火电建设项目文件收集及档案整理规范宣贯课件.ppt

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1、火电建设项目文件收集火电建设项目文件收集及档案整理规范宣贯及档案整理规范宣贯王黎平王黎平 中国电力建设企业协会中国电力建设企业协会1 概概 述述 标准主要章节的解读标准主要章节的解读 标准实施指南标准实施指南目 录 Content1 12 23 32第一部分第一部分 概概 述述一、标准编写的社会背景一、标准编写的社会背景 电力工业的发展电力工业的发展 标准化工作的发展标准化工作的发展 档案工作发展的必然档案工作发展的必然3第一部分第一部分 概概 述述二、标准及标准化的概念二、标准及标准化的概念 GB/T 20000.1-2002标准化工作指南标准化工作指南 第第1 1部分部分:标准化和相关活动

2、的通用词汇对标准化和相关活动的通用词汇对标准标准定义：为了在一定范围内获得最佳秩序，经定义：为了在一定范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种的和重复使用的一种规范性文件规范性文件。标准宜以科学、技术和经验的综合成果为标准宜以科学、技术和经验的综合成果为标准宜以科学、技术和经验的综合成果为标准宜以科学、技术和经验的综合成果为基础，以促进最佳的共同利益为目的。基础，以促进最佳的共同利益为目的。基础，以促进最佳的共同利益为目的。基础，以促进最佳的共同利益为目的。4第一部分第一部分 概概 述述二、标准及标准化的概念二、标准及

3、标准化的概念 GB/T 20000.1-2002标准化工作指南标准化工作指南 第第1 1部分部分:标准化和相关活动的通用词汇对标准化和相关活动的通用词汇对标准标准化化定义：为了在一定范围内获得最佳秩序，定义：为了在一定范围内获得最佳秩序，对现实问题或潜在问题对现实问题或潜在问题制定制定共同使用和重复共同使用和重复使用的条款的活动。使用的条款的活动。标准化包括标准的制定、发布及实施。标准化包括标准的制定、发布及实施。6第一部分第一部分 概概 述述三、指导思想和基本原则三、指导思想和基本原则 制定标准的指导思想：标准的制定要切合制定标准的指导思想：标准的制定要切合实际有操作性，能对项目档案工作具有

4、实际的实际有操作性，能对项目档案工作具有实际的指导意义，解决指导意义，解决“五归三要五归三要”问题。问题。1.1.五归：五归：“归什么、谁来归、怎么归、归哪归什么、谁来归、怎么归、归哪里、及时归里、及时归”2.2.三要：三要：“要有的该有、要能快速查找、要要有的该有、要能快速查找、要符合要求符合要求”。7第一部分第一部分 概概 述述三、指导思想和基本原则三、指导思想和基本原则 标准编写的标准编写的基本原则：具有前瞻性、先进性、可操基本原则：具有前瞻性、先进性、可操作性，能覆盖档案管理的全过程。作性，能覆盖档案管理的全过程。1 1）服从国标，满足电力建设的需求。）服从国标，满足电力建设的需求。2

5、 2）突出全过程管理，强调全面性和完整性。）突出全过程管理，强调全面性和完整性。3 3）强调可利用性，去粗取精，摒弃形式主义。）强调可利用性，去粗取精，摒弃形式主义。4 4）注重可操作性，简明、简化、实用。）注重可操作性，简明、简化、实用。5 5）管理责任明确，界面清晰。）管理责任明确，界面清晰。6 6）格式单元化，一事一办。）格式单元化，一事一办。7 7）归档范围（内容）双向量化。）归档范围（内容）双向量化。8第一部分第一部分 概概 述述四、标准的特点：四、标准的特点：与时俱进，建立新的分类体系与时俱进，建立新的分类体系 1 1）分类体系改革的必要性。）分类体系改革的必要性。2 2）新分类体

6、系的确立和特点。）新分类体系的确立和特点。10第一部分第一部分 概概 述述四、标准的特点：四、标准的特点：从实际出发，注重可操作性从实际出发，注重可操作性 1 1）归档范围归档范围的双向量化。的双向量化。2 2）两表合并，一表多用。）两表合并，一表多用。3 3）统一）统一表格表格，一事一办。，一事一办。11二、术语与定义二、术语与定义 项目文件项目文件:指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件

7、和项目竣工验收文全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。件等。项目档案项目档案 :指经过鉴定、整理并归档的项目文件。指经过鉴定、整理并归档的项目文件。归档：是将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案归档：是将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案部门保存的过程。部门保存的过程。整理：是指按一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、整理：是指按一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。编号和基本编目，使之有序化的过程。分类分类 :根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实根据档案的来源、形成时间、内容、形式等

8、特征对档案实体进行有层次的分类。体进行有层次的分类。第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读13第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读三、总则与管理职责三、总则与管理职责 第五章第五章“管理职责管理职责”对建设单位、勘察、设计单位、监理单位、施工、对建设单位、勘察、设计单位、监理单位、施工、调试等单位的档案管理职责，以及项目建设的不同管调试等单位的档案管理职责，以及项目建设的不同管理模式，如总承包、工程委托管理的档案管理职责也理模式，如总承包、工程委托管理的档案管理职责也做出规定。做出规定。155.2.1 5.2.1 应设立档案管理机构，建立项目档案管理体系；落实

9、项应设立档案管理机构，建立项目档案管理体系；落实项目档案管理责任制。应对各参建单位的档案工作进行监管、检目档案管理责任制。应对各参建单位的档案工作进行监管、检查、指导和协调，并将各职能部门的档案工作纳入统一管理，查、指导和协调，并将各职能部门的档案工作纳入统一管理，实行项目档案与项目建设同步管理。实行项目档案与项目建设同步管理。5.2.2 5.2.2 应制定本项目的统一管理制度和业务标准，将项目文件应制定本项目的统一管理制度和业务标准，将项目文件的形成、收集、整理要求及归档范围纳入各参建单位和部门的的形成、收集、整理要求及归档范围纳入各参建单位和部门的责任制，实行全过程质量管理。责任制，实行全

10、过程质量管理。5.2.3 5.2.3 档案部门应参加合同审查。应在合同中明确各参建单位档案部门应参加合同审查。应在合同中明确各参建单位竣工档案的编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任。竣工档案的编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任。5.2.4 5.2.4 应组织监理单位对各参建单位提出的设计更改执行情况应组织监理单位对各参建单位提出的设计更改执行情况进行汇总、审核，并应提交设计单位编制竣工图。进行汇总、审核，并应提交设计单位编制竣工图。5.2 5.2 建设单位档案管理职责建设单位档案管理职责 16第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读18第二部分第二部分 标准主要章节的解

11、读标准主要章节的解读19第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读20第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读21第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读22第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读24第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读25第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读26第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读五、项目文件整理五、项目文件整理 5.5.装订装订4.4.编目编目3.3.排列排列2.2.组卷组卷1.1.分类分类6.6.检索工具28第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准

12、主要章节的解读六、六、项目档案移交项目档案移交12.1 12.1 移交要求移交要求12.2 12.2 移交审查移交审查12.3 12.3 交接签证交接签证2912.2 12.2 移交审查移交审查 3112.2 12.2 移交审查移交审查3212.2 12.2 移交审查移交审查33办理移交办理移交签证签证施工单位监理单位建设单位自检审核验收确认验收确认三讲三讲 项目档案的审核、移交项目档案的审核、移交12.3 12.3 项目档案交接程序项目档案交接程序34第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读七、项目档案专项七、项目档案专项验收与评价验收与评价35第三部分第三部分 标准实施指南标

13、准实施指南一、标准贯彻实施的要求一、标准贯彻实施的要求 1.1.标准贯彻实施，领导作用是关键。标准贯彻实施，领导作用是关键。2.2.标准贯彻实施，全员参与是达到有效管理的保障。标准贯彻实施，全员参与是达到有效管理的保障。3.3.标准贯彻实施，对个案和特殊情况可应地制宜对标准贯彻实施，对个案和特殊情况可应地制宜对标准条款运用变通方式。标准条款运用变通方式。4.4.标准贯彻实施要注意实践经验的总结，结合管理标准贯彻实施要注意实践经验的总结，结合管理创新不断的完善。创新不断的完善。5.5.标准的贯彻实施要有监督机制，应注重实际效果。标准的贯彻实施要有监督机制，应注重实际效果。36第三部分第三部分 标

14、准实施指南标准实施指南 二、实施需注意问题二、实施需注意问题 对标准对标准用词的理用词的理解：解：要求要求 ：应：应 推荐性推荐性 ：宜：宜 选择性：可选择性：可 37第三部分第三部分 标准实施指南标准实施指南二、实施需注意问题二、实施需注意问题：注意概念的区分：注意概念的区分：1 1）文件的原件、正本、有效文件）文件的原件、正本、有效文件 2 2）文件收集（归档）份数与档案移交套数）文件收集（归档）份数与档案移交套数 3 3）档案的移交与归档）档案的移交与归档 4 4）归档文件与备查文件）归档文件与备查文件 5 5）案卷目录与案卷移交目录）案卷目录与案卷移交目录38第三部分第三部分 标准实施指南标准实施指南三、实施需掌握的问题：三、实施需掌握的问题：1 1）关于项目管理性文件的整理与归档）关于项目管理性文件的整理与归档 2 2）关于设计文件的整理与归档）关于设计文件的整理与归档 3 3）关于施工文件的整理与归档）关于施工文件的整理与归档 4 4）关于监理文件的整理与归档）关于监理文件的整理与归档 5 5）关于设备、物资材料文件的整理与归档）关于设备、物资材料文件的整理与归档 6 6）关于文件编目与档号编制）关于文件编目与档号编制 39 谢谢大家谢谢大家 40