文书档案管理制度内容(15篇).docx

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1、文书档案管理制度内容(15篇)投资开发公司文书档案管理制度第一章总则第一条为规范公司文书档案管理,维护档案材料的完整性、系统性和准确性,更好地促进公司各项工作,特制订本制度。第二条归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。第三条本制度适用于公司办公室的文书档案管理工作。第二章文书档案管理职责第四条综合办公室是文书档案管理的职能部门,办公室派专人负责对文书档案的管理工作。第五条文书档案管理岗位职责:负责对文书档案材料的收集、鉴别、分类、装盒、归档和保管。第三章文书档案文件材料归档范围第六条文书档案文件材料的归档范围1.2董事会、股东会会议材料;1.3总经理办公会议记录、纪要;1.4党支部会议记录、纪要

2、;1.5各类项目方面的评审会、专家论证会、协调会、座谈会及听证会等会议纪要、会议照片、录音等;1.6参加上级及其他单位召开的会议带回的会议材料。2.上级单位颁发的需公司执行的文件。3.上级单位领导视察、检查公司工作时的指示、讲话、题词、照片等材料。4.上级单位发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。5.公司的请示与上级单位的批复文件。6.公司印发的各类文件与有关单位来往的文书。7.公司反映主要职能活动的报告、总结。8.公司的各种工作总结计划、总结、报告、财务年报、统计报表及简报。9.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。10.本公司干部任免的文件材料以及

3、关于职工奖励、处分的文件材料。11.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。12.公司成立、合并、变更、启用印章等文件材料。13.反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。14.公司制定的章程、规章制度、业务管理规程等文件材料。第四章文书档案归档整理第七条归档文件是应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。第九条归档文件整理的要求划,放在针对的第一年;跨年度的规划放在针对的第一年整理;跨年度或多年度的总结,放在针对的最后一年;跨年度的请示与批复,放在复文年,没有复文的放在请示年;跨年度的会议文件放在会议开幕年,也可放在会议执行年。3.归档文件整理工作由形成归档文件的业务部门负责。3.1以公司名

4、义发出的文件,归入公司机构类。由综合办公室档案管理员负责整理工作;3.2以业务部门名义发出的文件材料,归入业务部门机构类,由各部门专门人员负责整理工作。4.归档文件整理时所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5.归档文件整理应按照文件形成的规律,保持文件之间的有机联系,并按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。6.归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。7.不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。8.应使用规范的归档文件目录、备考表、档案盒。第十条归档文件整理程

5、序1.将归档文件以件为整理单位,进行文件级管理。1.1每份文件为一件;1.2文件正文、发文稿纸与底稿为一件,重要文件须保留历次修改稿的,其正文与历次底稿(包括定稿)各为一件;排列顺序为:正文、发文稿纸、底稿;1.3正文与附件为一件,附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件;排列顺序为:正文、附件、发文稿纸、底稿;1.4原件与复制件为一件;排列顺序为:原件、复制件;1.5转发文与被转发文为一件;排列顺序为:转发文、被转发文、发文稿纸、底稿;1.6报表、名册、图册等一册(本)为一件;1.7来文与复文为一件;排列顺序为:复文、发文稿纸、来文。2.按归档文件质量要求对破损的文件应予修整,字迹模糊或

6、易退变的文件应予复制。2.1归档文件材料由于使用不当,产生文件材料破损、局部残缺等现象,应在装订前进行修裱(修补或托裱);3.去除易锈蚀的装订用品(订书钉、曲别针、大头针等),以避免对档案潜在的危害。4.将归档文件按件装订,装订方式采用左上角装订,应将左、上侧对齐;便于翻阅利用。5.在每件首页上端中间空白位置加盖归档章,按分类、排列次序逐件编号,并填写相关内容。6.按分类方案和件号顺序填写归档文件目录。归档文件目录设置:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。7.填写备考表,备考表放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。8.按件号顺序装入统一规定的档案盒。9.

7、填写档案盒盒脊的项目,包括年度、机构、起止件号和盒号。第十一条文书档案整理归档工作应在每年4月底前完成。第五章文书档案保管第十二条档案要分类,保管要有条理,主次分明,存放科学。第十三条档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。第十四条经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。第十五条严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。第十六条凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。第六章档案借阅制度第十七条档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不

8、得借阅。第十八条借阅档案,必须填写档案借阅登记表。借阅时间一律不得超过一周,必要时可以续借,但重要文件必须当天归还。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经综合办公室主任报总经理批准。第十九条严格遵守保密工作条例,档案管理人员和借阅人员均不得泄密,对密级高的档案,要经综合办公室主任批准后方可借阅。第二十条借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。第二十二条本制度自签发之日起执行。装饰工程公司文书档案管理制度一、建档依据根据邮电部邮电文书立卷归档办法,结合本公司实际制定本制度。二、建档原则1、公文承办部门或承办人员应保

9、证所经办文件的系统性、完整性,结案后须及时交专(兼)职文书人员归档。2、经办人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。三、归档范围1、重要的会议材料,包括:会议通知、决议、领导人的讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作总结计划、总结、报告、请求、批复、统计报表及简报。4、本公司与有关单位签定的合同、协议等文件材料。5、本公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件材料。6、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。7、本公司历史大记事以及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、

10、档案的装订1、由文档员或经办人负责组卷、编目,卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页码。2、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。3、案卷封面、应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹工整、清晰。4、案卷装订:装订前卷内文件材料要去掉金属物,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。5、案卷排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案房地产集团有限公司文书档案管理办法第一章总则第一条为加强*城房地产集团有限公司(以下简称公司)文书档

11、案工作,实现文书档案的科学管理,充分发挥文书档案在公司经营管理中的作用,根据中华人民共和国国档案法等有关法律、法规,结合公司实际,特制定本办法。第二条本规定中的文书档案,是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。第三条文书档案是记录与反映公司发展状况的重要依据和可靠凭证,任何部门与个人不得擅自处理或长期积压文件资料。第四条综合管理部为公司文书档案的归口管理部门,负责文书档案的收集归档、整理编号、保管、利用和销毁工作,并指定专人负责文书档案管理工作。第五条本办法适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公

12、司参照执行。第二章文件的收集第六条公司文件资料的收集范围凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。(一)政府机关或行业管理部门(简称职能部门)的文书材料1、职能部门召开的有关房地产工作的会议文件;2、职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件;3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话;4、职能部门对公司各类请示事项的批复;5、其它相关资料。(二)公司文书材料l、公司股东会、董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料;公司控股、参股的项目公司、专业公司(以下简称所属公司)的股东会、董事会、监事会形成的各种文件资料;2、公司总经理办公会议记录、纪要

13、,专题会议纪要以及其它会议的文件材料;5、公司各部门及所属公司的工作总结计划、工作总结、报告等;6、公司各类调研工作形成的文件材料;7、公司调查处理的违纪、违规事件材料;8、公司汇总及所属公司报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料;9、公司参展的大型产品展销展示、媒体推介等形成的文件材料;10、公司领导在经营活动中形成的重要信件、电报、电话记录以及从外单位带回的与本公司业务有关的文件资料;ll、各类投诉处理材料;12、公司经济纠纷处理材料;13、公司的工商登记资料;所属公司报送的工商登记备案资料;14、公司各类资质、权属证书;所属公司报送的各类资料、权属证书的备案资料;15、公司重要的

14、各类协议合同;所属公司报送的重要的各类协议合同的备案资料;16、公司及所属公司开发项目的可行性报告、策划报告书、规划设计、景观设计等文件资料;17、公司大事记、全宗介绍;l8、公司章程及规章制度等文件资料;所属公司报送的规章制度备案文件;19、公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册;20、公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等;21、其它各类相关资料。(三)非隶属单位的文件资料非隶属单位与公司联系、协商、处理工作中产生的重要文件资料。第三章文件的整理与立卷第七条公司实行公司、部门分级立卷的制度,坚持“谁办文,谁立卷”的原则,并由档案人员负责监督指导。第八条公司文书档案立卷整

15、理分为二个层级。第一个层级:综合管理部将办理完毕的公司文件资料和各部门内勤人员将办理完毕的部门文件资料收集齐全,按年代-问题分类法组合立卷。第二层级:综合管理部对公司及各部门已经立卷归档的案卷按照年代组织机构分类法进行排列、编号以及分类等进行系统化的整理,并用编制案卷目(一)综合管理部一般情况下不接收未立卷的零散文件资料。归档文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。(二)在归档的文件资料中,应当将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开;文电应合一立卷。(三)归档文件应按其形成年度分别立卷跨年度的请示与批复在批复的年

16、度立卷;跨年度的规划、计划在针对年度的第一年立卷;跨年度的总结、决算、统计资料在针对年度的最后一年立卷;一文两事的上年总结与当年计划、上年决算与本年预算立上年度档案;跨年度的会议文件在会议闭幕年度立卷;合约、协议等文件在签字年度立卷。(四)归档文件要根据其联系、重要程度、问题或时间顺序进行排列。批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;批转文件在前,被批转文件在后。第十条立卷(一)卷内文件资料应按排列顺序,依次编写页号。一个页面一个页号,页号位置在每页文件正面的右上角,背面的左上角。(二)按照要求填写卷内文件目录和备考表。卷内文件的件数,一般以每份文件单独计算为一件;请示与批复,来文

17、与复文一般应分别计算件数;正件与附件,按一件计算。文件材料没有题名的应拟写题名;文件没有责任者或时间不清楚的,要查清,填入有关项内。(三)案卷封面逐项按规定填写清楚,字迹工整、清晰,简明扼要,确切地反映卷内文件资料内容,一般包括责任者、内容和名称等,体式一致,保管期限划分准确。(四)卷内文件资料要去掉金属物,对破损的文件资料应裱糊、复制。案件必须装订整齐,采用三点一线装订法,装订前须经档案室人员复核;文件资料也可根据特殊需要采用卷盒等形式存放。第四章案卷的排列、编号、归档第十一条归档时间与手续归档时间是指立卷部门将需要归档的文件向综合管理部移交的时间。部门归档时间为次年5月底以前(重要文件资料

18、应及时归档),各部门须按时向综合管理部移交档案,同时填写案卷移交清单一式两份,由双方经办人签字,一份由部门保存,一份由综合管理部接收。交接双方根据移交目录清点核对卷逐个进行编号,.案卷编号方法只能采用自然数,并严格按照案卷排列顺序依次编号。编号系统可有两种,一种是统编,适用于案卷数量较少的情况;另一种为分编,即按案卷的类别、年度等分别编立从1号卷开始的号序。第十三条案卷目录(一)案卷目录的编制方法案卷目录中的条目必须严格按案卷的排列顺序登录,且必须忠实反映案卷号的号序系统,即每本案卷目录必须是一个从1号卷开始的完整系统。(二)案卷目录的形式、结构与内容案卷目录的形式均为书本式(簿册式),最好加

19、硬质封皮。开本尺寸一般采用a4纸尺寸。案卷目录的结构及内容:l、封面和扉页主要内容为全宗号、目录号、目录名称、编制年月、编制单位、保管期限、件数、页数等。全宗号和目录号一般并列标写于左上角或右上角;目录名称由全宗名称或加全宗内类别(年度、机构、问题)、密级等和“案卷目录”4字构成,书写于中间位置;编制年月书写于下部中间位置;编制单位的位置一般在编制年月上面。2、目次即目录所分类目的索引,专用于全宗内进行了分类但案卷号却未分编的目录中,若案卷号分编的目录则无需设目次。3、序言或说明对目录结构、编制方法、立档单位和全宗概况、档案完整程度等情况进行简要说明的文字。4、案卷目录表(见附件1)即案卷目录

20、的主体部分,用于逐卷登录案卷封面上的基本信息。每一案卷的登录内容由案卷号、案卷标题(题名)、年度、页数、备注等项目构成。5、备考表附于目录最后,用于总结性地记录案卷目录及其所包括案卷基本情况。案卷目录编制完毕后,应复制或打印一式数份_其中一份或几份供日常使用,其他备用。第五章档案的保管科学化、规范化,档案存放始终有序。第十六条档案库房内严禁火源,禁放易燃易爆品,配备消防器材,定期检第十七条做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等保护工作,保证档案材料的完整和安全。档案如有破损应及时修补或复制。第十八条坚持温、湿度检查和记录,建立并严格执行登记、统计制度,每年对室藏档案进行一次全面的安全检查,并作好记

21、录,发现问题及时向领导汇报。第十九条档案室设立全宗卷,以保存公司的立卷说明、分类方案、交接凭证、移交销毁清册、全宗介绍等材料。第六章档案的调阅与利用第二十条档案管理人员必须熟悉公司的档案情况,主动了解各部门对档案的需求,编制案卷目录、全引目录、收发文档号索引、档案存放示意图等工具资料。第二十一条调阅、借离或复印档案时,必须严格履行登记审批手续(见附件2),由综合管理部负责人同意后方可办理。档案用毕应及时归还,并办理注销手续,不准转借。一般档案借离时间最长不超过5个工作日,公司密级档案原则上借离时间最长不超过2个工作日。查阅密级档案见保密管理制度。第二十二条借阅档案人员对案卷要妥善保管,防止遗失

22、、泄密和污损,不得抽换、涂改、勾画、拆卷,如造成档案资料损坏的,视情况进行处理。第二十三条外单位调阅、借离或复印公司业务档案时,应持有单位介绍信,经综合管理部负责人同意后方可借阅、抄录或复印。(见附件3)第二十四条档案人员应加强档案的编研工作,多渠道、多形式地开展利用工作,做好档案利用效果的登记。第七章档案的鉴定第二十五条公司行政副总经理、综合管理部负责人和有关部门负责人、业务人员及档案管理人员组成档案鉴定小组,每5年1次对文书档案进行检查鉴定工作,重新确定文件密级;并对失去保存价值的档案提出意见,登记造册,经鉴定小组审核后报公司领导批准销毁(见附件4)。第二十六条销毁档案应在指定地点进行。由

23、鉴定小组指定两人监销,并在销毁清册上签字。第二十七条任何部门和个人未经批准不得擅自销毁档案。第八章附则第二十八条本办法由综合管理部负责解释和修订。本规范规定了文书档案管理岗位的岗位职责、上岗标准和任职资格。本规范适用于文书档案管理工作岗位。2岗位职责2.1职能范围与工作内容2.1.1负责收、发文件的处理,负责文件的收签、传阅、催办及发文的登记编号,做到及时、准确、保案、无误、事事有回音,件件有落实。2.1.2负责行政文件的清缴、保管、借阅和文书立卷及定期移交。2.1.3收集、整理全公司的行政公文,做到分类清楚,排列正确,保证文件的完整、齐全。2.1.4负责行政公文的借阅、使用工作和对外办理资料

24、调阅,索购手续等有关管理工作,做到查阅方便。2.1.5做好电话记录,重大事情立即通知有关人员。2.1.6负责召开会议的通知和安排工作。2.1.7负责全公司报刊、杂志、信函、邮件的征订、领取、分发、发送工作,指导通讯员工作,要求服务周到,征订分发无差错。2.1.8负责公司公用电报、信函的审定工作,及时与邮局联系,按期结算报销邮费,做到及时、迅速账目无差错。2.2工作关系2.2.1在主任(主管)领导下开展工作,并对其负责。2.2.2业务上接受上级主管部门的指导。2.2.3搞好与相关岗位的协作与配合工作。2.3文明办公要求2.3.1坚守岗位,遵守纪律。2.3.2谦虚诚恳,团结同志。2.3.3礼貌待人

25、,说话和气,热情耐心。2.3.4保持室内清洁,各种物品,定置定位,摆放有序。2.3.5按规定着装和佩带工作标志。3.1.1坚持四项基本原则,拥护党的方针政策,政治上与保持一致,实事求是,密切联系群众,廉洁奉公,遵纪守法。3.1.2爱岗敬业,事业心和责任感强,忠于职守,开拓进取。3.2必备知识3.2.1熟悉文书学基本理论。3.2.2熟悉应用写作概论。3.2.3熟悉上级和本单位文件保管的方法。3.2.4熟悉接听记录、收发电报及电报管理的基本要求。3.2.5熟悉本单位介绍信管理规定。3.2.6熟悉上级和本单位文件管理中的保密规定及措施。3.2.7熟悉文件收发、转送的通信知识及要求。3.2.8熟悉“三

26、密”文件及其他文件清退的基本要求。3.2.9熟悉秘书学基础知识。3.2.10熟悉本单位文件制发的程序和方法。3.2.11熟悉本单位文件的各类、发布形式、适用范围及标印格式。3.2.12熟悉本公司和本单位关于印章使用、管理的规定。3.2.13熟悉文件版头的格式及制作要求。3.2.14了解编辑工作的有关知识。3.2.15熟悉本公司文件报表的种类及编制要求。3.3政策法规3.3.1熟悉中华人民共和国国全民所有制工业企业法、中华人民共和国国公司法、国家行政机关公文处理办法、中国共产各级领导机关文件处理条例。3.3.2了解中华人民共和国国电力法、中华人民共和国国劳动法、电力工业技术管理规定及其他相关法律

27、、法规。3.4技能要求3.4.3对文件进行汇编和分类管理。3.4.4处理接听电话、收发电报事宜。3.4.5正确使用和管理介绍信。3.4.6完成“三密”文件及其他文件的清退工作。3.4.7秘诀书学基础知识。3.4.8本公司文件制发的程序和方法。3.4.9本公司文件的种类、发布形式、适用范围及标印格式。3.5任职资格。3.5.1文化程度。具有中专及以上学历或同等文化程度。3.5.2工作经历。具有大专3年(本科2年、研究生1年)及以上本专业实际工作经历。3.5.3专业技术资格。具有初级及以上专业技术职称。3.5.4身体条件。身体健康,没有妨碍本岗位工作的疾病。1.依据公文处理有关规定,负责文件的收发

28、、传递和公文的起草、打印、校对工作。2.负责文档的收集、管理、归档和保密工作。3.负责学校工作、学习、劳动的考勤统计。4.做好日常来信、来访接待、电话接听工作。5.完成领导交办的其他工作任务。文书档案管理规定一、根据上级关于贯彻中华人民共和国国档案法及其实施方法的决定和有关档案工作的指示,结合本院实际,特制定本制度,以加强本院文书档案工作。二、坚持档案工作实行“统一领导,集中管理”的原则,本院设文书档案室和机要文书档案员,由院办公室领导,章制度,积极学习档案科技知识,刻苦钻研档案业务,不断提高档案业务水平和服务质量,以高度负责的态度对待档案工作,保证工作任务的完成。无特殊情况,机要文书档案人员

29、应保持相对稳定。四、机要文书不仅具体管理文书档案和档案室,而且负责对本院各业务部门的文件资料的形成、积累和归档工作进行监督和指导,并从实际出发,制订、补订或修订必要的规章制度,加强文书档案和档案室的管理基础工作。五、档案室应做好文书档案的收集和接收工作。并应于每年四月份前将上年具有保存价值的文件资料进行归档。有保存价值的文件资料,是指具有现实查考使用价值和对学院改革、发展、建设等办学建校活动有研究价值的文件资料。六、各业务部门应主动在每年第一季度内将具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人既不得把规定不归档的资料擅自归档,又不得把具有保存价值的文件资料据为已有,或者拒绝归档。七、送

30、文书档案室的文件资料应符合下列要求:归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带,都必须齐全完整。归档的书面文件资料手写文稿,不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写,不得采用红墨水书写。出现上述情况,机要文书应及时要求有关部门或人员进行重抄或复制。八、机要文书应对移送到文书档案室的外来文件资料和本院在工作活动中形成的全部档案进行科学的分类、加工整理和保管。对每年进入档案室的档案必须及时进行整理、编目和续排等工作。九、档案室应建立档案统计工作,对档案的进入、移出、保管、改进、修补、销毁和利用等情况进行统计,并按照上级规定,报送档案基本情况统计表。必要时,此项工作可在秘书和综合

31、统计人员协助下完成。十、机要文书应编制本院的档案资料期限表,经校主管领导人批准后执行。十一、本院应定期对超过保管期限的档案资料进行鉴定。鉴定档案资料必须在院办公室主任的主持下,组成专门鉴定小组进行,鉴定工作结束后,应提出工作报告,并对经鉴定确无保存价值的档案资料进行登记造册,报送院长或经主管院领导人批准后销毁。十二、档案室应力求逐步做到有能够最大限度地保持档案资料长期完整性的保管条件的技术组织措施。有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防丢失、防撕页或换页、防随意涂改和防斑点、褪色或字迹模糊等的设施。机要文书要定期检查存放档案室内的档案资料状况,对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复

32、、修补或复制。十三、机要文书应编制档案室存放的档案资料的档案目录、案卷文件目录和有关专题目录,建立档案务,并注意掌握档案的利用效果。十五、应建立档案室管理制度,档案室保密制度,档案室借阅制度等。十六、档案室对本院形成文件需要收集两份,汇集起来,编订成册,一套作立卷归档,一套供利用(查阅、摘录、复制),以保证档案的安全和方便利用。十八、对上级发下的文件及其复制件,需要借给或送给国内的其他单位,必须报请发文单位书面批准,对本院形成的文件,需要与国内的其他单位交流或交换,对于规章制度,可通过学院档案室统一办理,其他部门和人员不得擅自处理;对学院的规划、计划、工作总结等文件材料,必须经院长签准后,由学

33、院档案室统一对外办理。十九、不论是上级发下的文件及其复制件,还是本院的文件及其复制件,凡对国外单位和个人借阅、交换等,必须报请上级主管机关书面批准后才能通过档案室办理。二十、任何部门和个人利用档案资料,未经院长或上级机关书面批准,不得擅自公布。二十一、对档案的收集、整理、利用服务、保护和管理规范化、标准化、现代化,以及信息资源的开发等,做出显著成绩的部门和个人,学院予以奖励。二十二、对损毁、丢失和擅自抄录、复制、伪造、涂改、撕(换)页、外传或外送、公布档案者及玩忽职守者,必须依据性质和情节予以行政处分或赔偿损失。属于中华人民共和国国档案法第二十四条所列行为者,按规定办理。二十三、机要文书档案人

34、员调动工作时,必须在离开本岗前办好交接手续。1、由秘书组明确专人负责本办文书档案管理工作。2、建立收发文登记薄,对各种文件、资料及时做好登记、分发、归集。坚持对密级文件和资料一月进行一次清理,严格借阅登记手续。3、起草、印发各种文件、资料,必须符合办文程序和质量要求。4、加强密级文件、资料的保管,不准随意带走、散发、遗失、出售密级文件、资料。5、对本办在工作中形成的具有查考、利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件、磁性载体等原始记录,任何个人不得据为己有,丢失或者擅自销毁。6、年末对所有文件、资料进行全面清收、整理立卷和归档。7、档案人员要加强对档案库房的管理,保持整洁卫生,定期检查,

35、做到防火、防盗、防潮、防虫、防高温等,对改、伪造档案。9、档案人员在岗位发生变动时,应按规定办理档案交接手续。粮食局文书档案管理制度一、本局文档的收集整理、编目立档和收发管理等工作,由办公室指定专人负责。文档管理人员要热爱本职工作,刻苦学习业务知识,不断提高业务水平和工作能力。二、凡属本局在公务活动中形成的具有保存价值的文件、材料,都必须整理、立卷、归档。文件材料归档须及时、准确、完整,以利于保管、查找和利用,并保留原件。要编制档案保管期限表,分为永久、长期、短期三种立卷保存。档案的立卷归档工作应在第二年上半年内完成。三、查阅文档必须办理手续。本单位人员查阅档案,由办公室主任批准;外单位须凭单

36、位介绍信,经主管局长批准后方可查阅;档案资料一般不借出,如确需借出时,须经中心主任批准,并严格办理借阅手续,按期归还。四、文档管理人员和借阅人员都要严格遵守保密、保管纪律,严防失、泄密事故发生。要爱护档案,不准擅自摘录、涂改、拆卷和转借,严格维护档案资料的完整和安全。五、文档管理人员要定期进行档案的清理核对和安全检查,做到防火、防盗、防潮、防虫蛀,确保档案的安全、有效。六、档案的鉴定销毁工作,必须按照有关规定和程序组织实施。七、文档管理人员调动时,要做好档案的交接工作。大学后勤集团文书档案管理规定文书档案是集团工作运行的记录,是集团实施有效管理的依据。文书档案的管理是办公室日常工作的重要组成部

37、分。管理人员必须认真负责、严谨、遵守保密制度,严格执行文书档案管理的各项规定。为规范集团文书档案管理工作,特制订本规定。一、文书档案管理的基本原则文书档案管理应遵循集中管理与分散管理相结合的原则,以集中管理为主。集团各职能部门及各单位下发的红头文件及执行办理的公文应在集团党政办公室备案。1.学校和上级部门签发、转发的文件。2.集团各职能部门、各单位签发、转发的文件。3.各类请示、报告、通知、年度工作总结、工作总结计划等。4.会议记录、纪要、决定、收发文记录等。5.与有关单位的往来信件、各种协议书、责任书、合同书等。6.相关的法律法规及标准。7.具有查存价值的资料。三、管理部门及职责1.集团党政

38、办公室:负责学校和上级部门签发、转发的文件、信函和集团签发、转发的文件以及各单位上报的请示、报告等文书档案的管理。负责对集团各单位文书档案管理工作实施监督检查。2.集团各职能部门负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本部门签发文件的管理。3.各单位办公室负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本单位签发文件的管理。4.各单位应确定一名文件管理人员,负责本单位文件的管理与归档工作。5.管理职责搜集、整理、立卷、鉴定、保管单位的文书档案。积极开展文书档案的提供与利用工作。进行文书档案鉴定与统计。保证文书档案质量,防止丢失、损坏。四、文书档案的点验办

39、公室文件管理人员在文书档案归档前应按照下列要求对文书档案进行点验:统一归档。3.归档文书应具有拟稿人、审核人、行文部门负责人签字,主管领导审批签发,并注明签发日期。五、立卷1.归档文件的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。2.归档文书应按照发文单位及类型进行整理,每份文件的正件与附件、印件与定稿、批复与请示、转发与原件等分别归在一起,不得分开,即正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后;转发在前,原件在后。3.不同年度的文件不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复,应放在请示年度立卷;跨年度的计划应放在第一年立卷;跨年度的总结应放在最后一年立卷。4.卷内文件应按照发文时间先

40、后顺序,依次编写公文份数及页号。公文份数在每份公文的右上角填写,页号在公文右下角连续填写。5.卷内应放置目录和备考表。目录放在卷首,备考表放在卷尾。6.填写完整档案盒各项内容,将整理好的公文,放入档案盒存入文件柜。六、归档管理1.各单位文件管理人员应在每年一月底前,将上一年度的文件整理归档,归档时应按照立卷要求整理。2.个人不能保存应归档的公文。3.拟制、修改和签批的公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。4.归档文件除绝密级和注明不能翻印的以外,需翻印的须经办公室主任批准。翻印时,应当注明翻印单位、日期、份数和印发范围。翻印的公文作为正式公文使用时,应当加盖复制单位印章。5.各单位应

41、设立专用文件柜,保持归档文件清洁,防止受潮、虫蛀、腐蚀。七、归档文书的借阅1.借阅归档公文应履行借阅手续,填写档案借(查)阅登记表。借阅秘密级以上的公文须经主管领导批准。2.原则上案卷不许借出,只供在办公室查阅,需借出的须经主管领导或办公室批准。3.借阅期限一般不超过十天,到期应及时归还。需延长借阅时间的,应经办公室主任同意。到期未还的,文件管理人员应及时催促借阅人员归还。4.借阅归档公文的人员必须爱护档案,不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、复制、拍摄、6.借阅档案归还时,文件管理人员应当面认真查验档案的完整性,发现遗失、损坏时,应查问借阅人员原因,并报办公室主任。7.集团以外

42、的单位借阅归档公文时,须经主管领导同意,并按规定办理借阅手续。八、公文保存期1.集团、集团党委、集团工会和各职能部门以及集团各单位行文并下发的集团内部规章制度和机构设置的通知、任命等类公文正在执行期间均为保存期。2.指导工作运行类公文保存期为三年。3.一般短期通知类公文保存期为一年。九、公文的收回与销毁1.不具备归档和存查价值的公文,经过办公室主任批准后,可不作为归档公文存档。需销毁时,由文件管理人员填写文件销毁清单,注明销毁的公文名称、发文编号、份数、销毁日期,批准人和销毁人应签名。2.集团、集团党委、集团工会行文下发的公文由集团党政办公室负责收回并销毁。集团各职能部门行文下发的公文由本部门

43、负责收回并销毁。各单位行文下发的公文由本单位办公室负责收回并销毁。3.集团党政办公室、各职能部门应在每年一月份前对归档公文进行清理,已到保存期的公文应编写收回与销毁公文的通知和目录,明确应收回和销毁的公文发文编号、文件名称、份数等。收回的公文应建立收文登记。4.收回过期公文,文件管理人员应填写文件销毁清单,销毁人和监督销毁人应在清单上签名,并注明销毁日期。6.对销毁的公文由行文部门负责留存一份以便查阅,并加盖“作废保存”印章。十、电子文档的处理1.集团党政办统一管理各单位电子文档备案。2.各单位应有专人和专门设备,对各类公文和宣传材料进行电子文档备案。3.各单位每月月初将上一月的电子文档交由集

44、团党政办统一备案。公司文书档案管理办法(六)1总则为进一步加强文书档案的管理,规范文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序,特制定本管理标准。2适用范围本标准适用于公司文书档案管理。3术语和定义文书档案:是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。4管理职责4.1文书档案室管理部门为公司办公室,具体由公司办公室文秘科负责,并接受市主管机关业务指导。4.2.负责公司党政文书,声像档案的保管。为公司生产、经

45、营及各项工作提供文档信息资料。以党政机要文件保管为重点,同时保证文书档案的完整、保密和安全。4.3负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。5管理活动、程序及要求5.1.文书档案收集5.1.1文书档案收集的范围5.1.1.1上级来文及资料。5.1.1.2公司文件。5.1.1.3公司历史档案。5.1.1.4已撤消旧机构的档案。5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。5.1.2.1按照文书档案收集范围,收集与所保管档案有关的资料。5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时根据移交目录清点核对,并由交接双方在目录上签字或

46、盖章。5.1.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求,并由各部门主管领导审核、签字后方可交接。不符合归档要求的,文书档案室有权拒收。5.2.立卷与归档5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责,具体工作按文档管理和上级业务规定执行。5.2.2需归档的音像档案,要认真填写说明,编号登记。每半年对文档重新整理,时间在每年的1月份和7月份。5.3文书档案的整理和保管5.3.1文书档案以卷宗为单位进行分类、排列;涉密文件按涉密级别分类,单独保管。5.3.2文书档案室在收集零散文件时,要认真区分,依照分类进行立卷。5.3.3文书档案发现文件破损要及时修复或复制。5.4.文书档案的统计和

47、检查5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿,档案的借阅、返还及时登记、注销,对档案的收进及提出情况进行数量统计。5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进行一次全面检查,遇到特殊情况及时检查,并及时上报检查结果。5.4.3负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。5.5.文书档案的利用和借阅5.5.1文书档案室所保管的档案,原则上一律在阅文室调阅,需要查阅档案时,由借阅单位提出借阅申请,经公司办公室主任批准后方可将档案借出。5.5.2复制档案资料时,需经公司办公室主任批准,方可复制翻印。翻印时应说明翻印的单位、日期、份数和印发范围和用途,并由文书档案室进行复印。5.6.文书档案的鉴定和销毁5.6.1文书档案室定期对已过期的档案进行鉴定。根据档案的政治、历史,科学和现实价值确定其是否需要继续保存,并将不需要继续保存的档案剔出销毁。5.6.2文书档案的鉴定销毁工作由公司