制。项目总平面图、综合管线图由建设单位或由其委托有关单位编制。一些行业系统统一规定由设计单位编制。二、竣工图的编制二、竣工图编制形式12345按施工图施工没有变动施工图被取消施工图只有一般局部变更施工图重大的变更原设计没有,施工增加内容 真实反映实际情况,规格统一,图面整洁,字迹清楚编制竣工说明重复的标准图、通用图不编入竣工图中一张施工图由若干单位施工的,各施工单位完成自己负责的部分后,交建设单位指定的汇总单位汇总 编制项目总平面图和综合管线竣工图三、竣工图编制要求 杠改法 叉改法圈改法四、竣工图更改方法 必须注明更改依据。无法在图纸上表达清楚的,应在标题栏上方或左边
10、用文字说明。各种引出说明应与图框平行,引出线不交叉,不遮盖其他线条更改要符合各专业的要求更改要使用耐久的字迹材料五、竣工图更改要求 不必保留修改前的痕迹,只需直接绘制更改后的内容,并将变更依据在标题栏内或在说明中标注将竣工图章的要素分解在标题栏签字后,不必再加盖竣工图章 六、关于重新绘制竣工图的要求 竣工图都应由编制单位加盖并签署竣工图章竣工图章内容填写齐全、清楚,不得代签竣工图章盖在标题栏附近空白处。竣工图章应使用不褪色红印泥。七、竣工图章的使用 施工单位技术负责人审核监理单位审核建设单位审核八、竣工图的审核第四章 建设项目文件的收集 收集范围 收集时间 随时收集 定期收集-抓住几个重点阶段
11、 领到施工执照之后,破土动工之前单项工程完工交工验收阶段 竣工验收阶段 收集责任建设项目文件的收集第五章 建设项目文件的整理 分类组卷案卷内文件材料的排列案卷编目案卷装订装盒编制案卷目录建设项目文件的整理 依据分类方案进行归类:分类是整理、编目、进行系统化管理的需要。1、分类要根据项目建设的阶段、建设的具体情况设置类目。2、分类要清楚,不能相互交叉、包容。3、分类包括分大类和分小类一、分类依据建设项目特点:一般按照工程项目的建设程序、单位工程进行分类 建设单位应根据本工程项目档案数量的多少,来确定档案设置的类目层次。对于大型项目,要以整个项目为分类对象,在分类时,首先以工程项目的建设程序和性质
12、来区分,然后在每个大类里,再按单位工程或专业、阶段等进行分类(如施工档案可以再按各单位工程进行分类)对于小型项目,形成的档案数量较少,可以不设二、三级类目,直接按建设程序对档案进行组卷整理后依次排列即可。一、分类某项目档案前期依据性档案前期依据性档案勘察设计档案勘察设计档案施工档案监理档案竣工验收档案单位工程01单位工程02单位工程03项目管理档案项目管理档案 1、档案的分类,要符合形成档案的专业和形成单位的科技活动性质和特点;2、在一个单位内部和一个专业系统内部,同一科技档案的分类标准应该一致;3、分类的层次类目要简明,不宜过多过繁;4、分类应力求按专业系统实现标准化;基本要求 第一步,根据
13、专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目实际情况,设计、制定统一的项目档案分类编号体系。小型项目直接按项目、结构或专业分类;大中型项目按单位工程或专业分类,下设属类;实际应用如:1、水库建设项目:可分为10个单位工程:大坝、溢洪道、输水洞、水轮机等 每个单位工程 分为4个阶段:可研部分、初步设计、施工阶段、竣工阶段 2、大型建设项目,应分别按照单项工程、单位工程等立卷,注:一般以立项文件为准,可将其作为一个基建项目来管理实际应用 第二步,对下设属类按:工程项目分类法、型号分类法、课题分类法、专业分类法、时间分类法、地域分类法分别排列。依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和
14、编号;生产使用单位需要按企业档案统一进行分类和编号的,建设单位(并责成设计、施工及监理单位)可用铅笔临时填写档案号实际应用实际应用 1、组卷的原则 遵循项目文件的形成规律,保持案卷文件的有机联系,便于档案的保管和利用 2、组卷的要求针对不同阶段、不同性质的文件材料,选择不同的组卷方法 灵活掌握文件材料数量,控制案卷的厚度组卷的同时检查卷内文件二、组卷 3、组卷的方法(1)综合管理文件的组卷(2)勘测设计文件的组卷(3)施工文件的组卷(4)监理文件的组卷(5)竣工图文件的组卷二、组卷 综合管理文件一般包括项目前期文件(不包括勘测设计文件)、工程管理文件、工程交(竣)工验收文件、工程决算文件。综合
15、管理文件由建设单位汇总,并根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理,按问题、时间等要素组卷。(1)综合管理文件的组卷 勘测设计文件一般包括工程地质勘测文件、工程设计文件(含工程总体设计、初步设计、施工图设计)和设计变更文件。工程地质勘测文件、工程设计文件一般按原有装订形式组卷。设计变更文件一般按编号组卷。(2)勘测设计文件的组卷 一般在区分工程类别、标段的基础上,按单位工程、分部工程、分项工程、桩号、施工工序的先后及文件的文种特征等组卷。施工文件的组卷方法较为复杂,不同专业技术领域的项目组卷方法会有一定的区别。(3)施工文件的组卷 监理大纲、计划等以监理组的划分为单位组卷,一卷或数卷。监理日
16、记以监理组(或合同段)的划分为单位组卷,一卷或数卷。单本日记较厚,可单独组卷;单本日记较薄,可若干本监理日记组成一卷,且每本日记作为一份文件,填写卷内目录时,以时间及日记撰写人将每本日记加于区分。监理月、年度报告以监理组(或合同段)划分为单位组卷,一卷或数卷,卷内文件按时间先后顺序排列。(4)监理文件的组卷 监理工程师通知等来往文书以监理组的划分为单位分类组卷,一卷或数卷。卷内文件根据问题类型、发文单位分类后按文件编号(如无编号按时间顺序)排列。监理平行抽检试验文件材料,以单位、分部工程的划分和抽检项目分类为单位组卷,一卷或数卷,卷内文件按时间先后顺序排列。会议纪要以监理组为单位组卷,一卷或数
17、卷,卷内文件按时间先后顺序排列;文件较多的,可以施工合同段为单位组卷,卷内文件按时间先后顺序排列。计量与支付文件以合同段和时间的月份为单位组卷,一卷或数卷。(4)监理文件的组卷 竣工图可按工程类别、单位工程等组卷,同时尽量保持原有的图纸目录顺序不变。(5)竣工图文件1、综合管理文件的排列 2、勘测设计文件的排列 3、施工文件的排列 4、监理文件的排列 5、竣工图文件的排列 三、卷内文件的排列 综合管理文件一般遵循以问题结合时间排列的原则。1、综合管理文件的排列 工程地质勘测文件、工程设计文件按原有顺序排列。设计变更文件按编号顺序排列。2、勘测设计文件的排列 应按照分部工程、分项工程、桩号、施工
18、工序的先后等进行排列。逻辑上有紧密联系的文件应按照重要程度进行排序,一般结论性文件在前,依据性文件在后;批复性的文件在前,请示性的文件在后。如工程认可书在前,检验单在后;质量检验评定表在前,原始检验记录在后;原材料报审表在前,原材料质保单、实验记录等在后。3、施工文件的排列 监理日记,月、年度报告,计量和支付文件,监理平行抽检试验文件材料一般按时间排列。监理大纲、计划,监理工程师通知等来往文书,会议纪要等按照问题结合时间排列。4、监理文件的排列 竣工图按专业、图号排列。5、竣工图文件的排列不管哪种类型的文件,一般都要做到:文字在前,图样在后 译文在前,原文在后 正件在前,附件在后 印件在前,定
19、(草)稿在后 批复在前,请示在后 结论性文件在前,依据性文件在后 转发件在前,原件在后 通知在前,补充通知在后(一)编写页号(二)编制卷内文件目录(三)编制备考表(四)编制案卷封面四、案卷编目 在有具体记载内容的页面上逐页编流水号,有一页编一号。编号从阿拉伯数字“1”开始,案卷之间不连号编,每卷分别编号。编号的书写位置为:单面书写文件在右上角,双面书写文件,正面在右上角,背面在左上角;图纸的页号编写在标题栏外左下角或外右上角。一大页上贴若干小页,每个小页都编页号,即每个小页均为一页。成套图样或印刷成册的文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号。卷内目录和备考表不编写页号。编
20、写页号建议使用铅笔。(一)编写页号 每一个案卷内都必须有卷内文件目录。卷内文件目录置于卷首。卷内文件目录起到介绍卷内文件材料的内容和成份,便于查找利用和进行统计的作用。对于成套的图纸,原有图样目录在内容上可以替代卷内目录内容时,可不再重新编制卷内目录,如果其内容不能替代卷内目录时,要重新编制卷内目录。编制卷内文件目录 1、卷内文件 目录格式 卷内文件目录,一件文件填写一条目录。一般一份文件为一件。综合类文件正文与附件为1份,原件与复制件为1份,转发文与被转发文为1份,正文与发文稿纸为1份,来文与复文(指请示与批复、报告与批示、来函与复函)各为1份2、件的确定 工程施工类文件开工申请单为1份,施
21、工组织设计报审表和附件为1份,施工技术方案报审表和附件为1份,施工放样报验单和附件为1份,建筑材料报验单及附件为1份,进场设备报验单及附件为1份,工程检验认可书和工程报验单为1份,中间检验申请单及附件为1份,承包人申请表及附件为1份。(以高速公路建设项目档案为例)工程监理类文件每月或每季同一种建筑材料抽检报告为1份,每个标准试验报告为1份,每个分项工程质量检验评定表为1份,每个分部工程质量检验评定表为1份,每个单位工程质量检验评定表为1份,每本监理日记为一份。2、件的确定(1)序号 填写方法:用阿拉伯数字从1依次标注。常见错误:文件与序号不对应,多份文件对应一个顺序号。(2)文件编号 填写方法
22、:填写文件文号或图样图号。常见错误:漏填或填写不全。(3)责任者 填写方法:填写文件形成部门或主要责任者的全称或通用简称。常见错误:错误填写个人姓名;多个责任者填写不全;责任者简称不规范。3、各项目填写方法(4)文件材料题名 填写方法:填写文件标题全称,没有文件标题可根据内容自定。文件标题不准确的,也需重新拟写。常见错误:只填写表格名称。理想境界:所有题名不重复。3、各项目填写方法(5)日期 填写方法:填写编制文件的年、月、日。施工、监理、竣工图文件中出现多个时间以各方最后确认的日期为准。决议、决定、命令、法律标准等为通过或发布时间;条约、合同、协议等为签署时间;报表、计划、规划为编制时间。常
23、见错误:不填写最后确认的日期(6)页号 填写方法:填写每份文件首页上标注的页号,最终件注起止号。常见错误:最终件未标注起止号。(7)备注 可根据实际填写需注明的情况 3、各项目填写方法 每一个案卷内也都必须有备考表。备考表置于卷尾。备考表起到说明卷内文件的数量和状况以及在管理过程中的变化情况,既表明有关人员的责任,又便于利用者和保管人员更好地掌握案卷情况。(三)编制备考表 1、卷内备考 表格式 互见号:填写反映同一内容但形式不同而另行保管的档案保管单位的档号 说明:包括卷内文件的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。例:本卷共15件11页。立卷人:应由责任立卷人签名。立卷时间
24、:应填写完成立卷的日期。检查人:应由案卷质量审核者签名。(施工单位:项目总工,监理单位:监理组长,建设单位:部门负责人)检查日期:应填写案卷质量审核的日期。2、卷内备考表填写方法 案卷封面是以一定的格式概要介绍卷内文件材料的内容和形式特征的一种辅助材料。每一个案卷都必须装有封面。案卷封面起到保护卷内文件材料和便于查找利用的作用。(四)编制案卷封面 1、案卷封面格式 案卷题名又称案卷标题,是案卷内全部文件材料的总标题,是案卷封面的核心内容。组卷结果往往通过案卷题名体现出来往往起到画龙点睛的作用。案卷题名是编制案卷目录和其他检索工具的依据,直接影响案卷的查找利用。拟制案卷题名时,要做到:内容正确概
25、括,结构完整规范,文字简明通顺。即要能完整、准确地揭示卷内文件的内容,又要简明扼要,一般不超过50个字。2、拟制案卷题名 建设项目档案案卷题名的结构为:项目名称(代字、代号)内容名称。例1:*办公楼电气安装竣工图 例2:*高速公路*大桥0#-4#墩(台)钻孔桩、系梁、立柱、墩(台)冒工程检验认可书、工程报验单、中间检验申请单 2、拟制案卷题名(1)档号的定义 档号是在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。(2)档号的编制要求 唯一性 合理性 稳定性3、编制档号(3)档号结构(全宗号)分类号案卷号(4)档号的编制方法 全宗号 分类号 案卷号(案卷排列)3、编制档号 立卷单位:填写
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