时间管理优先矩阵(Prioritization-Matrix)(完整版)实用资料.doc
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1、时间管理优先矩阵(Prioritization Matrix)(完整版)实用资料(可以直接使用,可编辑 完整版实用资料,欢迎下载)中国3000万经理人首选培训网站时间管理优先矩阵(Prioritization Matrix)时间管理优先矩阵(Prioritization Matrix)什么是时间管理优先矩阵?新一代的时间管理理论,把时间按其紧迫性和重要性分成 ABCD四类,形成时间管理的优先矩阵。如下图所示:图:时间管理的优先矩阵紧迫性是指必须立即处理的事情,不能拖延。重要性与目标是息息相关的。有利于实现目标的事物都称为重要,越有利于实现核心目标,就越重要。 有些事情紧迫又重要,如有限期压力的
2、计划;可能有些事情是紧迫但不重要,如有不速之客,或者某些 ;有些事重要,但是不紧迫,如学习新技能、建立人际关系、保持身体健康等。当然有很多事情不重要,又不紧迫,如琐碎的杂事,无聊的谈话等。如下图所示。更多免费资料下载请进: :/bbs.55top 好好学习社区中国3000万经理人首选培训网站图:时间管理重要性与紧迫性示意图不同类的事情要如何去安排,时间如何加以调整,加以运用,这些事情让你去做一个什么样的人,有四种可以参考。压力人( A),认为每样事情都很重要,很紧迫。应该做的是有条有理、有条不紊地去完成你的工作,你应该学习投资你的时间,去做一个从容不迫的人(B)。你千万不要去做那种很紧急,但不
3、重要的,那种叫做没有用的人(C),你总在应付一些杂事,做不重要又不紧迫的事的人称之为懒人(D)。注重哪一类事务,你就成为哪一类人。时间管理优先矩阵自检请回答下列问题:(1)ABCD这四类人中,你认为自己属于哪一类人?_更多免费资料下载请进: :/bbs.55top 好好学习社区中国3000万经理人首选培训网站你要成为一名从容不迫的人,成为一名压力很重的人,成为一名无用的人,甚至要成为一名懒人的话,选择权在于你,决定权在于你。上述的情形都是决定于人们的心态,应如何看待自己,以及怎样决定让自己成为一名什么样的人,才能够适应这个社会,能够让你的未来活得更潇洒,活得更有意义。(2)你是否是一名目标明确
4、的人?来一起来玩个游戏。现在给每个人都发 500元钱,你可以用这些钱去买下列的每一种商品,直到把钱花完为止。同时买完商品以后,不能退货,请慎重考虑。如果你经过认真思考,把它记下来,因为他们就是你要的东西,这些都是您的时间与精力所实现的人生目标。你来想一想看一下,这 500元钱你会买什么。_相信每个人一定会想,时光倒流 200元,当然愿意买。时间大于金钱,时间比金钱更重要。你应该重新地检讨自己,确立你人生的目标。因此你对时间的安排应该是针对性的投入与完成,能够直接帮助你在人生奋斗目标中,或者是日常生活中具体的目标,也可以帮助实现人生的目标,所以时间管理中一定要对时间善加运用或投资,因为时间永远没
5、有办法倒流。使用案例1. 将有待进行的行动方案列一份清单例如,秘书在上班半小时之后列了一份今天上午需要做的事情的清单:更多免费资料下载请进: :/bbs.55top 好好学习社区中国3000万经理人首选培训网站1. 到餐馆定餐,并参看宴请环境2. 到A公司的小王打 ,约定今晚的活动 3. 给远在北京的B公司副总寄一封信 4. 完成报告写作工作,并打印成文 5. 安排老板与客户会面 6. 给一个同学打 7. 为老板报销出差费用2. 绘制一张矩阵图,根据每一个行动方案的重要性和紧迫性的不同,将所有方案填入图形之中。3. 根据各行动方案所在象限不同,确定各行动方案的优先顺序本例:根据优先矩阵,秘书排
6、定了今天上午待做的事情的先后顺序是e、c、g、d、a、b、f更多免费资料下载请进: :/bbs.55top 好好学习社区l 是非矩阵(is-is matrix) 概述 是非矩阵用于指导调查问题的原因。通过分离一件事情的时间、地点、人和对象来缩小对影响因素的调查范围,同时减少“非”影响因素。通过比较问题是什么、不是什么,能清楚了解问题的特别之处,从而找出可能的原困。 适用场合 寻找问题或事件的原因时。 实施步骤 1将事情描述清楚,使大家都明白。描述事情不同于事情应该怎么样。把问题的陈述写在是非矩阵的左上角(图表5.108)。问题陈述:发生了什么应该发生而没有发生区别令人奇怪的地方影响对象是什么?
7、发生了什么?问题发生的地点?地理位置物理位置具体物体问题发生的时间?什么先发生?什么后发生?多长时间?什么形式?与其他事情的关系(之前、期间和之后)?问题的范围:有多少问题?有多少事情有问题?问题的严重程度?问题涉及谁?(此问题不用于追究责任)对谁、由谁、在准附近发生了这件事? 注:开普勒-特格版权所有,经许可后方能复印。图表5.108是非矩阵 2在矩阵的“是”列确定发生了什么。 a.确定被影响对象是什么以及确切发生了什么,描述尽可能要详细。 b.确定事情发生的地点。可以是地理位置(休斯敦)、物理位置(零件部门或机器1)或具体物体(在纸的底部或零件的后面),也可以是它们的组合(生产线2下来的每
8、个零件的左边)。 c.确定事情发生的时间。什么先发生?接下来是什么?以什么形式发生?日期、时间、工作日和季节可能都关系到问题的解决。当然,这件事情的发生与其他事情的关系(之前、期间和之后)也很重要。 d确定问题的程度。多少事情有问题?有多少问题?有多严重? e确定谁参与了事情?对谁、由谁、在谁附近发生了这件事?当然,这类分析不同于追究责任,只为找出事情发生的原因。 3在矩阵的“非”列中列出可能发生而没有发生的事情,也按照时间、地点、人和程度来填写。 4研究“是”列和“非”列,通过比较两种情况找出不同或异常的地方。什么地方令人奇怪?已经发生了什么变化,在“区别”栏写上想法。 5对每个区别提问:“
9、这个区别和我们知道的变化有关吗?”或“这个区别(变化)以什么方式引起问题?”写下所有可能的原因,包括问题产生的原因和方式。 6通过提问检验所有可能的原因:“如果原因是这个,它解释了是,和非,列中的每项吗?”最可能的原因肯定解释了问题的每个方面。 7如果可能的话,安排实验证实所确定的原因。对于这些原因,我们可以试看通过人为制造这些原因使问题再现或者改变这些原因从而阻止问题的发生。 示例在ZZ-400制造部门,一个小组在寻找其产品中铁的来源。(这个例子是第4章ZZ-400改进事例的一部分)这个问题是周期性发生的,使产品的纯度降低到规定要求以下。这个小组通过画分层的散点图得知问题只发生在反应器2和反
10、应器3,与反应器1无关。小组成员把他们从其他分析工具、历史数据和专业知识中获得的所有情况都列在是非矩阵(图表5. 109)中。 一名机修工发现问题发生时的跟踪日程与水泵定期检修( PM)的日程相似。所以小组在是非矩阵中写上“常常在水泵检修期间发生”和“做水泵检修的机修工”。小组成员开始调查水泵检修时都发生了什么,以及与反应器1水泵检修的不同。他们发现在维修水泵时备用泵也与电源连通。P-584C只用于反应器2和反应器3,反应器1有一个不同的备用设备。可以肯定的是,小组成员从时间上发现含铁量高的发生与P-584C有关。 经检查发现P-584C是碳钢质而不是生产线要求的不锈钢质。原来,这个水泵是在几
11、年以前的一次紧急情况下从仓库中启用的,此后再没替换过。用一个不锈钢的水泵替换这个水泵之后,含铁量高的现象没有了。 注意事项 问题陈述一定要简明、具体,以便每个人都集中于同一问题。确信只集中注意一个问题,而不是把发生在同一过程的所有问题都混在一起。也确信所描述的问题不能往深处展开,不说“复印机坏了”而说成“纸堵塞了复印机”。 对发生和没有发生的问题描述得越详细找到问题原因的可能性越大。 发生事情的描述如:“报告开始很正常接着在回路3停止”,“摩擦声从发动机上发出,然后减速至每小时20米”。 “非”列要求考虑能发生而没有发生的事件。如“在匹兹堡没有发生”、“周末或晚上没有发生”、“打印每日报告时没
12、有发生”、“不连续”和“B队没有发生”。 如果找不到原因,或者在“是非”列中找到更多的信息或者更仔细地完成矩阵,考虑让更多的对问题了解的人参与。END商业概念知识:波士顿矩阵 波士顿矩阵与企业战略规划 捷盟管理咨询公司波士顿矩阵是伴随着波士顿咨询公司的发展而发展的。长期以来麦肯锡( McKinsey )和波士顿( BCG )等一些知名企业被认为是最早进军战略咨询领域的企业。运用商业概念的鼻祖,澳大利亚工程师布鲁斯亨德森( 1915-1992 )于 1963 年成立了现今盛誉全球的波士顿咨询公司。该公司一直倡导:如果没有战略指导,即使出现机遇,也常常会与其失之交臂。在这一理念指导下,波士顿咨询公
13、司通过对管理和咨询实践的不断探索、总结和创新,开发了著名的波士顿矩阵( Boston matrix )、经验曲线( Experience curve )、持续增长方程式( Sustainable growth formula )、以基于的时间的竞争( Time-based competition) 、股东总价值 (Total shareholder value) 等等实用的咨询分析工具,被公认为“世界上最具创意的专业咨询公司”。其中,波士顿矩阵是战略规划时代的标志。整整一个时代中,企业界的高级经理们通过划分“金牛”、“瘦狗”、“明星”和“问题”业务来制定企业相关的战略规划。波士顿矩阵在企业经营
14、实践应用中突出表现在两大层面上。首先,在咨询顾问层面上,使用这一模型,在矩阵中标出客户公司业务所在的位置,使客户公司的管理层迅速看到该业务在整个业务组合中的位置,从而制定出整个公司未来发展的动态战略。其次,在公司层面上,波士顿矩阵的推出,挑战了需要咨询顾问亲自登门为其解决具体的商业问题的传统做法。在矩阵理论中,波士顿咨询公司提出了资金投资管理理论。根据市场增长率和相对市场份额的不同,矩阵被划分为 4 个象限(如图所示):( 1 )金牛业务,即能为公司带来了大量资金的业务。( 2 )明星业务,常常是有利可图的,并且是公司未来的现金牛业务。( 3 )问题业务,大多数业务都是从问题业务开始的。公司为
15、了跟上迅速发展的市场并打败竞争者必须增加工厂、设备和人员,因此需要大量资金。( 4 )瘦狗业务,亦称衰退类产品。一般来说,它们的利润低,虽然可能损失一些钱,但损失不会很大。瘦狗业务通常要占用管理部门较多的时间,需要进一步被收缩,甚至被淘汰。针对矩阵中不同类型的业务单位,公司可以进行发展、维持、收获或放弃的战略经营选择。以华硕的战略转变为例。华硕是世界上最大的主板生产厂商之一,其自有品牌的主板在业内有“硬通货”的美誉。同时,华硕也是 Dell 、 HP 、 Sony 等国际大厂的重要代工伙伴。 2000 年底,华硕在中国内地延伸品牌,主推家用电脑。华硕的内部计划是在一年内做到 80 万台。为此,
16、华硕在内地设立了 300 家左右的专卖店,并且统一售价。一年后,华硕坦言家用 PC 出货量不到 20 万台。用矩阵分析,华硕的家用 PC 业务份额很小,市场前景也很淡,是一个瘦狗型的业务。华硕按照选择了放弃瘦狗业务,及时把 PC 业务卖出,退出家用电脑市场,转回主业。但是,我们在应用矩阵进行分析的时候,不能仅局限于矩阵的基本分类。仍以瘦狗业务为例,从表面上看,它是处在低销售增长率、低市场占有率象限内的产品群,这类产品利润率低,处于保本或亏损状态,无法为企业带来收益,按波士顿矩阵图理论,对其的策略是逐步削减,直到退出市场。但是,如果我们能摆脱思维定势的束缚,使用策略得当,进行重新定位,重新寻找适
17、宜的细分市场,“瘦狗业务”也可再创辉煌,而且与开发新产品相比,费用、风险要小得多。实践也证明了削减策略并不是“瘦狗业务”的惟一选择。“瘦狗业务”再创辉煌的典型案例是“万宝路”香烟的成功。“万宝路”香烟是年代生产的一种过滤嘴香烟,其焦油和尼古丁含量很低。同市场上其它名牌香烟相比,它被看成是妇女吸的烟,市场业绩一直平平。它的生产者通过市场预测发现年代妇女市场将呈疲软之势,原因是:年轻的妇女吸烟者将少于年轻的男人;吸烟妇女的平均消费量比男子吸烟要低得多;怀孕妇女遵医嘱要停止吸烟,以后往往也不再吸烟,或更换牌子。有鉴于此,它的生产者决定对其进行重新定位:从原来“女性烟”转为“男性烟”。于是,通过广告创
18、造出一个西部地区(“万宝路”故乡)粗犷牛仔的形象,强化了“万宝路”作为男士享用香烟的市场定位和品牌形象,成为世界上最畅销的香烟。同时,基于波士顿矩阵的两个假设条件,波士顿矩阵存在着不足。这两个假设条件是:一、“企业市场份额与投资回报成正比”,这是不成立的,在很多情况下会出现相反的结果;二、“资金是企业的主要资源”,这是不全面的,在许多企业内,重要的资源不是现金而是时间和组织人员的创造力。因此,波士顿矩阵虽然可以直接衡量两个企业的相对表现,但仅仅市场增长率和企业相对市场份额两个单一指标不能全面反映产业吸引力和企业的竞争地位。因此,该模型在实际应用过程中不断地被改进,随后又发展了许多简洁的矩阵表格
19、,或内容更加丰富的矩阵模型,如麦肯锡 GE 矩阵等(见下图)。这些模型为企业战略家开辟了一个黄金时代。在 20 世纪 70 年代,战略规划的发展达到了顶峰。在那时,一些公司拥有自己的战略规划部门,致力于未来十年战略计划的具体细则。企业高薪聘请战略精英,让他们根据企业运营状况以及未来目标进行规划。但是,随着 20 世纪 70 年代战略发展部门如雨后春笋般地发展起来,它们越来越脱离企业发展的实际情况。战略规划成了形式主义。分公司将数据汇总到公司总部,總公司规划部据此制定战略计划。战略规划部门好比一家公司的大脑,但是它却无视从眼睛和耳朵传来的信息。在企業管理咨询业内,面对新的对手频出妙招,一度风光无
20、限的老牌咨询公司面临尴尬境地。由于穷于应付琐碎的细节、流程性的重复工作;在知识与经验的总结和研究上缺少精力投入;在地域和业务领域扩张过快,导致公司无暇顾及自身业务水平的提高;没有从每个新增客户身上学到更多的新经验和新技能;缺乏有挑战性的咨询项目来提升公司的水平和实力等等原因使得公司的战略规划权威们在新的竞争中轮番失蹄。多评论家因此认为,由于市场变化无常以至企業最多只能提前规划几个月的计划。 1983 年是一个转折点,当时通用电气公司首席执行官杰克韦尔奇撤销了公司的战略规划部门。因为韦尔奇发现,面对激烈的竞争,通用的规划者们只专注于公司的财务和运作细节,他们并没有意识到公司的战略地位正在被浸蚀。
21、其它一些企业巨头其中有、柯达和通用也遇到了类似的尴尬。 20 世纪整个 80 年代到 90 年代初期,曾经富有实力的公司从战略高峰跌落下来,随后投身于所谓的企业瘦身浪潮。美国著名管理学家亨利明兹伯格在他 1994 年版的“战略规划的兴与衰”一书中提到了职业战略规划者的消亡。他认为战略是不能被规划的,但由于企业内部和外界变化的综合作用使企业必然会遇到的规划问题。公司战略规划部门的分离使得人们更接近实际,在对待战略问题上发生了两个重大变化。首先,曾经统治一时的枯燥的书面工作被削减,因为公司意识到战略规划必须根据实际情况制定、修改。其次,如今的战略规划致力于捕捉机会创造适合企业发展的未来,取代了原先
22、不精确的市场预测。与此同时,新一代的研究者重新定义了企业对待战略的方式,一系列或新或旧的工具和技术正在被战略规划者们所接受。总而言之,突出的一点是几年前的那一套似乎已经走到了末路。如今,战略规划者们重又受益。美国管理咨询行业协会的最新调查显示:管理者、咨询师和商业院教授们一致认为,战略是现在企业所面临的唯一的最重要的问题,而且这一情况会持续至未来五年。美国商业周刊报道:“在一个又一个公司寻找更多收益的时候,战略重又成为人们的关注焦点。”一些企业甚至重又建立了完整的战略规划小组。主流的咨询公司认为他们的战略业务正在蓬勃发展。与此同时,一批新的权威和咨询公司出现。“有关战略的新书如潮涌一般地面市也
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