建筑施工文件管理制度实用文档.doc

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1、建筑施工文件管理制度实用文档(实用文档，可以直接使用，可编辑 优秀版资料，欢迎下载）文件管理制度1.目的对与公司质量/环境/职业健康安全综合管理体系要求有关的文件进行控制，确保文件的更改和现行修订状态得到识别，并在使用处可获得有关版本的适用文件.2。适用范围适用于公司与质量/环境/职业健康安全综合管理体系有效运行有关的文件的控制.3.相关文件3.1记录控制管理程序4.定义5.责任领导5。1责任领导本制度的责任领导是总工程师，其职责为:负责本制度实施的监督指导。5。2本制度的责任部门是办公室，其职责为：负责本制度实施的监督检查，建立受控文件总清单.5。3相关部门本制度的相关部门是公司各职能部门，

2、其职责为:负责本部门文件的使用和管理；建立本部门受控文件清单;负责规定的文件的编制、发放管理。5.4执行层本制度的执行层是项目部，其职责为:负责本项目部文件的使用和管理，建立本部门受控文件清单；负责规定的文件的编制。6.工作程序6。1质量/环境/职业健康安全综合管理体系中使用的文件类型：第一类型：质量/环境/职业健康安全综合管理手册:向组织内部和外部提供关于综合管理体系的一致信息的文件。6.1。2第二类型：质量/环境/职业健康安全综合管理目标指标、管理方案等:表述综合管理体系的目标指标和如何实现和应用于特定产品、项目或合同的文件.6。1。3第三类型：规范:阐明要求的文件.6.1。4第四类型:指

3、南性文件：这类文件阐明推荐的方法或建议。6.1。5第五类型：形成文件的程序、作业指导书和图样：这类文件提供如何一致地完成活动和过程的信息。6.1。6第六类型：管理记录：这类文件为完成的活动或达到的结果提供客观证据。6。2文件的编号6。2。1综合手册的编号MD/SC 2021批准年号手册 明大公司代号6。2。2综合管理体系程序文件编号MD/CXXX2021批准年号程序编号程序文件明大公司代号6。2.3各部门/项目部产生的文件（如：指导书、指南、规章制度等)MD/ GL（GY）XXXXXX批准年号顺序号工艺技术文件代号管理文件代号明大公司代号记录编号见记录控制管理程序6。2.5部门简称工程部（工）

4、、经营经营预算部（经)、办公室（办）.6。2文件的受控状态6。2。1文件分为受控与非受控两种，受控文件加盖唯一分发号进行标识并标明其版序号。如：A/0版、B/0版等。6。2。2所有受控文件应分类编制受控文件清单，并对受控文件实施动态管理，及时获得本行业最新的标准规范,以及本单位编制或更新的文件,并有效控制作废文件，以确保文件现行修订状态得到识别。6.4文件和资料的编制和审批6.4。1综合管理手册由办公室组织编制，管理者代表审核，总经理批准。6。4.2综合管理体系程序文件由办公室组织各部门按章节内容分别编制，组织会审后，由主管副经理审核,管理者代表审批。6.4。3其它需编制的文件由各需要部门/项

5、目部编制,根据文件性质由公司各业务主管部门审批(其它文件有特殊规定审批权限者，执行相应文件）。6。4.4对于外来文件的适用性,应由各业务主管领导进行审批。6.5文件的发放6。5.1对综合管理体系要求的文件在发布前应由规定的人员对文件的充分性和适宜性进行审批，审批后方可进行发放。文件经审批后，由编制部门根据审批发放范围填写文件发放登记表，保证文件发至所需要的各个场所,确保在使用处可获得有关版本的适用文件。6。5。3当对原文件有新的需求时,可填写文件复制（领用)申请表，经批准后领用文件或复印件。6.6文件的更改在综合管理体系活动中必要时对文件重新进行评审与更新，对更新文件再次批准。当文件的内容、形

6、式需要更改时，由申请人填写文件更改申请表，由原文件审批人签发，当原审批人不在职时，由现任领导审批，但必须获得原审批文件的前景资料.文件更改审批后,应通知使用有效文件的各场所，按审批内容更改，保持文件的有效状态.当文件经过多次修改或发生大幅度变动时，由原编制部门提出申请,换版发行,同时收回所有旧版文件,以防误用.6。6。4对于作废的文件，由原编制部门回收并记录,办理销毁手续进行销毁.出于积累知识或其它正当理由而保留的作废文件,必须加盖“作废标识,由原编制部门登记。6.7应确保文件保持清晰，不得任意涂改、乱写乱画，并易于识别文件的有效性。6.8外来文件包括政府颁布的外部标准、规范、法规以及顾客图纸

7、等，为确保外来文件得到识别,应按照文件控制要求进行受控和发放。经 营 管 理 制 度经营工作在建筑企业活动中起主导和率先的作用，是企业管理的重要组成部分.为了充分调动经营人员、概（预）算人员的积极性，完善经营体制，理顺经营工作的运行程序,提高企业社会和经济效益,特制定本规定。一、工 作 职 责（一）参与工程招、投标工作，编制送达投标书。（二)根据施工图编制施工概、预算,施工主要机具、设备、材料数量、并提出产值计划。（三)参预各项工程承包、发包订货及增补类的合同文书，并在合同批准生效后监督其执行情况.(四）配合有关部门增补洽商合同事宜.（五)对经营文件、台帐单据及原始资料的归档管理.(六)竣工后

8、,负责与建设单位、审计单位决算审核工作.(七）在公司的领导下探索新的经营渠道、运行机制和发展新的经营理念,努力拓展建筑市场。二、工程招、投标管理（一)接到招投标文件后经营科应依据招标文件的要求,认真审图。 （二)切实加强对招标工作的领导，根据概、预算人员提供数据，认真讨论、分析、提出报价方案，由公司领导组织进一步研究报价决策，使之最后定案。（三）报价和误差率（定额、缺项、新工艺、新材料和设备价，招标文件未注明外）不得低于标底2,不得高于标底。（四）按招标文件的时间，准时送报招标单位。（五）投标书字迹要工整（用仿宋体）,填写内容齐全,加盖公章；投标文件要有目录，封袋要规范,要盖齐缝章，并派专人送

9、达在招标文书规定时间之前办理完毕。（六）工程接到中标通知书后由经营科起草工程承包范围,合同条款应内容齐全，措辞严谨，合同经总经理批准后方可对外办理签订。（七）合同签字生效后，在主管付总经理的主持下，向各部门及履行合同单位进行全面交底.(八）工程承包在总经理的授权下,由经营科设专人对外签订，加盖总公司合同专用合同章，法人代表签字后生效，项目部无权对 外直接签定工程承包合同。（九)有些小工程造价在50万以内,项目部可以直接洽谈签订工程合同，但必须由总公司审查批准后法人代表签字，加盖总公司合同专用章，方为有效合同。三、承包合同管理（一）工程承包合同的基本条件和内容：1. 工程名称和地点。2. 承包方

10、式，范围和内容。3。 开竣工日期.4. 工程质量、保修期和保修条件.5。 工程价款的支付、结算方式和竣工验收办法.6。 工程造价。7。 设计文件及概、预算技术资料提供的日期。8。 材料、设备供应方式。9. 双方协作的事项。10. 奖惩条款。11. 其它。(二）工程中特殊情况需要明确的问题，应在承包合同中明确以利双方共同履行.（三）承包合同必须采取书面形式(合同的附件)，合同的附件主要包括：1。 工程概算和中标通知书.2. 甲方供应的材料、设备的品种、规格、数量和到货的时间表。3。 甲方分包工程的质量要符合国家、地方规范和标准,时间应满足现场要求，建立应明确配合费用.4。 建筑法不允许甲方支解单

11、项工程和提供材料。这是考虑甲、乙双方关系，但是要在合同附加协议中明确，凡支解分包的单项要服从整体的管理。（四）签定承包合同的原则：1。 遵守国家法律、法令，符合国家政策。2。 符合平等互利、协商一致的原则。3。 所承包的工程，必须在开工前签定承包合同。4。 当事人双方，均应有法人资格和履行合同的能力。5. 施工图和技术资料要齐全。6。 施工的准备条件基本具备。（五)承包合同工期确定，确定合同工期要根据工期定额和业主及总包单位,总工期的要求并确定奖惩条款，抢工期的工程要提出抢工费。（六）延长合同工期的原则：1. 凡属甲方责任，未按合同规定提供施工图、技术资料、材料、设备或其它原因，如结构变更、增

12、加面积造成工程拖延，可补办工期顺延手续。2. 发生不可抗拒力，而造成工期顺延的，可办理延长手续.（七）在承包合同的实施期间，应按职责分工，将发现问题及时向领导反映，并提出解决问题的建议和办法,使合同的履行率不断提高。（八）承包合同正本两份，副本四份,甲乙双方各持正本一份,副本两份，总公司留合同正本一份，由经营科存档，并转财务科、工程科、项目部各一份副本（或复印件）,便于掌握执行.四、分包合同管理（一)施工队伍的选择应选管理水平较高，技术力量较强，资质合格证件齐全的队伍,并有两支以上队伍参与竞标,自己家施工，也同样选择两个以上项目经理部进行竞标，优胜劣汰。（二）人工费应由经营科根据定额人工费及市

13、场价格测定,增加管理费用及经总经理批准一次性包死.（三）合同内容：1. 质量要求.2. 安全文明施工的现场要求。3。 工期要求.4. 结构装修水电不是同一支队伍，施工应注明施工范围，界线、配合条件.5。 材料节约，周转材料使用另行签订合同(由计材科施工前办理），内部、外施同样要求先办手续后施工。6. 临设要明确，采取一次包死，或执行定额人工费的办法.7. 违约责任，奖惩条款.8. 争议的处理.五、概、预算编制管理（一)建筑安装工程概、预算和施工图预算的编制依据1. 工程技术科、提供的会审施工图纸（含详图和图集）一次性洽商或初审变更。2. 施工组织设计或施工方案。3. 现行的建筑安装概、预算定额

14、和材料预算的价格以及有关收费定额，并参考市场价格. （二）建筑安装工程的概、预算及施工图预算的内容和形式:1. 预算封面：一般均应填写建设单位、单位工程名称、结构类型、建筑面积、工程造价、单位造价、编制人、编制日期.2. 编制说明：简述编制依据、编制过程、工程的主要材料做法、檐高等，说明本概、预算包含的范围(外线工程要注明起止桩号，要有附图），材料调补价的截止日期及其他需要说明的内容。3。 工程概预算书。4。 工程费用总表。5。 经济分析总表.6。 材料大分析及汇总表。7. 暂估价的设备明细表。8. 需订合同的设备明细表。9。 单位工程所需的全部材料预算书。（三)概、预算及施工图预算的编制要求

15、。1。 计算工程量，工程量是编制工程预算的原始数据,严格按照定额中各有关规定计算，计算条理要清楚,数字要准确,即将废除定额制，按“工程量清单,计价办法,逐步过渡到与国际贯例接轨。2. 预算表格要格式化，专表专用,预算书的子目内容应填写齐全、正确、清洁、字迹清晰,单价套用事理价位，小计、合计准确无误,预算员要学习微机应用,而且熟练,否则不能胜任预算员岗位.3。 按预算定额计算书，分部工程的材料用量及汇总表，预算书项目，凡定额范围已经包括的内容，不允许单独列项，既要防止少算、漏算又要防止巧列名目，高估冒算，预算的误差率应控制在3%以内。(四）编制概、预算及施工预算的时间要求（以接到被批准的施工图时

16、间为准），按下列时间提预算（按日历天数计算)指全包工程.序号 工程类别 建筑面积M2 编制时间（天) 备 注1 一般单层建筑 1要自抽钢筋2 一般多层住宅 2要有工程分析3 一般多层住宅 3要有经济分析4 一般多层住宅 5 一般高层住宅 6 公 共 建 筑 7 公 共 建 筑 （五)变更洽商办理及申报1。 为了正确使用反映工程造价，合理及时汇报企业收入，如有增减必须先办洽商,有变更洽商必须增减预算，不签洽商增减预算不予施工的原则。2. 实行投标包干的工程，既做包干以外的洽商增减帐，以及与甲方结算又要做包干范围内的洽商增减帐，以便内部换算。3. 变更洽商的记录要完整,力求详尽，数量、规格尺寸和改

17、变理由，明确经济责任，必要有附图，包括由洽商变更引起相关的其他损失和处理方法，包括现场必须采取保护措施(如高压线防护埋地电缆、靠近道路或民房保护），所发生的费用洽商.4. 洽商变更要经甲方签认后,统一编号，应在三日内上报公司经营科,方便及时编制增减预算和工料增减数量，编制要求与施工图预算项目。5. 经营科收到变更洽商后，三日内编制完或预算增减和材料增减分析，并及时将材料增减分析转计材科，以便及时为施工提供材料保证。(六)暂估价的办理及申报1. 凡属于新技术、新材料以及材料预算价格的缺项，编制预算的可按暂估价（或甲方指定价）列入预算,待竣工结算时按实际调整竣工结算,不得以暂估作为结算价。2。 凡

18、属于甲方确认的材料设备价格必须以书面形式取得甲方签认方可购入，并申报经营科调整预算.(七）材料科应提供洽商资料。1。 北京市基本建设材料价格中列入参考价格实际购入价.2. 设计使用的新材料和预算本内缺项的材料市场价格.3。 甲方指定厂家加工生产的材料、设备半成品等价格高于预算价格的价差洽商.4。 当地材料或设备短缺，需从外地条采购的材料或设备价差洽商。六、竣工结算（一）竣工结算是落实企业收入，决定工程成本的最终阶段，各项目部应向经营科及时提供竣工结算依据.（二）竣工结算应具备条件：1. 工程项目已取得“单位工程竣工验收证明书”。2. 概算书、变更洽商，增减预算已经编完，并达到建设单位签认。3.

19、 分包工程结算特殊材料，加工定货以及调整钢筋定额含量等已经落实定案.4。 概算中的暂估价、暂定价项目已按实际发生价格调整，其他应收的费用（如：加工费、技术措施费、现场狭小增加费等）已经落实并签认。5。 竣工调价文件应齐全，方法明确。（三）单位工程结算书应包括土建、水电等全部内容，结算书封面、造价明细表、土建预算及增减帐,水电预算及增减帐，变更洽商原始记录等应由经营科归档存查。（四）竣工结算的时间应可参考预算时间减半完成。七、计划统计及台帐管理（一）经营科根据下达项目部指令性形象进度向项目部下达完成产值计划。（二）审核每25号项目部上报实际产值完成情况,并汇总全公司实际完成产值情况，按定额其它直

20、接费和取费做出分析后，按单位工程每月30号前转财务科核算，并定期向主要领导汇报。（三)按分包的劳动合同内容，审核每月25号各项目部的人工费结算，人工费结算的手续齐全，并由质量科、安全科签字,报经营科核准方可结算，审核无误由主管领导签字，报总经理批准，转财务科核发劳务费.（四）为加强统计管理，设立以下台帐：1投标工程台帐。2概预编制及洽商增减台帐。3材料预算台帐。4工程合同台帐。5劳务（分包）合同台帐.6劳务预算、结算台帐。7收发登记台帐。八、 奖 罚 细 则(一)经营部门员工直接投标,竣工决算追索台帐，工作中努力进取，成果显著，由公司经理办公会议决定，予以通报表彰，并奖励有功人员3001000

21、元。（二）利用合法的经营渠道，为公司开拓市场，赢得活源，公司按工程造价奖励有功人员,按工程造价 给予奖励。（三)向领导提出经营合理化建议,经采用取得显著效益，奖励建议人员100-500元奖金。（四)利用预算技巧捕捉战机，通过其他部门的配合取得预算外的合理收入，通过主管领导核准提取一定的奖金，其比例可控制在增收额的5%,最高不得超过10%。（五)认真做好业内工作,及时完成领导交办任务的员工，由公司年末予以一次性奖励。（六）由于工作失职,在工程招投标、竣工决算、合同签订中，给公司带来声誉和经济损失，处予责任人100300元罚款。（七）在合同编制、签定、履行中能坚持原则、严格把关，维护企业的利益，视

22、其程度，由公司给予一次性奖励。（八）对出工不出力,不能及时、准确完成领导交与的任务，处罚责任人100元罚金,并降职使用。项目部文件管理制度为了规范施工项目部文件管理,理顺各类文件的收集、整理和归档职责，做到文件往来清晰有据、检索方便、可追朔性强,特制订项目部文件管理制度。一、项目文件分类及收集归档分工序号文件分类收集整理归档(标识编目保管）备注1总承包人项目规划文件资料员资料员2合同协议类文件资料员资料员3总分包资质备案文件施工员(组)资料员4计划进展类文件计划员资料员5工程日志施工员（组）资料员6会议纪要资料员资料员纪要签发、签收、传阅7申请/报告类文件资料员资料员批复文件8工作联系单/备忘

23、录类文件资料员资料员9总包通知资料员资料员回复文件10造价费用文件造价员（师)资料员11安全管理文件安全员（组）资料员12现场采购文件材料员（组)资料员13图纸资料员资料员14施工文件施工员(组）资料员汇总、统计15竣工验收文件施工经理资料员16文件收/发放记录资料员资料员二、项目文件分类说明1、总承包人项目规划文件。包括：项目管理实施规划、项目协调程序、质量计划、安全/HSE管理规划、进度控制规定等.这类文件由项目部各职能组或专业技术人员根据项目情况编制，内部审核后报业主确认,作为项目指导控制类文件。2、合同协议类文件。包括:总承包合同、分包施工合同、补充协议、纪要.3、总分包资质备案文件。

24、包括：分包资格报审、现场管理体系核查.该类文件需要向业主/监理报审。4、计划进展类文件.包括：（1)、开工报告。包括总承包商向业主/监理提交的开工报告及分包商向总承包商提交的开工报告.开工报告是确定工期、合同履行的重要依据。（2）、施工总进度计划,季、月计划和三周滚动进度计划，上述进度计划报审表.（3）、工程暂停/复工令,工程延期审批。(4）、项目施工（月)进展报告。5、工程施工日志。工程施工日志由各职能组负责人组织每日编写,施工经理负责督促检查，按月汇集成册后交项目秘书归档。工程施工日志表格使用项目所在地规定的通用表格。6、会议纪要。按照管理关系和形成纪要方可按以下分别存放、归档。业主/总包

25、会议纪要，纪要由业主方形成；总包/业主会议纪要，纪要由总包方形成;监理/总包会议纪要，纪要由监理方形成;总包/分包会议纪要,纪要由总包方形成;其他，纪要由组织方形成。纪要应由现场负责人统一签发，项目秘书收集保管.7、申请/报告类文件。主要是对业主、监理、质量监督站、检测机构等形成的文件.跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。8、工作联系单/工程备忘录类文件。按照管理关系和形成文件方，可按以下分别存放、归档。跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。（1)、总包/业主工作联系单/工程备忘录,文件由总包方形成.（2）、总包/分包工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。（3)、总包与其他相

26、关方的工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。（4)、分包/总包工作联系单/工程备忘录，文件由分包方形成。9、总包通知。对施工分包商/设备材料供应商的指令性管理文件，由项目经理/施工经理统一签发，必须有分包商的回复文件，文件存放需要闭合.10、造价费用控制文件。应由造价员(师）组织整理，包括对业主的资金计划、付款申请及审批，对分包商的进度款审批，变更费用控制文件，竣工结算。其中现场签证、报价确认单等与施工管理密切相关工作。11、安全管理文件。安全管理文件主要包括但不限于以下：(1）、总包人安全管理规划、方案，管理规定。(2）、分包人安全资质、人员资格资料备案审查文件。(3）、安全专项方案及报

27、审文件。(4)、总包人现场核查记录文件。（5）、总包人内部人员培训文件。（6)、总包人安全检查文件。（7）、总包人安全管理总结文件。12、现场采购文件。应由采购组整理,还需及时将业主采购的设备/构配件/材料的质量保证资料,做详细统计，以备工程验收需要。13、图纸.除按合同规定向有关方提供的施工图纸外，工程项目部现场应至少保存两套完整的施工图纸,由项目资料员按专业统一编目保管。图纸原则上不外借，内部借阅需报项目经理批准，并办理借阅手续.借阅人对所借图纸的完整性、安全性负责。14、现场施工文件.包括：（1）、综合部分（施工组负责整理、汇总）.包括：A、设计交底、图纸会审，设计变更、洽商.按照专业分

28、类，编制资料统计表,标明专业、已发单位.B、施工组织设计、施工方案及审批文件。编制资料统计表,标明专业、分包单位。C、设备/构件/材料报验资料。包括：报验申请表、数量清单、质量证明文件及复试报告。编制资料统计表，标明专业、涉及部位、采购单位、数量清单、质量证明文件及复试报告份数.业主采购设备/构件/材料的资料按前述“12”执行。（2）、土建（建筑与结构）工程部分:包括测量定位资料、地基资料、施工试验记录、隐蔽工程检查记录、施工记录、质量检验记录、质量事故处理记录等。由各专业组形成整理、专业组负责人审核、施工组汇总.当为分包项目时,分包人负责按照要求形成整理，总包专业负责人审核、施工组汇总。(3

29、）、安装工程部分：包括非标设备（件）制安、工业设备、工业管道、电气装置、自动化仪表等安装工程的质量检验及报验表、质控表、中间交接表、隐藏工程检查记录、相关试验检测记录等。由机电安装组（或专业技术人员）形成整理、施工组汇总。当为分包项目时，分包人负责按照要求形成整理,总包专业负责人审核、施工组汇总。15、竣工验收文件：包括竣工总结、竣工验收记录、工程交接证书等。由项目经理负责，施工组具体组织实施.16、文件收/发放记录（包括图纸发放记录）.上述文件应按类别存放于按国家标准定制的档案盒中，建立目录统计，随工程进展同步。工程竣工时，经相关人员检查统计后形成最终卷内目录，形成卷内备考表。同时在条件允许

30、时应建立一套电子版档案。三、项目文件形成和往来1、项目文件要以项目工程的特点、建筑工程资料管理规程、城建档案管理规定、施工合同、造价管理规定以及甲方、监理的要求和现场的实际情况为依据形成。2、形成文件时一定要真实、及时.尤其是经济签证文件，原则上要坚持先签证后施工。未及时签证的,一定要在签证事项发生后规定的时效内，补送签证文件。技术性文件要同步工程进展及时收集整理归档.3、以项目部名义向外发送文件必须经过项目经理的签发。要求外发文件：规范、文体一致、诉求明确、用词准确、言之有物、有礼有据有节。4、当特殊情况下需要以总公司名义向业主、监理或其他相关部门和单位行文时，项目部先起草稿，经总公司领导审

31、定后再行正式文。5、文件往来一般采用直接送达和挂号信两种方式进行。直接送达时须收文方进行签收。直接送达成本高或有可能拒收（签）时采用挂号信寄发，寄发后须保存好存根（存根交资料员保管），以备用。6、项目部内部文件往来实行收发文本登记制度。收文方既要在发文方的发文本上签收，又要在己方的收文本上登记。7、收发文登记要记录序号、文件名称、收发文方、收发日期、收发人等内容。登记要及时,以免漏记错记。四、项目部发文管理1。项目部上报下发正式文件的权力集中项目部经理。项目部业务各部门或个人一律不得自行向上、向下发送正式文件。项目部上报下发的正式文件一律需加盖项目部公章后方可生效。2.项目部业务部门需要向上反

32、映汇报重要情况或向下安排布置的均需项目部经理同意后方可加盖项目部公章上报或下发，并由项目资料员登记台帐。3.凡是以项目部名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。4.项目部下发文件主要用于：（1）公布项目部规章制度；(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件;（3)公布单位重大生产、技术、管理等工作的决定;（4）发布有关奖惩决定和通报；(5）其他有关重大事项；5。项目部上行文、外发文主要用于：对上级机关、总公司、业主、监理或设计院呈报工作计划、请示报告、处理决定等；五、项目部收文管理1、文件的签收:项目部外部文件均由项目部资料员负责登记签收.项目

33、部外出人员开会带回的文件及资料应及时送交项目部资料员进行登记、编号、存档、建立台帐。复印件供使用和传阅.2、文件编号保管：项目部资料员签收后应及时附上文件处理传阅单，作分类登记编号、保管。3、文件阅批与分发:凡正式文件均需由项目部资料员及时送项目经理批示。按照批示,资料员区别对待文件传阅和复印件分发。文件传阅和复印件分发要及时送达有关人员或业务组,并履行相关手续。4、文件传阅与催办：传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，对尚未传达的文件不得向外泄露内容；阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交项目部资料员，阅批文件一般不得超过当天，阅后应签名以示负责。项目部主要负责人如有“批示”、“拟

34、办意见”，项目部资料员应负责督促、提醒有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。六、项目文件立卷与归档(一）、文件的归档范围：1。凡下列文件统一分别由资料员负责归档：（1）上级机关来文，包括上级对项目部报告、申请的批复;(2）项目部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；(3)各种例会记录;（4）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报材料等;(5)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录,以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料;(6)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品;(

35、8）项目部向上级请示批复的文件及上报的有关材料。2。业务部分：各分部日常工作中形成的活动资料，由各业务组和各分部负责立卷归档。各分部要建立健全文件管理制度，分部文件由分部业务组统一管理.（二）、立卷要求1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。2。立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则.重要工作、重要会议或涉及造价形成的文件材料，要及时立卷归档。4.竣工验收前，各业务组文件要按竣工验收资料规范和城建档案要求整理，交资料员统一归档。七、项目资料移交1、项目竣工初验后，根据验收意见全面整理竣工移交资料。2、送城市档案馆初验移交资料，按档案馆意见现行整理。3、整理符合要求后,正式移交资料前必须事先报告总公司主要负责人，根据领导意见，掌握好移交时间。4、移交时必须取得移交证书.八、项目资料管理总结1、在项目经理主持下，召开资料员、专业技术人员和业务组长参加的项目资料管理总结会.2、总结教训、传承经验。根据总结会精神和整个项目文件管理过程的得失由资料员写成总结报告。广州荣祥中建筑工程二0一一年八月十八日