专题资料（2021-2022年）XX集团采购管理制度.doc

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1、XX集团采购管理制度一、总则 (一)、为规范本集团及下属生产企业的采购工作，特制定本制度。(二)、本制度适用于集团公司及集团下属各生产企业的采购活动。二、采购原则 (一)、严格执行询议价程序 凡未通过招标确定供应商价格的物品的采购，每次采购金额在2000元以上，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。(二)、合同会签制度 固定资产的采购合同，必须经过有关部门如生产管理部、质量部、财务部、审计部、生产企业总经办、设备维修部共同参与，调研汇总各方意见，经公司分管领导审核，总经

2、理批准签约。属集团采购的项目，应报总裁批准。 (三)、职责分离 采购人员不得参与物资和服务的验收，采购物资质量、数量、交货等问题的解决，应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。(四)、一致性原则 采购人员定购的物资或服务必须与请购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改请购单作参考。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的510。 (五)、最低价搜寻原则 采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及各地区最低价格，实现最优化采购。 (六)、廉洁制度 所有采购人

3、员必须做到：1、热爱企业，自觉维护企业利益，努力提高采购材料质量，降低采购成本。2、加强学习，提高认识，增强法治观念。3、廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。4、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。5、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。6、努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市 场信息。 (七)、招标采购 凡大宗或经常使用的材料，如原、辅、包材料、零星且繁杂的物资、办公用品、中药材等都应通过询议价或招标的形式，由生产、质量、财务、审计、采购、总经办等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年或一季度）的供应商、价格，签

4、订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的材料，除缩短招标间隔时限外，还应随着掌握市场行情，调整采购价格。三、采购程序 (一)、供应商的选择和审计 1、原辅材料的供应商必须证照齐全，具有生产产品的合法证件。变更原辅材 料的供应商必须经过送样检验、小试、中试，征得生产、质量部门同意。 必要时，报有关管理部门批准备案。2、对于大宗和经常使用的商品或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的 生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面 的情况，建立供应商档案，做好业务记录，会同企业生产、质量、采购部 门对供应商定期进行评估和审计。3、固定资产及零星物资采购在

5、选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评 估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服 务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。4、为保证原、辅、包材质量的稳定，供应商也应相对稳定。5、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，对于生产运营所必需的商 品，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。 大宗商品应同时由两家以上供应商供货，以保证货源、质量和价格合理。6、对于零星且规格繁杂的物资，每年度根据部门预算计划统计造表交采购部门，向三家以上供应商询价，经有关部门及采购部门综合评估后，选择合适的供应商，签订特约供货协议，定期结算。 (二)、采购程序 1

6、、原辅包装材料的采购计划及资金预算 销售计划生产计划资金预算2、固定资产及其他零星物品的申请，由各使用部门填写请购单，写清采购物 资的数量、规格、型号、质量标准、技术指标、制作工艺、材质、要求到 货日期等，由部门经理签字上报分管领导批准，交集团采购部门。3、采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调生产、财务、审计、质 量、工程、维修总经办及使用部门共同完成，报主管领导审批。 生产、质量、工厂维修、使用部门负责采购材料的适用性，财务部门负责 预算控制、价格调查、资信调查、合同付款条款的审核，法律部门负责合 同条款的审查，审计部门负责合同的事前审计和事后财务审计。 采购部门负责合同条款的谈判，

7、付款申请、索赔、采购档案的建立，市场 信息的收集。同时，与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情 况、质量反馈及联系售后服务事宜。 凡由集团采供部代各生产企业采购的物资，采购合同签订后，由集团采供 部采购人员将合同传真至生产企业采购部。4、计划、仓储主管负责计划汇总、接货、记录，接收报告的出具。 仓储、质量部门负责原辅包材的验收，并出具检测报告。并于每月10日、 20日将本月收货入库单、检测报告汇总连同原辅料库存数传真至集团采供 部。 设备由申请部门、工程技术部门验收，并出具验收报告。 (三)、中药材采购： 1、中药材一般应实行招标采购，由于其价格随市场行情波动较大，一般3月 需重新组织

8、招标一次。2、在招标确定了供应商以后，应通过市场调研，上网公布需求信息等途径广 泛收集药材价格信息，与供应商协商，不断调整价格。四、审计监督 采购全过程进行财务监督和审计。在采购招标、采购询议价、合同签订和采购结算过程中，除有生产、质量、使用部门、工厂维修部门及相关领导参与外，财务、审计部门要全程参与。财务部门主要负责材料价格的核查，审计部门主要负责合同条款的审核和财务支付的事前事后审计。采购人员要自觉接受财务和审计部门对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，审计部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任。五、采购网络管理 以下信息将在TOPSUN网站公布：1、东盛集团采购制度2、东盛集团及下属各生产企业的原辅材料、包装材料、设备、零星材料需求 信息。3、东盛集团及下属各生产企业可供调剂的材料信息。4、以上长期需求的产品信息和可供调剂的材料信息每年年初、年中、年末由 各生产企业向集团采供部报告一次，由集团采供部整理并联系发布。5、在TOPSUN网站公布的信息，可有选择的在新浪网上发布。