日本丰田汽车公司日本客户接待方案设计.docx

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1、目 录一、设计背景11.1湖南XX汽车销售服务有限公司简介11.2日本丰田汽车公司简介1二、方案设计思路22.1方案设计原理22.2方案设计依据22.3方案设计目标2三、方案设计具体内容33.1接待前期准备33.2接待中期准备73.3接待经费预算8总结8参考文献10I一、设计背景1.1湖南XX汽车销售服务有限公司简介湖南XX汽车销售服务有限公司位于长沙市三xxx号，公司占地面积8000平方米，是湖南第一家通过广汽丰田标准验收的销售服务店。公司成立于2005年12月，是湖南省汽车流通行业领跑者，公司主要经营汽车流通、品牌汽车销售、机动车维修等。湖南XX是一个年轻而富有朝气和活力的公司，目前在职员

2、工150人，平均年龄26岁，平均行业经验5年以上。且公司一直秉承着“用户第一、尊重人性、不断改善”的经营理念，公司全体员工将以向社会提供致臻完美的汽车产品和服务为己任，始终如一，竭尽所能地为广大用户创造超越期盼、历久弥新的拥有体验。1.2日本丰田汽车公司简介日本丰田汽车公司总部位于日本爱知县丰田市和东京都文京区的汽车工业制造公司，日本丰田汽车公司创始人丰田喜一郎，丰田是世界十大汽车工业公司至，创立于1933年，而日本丰田汽车公司自2008年开始逐渐取代通用汽车公司成为全世界排名第一的汽车生产厂商。二、方案设计思路2.1方案设计原理此次接待方案的基本原理是为了促进湖南XX汽车销售服务有限公司与日

3、本丰田汽车公司双方需求，从而建立友好的业务往来关系，树立公司良好的企业形象原理设计的，对于企业的经济发展起到一定的促进作用。2.2方案设计依据本次接待方案需要依据接待人员安排，接待具体事项，具体落实，接待双方形式分析，从而确定此次针对日本客户的接待目的与接待策略。2.3方案设计目标本次制定的接待方案设计，希望能够达到以下几个目标：1、让此次到访客户更深层次的了解湖南XX汽车销售服务有限公司的文化背景与公司经营实力。2、在树立良好的公司形象的同时，给与热情、体贴、周到的服务，让客户感受到我们与之合作的真挚，进一步促进公司的往来。3、在双方足够了解的情况下，促进双方的长期业务合作，从而促进双方公司

4、的共同发展，从而进一步提高公司的知名度。三、方案设计具体内容3.1接待前期准备3.1.1了解客户信息根据了解此次到访的客户背景是日本丰田汽车公司派来的外交代表，其中有安西梨香、石田一郎、伊藤由美和松岛博文，此次的主要负责人代表是日本丰田汽车公司总部的安西梨香，年龄28岁，职位为总经理秘书。其他到访客户具体背景情况如下表：表1来访客户信息表姓名性别年龄职称安西梨香女28岁总经理秘书石田一郎男27岁外交部长伊藤由美女26岁市场运营总监松岛博文男26岁翻译员表2接待人员安排表姓名职务联系方式负责事项陈明总经理15254645189负责此次接待的整体情况，同时负责接待客户李彩销售部经理18544546

5、888负责接待，同行时负责介绍公司以及洽谈事宜赵倩翻译员13586482156陪同翻译王敏总经理秘书15569258462负责接待，安排酒店，订餐以及布置整个会场3.1.2了解日本人的风俗习惯此次接待的客户来自日本，由于两国之间文化的差异。而日本以“礼仪之邦”著称，讲究礼节是日本人民的习俗，是所以在接待方面要注意以下几点：1.日本人初次见面对互换名片极为重视。2.日本人无论是访亲问友或是出席宴会都要携带礼品。3.日本人大多数信奉神道和佛教，他们不喜欢紫色，认为紫色是悲伤的色调;最忌讳绿色，认为绿色是不祥之色。4.日本有纪律社会之称，人们的行为举止受一定规范的制约。在正式社交场合，男女须穿西装、

6、礼服，忌衣冠不整、举止失措和大声喧哗。5.日本人见面多以鞠躬为礼。一般人们相互之间是行3O度和45度的鞠躬礼，鞠躬弯腰的深浅不同，表示的含义也不同，弯腰最低、也最有礼貌的鞠躬称为“最敬礼 ”。6.日本人对于语言也有一定的忌讳，如“42”与“13”，因此在针对日本客户的接待，需要注意他们的忌讳，做出相应的安排。3.1.3接待行程安排确定此次日本客户来访时间为：2021年3月18日至3月21日。公司在了解来访客户的基本信息的情况下，提前根据此信息制定一份接待日程安排表，进行周密的安排相应的准备工作，以此表明公司对于此次会面的诚意，具体安排如下表：表3 接待日程安排表时间地点安排事项相关人员3月18

7、日长沙黄花机场前往机场迎接客户；随后带领客户前往酒店办理入住,并安排晚宴陈总，销售部李经理，王秘书，译员赵女士3月19日上午湖南XX公司参观湖南XX公司陈总，销售部李经理，王秘书，译员赵女士以及到访客户3月19日下午湖南XX公司会议厅商务会议陈总，销售部李经理，王秘书，译员赵女士以及到访客户3月20日长沙市、宁乡市观光旅游陈总，销售部李经理，王秘书，译员赵女士以及到访客户3月21号长沙黄花机场根据航班时间送机陈总，销售部李经理，王秘书，译员赵女士以及到访客户4.1.4 酒店和餐饮预订本次针对日本客户的到访，为给客户提供一个较为舒适的休息环境，我们考虑将酒店安排在长沙万达文华酒店，该酒店位于长沙

8、市开福区湘江边上，这里不但可以欣赏湘江美景，还能感受到到长沙的风土人情。本次酒店预定安排房间：（1）豪华套房1间（688元/间）共2间，房间如图所示：图1 豪华套房（2）行政大床房2间（588元/间）共4间 ，房间如图所示：图2 豪华大床房给总经理秘书安西梨香预定意见豪华套房，为其他随行人员预定两件豪华大床房，在日本客户正式入驻酒店前，王秘书需要提前去往入住房间检查酒店的功能设施是否齐全，入住是否舒适，房间内必备东西是否齐全。预约酒店晚宴时间:3月18号晚上18:00-20:00地点:万达文华酒店二楼一号厅宴会大厅晚宴注意事项:王秘书需要提前针对此次会面时间进行宴会厅的预定，与酒店沟通此次晚宴

9、的时间人员，合理的安排上餐时间，检查就餐环境，确保晚宴不受外界因素的影响。安排厨师准备好符合日本人饮食习惯的菜式，在准备的食菜中可以增添一些中国的特色饮食，能够让日本客户感受到公司的热情，晚宴的具体菜单安排如下:表4 晚宴菜单安排表开胃菜奶油蘑菇汤、鱼子酱主菜烤牛肉加约克郡布丁、皇家奶油鸡、麻婆豆腐、糖醋里脊、烧鲫鱼、宫保鸡丁、红烧烤乳鸽、脆皮烤乳猪、凤尾大虾、梅菜蒸猪肉甜点司康饼或者糖浆松糕布丁水果西瓜、葡萄、梨子、猕猴桃、芒果酒水红酒、白兰地3.1.5 商务会谈会场布置（1）会场布置形势：此次会场布置主要以全围式，这种会场方式可以使得此次参会人员围坐在一起，这样方便形成较为融洽的沟通交谈气

10、氛，而且能够体现湖南XX与日本丰田双方互相尊重的精神，能够有效促进双方交流与合作。（2）会议座次：左右并排排列法，安西梨香、石田一郎、伊藤由美与松岛博文。相对应的左边依次为陈明、王敏、李彩与赵倩。（3）场内的环境我们会布置为暖色，会议室尽量不出现紫色与绿色的色彩装饰，在会议桌上放置两盘黄玫瑰，黄玫瑰的寓意为美好的祝福以及纯洁的友谊，还有等待你到来的寓意，较适合商务会议情景。会议桌每个位置放一个茶杯，一瓶水与一个开会记录本。从整体的外观上来看既可以体现对会议的重视同时表明此次会议的重要性。（4）针对会议配齐投影仪、话筒，会前准备好并且进行测试。3.2接待中期准备3.2.1接机安排客户到达时间：3

11、月18号下午4点接机地点：长沙黄花机场接机车辆：别克商务车（两辆）接机主要负责人为陈明（总经理）和王敏（总经理秘书）。客户下午4点到达长沙黄花机场，湖南XX汽车销售服务有限公司离机场的车程为27分钟，而且公司的接待工作人员需要提前半个小时到达，为确保接机不出现任何误差，因此公司的接待人员需要在3月18日下午3点从公司出发。王秘书需要实时关注日本客户的航班信息，如若航班信息有延误的情况发生，需要第一时间针对接待工作人员的时间调整。3.2.2公司、工厂参观安排为了能够使得日本客户进一步了解湖南XX汽车销售服务有限公司的企业文化与公司的实力，在针对日本客户足够重视的情况下，安排总经理带领客户进行公司

12、的参观，在协同参观的过程中你那个简要的介绍本公司的文化背景，文化发展，企业发展历程与公司现阶段经营的产品。同时带领客户进入公司会议室，针对公司的规章制度与技术保障等标准进行相应的介绍，在过程中，双方翻译员需要做好整个参观过程中的翻译工作，为确保双方的沟通交流能够正常进行。 3.2.3商谈会议安排会议议题：关于湖南XX汽车销售服务有限公司与日本丰田汽车公司双方合作事宜的洽谈，促进双方的沟通与交流，致使合作的达成。参会人员：公司总经理公司陈明、总经理秘书王敏、销售部经理李彩与翻译员赵倩，以及日本客户总经理秘书安西梨香、外交部长石田一郎、市场运营总监伊藤由美与翻译员松岛博文。 会议时间：2021年3

13、月19日 14：30-17：30会议地点：长沙万达文华酒店标准会议室备注：会议期间另安排会议茶歇，由湖南XX汽车销售服务有限公司总经理秘书负责。3.2.4休闲观光与送礼欢送双方洽谈和谐，且时间较为充裕，日本客户对湖南地域文化了解较少的情况下，由公司总经理陪同日本客户进行休闲观光，此次主要针对长沙宁乡进行游玩，如长沙游玩选地可以去往岳麓山与橘子洲，这两个景点都是比较适合进行观光游玩的场合，同时在游玩的过程中，也可以使得日本客户了解到我们中国的部分文化，进一步喜欢上我们中国的特色文化。日本客户对于礼品赠送是非常重视的，因此销售部经理需要提前准备好具有中国特色的礼品，为表示此次日本客户到访我们公司的

14、重视度。此次选用礼品为湘绣六副、事物礼包六件等，从而使得日本客户感受到我们公司的热情。3.3接待经费预算表4 经费预算表项目数量单价（元）合计（元）车辆租赁2辆*4天4003200饮食3顿午餐128038403顿晚餐16805040酒店住宿豪华套房1间*26881376行政大床房2间*25882352会场布置1天12801280礼品（刺绣）6份3882328礼品（食物）6份1881128总金额20544元总结通过本次设计接待方案，使我了解到商务接待对于公司商务活动中起到至关重要的作用，许多企业也相对比较重视这一个环节，此次毕业设计为了使得内容更加完善，对此我上网收集了相关资料，了解到了日本的文

15、化习俗与相关的忌讳，针对相关的忌讳以及商务礼仪等注意事项，制定了此次接待方案设计。此次方案设计促进了湖南XX汽车销售服务有限公司与日本丰田汽车公司双方的沟通与交流，使得双方能够有进一步的合作，促进了国际之间的贸易往来。同时从中我还学到了很多商务方面的礼仪和很多注意事项，比如接待人员需要相关事宜需要加强保密，在接待的过程中也需要注意一些细节性方面的安排，毕竟细节决定成败。通过这次毕业设计，也使我切身体会了实践与理论相结合的重要性。参考文献1 李嘉珊.实用礼仪教程M.中国人民大学出版社，2017.2 聂玮丽,李红梅,剡凤霞,等.浅议办公室接待工作的细节管理J.中小企业管理与科技(下旬刊),2019(8).3 毛红.探讨国际商务接待中的文化冲突J.品牌研究,2018,000(002):P.155-155.4 苏珊-弗里德曼.史青玲.商务会议巧安排M.北京机械工业出版社, 2016.10