白云学校物资采购管理制度实用文档.doc

《白云学校物资采购管理制度实用文档.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《白云学校物资采购管理制度实用文档.doc（14页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、白云学校物资采购管理制度实用文档(实用文档，可以直接使用，可编辑 优秀版资料，欢迎下载）白云学校物资采购管理制度为了提高学校有限公用经费的使用效率，更好地服务于教育教学，按照有关财政、采购、审计、法规及政策，结合我校实际，特制定本制度。一、物资采购计划制度1。 学校采购工作在学校党支部、行政的领导下，由总务处具体实施。努力完成学校下达的物资采购任务，保证学校教育教学需求。2。 如需采购物资需提前两周填写物资购置申请表，送交总务处汇总、做出预算报校长审批，校长签署后执行。3. 由于特殊情况(如设施突然损坏，有急需修复等)必须及时采购的物资要提出应急采购计划。4。 凡采购物资需科室负责人批准，主管

2、领导审核，校长审批方能执行。5. 总务处负责人及时组织相关人员严格按计划要求进行物资采购.二、物资采购制度1. 各类物资原则上由总务处统一组织采购，需入库登记后方可领发。2. 专业性较强的仪器设备和材料需请示上级有关部门派专业人员协同学校进行采购.3。 总务处必须严格按已审批计划的各项要求采购物资.4。 财务室严格按照程序办理采购报账手续。三、物资采购要求1. 采购前应对供应商的物品质量、价格进行综合评定,根据采购清单要求选择供应商.2。 所有采购均需二人或二人以上进行。3。 建立采购物品入库、出库登记制度.四、物资采购票据要求,所有发票必须是正规票据.1. 1000元以内，可以现金支付。2.

3、 采购物资在1000元以上，实行转账支付.集团采购中心管理制度一、采购原则：1、询价、比价、议价为原则；2、采购以“货比三家”为原则；（利用竞争竞价，谋求低成本购入）；3、零星采购，二家以上同价的，以名牌或殷实供应商为原则;（依据相关部门的物资采购计划；任何零星、分散、紧急、无计划的采购都会增加采购成本,并且不能确保所需物资适时性价比）;4、特殊材料、器材、工具,由专业人士确定为原则；5、材料采购以一物一单,以现货为原则；6、评标议价：对采购当中的厂商报价及投标组织相关议价评标人员组成议价评标小组,其成员应为：本次采购经办人，采购部主管，分管领导，财务部，相关服务部门,必要时可需邀请公司领导一

4、起加入本小组；（1）、零星采购：1-5000，1000元以下，采购部根据相关部门提供的信息并对采购价格向分管领导汇报，在得到同意后可以向财务借支现金, 1000-5000元,尽量使用银行转帐，如确实不能转帐的，应与部门主管和财务主管沟通并得到认可后才可借支现金或转帐支票后自行安排采购人员完成工作，待工作完成后应及时报销、核帐；(2）、紧急采购： 10000元以下尽量使用银行转帐,如确实有困难,应与部门负责人、分管领导和财务沟通并得到认可后才可以临时借支现金或转帐支票，在完成工作后尽快报销、核帐；但紧急采购的工作比例不得超过整个采购工作的10%；(3)、常规采购:5000100000元,对各个厂

5、商的报价进行综合整理，做到有可比性,将相关信息资料整理完成后召集采购小组成员进行议价工作，并做好小组工作记录，相关部门应根据相关进度合理安排材料进场时间，提前向采购部门提交有效的书面采购计划；（4）、大宗采购：100000元以上，除要遵守（3)条款外，应要求各个厂商对最终报价进行统一格式的封闭式投标,在议价小组会议上公开拆封，并约请公司权限领导参加；相关部门应根据所需采购物品的具体情况提前10-60个工作日向采购部门提交有效的书面申购计划。二、采购工作流程：1、供应商资格审察（审查明细如下）,品牌选定（附：行业标准)；供应商审查资料明细：公司简介、营业执照、税务登记、法人委托书、质量管理体系认

6、证书、信用等级等；供应商授权书、安装维修（资质）证书；近期承接的工程项目或供货成交的最大的合同文本（参考）；2、采购清单：由相关部门（专业人员）提供估算（进口、国产品等），品牌、技术参数、规格型号、品质要求、采购到位的时间、数量；采购询价中由相关部门提供技术支持,采购签约时的技术小签;3、采购部对采购的物资询价，按申购部门需求时间，按时完成采购任务；询价过程中对材质、品牌、技术要求等信息及时反馈于相关部门，以获得专业人员的技术支持；4、采购制度应过程检查，过程监督，及时纠错;5、采购人员常对供应商与生产企业，以及市场状况进行调查研究,并把各种调研结果记录下来，汇编成册；并由一线人员及时记录产品

7、市场的价格变动情况，使采购与谈判更富有计划性;6、部门设立订购台账；并依靠台账，对整个采购过程，包括申购、预算、采购、入库等过程进行(电子档）管理；提高成本意识，杜绝一切浪费与不当消耗；7、合同文本的制作与流转：草拟的合同（用款申请），以流转形式请相关部门对技术参数要求予以修正（相关部门审核），公司主管领导签字确认；8、合同文本相关部门流转会审程序；合同经总经理室批准，盖章生效后，申请支付款项报财务审核；9、相关部门与采购部的工作基本流程如下：（1）任务接收;物资申请人物资申请人部门经理权限领导采购部门经理采购经办人;(2）采购工作处理：采购经办人采购部门经理权限领导权限总经理;（3）合同审核

8、流程：合同起草人（采购经办人）采购申请人部门经理合同起草人部门经理合同起草人权限领导财务公司权限领导合同起草人（根据各部门意见修改后交由权限领导签字)印章管理员（盖章）档案室（存档)；(4）采购资金申请流程：采购经办人采购申请人部门经理采购经办人部门经理采购经办人权限领导财务公司权限领导财务；（5）一般费用报销流程（需与公司财务制度及想融合）：费用报销人部门经理报销人权限领导财务公司权限领导财务。三、付款方式：1、按照合同的约定预付货款；2、按合同约定、并结合实际情况的进度付款、验收合格付款、尾款（银行履约保函）; 3、质保金；4、将货物采购(用款）申请单、发票、入库单、采购合同一并交财务部核

9、对审核，并办理报销或结算手续；5、对财务付款跟催(备份付款记录、明细）；中期付款过程核对，至质保金付清。四、物资验收:1、封样验收、货到验收；2、商检、质检报告（质保函、合格证、检验报告、验收签字单、进口报关单、原产地证书等)；3、验收方法：封样物比照;送货单与物品的品牌、型号规格、单价、数量、外包装等比照;申购部门验收、施工方验收、现场监理验收、技术部门工程师验收、采购部验收；共同验收签字；交付或入库（办理相关的入库手续）；4、做好采购档案及付款进度的工作。五、资料管理：本部门对所有工作资料（纸面、电子）进行专人统一管理，这样可以避免在本部门人员发生职务变动时方便工作交接及避免信息流失,建议

10、由专人建立专门的文件夹，如下:1、联系函：（1）采购申请,即相关部门需要采购部进行物资采购的申请凭证;（2）内部业务，即相关部门需要采购部对相关物资的价格、品牌等提供工作协作的联系函； （3)外部业务，即相关业务单位在与本部门之间发生业务时的工作联系函;2、票据：对本部门所涉及的发票、收货单、入库单、出库单等进行统一存档,如部分票据(如发票等）原件需要移交相关部门时，本部门应该保留其复印件； 3、资料：（1）检验资料：对各种物资的相关商检、质检报告（质保函、合格证、检验报告、验收签字单、进口报关单、原产地证书等）进行统一管理；(2）厂商及物品资料：对各种物质的厂商资质文件及物质说明等按照其经营

11、种类归类建档（联系人、联系方式、经营地址、经营范围等）。六、供应商管理：1、根据公司采购工作内容建立完善的供应商体系；2、对各供应单位的综合性价比进行定期评估，符合条件的则根据其实际情况确定主要合作单位、一般合作单位及备选合作单位；3、同一系列物资必须有同时具有主要合作单位、一般合作单位及备选合作单位，这样 可以避免个别单位发生特殊情况时无法合作或者不能良好合作时而影响采购计划;4、对供应单位提出的意见和建议即使处理，树立和维护我公司良好的企业形象。七、部门人员安排：1、具体工作采取专人负责和团队合作方式相结合，即:各采购人员根据任务安排主要负责具体工作,部门同事对其所接受的工作任务提供建议和

12、意见,协助完成工作；2、所有相关信息、资料由专人（采购内勤）统一存档；3、对相关物资及物资所涉及原材料的国际、国内的期货、现货市场进行适时调查，了解行业趋势；4、熟悉本地区各物资市场及行情，并适时对其市场进行调查，了解市场具体变化情况； 5、加强本部门员工的职业操守、专业知识、团队合作、沟通能力等方面的综合培养，进一步提高员工素质。八、采购人员职业道德：1、以公司利益为己任，严禁索取礼品（财物）、收受礼品，如有收受纪念性或礼节性礼品时应及时向部门经理汇报后交由公司处理,不得私自占有； 2、采购人员在采购过程中，不能接受供应商直接或间接的带有娱乐性质的邀请,如有必要的宴会则需报请部门经理同意后方

13、可前往参加；3、采购人员是企业形象的代表，对供方人员，应当做到有礼有节，公平对待,不允许傲慢的举止，有失公允的态度；4、采购人员在与供应商交往中，杜绝任何有意或无意的泄密行为.项目采购管理制度一、目的:为规范公司的采购制度，合理调配并合理使用工程材料,保障工程项目顺利实施，特制订本制度.二、使用范围：工程项目的材料或设备的采购。三、产品的采购监督管理制度的内容：（一）工程项目所需购买的材料或设备必须是该工程设计图纸中规定的所需材料或设备。（二)招投标部在采购产品时，需通过该项目及公司工程部的核实，确认购买的材料及设备的规格、技术参数满足设计的要求后，项目部负责人及公司工程部经理在采购单上签字确

14、认。四、采购原则（一）严格执行询议价程序物品采购,必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。(二）采购计划制定制度物品采购,必须经过项目部技术负责人申请，项目部负责人同意，报公司工程部部经理、公司分管领导、总经理、董事长签字审核后制定采购计划.（三）一致性原则采购人员采购的物品必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息到公司工程部,更改采购单。（四）廉洁制度所有采购人员必须做到：1）自觉维护企业利益,努力提高采

15、购质量，降低采购成本。2）加强学习，提高认识，增强法治观念。3）廉洁自律,不能向供应商伸手。4）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。5）工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。6）努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。五、采购流程（一)供应商的选择1）供应商必须证照齐全，具有相关资质。2）对于经常使用的产品，询价小组应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录。3）在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决

16、定的因素。4）为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。（二）采购程序1）成本核算部根据项目做好预算，工程部编制材料需求计划，报招投标部；2）询价小组统筹考虑提出材料采购建议，提交给招投标部；3）招投标部根据材料情况，制订材料招标计划，上报公司分管领导及总经理审核；4）招投标部根据批复的招标计划进行招标，并将招标结果上报至公司领导批复，批复后确定中标单位；5）招投标部向财务提交资金需求计划;6)材料使用项目部组织材料组织验收及时检测，并将检测结果上报至招投标部及工程部；采购询价、综合评估、合同签订,由招投标部部协调工程部、财务共同完成

17、，报总经理审批。财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核，招投标部与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。（三)付款程序1）材料使用的项目部根据付款计划提出申请报招投标部，由财务总监、分管领导、总经理、董事长签字审核，后附合同、材料检测证明、付款明细单，交给财务部办理付款手续。无论汇款还是现金支付都要求复印存档.2)发票：付款时必须索要发票，核对发票内容是否和合同一致,并填写发票明细单，签字后交给财务部核销.六、违约处理(一）货物出现延期后，招投标部应及时通知工程部及项目部。(二)货物出现质量问题后，由工程部提出意见，报分管领导、总经理，并做紧急处理，并要求供应商换货或退货.（三）招投标部与供应商协商不成的，或造成损失的，由财务部核算损失,招投标部负责追索.追索不成,由法院裁决.七、审计监督在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中,除有工程部、成本核算部及招投标部参与外，财务部门应协助参与。财务部门主要负责价格的核查及审计。采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询.对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，将按公司有关制度处理.