四级职业秘书第四章.ppt

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1、第四章第四章 会议与商务活动会议与商务活动 职业秘书课堂教学第一节第一节 会议筹备会议筹备 职业秘书课堂教学教学目标教学目标通过本节学习，能够：通过本节学习，能够：按要求发送会议通知，制发会议证件按要求发送会议通知，制发会议证件预定会议室预定会议室完成接站、报到、签到、座位引导工作完成接站、报到、签到、座位引导工作拟定会议议程、日程拟定会议议程、日程正确选择会址，安排与会人员的食宿和交通正确选择会址，安排与会人员的食宿和交通一、发送会议通知一、发送会议通知技能要求技能要求：能准确地发送会议通知能准确地发送会议通知（一）会议通知的发送（一）会议通知的发送1 1、发送形式、发送形式（1 1）正式通

2、知）正式通知除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员。子邮件传递到有关人员。（2 2）非正式通知）非正式通知先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函；先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函；先发电子邮件，再通过电话或电子邮件确认先发电子邮件，再通过电话或电子邮件确认（一）会议通知的发送（一）会议通知的发送1 1、发送内容、发送内容（1 1）预备日程、材料等随会议通知寄发）预备日程、材料等随会议通知寄发（2 2）需回复的会议通知或预备通知夹入明信片）需回复的会

3、议通知或预备通知夹入明信片（3 3）将会中使用的有关票证（入场券、代表证、）将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单等）与会议通知汽车通行证、座次号、编组名单等）与会议通知一起寄发一起寄发（4 4）如某些与会者对地址不熟悉，附加一份说）如某些与会者对地址不熟悉，附加一份说明或回执单明或回执单（5 5）附一份代理委托书）附一份代理委托书（二）会议通知和委托书的样式（二）会议通知和委托书的样式1 1、会议通知的内容、会议通知的内容 被通知部门、被通知人员的姓名及职务、通被通知部门、被通知人员的姓名及职务、通知事由、会议时间、会议召开地点、会议出席知事由、会议时间、会议召开

4、地点、会议出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、日公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、日期期2 2、会议通知格式、会议通知格式 便函式、卡片式便函式、卡片式例例1.1.便函式便函式会议通知会议通知致：各部门经理致：各部门经理发自：总经理秘书刘丽发自：总经理秘书刘丽日期：日期：2007年年11月月13日日主题：部门经理的圆桌会议通知主题：部门经理的圆桌会议通知 2007年年11月月17日上午日上午11：00，在会议室举行全体部，在会议室举行全体部门经理的圆桌会议。假如您不能参加请在门经理的圆桌会议。假如您不

5、能参加请在11月月16日之前日之前打电话：打电话：1234567告知。告知。附上一份议事日程。除此之外，您还将得到一张令附上一份议事日程。除此之外，您还将得到一张令人满意的旅行指导地图。人满意的旅行指导地图。我很高兴的欢迎你们都来出席我们团体的这个重要我很高兴的欢迎你们都来出席我们团体的这个重要的计划会议。的计划会议。附件：议事日程附件：议事日程 地图地图例例2.2.卡片式卡片式部门经理会议部门经理会议目的：讨论公司下一年度市场营销计划目的：讨论公司下一年度市场营销计划时间：时间：2007年年11月月13日日地点：公司第一会议室地点：公司第一会议室 如您无法出席，请于如您无法出席，请于*月月*

6、日前电话告知秘书日前电话告知秘书*。电。电话号码话号码1234567（二）会议通知和委托书的样式（二）会议通知和委托书的样式3 3、会议委托书和回执、会议委托书和回执 部分会议需与通知一起寄出会议委托书部分会议需与通知一起寄出会议委托书和回执。和回执。例例3.3.会议委托书会议委托书委托书委托书 兹任命兹任命_和和_作为我的代理人参加（日期）（时作为我的代理人参加（日期）（时间）在（地点）举行的（公司名）股东会议。他们均为本间）在（地点）举行的（公司名）股东会议。他们均为本公司的高层管理人员或部门经理人。不管此次会议如期还公司的高层管理人员或部门经理人。不管此次会议如期还是延期召开，他们都将作

7、为我的全权代表，行使我出席时是延期召开，他们都将作为我的全权代表，行使我出席时所拥有的全部权力。所拥有的全部权力。生效日期生效日期_ 签名签名_ 地址地址_ 邮编邮编_例例4.4.会议回执会议回执会议回执会议回执请于请于12月月1日以前将回执寄回。日以前将回执寄回。我准备参加此次会议。我准备参加此次会议。我将届时赴会，并带我将届时赴会，并带_宾客来。宾客来。我不能参加此次会议。我不能参加此次会议。署名署名_公司公司_（三）相关知识（三）相关知识1 1、会议及会议的构成要素、会议及会议的构成要素 会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。过程。基本要素：目

8、的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程基本要素：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程 其他要素：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备、其他要素：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备、各种消耗性材料等各种消耗性材料等构构成成要要素素（三）相关知识（三）相关知识2 2、会议的主要种类、会议的主要种类 所按标准所按标准具体种类具体种类组织类型组织类型内部和外部、正式和非正式内部和外部、正式和非正式时间规定性时间规定性定期和不定期定期和不定期出席对象出席对象联席会、内部会、代表会、群众会等联席会、内部会、代表会、群众会等功能性质功能性质决策性、讨

9、论性、执行性、告知性、学术性、决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、报告性等报告性等议题性质议题性质专业性、专题性、综合性等专业性、专题性、综合性等规模大小规模大小特大型、大型、中型、小型等特大型、大型、中型、小型等采用方式手段采用方式手段常规会、广播会、电话会、电视会等常规会、广播会、电话会、电视会等与会者国籍及与会者国籍及议题范围议题范围国内会议和国际会议等国内会议和国际会议等（三）相关知识（三）相关知识3 3、公司常见会议的种类与作用、公司常见会议的种类与作用（1 1）经理例会与特别会议）经理例会与特别会议（2 2）部门员工例会）部门员工例会（3 3）股东大会和董事会议）股东大会和董事

10、会议（4 4）公司年会）公司年会（5 5）客户咨询会）客户咨询会（6 6）产品展销订货会）产品展销订货会（7 7）业务洽谈会）业务洽谈会（8 8）新产品新闻发布会）新产品新闻发布会 （四）注意事项（四）注意事项1 1、明确会议通知发送对象、明确会议通知发送对象2 2、落实发送的回复确认环节、落实发送的回复确认环节3 3、对书面会议通知的地址、邮编要填写准确、对书面会议通知的地址、邮编要填写准确4 4、对经常参加某类会议的部分人员，可打印出、对经常参加某类会议的部分人员，可打印出标签或准备多套邮寄标签标签或准备多套邮寄标签5 5、对保存的地址要注意随情况变化不断更新、对保存的地址要注意随情况变化

11、不断更新 二、席发会议的姓名卡片和证件二、席发会议的姓名卡片和证件技能要求技能要求：掌握各种会议证件的制发方法掌握各种会议证件的制发方法（一）制发方法（一）制发方法1 1、内容设计上、内容设计上 会议名称、与会者姓名、称呼（先生、女士、会议名称、与会者姓名、称呼（先生、女士、小姐等）、身份（职务、职称等）、组织或公小姐等）、身份（职务、职称等）、组织或公司的名称司的名称2 2、大型会议贴照片。卡片颜色为红、蓝、白、大型会议贴照片。卡片颜色为红、蓝、白、黄四种黄四种3 3、在接待区发放、在接待区发放（二）证件的类型、作用（二）证件的类型、作用类型类型作用作用代表证代表证表决权、选举权表决权、选举

12、权列席证列席证旁听却无表决权旁听却无表决权工作证工作证工作人员，出入行走有一定限制工作人员，出入行走有一定限制记者证记者证新闻媒体人员新闻媒体人员来宾证来宾证被主办方邀请的嘉宾被主办方邀请的嘉宾（三）注意事项（三）注意事项1 1、设计上应区分与会者不同身份、设计上应区分与会者不同身份2 2、根据公司不同的文化理念设计卡片、根据公司不同的文化理念设计卡片3 3、经济适用美观大方、经济适用美观大方三、发放会议文件资料三、发放会议文件资料技能要求技能要求：掌握各种会议文件的发放方法掌握各种会议文件的发放方法案例：案例：天地公司董事会召开会议讨论从国外引进化工生产设备天地公司董事会召开会议讨论从国外引

13、进化工生产设备的问题。秘书初萌负责为与会董事准备会议所需文件资料。的问题。秘书初萌负责为与会董事准备会议所需文件资料。因有多家国外公司竞标，所以材料很多。因有多家国外公司竞标，所以材料很多。初萌由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将初萌由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事会前回复说将有事不能所有材料放入文件夹。有三位董事会前回复说将有事不能参加会议，于是初萌就未准备他们的资料。参加会议，于是初萌就未准备他们的资料。不想，正式开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有不想，正式开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董

14、事面对一的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大堆资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议的进大堆资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议的进度。度。会议文件资料发放基本方法会议文件资料发放基本方法1 1、准备文件袋，并写好名字、准备文件袋，并写好名字2 2、对文件编号、登记。编号在文件首页左上角、对文件编号、登记。编号在文件首页左上角3 3、需会后退回的，附一份文件清退目录、需会后退回的，附一份文件清退目录 4 4、分发会议资料要适时适量、分发会议资料要适时适量5 5、内容重要又需事先送达与会者的文件，可派、内容重要又需事先送达与会者的文件，可派专人递送或用传真、特快专递送达

15、专人递送或用传真、特快专递送达四、准备会议所需用品和设备四、准备会议所需用品和设备技能要求技能要求：掌握会议所需各种物品和设备的准备掌握会议所需各种物品和设备的准备方法方法（一）考虑全面，有备无患（一）考虑全面，有备无患1 1、了解可以租用会议设备公司的名称、地址和、了解可以租用会议设备公司的名称、地址和电话电话2 2、了解文具用品和相关设备供应商的名称、地、了解文具用品和相关设备供应商的名称、地址和电话址和电话3 3、掌握企业内可用的音像设施的类型和存放位、掌握企业内可用的音像设施的类型和存放位置的清单置的清单 4 4、掌握公司内部紧急维修工程师以及外部维修、掌握公司内部紧急维修工程师以及外

16、部维修单位的名称、地址和电话单位的名称、地址和电话（二）注意事项（二）注意事项1 1、事先制定周密的准备方案，详细列出用品和、事先制定周密的准备方案，详细列出用品和设备的名称、数量和价格设备的名称、数量和价格2 2、统筹节约、经济适用的原则、统筹节约、经济适用的原则3 3、一丝不苟，有备无患、一丝不苟，有备无患五、预订内部会议室五、预订内部会议室技能要求技能要求：掌握内部会议室的预订方法掌握内部会议室的预订方法预订内部会议室基本方法预订内部会议室基本方法1 1、尽早预订、尽早预订2 2、使用前一天再次落实、使用前一天再次落实3 3、场地大小、格局、设备与会议的人数、性质、场地大小、格局、设备与

17、会议的人数、性质和类型相匹配和类型相匹配4 4、留有足够的自由使用空间和时间、留有足够的自由使用空间和时间5 5、将会议需要与设备使用相结合、将会议需要与设备使用相结合六、热情迎接与会者六、热情迎接与会者技能要求技能要求：掌握接待与会者的基本工作内容和程序掌握接待与会者的基本工作内容和程序（一）接站报到工作主要步骤（一）接站报到工作主要步骤1 1、有统一的指挥调度系统，编制表格、有统一的指挥调度系统，编制表格2 2、有足够的车辆和接站人员、有足够的车辆和接站人员3 3、告知自备交通工具到达的与会人员详细路线、告知自备交通工具到达的与会人员详细路线 4 4、在车站、机场设置接待站、在车站、机场设

18、置接待站5 5、报到处设立引导牌和标示牌、报到处设立引导牌和标示牌6 6、将文件袋发给与会人员、将文件袋发给与会人员（二）做好签到和引导工作（二）做好签到和引导工作1 1、选择恰当的签到形式、选择恰当的签到形式 人工签到、签到卡和电子签到机配合使用人工签到、签到卡和电子签到机配合使用2 2、准备好登记簿等相关用品、准备好登记簿等相关用品3 3、请与会者按照会前安排好的座位或区域就座、请与会者按照会前安排好的座位或区域就座 内部会议：一般有自己的习惯座位内部会议：一般有自己的习惯座位 大中型会议：事先制做座次或区域标示品（主席台大中型会议：事先制做座次或区域标示品（主席台或会议桌的名签卡片、座次

19、图表、指示牌等）或会议桌的名签卡片、座次图表、指示牌等）例例5.5.签到登记簿样式签到登记簿样式来宾来宾编号编号姓名姓名职务职务单位单位电话电话地址地址邮编邮编（三）注意事项（三）注意事项1 1、训练有素，照顾周到、训练有素，照顾周到2 2、提前到岗、提前到岗3 3、按礼仪规范引导客人入场、按礼仪规范引导客人入场七、拟定会议议程和日程七、拟定会议议程和日程技能要求技能要求：拟定会议议程和日程拟定会议议程和日程正确选择会址、安排与会人员的食宿和正确选择会址、安排与会人员的食宿和交通交通（一）会议议程表的设计（一）会议议程表的设计1 1、方法、方法（1 1）各议程事项的顺序）各议程事项的顺序（2

20、2）第一项宣布议程，再安排讨论的问题，同）第一项宣布议程，再安排讨论的问题，同类性质的问题尽量集中排列类性质的问题尽量集中排列（3 3）保密性较强的议题一般放在后面）保密性较强的议题一般放在后面（一）会议议程表的设计（一）会议议程表的设计1 1、样式、样式 案例：案例：天地公司将举行销售团队会议，研究销售工作天地公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、选拔等问题。下一季度的目标以及人员招聘、选拔等问题。秘书钟苗在编制议程表前，先请总经理、销售秘书钟苗在编制议程表前，先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各位主管是总监等有关上司提出议题，再询问各位主管是否有在会上

21、讨论的事情，并提请主管上司定夺，否有在会上讨论的事情，并提请主管上司定夺，然后将要讨论的问题排出顺序。在设计具体的然后将要讨论的问题排出顺序。在设计具体的议程表时，钟苗把要在会上讨论的议题编排了议程表时，钟苗把要在会上讨论的议题编排了一下，便打印交给了上司。如下图：一下，便打印交给了上司。如下图：天地公司销售团队会议议程表天地公司销售团队会议议程表 公司销售团体会议将在公司销售团体会议将在5月月25日星期一上午日星期一上午9：00在在公司总部的三号会议室举行。公司总部的三号会议室举行。1、销售二部经理的人选、销售二部经理的人选 2、东部地区销售活动的总结、东部地区销售活动的总结 3、上次会议记

22、录、上次会议记录 4、销售一部关于内部沟通问题的发言、销售一部关于内部沟通问题的发言 5、下季度销售目标、下季度销售目标 6、公司销售人员的招聘和重组、公司销售人员的招聘和重组修修改改前前天地公司销售团队会议议程表天地公司销售团队会议议程表 公司销售团体会议将在公司销售团体会议将在5月月25日星期一上午日星期一上午9：00在在公司总部的三号会议室举行。公司总部的三号会议室举行。1、宣布议程、宣布议程 2、说明有关人员缺席情况、说明有关人员缺席情况 3、宣读并通过上次会议的记录、宣读并通过上次会议的记录 4、通信联系情况、通信联系情况 5、东部地区销售活动的总结、东部地区销售活动的总结 6、销售

23、一部关于内部沟通问题的发言、销售一部关于内部沟通问题的发言 7、公司销售人员的招聘和重组、公司销售人员的招聘和重组 8、销售二部经理的人选、销售二部经理的人选 9、下季度销售目标、下季度销售目标 10、宣布休会、宣布休会修修改改后后（一）会议议程表的设计（一）会议议程表的设计1 1、样式基本内容、样式基本内容宣布会议议程宣布会议议程说明人员缺席情况说明人员缺席情况宣读并通过上次会议的记录宣读并通过上次会议的记录财务主管报告财务主管报告其他报告其他报告新的议题新的议题有关人事任命有关人事任命提名并选举新的负责人提名并选举新的负责人通知有关事项通知有关事项宣布休会宣布休会（二）会议日程表的设计（二

24、）会议日程表的设计采用简短文字或表格形式。采用简短文字或表格形式。（同接待安排）（同接待安排）（三）会议议程表和日程表区别（三）会议议程表和日程表区别1 1、会议议程、会议议程 对会议所要通过的文件、所要解决的问题对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰的表达出来。的概略安排，并冠以序号将其清晰的表达出来。会前发给与会者会前发给与会者。2 2、会议日程、会议日程 会议在一定时间内的具体安排，如有说明会议在一定时间内的具体安排，如有说明可附于表后。可附于表后。会前发给与会者会前发给与会者。（四）注意事项（四）注意事项1 1、会议议程编制应在前，议程一旦确定，就、会议议程

25、编制应在前，议程一旦确定，就不应再变了。会议日程在时间、地点、人员不应再变了。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整等问题上，如遇到一些变化，可相应调整2 2、会议议程和日程安排必须吻合、会议议程和日程安排必须吻合3 3、会议议程和日程表制定后，必须经主管领、会议议程和日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施导审核方可实施八、正确选择会址八、正确选择会址技能要求技能要求：能够正确选择会址能够正确选择会址综合考虑各种因素选择恰当会议地点综合考虑各种因素选择恰当会议地点1 1、交通便利、交通便利2 2、会场大小与会议规模、主题相符、会场大小与会议规模、主题相符3 3、场地要

26、有良好的设备配置、场地要有良好的设备配置4 4、不受外界干扰、不受外界干扰5 5、应考虑有无停车场、应考虑有无停车场6 6、场地租借的成本必须合理、场地租借的成本必须合理第二节第二节 会议中的服务会议中的服务 职业秘书课堂教学教学目标教学目标通过本节学习，能够：通过本节学习，能够：做好会议记录做好会议记录做好会议期间的信息沟通做好会议期间的信息沟通做好会议值班、保卫工作做好会议值班、保卫工作一、会议记录一、会议记录技能要求技能要求：承担会议记录工作承担会议记录工作（一）会议记录的准备工作（一）会议记录的准备工作 1 1、准备好基本用具、准备好基本用具2 2、准备好补充工具、准备好补充工具3 3

27、、备有一份议程表和其他的相关资料和文件、备有一份议程表和其他的相关资料和文件 4 4、提前到达会场，了解座位图、提前到达会场，了解座位图5 5、录音同时，必须手工记录、录音同时，必须手工记录（二）会议记录内容（二）会议记录内容1 1、会议描述、会议描述2 2、与会者姓名、与会者姓名3 3、会议过程、会议过程 4 4、主席、记录员签名、主席、记录员签名（三）会议记录方法（三）会议记录方法 1 1、凡是做出判断性的内容都要一字不漏、凡是做出判断性的内容都要一字不漏的记录的记录 如主要讨论的观点、决议、决定、重要声明如主要讨论的观点、决议、决定、重要声明等等2 2、漏记内容要及时处理、漏记内容要及时

28、处理3 3、与会者提出的意见、建议，要把人名、与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来记录下来（四）会议记录的修改（四）会议记录的修改1 1、定稿打字前，向主席提交草稿并签字批准、定稿打字前，向主席提交草稿并签字批准2 2、指出的错误要经会议批准方可修改、指出的错误要经会议批准方可修改3 3、一经签名，任何地方都不能再做改动、一经签名，任何地方都不能再做改动（五）会议记录的要求（五）会议记录的要求 1 1、真实、真实2 2、完整、完整3 3、简洁、简洁4 4、准确、准确（六）注意事项（六）注意事项 1 1、了解公司的业务情况、了解公司的业务情况2 2、记录原稿统一编号、记录原稿统一编号3 3、

29、会议主持人需向记录员明确机密事项的范、会议主持人需向记录员明确机密事项的范围及处理要求围及处理要求4 4、记录原件要由专人负责保管、记录原件要由专人负责保管二、确保会议期间的信息沟通二、确保会议期间的信息沟通技能要求技能要求：掌握会议期间进行信息沟通的方法掌握会议期间进行信息沟通的方法（一）做好收集、传递、反馈工作（一）做好收集、传递、反馈工作 1 1、多听、多记、多想、多算、多跑、多听、多记、多想、多算、多跑2 2、深入实际、深入实际3 3、注重信息的加工提炼，形成成果使各方都、注重信息的加工提炼，形成成果使各方都可以使用可以使用 4 4、注重实效、注重实效5 5、反应敏捷，狠抓反馈信息的收

30、集、反应敏捷，狠抓反馈信息的收集（二）做好对外宣传工作（二）做好对外宣传工作 1 1、妥善处理与新闻媒体的关系、妥善处理与新闻媒体的关系2 2、内外有别，严守单位秘密、内外有别，严守单位秘密3 3、传递方式和内容选择上本着对象、效果、传递方式和内容选择上本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑时效、费用的原则综合考虑4 4、收集舆论报道、收集舆论报道5 5、为召开记者招待会提供必须的信息资料、为召开记者招待会提供必须的信息资料（三）相关知识（三）相关知识 1 1、信息加工的形式、信息加工的形式（1 1）综合加工）综合加工（2 2）提炼加工）提炼加工（3 3）推导加工）推导加工（三）相关知识（三

31、）相关知识 2 2、信息传递的形式、信息传递的形式（1 1）口头传递）口头传递（2 2）影像传递）影像传递（3 3）电子系统传递）电子系统传递（4 4）专人传递）专人传递（四）注意事项（四）注意事项 1 1、会议信息收集力求全面、真实、及时、适、会议信息收集力求全面、真实、及时、适用、重点突出用、重点突出2 2、与新闻媒体沟通要以礼相待、以诚相待、与新闻媒体沟通要以礼相待、以诚相待、平等相待、迅速及时平等相待、迅速及时三、会议值班、保卫工作三、会议值班、保卫工作技能要求技能要求：做好会议值班、保卫工作的具体做法做好会议值班、保卫工作的具体做法（一）会议值班工作做法（一）会议值班工作做法 1 1

32、、搜集有关情况、文件和资料，传递信息、搜集有关情况、文件和资料，传递信息2 2、控制人员出入会场、控制人员出入会场3 3、备有领导联络方式、备有领导联络方式 4 4、备有后勤服务部门主管电话、备有后勤服务部门主管电话5 5、制度健全，坚守岗位、制度健全，坚守岗位6 6、负责督导和协助会议人员做好各项服务、负责督导和协助会议人员做好各项服务7 7、做好矛盾协调、做好矛盾协调8 8、建立主管领导带班制度、建立主管领导带班制度（二）会议保卫工作做法（二）会议保卫工作做法 1 1、会议安全保卫应包括与会的重要人员人身、会议安全保卫应包括与会的重要人员人身的安全保卫的安全保卫2 2、会议重要文件的保卫、

33、会议重要文件的保卫3 3、会场和驻地的保卫、会场和驻地的保卫 4 4、会议的各种设备用品的保卫、会议的各种设备用品的保卫5 5、与会者私人贵重物品的保卫、与会者私人贵重物品的保卫第三节第三节 会议善后工作会议善后工作 职业秘书课堂教学教学目标教学目标通过本节学习，能够：通过本节学习，能够：合理安排与会人员的返程合理安排与会人员的返程清退会议文件清退会议文件整理会议室整理会议室进行会议文件资料的立卷归档进行会议文件资料的立卷归档做好会议经费结算工作做好会议经费结算工作一、安排与会人员返程一、安排与会人员返程技能要求技能要求：掌握与会人员返程工作的主要内容掌握与会人员返程工作的主要内容（一）提前做

34、好车、船、飞机票的登记预售（一）提前做好车、船、飞机票的登记预售1 1、及早安排外地与会人员的返程事宜、及早安排外地与会人员的返程事宜2 2、事先了解与会者要求，并尽可能满足、事先了解与会者要求，并尽可能满足3 3、先远后近的次序安排返程机票、车票的预、先远后近的次序安排返程机票、车票的预定定4 4、编制与会者离开的时间表、编制与会者离开的时间表（二）帮助做好返程准备（二）帮助做好返程准备1 1、提醒及时归还各种物品、提醒及时归还各种物品2 2、提醒与会务组结清各种帐目、提醒与会务组结清各种帐目3 3、帮助检查、清退房间、帮助检查、清退房间4 4、帮助托运大件物品、帮助托运大件物品二、会议文件

35、资料清退二、会议文件资料清退技能要求技能要求：掌握会议文件清退方法掌握会议文件清退方法（一）清退方法（一）清退方法1 1、小型内部会议文件清退的方法、小型内部会议文件清退的方法（1 1）放桌上）放桌上（2 2）门口收集）门口收集（3 3）向个别已领取文件而未到会的人员收集）向个别已领取文件而未到会的人员收集 （一）清退方法（一）清退方法2 2、大中型会议文件收集方法、大中型会议文件收集方法（1 1）提前发文件清退目录）提前发文件清退目录（2 2）对会议工作人员，采取下发收集目录，）对会议工作人员，采取下发收集目录，限时交退限时交退 （二）注意事项（二）注意事项1 1、统一制发清退文件的目录、统

36、一制发清退文件的目录2 2、分清清退文件和不清退文件的范围、分清清退文件和不清退文件的范围3 3、避免只要求部分与会者退回文件，而造成、避免只要求部分与会者退回文件，而造成误会误会三、整理会议室三、整理会议室1 1、收拾整理、收拾整理2 2、清理文件、清理文件3 3、检查归位、检查归位四、会议文件资料的立卷归档四、会议文件资料的立卷归档技能要求技能要求：掌握会议文件立卷归档的做法掌握会议文件立卷归档的做法（一）步骤（一）步骤1 1、会议文件的收集整理、会议文件的收集整理（1 1）确定会议文件的收集范围）确定会议文件的收集范围（2 2）选择收集会议文件的渠道）选择收集会议文件的渠道（3 3）运用

37、收集文件的不同方法）运用收集文件的不同方法2 2、会议文件的立卷归档、会议文件的立卷归档 （二）注意事项（二）注意事项1 1、会议文件责任要落实到人、会议文件责任要落实到人2 2、履行文件登记手续，并认真检查、履行文件登记手续，并认真检查3 3、注意保密、注意保密4 4、严格遵守档案制度、严格遵守档案制度 五、会议经费结算五、会议经费结算技能要求技能要求：掌握会议会议经费结算的方法掌握会议会议经费结算的方法（一）会议收款与付款的方法（一）会议收款与付款的方法1 1、收款的方法和时机、收款的方法和时机（1 1）在会议通知或预定表格中，详细注明收）在会议通知或预定表格中，详细注明收费的标准和方法费

38、的标准和方法（2 2）注明与会人员可采用的支付方式）注明与会人员可采用的支付方式（3 3）如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、）如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等有效期等（4 4）与财务部门提前确定正确的收费开票程）与财务部门提前确定正确的收费开票程序序 （一）会议收款与付款的方法（一）会议收款与付款的方法2 2、付款方法和时间、付款方法和时间 设施和服务设施和服务付款方法和时间付款方法和时间演讲者演讲者事先确定费用事先确定费用在活动之后支付给演讲者在活动之后支付给演讲者食品饮料食品饮料事先商定费用事先商定费用预订时交定金。活动之后按支预订时交定金。活动之后按支出的钱开发票出的钱开发票支

39、票结帐支票结帐会议地点会议地点事先商定费用事先商定费用同上同上其它费用其它费用的偿付的偿付事先确定的费用。活动之后开事先确定的费用。活动之后开具帐单具帐单收到帐单批准后用支票付款收到帐单批准后用支票付款文具和打文具和打印印活动之前申请和安排。活动之活动之前申请和安排。活动之前可用零用现金购买前可用零用现金购买零用现金偿付。文具订购事先零用现金偿付。文具订购事先开发票和付款开发票和付款音像辅助音像辅助设备设备活动之前确定租用费用活动之前确定租用费用活动之后为租用费用开发票和活动之后为租用费用开发票和结帐结帐（二）注意事项（二）注意事项1 1、会议经费的名称要规范、会议经费的名称要规范2 2、遵守

40、公司零用现金、消费价格及用、遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定品报销的各种财务制度和规定 第四节第四节 商务活动商务活动 职业秘书课堂教学教学目标教学目标通过本节学习，能够：通过本节学习，能够：做好会见与会谈的准备工作做好会见与会谈的准备工作完成开放参观活动的准备与接待完成开放参观活动的准备与接待拟定开放参观活动的方案拟定开放参观活动的方案安排宴请活动安排宴请活动一、会见与会谈的准备一、会见与会谈的准备技能要求技能要求：能够完成会见与会谈活动的准备工作能够完成会见与会谈活动的准备工作了解会见与会谈的相关知识了解会见与会谈的相关知识（一）操作程序（一）操作程序1 1、收集对

41、方相关资料、收集对方相关资料（1 1）对方求见目的）对方求见目的（2 2）对方求见对象）对方求见对象（3 3）对方相关社会背景）对方相关社会背景（4 4）参加会见（会谈）的人数、姓名、职务等）参加会见（会谈）的人数、姓名、职务等（5 5）主要求见人的详细资料）主要求见人的详细资料 国际间会见，应准备两种文字的文字资料国际间会见，应准备两种文字的文字资料（一）操作程序（一）操作程序2 2、通知主方参加会见与会谈的人员、通知主方参加会见与会谈的人员会见一般由上司出面，出单独会见外，一般还会见一般由上司出面，出单独会见外，一般还要安排陪同人员及译员要安排陪同人员及译员（1 1）通知主方接见人）通知主

42、方接见人（2 2）通知主方陪同人员）通知主方陪同人员（3 3）通知主谈人）通知主谈人（4 4）通知其他会谈人员）通知其他会谈人员（一）操作程序（一）操作程序3 3、了解会见与会谈的地点和时间、了解会见与会谈的地点和时间（1 1）会见的地点和时间）会见的地点和时间地点：一般在主人的办公室、会客室或小型会地点：一般在主人的办公室、会客室或小型会议室议室时间：礼节性的会见，在客人到达后的第二天时间：礼节性的会见，在客人到达后的第二天或宴请之前；其他会见根据需要确定或宴请之前；其他会见根据需要确定（2 2）会谈的地点和时间）会谈的地点和时间地点：一般在客人所住的宾馆会议室地点：一般在客人所住的宾馆会议

43、室时间：先征求对方的意见时间：先征求对方的意见（一）操作程序（一）操作程序4 4、通知对方、通知对方5 5、场所的布置及座位安排、场所的布置及座位安排（1 1）场所的布置）场所的布置足够的家具物品、座位卡、标志旗帜、通讯扩足够的家具物品、座位卡、标志旗帜、通讯扩音设备等音设备等（2 2）会见的座次安排（主左客右）会见的座次安排（主左客右）（3 3）会谈的座次安排）会谈的座次安排 双方会谈双方会谈 多方会谈多方会谈（二）相关知识（二）相关知识1 1、会见、会见国际上，身份较高者会见身份较低者，或主人国际上，身份较高者会见身份较低者，或主人会见客人，称为会见；身份较低者会见身份较会见客人，称为会见

44、；身份较低者会见身份较高者，或客人会见主人，称为拜会或拜见。拜高者，或客人会见主人，称为拜会或拜见。拜见君主，又称谒见、觐见。见君主，又称谒见、觐见。我国，不做上述区分，一律统称会见、接见和我国，不做上述区分，一律统称会见、接见和拜见后的回访称回拜。拜见后的回访称回拜。（二）相关知识（二）相关知识1 1、会见、会见从内容上，分为从内容上，分为（1 1）礼节性）礼节性（2 2）政治性）政治性（3 3）私人事务性）私人事务性（二）相关知识（二）相关知识2 2、会谈、会谈商务会谈指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、商务会谈指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，专业性较强。会商。会

45、谈的内容较为正式，专业性较强。会见与会谈往往相辅相成。会见与会谈往往相辅相成。二、会见与会谈的基本程序二、会见与会谈的基本程序技能要求技能要求：要了解会见与会谈的基本程序和要求，要了解会见与会谈的基本程序和要求，以便做好服务工作以便做好服务工作（一）操作程序（一）操作程序1 1、迎接、迎接（1 1）地点：大楼正门口、接见厅、会见室门口）地点：大楼正门口、接见厅、会见室门口（2 2）人员：主人、接待人员）人员：主人、接待人员2 2、致辞、赠礼、合影、致辞、赠礼、合影（1 1）主宾双方均可致辞）主宾双方均可致辞（2 2）简单致辞后赠礼）简单致辞后赠礼（3 3）安排合影（注意位置的安排）安排合影（注

46、意位置的安排）（一）操作程序（一）操作程序3 3、会见或会谈、会见或会谈（1 1）落座（切忌主人自己抢先坐下）落座（切忌主人自己抢先坐下）（2 2）清场）清场（3 3）不可交头接耳等无礼行为）不可交头接耳等无礼行为（4 4）新闻采访在正式谈话开始前，在双方站立）新闻采访在正式谈话开始前，在双方站立握手面向记者拍摄，记者离开会场，会谈开始握手面向记者拍摄，记者离开会场，会谈开始（5 5）秘书人员备好茶水）秘书人员备好茶水（一）操作程序（一）操作程序4 4、记录、记录要有人做专门记录，填写情况汇报表要有人做专门记录，填写情况汇报表5 5、会见与会谈结束、会见与会谈结束主人送客主人送客秘书做好相关的

47、服务工作秘书做好相关的服务工作（二）相关知识（二）相关知识做好会见与会谈前的技术准备做好会见与会谈前的技术准备1 1、了解相关政策和规定、了解相关政策和规定2 2、客观全面地准备资料、客观全面地准备资料（1 1）客观）客观（2 2）全面充分了解对方）全面充分了解对方个人资讯、谈判风格、谈判经历、背景情况、个人资讯、谈判风格、谈判经历、背景情况、会谈方案、商务伙伴及关系、决策者的情况会谈方案、商务伙伴及关系、决策者的情况三、开放参观的准备与接待三、开放参观的准备与接待技能要求技能要求：要了解会见与会谈的基本程序和要求，要了解会见与会谈的基本程序和要求，以便做好服务工作以便做好服务工作（一）操作程

48、序（一）操作程序1 1、迎接、迎接（1 1）地点：大楼正门口、接见厅、会见室门口）地点：大楼正门口、接见厅、会见室门口（2 2）人员：主人、接待人员）人员：主人、接待人员2 2、致辞、赠礼、合影、致辞、赠礼、合影（1 1）主宾双方均可致辞）主宾双方均可致辞（2 2）简单致辞后赠礼）简单致辞后赠礼（3 3）安排合影（注意位置的安排）安排合影（注意位置的安排）（二）准备与接待工作的内容（二）准备与接待工作的内容1 1、开放参观的项目、开放参观的项目（1 1）组织的展览室）组织的展览室（2 2）生产设备和工艺流程）生产设备和工艺流程（3 3）厂区环境）厂区环境（4 4）员工的教育与培训设施）员工的教

49、育与培训设施（5 5）组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施）组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施（二）准备与接待工作的内容（二）准备与接待工作的内容2 2、开放参观活动的操作流程、开放参观活动的操作流程（1 1）准备宣传小册子）准备宣传小册子（2 2）放映视听材料）放映视听材料（3 3）观看模型）观看模型（4 4）引导观摩实物）引导观摩实物（5 5）中途休息服务）中途休息服务（6 6）赠送纪念品）赠送纪念品（7 7）征求意见）征求意见（二）准备与接待工作的内容（二）准备与接待工作的内容3 3、秘书在开放参观中的职责、秘书在开放参观中的职责 （1 1）准备工作）准备工作准备与寄发请柬准备与寄发请柬为

50、来宾准备休息服务处为来宾准备休息服务处准备介绍材料准备介绍材料准备特殊的参观用品准备特殊的参观用品准备茶水饮料准备茶水饮料准备赠送的礼品和纪念品准备赠送的礼品和纪念品（二）准备与接待工作的内容（二）准备与接待工作的内容3 3、秘书在开放参观中的职责、秘书在开放参观中的职责 （2 2）接待工作服务与要求）接待工作服务与要求来宾到达后热情引导接待来宾到达后热情引导接待放映视听资料时认真解说放映视听资料时认真解说参观过程中为来宾做向导参观过程中为来宾做向导做好招待来宾的餐饮服务做好招待来宾的餐饮服务耐心解答来宾提出的各种问题耐心解答来宾提出的各种问题做好欢送工作做好欢送工作四、拟定开放参观活动的方案