行政文秘卡通版课件.ppt

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1、行政文秘办公成本控制会议管理自身建设 员工保护辅助高管公文管理通讯管理行政部门工作内容基于以上标准，行政工作具有以下六大特点：一、综合性强二、政策性强三、时间性强四、工作内容繁杂五、联系广泛六、被动性和突破性强行政部门范围与特点一、行政文秘工作职能与素质要求(1)职业概述：o 专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务，为领导决策及其实施服务的人员o 适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织中o 等级：初、中、高级o 职业环境：办公室o 职业能力倾向：具备较强的书面与口头语言表达能力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力等。(2)应处理好的几个关系：o 工作的被动性与主动性的关系

2、o 工作的经常性与突击性的关系o 工作的平凡性与重要性的关系o 工作的原则性与灵活性的关系(3)行政文秘工作职责o 接待工作日常、专门、团组o 收发信息电话、电传、传真、邮件、电子邮件o 文书写作使用电脑写各类文件及制作文件o 时间管理自己、上司o 会议组织会前、会中、会后o 信息管理存、管、取o 旅行安排吃、住、行o 对外公关联络（外事）、参与活动o 商务活动营销、市场、税务、法律o 指派工作上司安排o 爱本职爱岗敬业，归属服从，从点滴作起o 要谦虚刻苦学习，虚心求教，钻研业务o 多动脑主动思考，机智敏锐，有商业意识o 守纪律遵纪守法，恪守信用，严保秘密(4)职业道德：(5)工作作风：o 热

3、情真心诚意，笑脸迎送，谦和友善o 扎实做事不飘，跟进落实，检查确认o 细致准确不粗，认真不草，稳重不浮o 敏捷干练守时，讲究效率，商如战场(6)行政文秘的业务素质o 行政文秘的知识、智力和能力是相互联系、相互制约、相得益彰的整体o 知识是基础；o 智力是知识的结晶；o 能力是知识和智力的最终体现和归宿。行政文秘人员需具备的能力（一）办事能力 设备操作能力 文书写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力（一）沟通能力 交际能力 口头表达能力 协调能力 组织能力(7)行政文秘的权限原则o 一不能代表上司作决策，否则就是越权o 二不能代表上司发号施令，否则会遭同事反感o 三不能代上司放松对自

4、己的约束，否则会让上司讨厌(8)个性要求o 专业o 机智o 谨慎o 服从o 自制o 自信o 热情o 执着(9)品质要求礼貌 不居高临下诚实 不弄虚作假参谋 不越权行事谦虚 不傲上凌下公正 不见风使舵敬重 不阿谀奉承慎言 不论是道非本分 不炫耀示人21世纪的企业秘书全美秘书学会1.像心理学家一样善于观察和理解他人2.像政治家一样有灵敏的头脑3.像外交官一样有潇洒的风度4.有处理各种棘手问题的丰富经验5.有良好的写作能力和文字功夫6.熟练运用各种办公自动化设备7.熟识商务往来的法律、金融和税务知识8.迅速对文件、信息归类、整理和查询二、公文处理方法和程序o 三大环节：o 1、发文处理：拟稿-审核-

5、签发-登记-缮印-用印-分发o 2、收文处理：签收-登记-分办-拟办-批办-承办-催办-督办-办复o 3、公文管理：o 制定立卷类目表-归卷-调用-立卷-归档-销毁公文行文规则o l行文关系要和隶属关系一致o l行文方式要根据工作需要灵活掌握o l行文名义和内容要与发文机关的职权范围相对应o l行文线路要尽量缩短o l处理好主送与抄送的关系o l如有必要，可以联合行文通用公文的格式o 1、排版自左至右o 2、单位国家法定计量单位o 3、字体发文单位初号宋体标题2、3号宋体o 4、用纸A4、B5o 5、文头套红，占首页三分之一中国公文种类12类13种1命令发布重要行政法规，采取强制 性 行政措施

6、2决定对重要事项或重大行动的安排3议案各级政府向同级人民代表大会或 常委会提请审议事项4指示对下级布置工作，阐明工作活动 的指导原则5批复答复下级请示事项6通告、公告 一定范围内公布应遵守 或周知的事；向国内外宣 布重要 或法定的事7通知批转下级、转发上级和无隶机关的公文；发布规章、任免，传 达周知事项8通报表彰先进，批评错误，传达得要 精神或情况9报告向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问10请示向上级请求指示批准11函无隶属关系商洽工作，询问答复，向主管部门请求批准12会议纪要记载和传达会议情况和议 定事项三、工作语言“规范”沟通行政职务技术职称行业称呼时尚称呼标准称呼无称呼替

7、代性称呼不适当地方性称呼称兄道弟不适当的简称禁忌称呼工作场合标准与禁忌称呼工作语言“文明”沟通o 接待三声 来有迎声 问有答声 去有送声文明语言“三”要素o 热情三到 眼到（眼看眼）口到（讲普通话，因人而异）意到（有表情）o 文明十字（五句）问候语：“您好”请求语：“请”感谢语：“谢谢”道歉语：“对不起”（危机公关语）道别语：“再见”四、行政文秘着装的四大原则o 符合身份o 避短扬长o 遵守惯例o 区分场合行政文秘着装六大禁忌o 过分杂乱“歪戴帽子斜穿衣”o 过分鲜艳“拒绝艳丽”o 过分暴露“女士不穿无袖装”o 过分透视“拒绝薄衬衫”o 过分短小“静止或动态时，内衣与外衣的协调”o 过分紧身“

8、使瘦者憔悴，胖者更胖”问题：你知道行政人员着装有哪些禁忌吗？行政文秘着装的场合及要求o 公务场合：庄重保守办公室、行政会面、谈判、庆典、公关活动 制服、（深蓝色）西装套装、（深色）西装套裙o 社交场合：时尚个性宴会、舞会、音乐会、聚会、拜会 时装、礼服、民族服装（中山装、唐装）禁穿：制服、套装问题：你知道哪些属于行政场合吗？行政文秘的形象要求n 与环境、身份、体形相协调n 简洁大方，拒华丽或性感n 避免装扮清纯或学生味三大基本原则行政文秘的场合着装T.P.O 原则：时间T（time）、地点P（place）、场合O（occasion）o 行政装：严肃行政场合：正式深色职业套裙、制式皮鞋、盘发上班

9、装：具时尚感的职业套装，盘发或束发o 社交场合：鸡尾酒会、行政酒会装：普通开领三分袖连衣裙，裙长从及膝至长裙不等小型时尚晚会、音乐会：无袖或无领连衣裙，不过分强调露背或露肩，裙长同上大型时尚晚会、宴会：大开领、充分露肩，无袖，裙长坠地行政文秘着裙装五不准o 黑色皮鞋不能穿o 正式行政场合不光腿o 袜子不能出现残破o 鞋袜必须配套o 避免出现三截腿（恶性分割）问题：女士着裙装，哪五不准呢？行政文秘首饰佩戴四大原则o 符合身份，以少为佳原则o 同质同色原则o 搭配原则o 习俗原则问题：戴两件或两种以上首饰时，如何体现教养与服饰品位？行政文秘化妆注意事项o 保持自然“妆成有却无”、慎选粉底液o 扬长避短发扬优点、掩盖缺点o 化妆避人拒绝当众表演问题：女性化妆最需要注意的是什么？