行政采购管理制度优质资料.doc
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1、行政采购管理制度优质资料(可以直接使用,可编辑 优质资料,欢迎下载)行政采购管理制度 为规范公司行政采购行为,加强对采购过程的管理和监控,本着“保证质量、节约开支、堵塞漏洞、避免损失、提高效益”的原则,在公司办公用品管理制度的基础上,细化如下行政采购管理制度。一、行政采购的负责部门为行政部,本制度所界定的行政采购均采用集中采购原则。二、行政采购的范围: 1、固定资产:各类价值较高的办公设备,如:电脑、打印机、复印机、办公桌、椅、文件柜等。 2、办公用品:消耗品,如铅笔、刀片、胶水、胶带、别针、橡皮筋、打印纸、便签、信纸、橡皮擦、文件夹、原子笔、订书钉等; 3、管理消耗品,如剪刀、荧光笔、激光笔
2、、美工刀、钉书机、记事本、打码机、日期章、计算器、印泥、电池、尺子等; 4、价值在200元以上,但价值未达到固定资产标准的办公用品。 5、其他物资: 6、广告类,如宣传单页、宣传册等; 7、礼品、购物礼券等; 8、其他。三、本制度对以下采购流程进行规范:采购计划、询价和甄选、合同签订、验收和付款、质量保证、监督管理、领用管理。四、采购程序(一)采购计划管理:1. 定期采购:对办公用品等需要定期采购的物品,行政部要根据各部门每月的领用情况,于每月25日统计各部门下月的需求填写请购单。请购单由行政部相关负责人审核签字后,行政部根据适量库存分发,不足部分交由采购员进行统一采购。2. 临时采购:需要临
3、时采购的物品,须请购人填写请购单,由部门领导审核签字、行政部相关负责人审核签字后,由采购人员进行采购,价格高于5000元的需由董事长审核签字。(二)询价和甄选管理1. 采购人员接到批准后的“请购单”后,优先到公司指定的供应商处购买,如指定供应商无供应时,必须进行多方比价,并做好市场询价记录(附市场询价记录表),择优择廉购买。2. 办公用品等消耗品在甄选时,优先到或大型对公超市进行采购,特殊用品至少要选择三家供应商进行比对;固定资产和其他价格较高的物资在比价甄选时,至少要选择五家供应商进行比对,必要时可以采用邀请招标的方式由使用部门,相关公司领导一并参与综合考评确定。3. 保管好市场询价记录表,
4、以供以后参考和审核,保管期限为一年。4. 采购员不得擅自依据各部未经总经理或行政部批准的请购单采购物品,否则一律不予报销。(三)采购合同签订和管理1. 采购物品选定后,采购商品价格在单笔3000元以上或者有经常供货行为的(一年内有三次以上)必须与供货商签订采购合同。2. 采购合同原件由行政部相关负责人保管,合同原件保管期限为三年。3. 签订采购合同时需有采购人员,行政部相关负责人和财务部指派人员三人在场,以保证采购行为的规范。(四)验收和付款的管理1. 采购物品到货后,由行政部相关人员、财务部指派人员共同验收,(采购人员负责采购物品的质量关把控,为第一负责人;采购物品到货后,由行政部相关人员验
5、收配置或入库,把控数量关和质量关,固定资产、其他物资单项在3000元以上的由财务部指派一人和采购人员一同进行市场询价,把控价格关)配置使用或入库,并填好采购物品配置单或入库单。2. 采购物品验收合格后,方能办理付款手续:(1)单次单项物品在1000元以下的实行现金支付,采购人员选定供应商后,做出采购预算,根据预算先从财务预支采购款项(借条须有行政部相关负责人审核签字才有效)并进行付款。(2)单次单项物品在1000以上的,实行转账支付。3报销管理:采购人员凭票填写报销单,实行转账的需在报销单上注明“转账”字样和对方的帐户,按费用报销程序办理撤条及转账。(五)质量保证管理对于需要售后服务的采购物资
6、,在购买或签订合同时要明确服务约定。采购物资在投用前需厂家进行现场指导的,由行政部负责联系;对于在使用过程中出现的问题,由行政部在规定时间内同供货商协调解决。(六)领用管理 领用管理按照办公用品管理制度执行。四、审批程序(一)固定资产采购审批(含报价审批)需求人 部门负责人 行政部负责人 总经理(二)办公用品采购审批 需求人 部门负责人 行政部负责人(三)其他物资 需求人 部门负责人 行政部负责人 总经理(价格在5000元含以下的为止)注:以上物品单笔采购价格在5000元以上的,必须报董事长审批。附:1、办公用品请购单 2、采购物品配置单3、固定资产(其他类)采购计划表(用途、到位时间、行政部
7、审批意见等等)4、市场询价记录表5、报价审批表(行政部审批意见等、财务部建议等)6、合同审查表附:表一: 部门 月办公用品请购单请购部门: 年 月 日请购物品要求单位数量备注请购人签字:部门领导意见:行政部意见:表二 市场询价记录表采购物品明细询价情况备注单位:报价:询价方式:问询人:被问询人:单位:报价:询价方式:问询人:被问询人:单位:报价:询价方式:问询人:被问询人:单位:报价:询价方式:问询人:被问询人:单位:报价:询价方式:问询人:被问询人:注:询价记录需后附对方出具的报价单。表三:采购物品配置单采购物品型号单位数量申请日期到货日期验收人物品流向使用人签字固定资产申购单申购部门使用人
8、拟购置时间申购物品名称型号拟购置价格部门负责人意见行政部意见财务部意见总经理意见董事长意见(5000元以上)备 注采购部签字:购置时间注:此申购单一式两份,由所在部门负责人填写,一份报销时附报销单后,一份留行政部备案。固定资产申购单申购部门使用人拟购置时间申购物品名称型号拟购置价格部门负责人意见行政部意见财务部意见总经理意见董事长意见(5000元以上)备 注采购部签字:购置时间注:此申购单一式两份,由所在部门负责人填写,一份报销时附报销单后,一份留行政部备案。采购管理办法1.目的:为规范公司采购行为,降低采购成本,确保采购的工程产品或服务符合规定的采购要求,保证质量和工期,体现公司效益的最大化
9、,特制定本办法。2.适用范围:公司用于房地产、旅游开发项目的设备、材料等工程产品以及策划、设计、咨询、监理、测绘等项目服务的采购、招标工作。公司承建项目的机械设备、周转材料和主材、辅材等工程物资以及专业分包等服务的采购招标工作.3.机构及职责:集团董事长负责重大采购决策。3.1集团成立项目采购/招标决策工作小组(简称工作小组).小组是采购工作跨部门决策机构,起集体决策作用。小组成员至少包括总经理(适用于分、子公司)、集团采购分管领导、集团采购部经理、工程部经理(必要时)、项目部经理(必要时)、营销策划负责人(必要时)等组成.小组负责项目采购、招标管理工作。负责建立供应商信息库和审批合格供应商目
10、录;负责编制和发放邀标书和招标文件、组织评标、确定中标单位、进行合同谈判、签订合同等.负责单项金额二十万元(含)以上的项目采购决策及合同审批。3。2采购专业小组(简称专业小组):各分子公司按各自主管业务范围分别成立采购专业小组,由公司核心人员、采购部经理(如有)和相关业务部门经理等组成,根据不同的采购内容可成立不同的专业小组,成员不得少于3人。负责单项金额一万元以上二十万元以下的项目采购决策及合同审核,报集团审批后实施采购。3.3采购部门(具体业务部门):负责编制、更新采购计划、负责经办单笔金额一万元以内的采购实施。3。4工程部/预算部:负责提供项目开发作业计划、工程量清单、编制经济标书报价要
11、求或标底参考造价。负责提供项目采购用图纸、负责确定设备材料样板的建筑性能、效果。3.5分子公司总经理:负责各自主管范围内单笔金额一万元以内的采购合同审批和合同签署。3.6项目经理部:负责组织按公司要求对进场材料设备进行验收。3.7各业务部门:负责收集供应商信息,建立详细的供应商信息库;参加与本部门有关的招标或采购工作,参与本部门有关的合同谈判,起草合同初稿、整理和发放标书,整理会议记录等工作。4.采购/招标原则:4。1全面招标原则:符合招标方式的项目采购都要以招标方式确定供方。4。2整体招标原则:禁止将一单完整的采购肢解或化整为零。4。3事前预算原则:在招标前,进行目标成本的预测或编制标底参考
12、造价。4。4资质审查原则:只有符合本文件规定条件的投标人才有资格参加投标。4。5合理低价中标原则:在技术标合格的情况下,合理低价中标原则.4.6性价比择优原则:在技术标合格的情况下,对比性价比,择优选择.4.6透明公正原则:采购过程透明,禁止暗箱操作.4.7保密原则:标底、投标文件、评标、定标有关信息和文件的转播范围只限于有关部门参与人员及项目采购/招标决策小组成员,每个人均有义务保密,以防影响招标的公正与效果。5.采购方式5。1招标采购适用单项合同额度20万元以上的招标。5.2集中采购适用能够利用公司资源充分发挥规模采购效益、容易形成材料设备统一的应用标准和操作模式的采购项目。5.3直接委托
13、5。3。1单项合同估算20万元5。3。2政府垄断的工程施工、咨询服务、设计;垄断经营的材料设备采购特急业务(不立即开展会对公司造成重大损失的应急事项)6。工作流程:6.1项目服务、甲供和乙供物资:6.1。1项目服务包括策划、规划、咨询、代理、广告、设计、测量测绘、监理、造价咨询审计等.6.1。2甲供物资包括:电梯、空调设备、消防工程设备、冷水塔、水泵、自动供水设备、水处理机、发电机组、安防监控设备、高低压开关柜、变压器以及根据实际情况由甲方指定供应的材料.6.2。3乙供物资包括:钢筋、水泥、砂石、地砖、照明箱、开关、插座、电线、管材、阀门等(根据实际情况可调整为甲供).乙供物资决策小组可指定品
14、牌、监督质量、咨询和指导价格。6.2采购、招标流程各业务部门收集相关供应商资料,建立详细的供应商信息库小组从供应商信息库中选择供应商进行考察或评价小组提交考察或评价报告并建立合格供应商名录小组将供应商信息报董事长批准小组从合格供应商名录中选择竞标单位邀标报价业务部门编制投标邀请书和招标文件报小组审核竞标单位将标书密封,送至招标/采购小组小组制订评标办法,组织评标,确定中标单位小组与供应商进行合同谈判小组将中标单位报董事长批准签署合同合同交底总经理室拟定合同跟踪、监控合同执行总经理室拟定合同相关部门组织验收总经理室拟定合同6。3流程说明:6。3。1中标单位以及合同均需报董事长批准后方能生效.6。
15、3.2 设计、景观、土建工程和机电安装在10万元(含)以上、广告制作类在5万元(含)以上、以及甲供材料原则上需要招标;对于金额五万元以上又可不招标的,由小组从合格供应商名录中选择供应商洽谈,价格经小组审核后,报董事长批准。6.3 每次招标采购,参与竞标的单位一般情况下不得少于3家.如由于供应商实力或市场等因素造成不能选取三家竞标单位的,必须提供充足的理由,并经招标/采购决策小组认可后方能实施。6。4 对于经常发生的单笔金额在5万元(含)以下的小型业务(如小型广告、制作、印刷等)或合格供应商名录中只具备12家合格供应商时,专业小组可确定1-2家长期合作单位,长期合作单位应提供常规项目的价目表供专
16、业小组审定,合作期内其价格不得超过专业小组审定的价目表上的价格;在此范围内的工作由具体业务部门将具体业务内容、价格等信息资料,附上专业小组审定的价格,报公司相关部门会签、常务副总经理审批后执行。专业小组每年至少要对长期合作单位评价一次,作为是否与其继续合作的依据。6.5 对于竞标单位的报价,小组必须要求其将投标书密封,并加盖公司公章于封口,否则取消其竞标资格。6。6 对于装饰装修工程,设计单位、设计方案及施工单位的确定由工程部作为具体业务部门进行办理.6。7 特殊情况下经请示董事长同意,可直接确定承包单位。7。合格供应商名录:7.1 供应商信息库的建立: 7.1。1 各具体业务部门负责收集供应
17、商提供的营业执照、资质证书、技术配备、工程业绩等资料,建立初步的供应商信息库。7.1.2 各部门均可补充提供供应商信息,小组汇总各部门的各类供应商信息后,建立详细的供应商信息库。7。1.3 各具体业务部门和小组应对供应商信息库进行共享。6。2对供应商的考察7。2.1 考察人员:各类供应商考察人员为小组部分成员和具体业务部门负责人或技术人员。7。2.2 考察内容:营业执照、资质证书、注册资金、公司规模、技术先进性、施工工艺、机械设备、检测手段、企业质量认证、企业信誉、工程业绩、售后服务等。7.2.3 考察方法:考察小组采取以下一种或几种考察方法对供应商进行考察。A、实地考察公司状况.B、实地考察
18、已建和在建项目情况。C、实地或通过其他方式了解质量、技术水平、管理水平、服务态度、企业信誉等。D、资质评价:要求供应商提供营业执照、资质证书等企业证明材料,并加以核实。E、业绩评价:对供应商业绩工程的质量状况与信誉等进行评价。7.3 编制合格供应商名录:考察小组将考察结果分类填入供应商评价表,将符合公司要求的供应商列入合格供应商名录,同一招标项目至少应有3个合格供应商可供选择,合格供应商名录经考察人员会签后报送董事长批准.7.4 对已列入合格供应商名录的供应商,采取以下方法进行控制:7。4。1 各具体业务部门负责建立供应商档案,包括:供应商评价表、合格供应商考核表、各方面提供的供应商情况反馈意
19、见。7.4。2 公司与供应商合同履行完毕后,由小组对合格供应商进行一次全面评价,填写合格供应商考核表,并纳入合格供应商档案,评价时主要依据:供应商提供的企业证明资料、工程项目合同、服务态度、工程质量和进度、工程返修率等。7。4.3小组成员可根据供应商的履约情况以及完成质量情况向小组提出取消其合格供应商资格的建议。7。4.4 为确保合格供应商名录的实时更新,小组不定期召开合格供应商名录专题会议,会上根据各方面信息,确定合格供应商名录的种类增减及完善事宜.8.验收:8.1材料设备及服务验收:8.1.1材料设备到场时,项目部经理组织项目部及施工单位、监理单位等有关人员(如属甲供设备,具体业务部门必须
20、派人到场参与验收)联合对材料设备按照合同规定条件进行开箱验收,现场专业工程师根据验收情况填写甲供物资进场检验单。验收合格的材料设备才允许进场使用,验收不合格的材料设备由项目部将验收记录反馈给具体业务部门,具体业务部门联系供应商要求其整改;通过验收但须整改的设备分别由产品供应商和安装承包商按各自责任进行整改,整改完成之后,方可正式签发设备验收证书.8.1.2施工单位在安装过程中造成产品损坏的由具体业务部门、施工单位一起联系分包方进行协调,并按照合同规定执行。8.1。3设备安装完成之后进行调试,试运行阶段由项目部经理组织验收(必要时具体业务部门经理必须到场参与验收),现场专业工程师填写设备验收调试
21、记录。8.2具体业务部门会同监理公司按照合同对承包商的工作完成情况进行验收,验收合格才允许交付使用,验收不合格的由具体业务部门联系承包商要求其整改至验收合格止。索引表章 节内 容版 次起止页数起止1.0员工守则1.0222.0入厂程序、离职、离开工厂程序1.0343.0作息、考勤制度1.0554.0招聘制度1.0665.0试用期1.0776.0录用、定级考评1.0777.0培训制度1.0888.0薪酬制度1.09109.0升降、任免、调动1.0111110.0厂证、制服管理1.0121211.0加班制度1.0131312.0假期、请假制度1.0141413.0膳食、宿舍管理制度1.015151
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