常见公文写作知识.ppt

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1、第十章公文写作知识 （二）行政机关公文的分类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议记要。我们主要应用的公文 通知、通知、请示、函、示、函、报告、告、总结。总结不是行政机总结不是行政机关公文的文种，关公文的文种，但它是法定公文但它是法定公文的一种。并且我的一种。并且我们经常应用。们经常应用。一、通 知 （一）通知的含义和特点（一）通知的含义和特点 1.1.通知的含义通知的含义 通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。2.2.通知的特点通知的特点 （1）使用范围的广泛

2、性。通知适用范围的广泛性主要表现在用途广泛。大到全国性的重大活动安排，批转文件，发布规章制度，下达指示，小到机关单位内部处理日常事务，告知一般事项，都可以使用通知。（2）具有晓谕功能。通知的主要功能首先在于告知，告诉受文对象有关事项；其次是提出要求，让受文对象在知晓通知内容后，按发文者的意图去办。（3）时效性较强。所谓时效性，包含着两层意思：一是时间期限，要求办理的事情，必须在限定的时间内完成。即使是提出原则性规定的通知，也有其贯彻执行的时间限要求，受文者不能拖着不办。二是效力长短不一，有的通知因安排公务活动的具体事项而发，如开会通知，会期一到，通知也就失去了效力；而有的通知是用来部署某方面工

3、作的，在这方面工作结束以前，无论时间长短，它都是有效力的。（二）通知的分类（二）通知的分类 1.1.批示式通知批示式通知 这类通知根据用途的不同，又可以分为批转式通知、转发式通知和发布式通知三种。（1）批转式通知，用于批转下级机关的公文。如国务院于2008年6月15日发出的国务院批转发展改革委 电监会关于加强电力系统抗灾能力建设若干意见的通知等。（2）转发式通知，用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。如辽宁省人民政府办公厅2008年12月10日发出的辽宁省人民政府办公厅转发省物价局关于运用价格杠杆为经济结构调整、下岗职工再就业和启动市场服务措施的通知等。（3）发布式通知，用于发布规范性文件。如

4、盘锦市人民政府办公室关于印发的通知等。2.2.指示性通知指示性通知 对某一事项作出具体规定或对处理某一问题作出具体指示的通知。它一般都是上级机关对下级机关或所属单位下达指示时使用的。这类通知的政策性和指导性较强，如国务院2008年8月12日发出的国务院关于做好免除城市义务教育阶段学生学杂费工作的通知，要求下级机关认真贯彻执行。3.3.事务性通知事务性通知 用于安排一般具体事务的通知。如调整机构、启用印章、变更作息时间、安排节假日值班等。如关于2010年下半年节假日时间安排的通知。4.4.会议通知会议通知 各机关单位用以发出召开会议的通知。如铁岭市保密办的关于召开保密工作协作组会议的通知。5.5

5、.任免通知任免通知 上级机关任免下级机关的领导人员，或上级机关的有关任免事项需要下级机关知晓时所发出的通知。如铁岭市人民政府发出的铁岭市人民政府关于曾科等同志职务任免的通知等。三、通知的写法三、通知的写法 通知一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。因通知一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。因各种类型的通知写法不尽一致，现分述如下：各种类型的通知写法不尽一致，现分述如下：1.1.批示性通知批示性通知 （1）标题。批示性通知包括批转式、转发式、发布式通知三种。批示性通知的标题要求有完整的三项内容，即发文机关、事由和文种构成。在具体拟制批示性通知标题时应注意以下几个方面的问题。批示性通

6、知中的批转式、转发式通知的标题，应标明被批转、转发公文的制发机关。如国务院办公厅转发财政部关于控制行政经费问题报告的通知，即国务院办公厅在转发文件时将该文的制发机关“财政部”填加到标题中来。关于批示式通知标题中介词“关于”的使用。比较常见的处理办法是：只留一个介词“关于”。在“批转”、“转发”的原文件标题中有“关于”的，在标题的“批转”与“转发”前边，应省略“关于”，如国务院批转农业部关于稳定和完善土地承包关系意见的通知；原标题中没有“关于”的，则要在标题中加上“关于”，如国务院办公厅关于转发国务院住房制度改革领导小组国家安居工程实施方案的通知。一般情况下，印发的文件标题很少有“关于”，所以“

7、印发”前一般都加“关于”，如国务院办公厅关于印发国家开发银行机构编制方案的通知。若被批转或被转发的公文是联合行文，原发文机关较多时，批转式、转发式通知标题中可只保留原主发机关名称，后加“等部门”三字将原发文机关概括为一个综合概念。如某“意见”是国家发展改革委、公安部、商务部共同制发的，国务院批转时可将原发文机关概括为“国家发展改革委等部门”。对层层转发即转发层次较多的公文，转发式通知标题拟制可采用“直转”的方法处理。即在转发式通知标题中，省略间接转发机关和原发文机关名称，只保留直接上级机关名称，在直接上级机关名称后加上“所转发的”四字。如完全照转，可能出现县人民政府关于转发市人民政府关于转发省

8、人民政府关于转发国务院办公厅关于转发关于（事由）的通知的通知的通知的通知，这样的标题。采用“直转”的方法处理，标题可简化为县人民政府关于转发市人民政府所转发的国务院办公厅关于（事由）的通知。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。（2）正文。批示性通知中批转式、转发式与发布式通知正文的写法略有不同。批转式和转发式通知的正文一般是二分式结构，由批转或转发对象、批示意见部分和被批转公文部分组成。批转式通知正文的开头部分一般要先表明发文机关态度（经机关同意或批准），然后点明被批转的公文发文机关和公文名称，再作出决定（现转发）；提出批示意见，通常是对被批转公文的基本精神作进一步的强调或必

9、要的被充说明，以突出被批转公文的重点或核心内容，引起批转范围的重视，更好地贯彻执行。转发式通知的正文，一般是先表明经机关同意，再表明被转发公文的发文机关、公文名称，然后根据不同情况提出“认真贯彻执行”或“按照执行”的要求；必要时，可在此基础上进一步强调被转发公文的重要性，提出更具体的执行要求。发布式通知的正文，一般写三层意思，开头说明发布的根据或目的，中间写明发布对象，最后提出执行要求；这三层意思，文面形式上往往是简单的一两句话或一段。2.2.指示性通知指示性通知 （）标题。指示性通知的标题，必须具备发文机关、事由、文种三项。如国务院关于进一步加强成品油管理的通知等。（）正文。正文一般包括缘由

10、、事项要求两个部分内容。这类通知重在指导具体工作。正文开头的部分要求有说服力，以提高认识和增强贯彻执行的自觉性。一般来说，关系重大的问题、事项、工作或者应引起高度重视的问题，缘由部分要写详细些。通常，有必要讲清某项工作或某一方面存在的问题时，则应说明纠正、解决问题的必要；如所指导或布置的是连续性（或回顾性）工作，则应回顾历史，肯定成绩，指出尚存在的问题，说明这项工作的重要性；有必要阐述形势时，应明确开展这项活动或进行某一工作的必要性。缘由部分的最后是承启语，如“现就有关事项通知如下”，引出下文“事项”部分。指示性通知正文的核心部分，是紧接缘由部分之后的“通知事项”，即布置的具体工作、作出的具体

11、指示及提出的具体要求。一般情况下，这部分包括工作指导思想、工作任务、工作原则、方法步骤、应该注意的问题等几个方面的内容，要求分条列项表述清楚、明确。3.3.事务性通知、会议通知事务性通知、会议通知 （）标题。事务性通知和会议通知的标题应是完整、规范形式。（）正文。事务性通知的正文，一般包括发文缘由、通知事项、执行要求三部分内容，因其重在周知，实际撰写时可省略发文缘由或执行要求，甚至可以只写明“通知事项”。这类通知虽然不一定要提供发文的目的、意义或根据，也不强调执行，但需要周知的事项一定要写得具体、明白。一般来说，通知开展某项具体活动或进行某项具体工作，正文应具备一般通知的结构形式。只需周知某些

12、情况或事项时，正文往往只写明“通知事项”。会议通知也是属于具体事务的通知，但正文一般要求写明会议主题（包括召开会议的机关、会议名称、会议主要内容）、会议基本安排（包括会议的时间、地点、参加会议人员、主要日程安排，及报到时间、地点等）、有关要求（包括会前报名、食宿安排、材料的准备、会场要求，有关交通事项、联系人、联系电话等）。4.4.任免通知任免通知 （）标题。任免通知的标题，应写明发文机关和被任免人员的姓名，同时任免多人职务时，标题中一般只写排列在第一位人员的姓名，后加“等同志”概括。如局关于等同志职务任免的通知。（）正文。任免通知正文分两部分，一是任免根据，二是任免决定。行文时要注意，任免决

13、定包括了任职、免职和既免又任等几种情况。要区别情况，写清被任、免职务人员的姓名和职务。任免的原因，一般不需要展开说明或发表议论，以体现通知的权威性。四、通知写作的注意事项四、通知写作的注意事项 （）准确使用文种（）准确使用文种 特别要注意批转性通知与批复的区别。批转性通知特别要注意批转性通知与批复的区别。批转性通知和批复都是针对下级来文所作的指示性下行文，但是他们和批复都是针对下级来文所作的指示性下行文，但是他们却有不同之处。批转性通知是与批转的原文作为一个复合却有不同之处。批转性通知是与批转的原文作为一个复合式文件一并发布，而批复只需在文中表述所批复的式文件一并发布，而批复只需在文中表述所批

14、复的请请示收悉，不用将请示附在批复文件之后。示收悉，不用将请示附在批复文件之后。（）通知事项必须明确具体（）通知事项必须明确具体 通知事项是通知的主体，一定要根据通知的性质、通知事项是通知的主体，一定要根据通知的性质、类别来写。如批转性通知要写清类别来写。如批转性通知要写清“批转批转”，转发性通知要，转发性通知要写清写清“转发转发”；公布性通知要写清；公布性通知要写清“印发印发”，相互不能混，相互不能混用。批转、转发、公布事项必须准确无误。会议通知、事用。批转、转发、公布事项必须准确无误。会议通知、事项通知，事项必须周全、具体、准确，否则将影响项通知，事项必须周全、具体、准确，否则将影响“通知

15、通知”的执行效力。的执行效力。（）实事求是，切实可行（）实事求是，切实可行 要求办理和执行的通知，其通知的事项应当是下级经要求办理和执行的通知，其通知的事项应当是下级经过努力可以完成的。另外，通知的时间要和执行的时间衔过努力可以完成的。另外，通知的时间要和执行的时间衔接好，通知应当及时发送，切忌接好，通知应当及时发送，切忌“马后炮马后炮”。结语：结语：特此通知。以上通知请认贯彻执行。本通知从下发之日起开始执行。注意：要一事一通知目的、事项表达一定要简练、明确二、请示二、请示 （一）请示的含义和特点（一）请示的含义和特点 1.1.请示的含义请示的含义 请示适用于向上级机关请求指示和批准。属上行文

16、，只用于下级向上级请示工作。请示应当遵循的原则：凡属机关、部门职权范围内的，并且有既定方针、政策可依循的，本机关、本部门可以解决的问题或事项，应自行处理，不必请示；本机关、本部门无权、无力、无法解决或处理的，几必须请示。实际工作中，请示的适用范围大致有4种情况：一是因职权范围所限不能解决的问题或上级明确规定经请示批准才能办理的事项；二是因特殊情况不能执行上级的统一规定和安排，需要作变通处理的；三是因方针政策的规定或依据不明确，本机关、本单位没有把握处理的新情况、新问题；四是本机关、本单位无力解决或难以解决而又亟需解决的问题和事项。2.2.请示的特点请示的特点（1）请示必须是下级向上级行文。其他

17、如平行机关、不相隶属机关之间的行文都不能用请示。（2）请示必须是自己职权范围内无法解决或无法处理的事项，行文机关既不要请示与自己职权无关的事，也不要请示本应自己处理并有条件、有可能处理的事；前者超越职权范围，会给工作带来混乱，后者则属于把矛盾上交。（3）请示要求上级必须明确表态或者批复。请示是有针对性的上行文，上级机关对下级机关呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的答复。请示一般以批复的形式或上级领导批示的方式将处理意见或结果答复原请示机关。不需上级机关“批复”的，办公部门应将领导同志的处理意见转送请示机关。（二）请示的分类（二）请示的分类 请示大体有三种：请求指示、请求解决、请求批准

18、。请示大体有三种：请求指示、请求解决、请求批准。1.1.请求指示请求指示 此类请示为就某一问题或事项请求上级机关指示该怎么办或询问政策、精神。多是下级机关、部门执行政策时有不明白之处或遇到困难、问题需要变通处理，却又不清楚政策界限、不知该怎么处理或执行，请求上级给予明确的指示意见。如：关于商业企业增值税有关问题的请示。2.2.请求解决请求解决 下级机关遇到自身人力、财力、物力无法解决的困难或问题时，请求上级机关给予帮助解决的。如：关于西丰县计量测试所改造维修办公楼所需资金的请示 3.3.请求批准请求批准 本机关、本部门关于某一问题或事项已有处理意见，但因职权所限必须请求上级机关批准、同意。这类

19、请示，主要是呈请上级认定或批准，与前两类请示有明显区别。如：关于购买车辆的请示（铁市质监201037号）。（三）请示的写法（三）请示的写法 请示一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。请示一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。1.1.标题。标题。请示的标题由发文机关名称、事由和文种构成。首先，标题应做到一题一事，指事具体。“一文一事”是请示行文的规则，因此，标题中应该避免以“和”、“及”连及两事或多事的错误；同时，标题应指事具体，即要明确请示的具体内容，不能笼统含糊。其次，请示的标题应用词准确、表意完整。一份请示到底是请求指示、请求解决还请求批准，标题中应该反映出来，让上级机关一看标

20、题就能明了请示内容。最后，请示标题应该避免出现“双请”情况，即在一个标题中出现两次“请”字，如关于请求（申请）解决扩建教学楼经费的请示，前边的“请求”应该去掉，写成关于解决扩建教学楼经费的请示请示文种本身包含了请求、申请等含义。2.2.主送机关。主送机关。原则上一份请示的主送机关只能是一个，这是由文种的性质和用途决定的。如果主送机关有两个或多个，由于没有明确的牵头部门，就容易贻误工作。或上级机关互相推诿不及时答复甚至不复，或因上级机关各有答复，出现分歧而无法执行。因此应杜绝请示的多头主送现象。对主送机关以外的有关上级机关可用“抄送”处理。3.3.正文。主要包括请示缘由、请示事项和结语等项内容。

21、正文。主要包括请示缘由、请示事项和结语等项内容。（1 1）请示缘由。）请示缘由。即正文的开头部分，需要明确“为什么请示”的问题。一般需要简要陈述情况，写明请示的原因和理由。正文的缘由部分，是上级机关作出答复的重要根据，因此，这部分在写法中要求情况真实、理由充分；同时，缘由部分也是提出请示事项的依据和立足点，如情况不真实，理由不充分，所请示事项就难以立得住，也由此降低了解决问题的可能性。尤其是请求解决的请示，缘由部分要尽量写得详尽些。缘由部分写完，一般用“现就有关问题请示如下”过渡。（2 2）请示事项。）请示事项。请示事项是正文的主体和核心部门。每个请示只能是一个事项，而且要写得具体、明确。这部

22、分主要写请示的具体内容。请求指示的，事项部分要明确提出问题和要求。请求解决的，正文主体部分则应明确提出需要上级支持、帮助或解决的具体事项，同时还应充分考虑到解决的必要性和可能性，解决的要求应提得合理、适度。请求批准的，主体部分应提供本机关、部门的具体意见、措施、方案，要避免以决断的口吻行文，对本机关的意见、措施、方案等均应表述为“拟”怎么办，而不能表述为“决定”怎么办。（3 3）请示结语。）请示结语。常另起占行。惯用的请示用语有“请予审批”、“请予批准”、“当否，请批复”等。但不能使用“以上请示如无不妥，请批转执行”或“当否，请批转”之类的呈转性用语。4 4、落款。、落款。请示的落款为请示单位

23、名称和成文日期，请示单位名称一般为加盖请示单位公章。成文日期为汉字的年、月、日。请示还应该在附注处标明联系人和联系电话，以便于上级机关与请示机关及时沟通。（四）请示写作的注意事项（四）请示写作的注意事项 1.1.要严格遵守行文规则。请示公文具有固定的行文规则，要严格遵守行文规则。请示公文具有固定的行文规则，必须严格遵守。这些规则主要包括：一文一事、只能主送一个必须严格遵守。这些规则主要包括：一文一事、只能主送一个机关、不得越级请示、不得将请示直接主送领导同志个人等。机关、不得越级请示、不得将请示直接主送领导同志个人等。2.2.严格遵循请示内容真实、理由充分的原则。内容真实，严格遵循请示内容真实

24、、理由充分的原则。内容真实，就是不能为了让上级领导批准而虚构情况或片面地讲情况、提就是不能为了让上级领导批准而虚构情况或片面地讲情况、提问题；理由充分，就是请示的原因必须讲清楚，这是上级机关问题；理由充分，就是请示的原因必须讲清楚，这是上级机关能否批复的依据。能否批复的依据。3.3.请示的语气要平实、恳切，用词准确，以事实引起上级请示的语气要平实、恳切，用词准确，以事实引起上级机关的重视。机关的重视。三、函 （一）函的含义和特点（一）函的含义和特点 1.1.函的含义。函的含义。函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函作为公文中的一种平行文种，其适用的范围相当

25、广泛。在行文方向上比较灵活，不仅可以在平行机关之间行文，还可以在不相隶属机关之间行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题外，还用于向有关主管部门请求批准事项和主管部门答复审批事项。没有版头、标题和发文字号的函，属便函，不列为正式公文。2.2.函的特点。函的特点。（1）用途的多属性。如询问或向有关主管部门请求批准，这一点与请示相似；主管部门答复有关部门请求的审批事项，与批复相似。用作答复有关部门请求的批准功能，具有指挥作用；但就与有关部门商洽工作或对某一问题的回答这一点来说，又没有指挥功能。（2）内容的单一性。函的主体内容具有单一性的特点，一份函只宜写一

26、个事项。（3）写作使用多种语气。由于行文方向不一，功能各异，因而函没有统一的语气：商洽工作用商量语气，请求对方回答问题用询问语气，答复对方问题用肯定或否定语气，需要主管部门批准用请求语气。（二）函的分类（二）函的分类 正因为函具有多属性的特点，所以它成为公文中最轻便、快捷的一个文种。实际工作中这一文种的使用频率特别高，常见的主要有以下几种类型：1.商洽函。用于平行或不相隶属机关之间商量和接洽工作，如商调工作人员、联系参观学习、商请提供帮助和支援等。这是实际工作中最常用的一类函。2.询问函。用于平行或不相隶属机关之间询问事宜或征求意见。3.告知函。用于主动告知对方某一情况或事项。这是不一定需要对

27、方答复的一类函，目的只在于让对方知悉情况及了解发文机关的意图和要求。这类函的作用及功能与通知相同。4.请批函。用于向有关业务主管部门请求批准。这类函的作用、功能与请示相近，区别在于：“函”是请示“有关主管部门”，“请示”是请示“上级机关”。请批函不具备请求指示的功能。5.复函。用于回复对方的询问函、请批函和商洽函，即对对方询问的事项、请求批准事项及商洽事项作出答复。三、函的写法三、函的写法 函一般由标题、主送机关、正文、落款等四部分组成。函一般由标题、主送机关、正文、落款等四部分组成。1.1.标题。标题。分为去函（询问函、商洽函、告知函、请批函）和复函两种标题。去函的标题由发文机关名称、事由和

28、文种构成，如辽宁省人民政府关于与国家安全生产监督管理总局共建辽宁工程技术大学的函。复函的标题由发文机关名称、事由和文种构成，标题最后的文种为“复函”。2.2.主送机关。主送机关。即受文单位，写明全称或者是标准简称，后面加冒号。3.3.正文。正文。这是函的主体部分。主要包括缘由、事项和结语三项内容。（1）缘由。概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关问题函复如下：”或“现就有关问题提出如下建议”等过渡语转入下文。（2）事项。函的事项部分内容单一，一函一事。无论是相互商洽工作、询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的

29、问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。有的公函，事项涉及的内容比较多，也可以分条列明。（3）结语。一般根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“请予函告”、“特此函复”等。有的函可以不用结束语。4.4.落款。落款。一般包括署名和成文时间两个项目内容。署名写上机关单位的名称，一般使用机关全称或标准简称，并加盖公章；成文时间用汉字写明年、月、日。四、函的写作注意事项四、函的写作注意事项 1.1.函的写作应注意与相关文种的区别，特别是要区分函的写作应注意与相关文种的区别，特别是要区分开与请示的区别。实际工作中，请批函与请示相互错用的开与请示的区别。实际

30、工作中，请批函与请示相互错用的现象比较严重。一些部门或单位总以为请求批准时使用现象比较严重。一些部门或单位总以为请求批准时使用“函函”显得随便，发文单位觉得不足以表示谦恭，会影响问显得随便，发文单位觉得不足以表示谦恭，会影响问题的解决；而受文单位似乎也嫌对方没有敬意，小看了受题的解决；而受文单位似乎也嫌对方没有敬意，小看了受文机关。这样，本该以请批函行文的，去有意用成了请示。文机关。这样，本该以请批函行文的，去有意用成了请示。另外，错用函与请示，也是分辨不清到底该用什么文种的另外，错用函与请示，也是分辨不清到底该用什么文种的原因。因此，有必要明确，必须按行文规则，根据各自的原因。因此，有必要明

31、确，必须按行文规则，根据各自的用途和功能，正确使用请批函与请示。用途和功能，正确使用请批函与请示。2.2.函的写作。还要注意行文简洁明确，用语把握分寸。函的写作。还要注意行文简洁明确，用语把握分寸。特别是平行机关之间的行文，一定要注意语气平和有礼，特别是平行机关之间的行文，一定要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维，谨小慎微。不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维，谨小慎微。至于复函，要注意行文的针对性和答复的明确性。至于复函，要注意行文的针对性和答复的明确性。3.3.函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。不少单位在处理

32、函件时，误以为它的时效性不强，于时。不少单位在处理函件时，误以为它的时效性不强，于是就缓办，有的甚至不办，这样势必会给工作造成损失。是就缓办，有的甚至不办，这样势必会给工作造成损失。所以，函虽然不像所以，函虽然不像“命令命令”、“通知通知”等文种那样具有权等文种那样具有权威性，但它是公务活动中不可或缺的文种，我们应该像对威性，但它是公务活动中不可或缺的文种，我们应该像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务活动的正常待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务活动的正常进行。进行。四、报四、报 告告 （一）报告的含义和特点（一）报告的含义和特点 1.1.报告的含义报告的含义 报告适用于向上级机关

33、汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。在日常公务活动中，经常有把报告和请示弄混的情况。行文时报告、请示不分，由于报告和请求同属上行文，结构形态相似，而有关人员对“报告”、“请示”的概念、特点、性质、适用范围等基本知识不够清楚，所以该用“请示”的用了“报告”。鉴于这种情况，有必要在这里将“报告”和“请示”作一比较。“报告”和“请示”是为数不多的上行文文种，是下级机关向上级机关呈报的公文。但是，两个文种在以下几个方面却有不同：（1）行文目的不同 “报告”的目的在于汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回答上级机关询问，以便上级机关了解本单位情况，能够有针对性地予以指导；而“请示“的目的，是为解决某一

34、问题，请求上级机关作出指示或予以批准。所以，报告是陈述性公文，请示则是呈批性公文。（2）行文时间不同 “报告”是在工作结束后或工作正在进行中行文；而“请示”则必须要在事前行文，不能先斩后奏。（3）答复的形式不同 “报告”不要求上级机关回复。而“请示”则要求上级机关及时批示或批复。2.2.报告的特点报告的特点 （1）应用范围的广泛性 报告属于上行公文，应用相当广泛。它可以用于定期或不定期地向上级机关汇报工作，反映本地区、本单位贯彻执行各项方针、政策、指示的情况，反映实际工作中遇到的问题，为上级机关制定方针、政策、或者作决策、发指示提供依；还可以用于答复上级机关的询问，使上级机关在全面掌握情况的基

35、础上，准确、有效地指导工作。（2）行文的单向性。报告是下级机关向上级机关行文，旨在为上级机关提供情况，属于单向行文，不需要受文机关答复或审批。（3 3）表达的陈述性）表达的陈述性 报告是用于汇报工作、反映情况的，上级机关能否比较全面了解下级机关的情况，并综合各下属单位的情况对全局工作作出决策，在很大程度上取决于下级机关能否适时地汇报工作，真实、全面、具体地陈述本部门、本单位贯彻执行各项方针、政策的情况。譬如某一阶段做了哪些工作，每项工作是怎样开展的，取得了哪些成绩，存在什么问题等。即使是提出建议，或者在答复上级的询问时会有一些议论文字，也是在大量陈述情况的基础上所作的适当分析，其基本表达手段仍

36、是叙述和说明。（二）报告的分类（二）报告的分类 1.1.工作报告工作报告 用于向上级机关汇报本机关工作进展情况、工作成绩、工作经验、存在的问题以及下一步工作安排和设想等。具体又包括综合性的、专项性的工作报告两种。综合性工作报告是同时汇报几方面工作的报告，内容综合、全面，总结性的特点比较明显，且多为定期汇报，如季度工作报告、年度工作报告等。专项性工作报告是汇报某一项工作的，内容单一、特定，问题集中，不定期，多是在此项工作进行中或结束时向上级机关汇报。2.2.情况报告情况报告 用于向上级机关反映社会上或本机关工作中出现和存在的有代表性、倾向性的有关情况。情况报告重在“反映情况”，不局限于具体工作，

37、不局限于本机关情况，这是它与工作报告的区别。情况报告所反映的一般是重大情况、特殊情况或者新动向，旨在引起上级机关的注意，以便上级机关及时采取措施，指导工作。这类报告应对情况作出分析，必要时应有针对性地提出意见或建议，但报告所提出的建议和意见，必须是原则性的。3.3.回复报告回复报告 用于答复上级机关的询问。即根据上级机关的询问和要求所作的答复。从内容看，回复报告或汇报工作，或报告情况，也属于工作报告或情况报告。我们在这里单列“回复报告”一类，是考虑到它具有被动行文的特点，是上级机关先有询问或要求。4.4.递送报告递送报告 用于向上级机关递送文件、物件的报告，是报告中最简单的一类。(三三)报告的

38、写法报告的写法 报告一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。报告一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。1.1.标题和主送机关标题和主送机关 报告的标题应是完整规范形式的，即由发文机关、事由、文种构成。报告的主送机关与请示的主送机关一样，只能是一个，需同时报送其他上级机关时可采用抄送方式。2.2.正文正文 报告正文多由报告缘由、报告内容、报告结语组成。（1）报告缘由，是正文的开头部分。通常是说明报告的目的、原因，概括报告的基本内容或基本情况，一般都比较简短。缘由部分的结尾是惯用过渡语，工作报告和情况报告常以“现将有关情况报告如下”引出下文，回复报告的过渡惯用语则应针对上级的询问或要求。

39、（2）报告内容，是各类报告正文的主体部分。我们重点介绍一下工作报告、情况报告的写法。工作报告的正文主体，一般包括四个层次的内容，其结构顺序为：基本情况概述主要工作及其成绩、经验及做法存在的问题今后的工作安排意见或打算。实际写作过程中，第一个层次即主要工作情况的概括叙述，也有上移到“报告缘由”部分的。工作成绩比较突出时，第二层次应写得详细、具体一些；工作中存在的困难或问题比较突出，尤其是失误比较严重时，则应详写第三层次，并对产生问题的原因作出分析。有些工作报告的正文是以所做的几项或几个方面的工作为线索分条列项表述的，这时应注意每一条项中一般也应包括基本情况、成绩及具体做法等；至于存在的问题和今后

40、的打算两个层次，则大都在条项表述完成以后总起来写，不分散在每一条项中。工作报告，其内容的侧重点应是所做的主要工作、今后的打算。成绩、经验和存在的问题则视实际情况而定，有成绩和经验，应很好地总结；有问题、困难或失误，应毫不隐瞒地提出来。(四四)报告写作的注意事项报告写作的注意事项 （1 1）材料要真实。向上级机关汇报工作应该本着实事求是）材料要真实。向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实的态度，如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能报喜不报报忧，也不能夸大和虚构。上报的公文地反映，不能报喜不报报忧，也不能夸大和虚构。上报的公文

41、应该在调查研究，全面掌握本单位情况的基础上撰写。应该在调查研究，全面掌握本单位情况的基础上撰写。（2 2）除综合性的报告外，都要遵守一文一事的原则。一份）除综合性的报告外，都要遵守一文一事的原则。一份报告应只报告一项或一个方面工作的进行情况，尤其是专项报报告应只报告一项或一个方面工作的进行情况，尤其是专项报告更应做到专文专用。告更应做到专文专用。（3 3）严格使用文种，尤其应当注意不要与请示混用。报告）严格使用文种，尤其应当注意不要与请示混用。报告事项不得夹带请求事项，否则会因事项不得夹带请求事项，否则会因“报告报告”不需批示或批复，不需批示或批复，而影响请示事项的处理和解决。而影响请示事项的

42、处理和解决。五、总五、总 结结 （一）总结的含义。（一）总结的含义。总结是国家机关、企事业单位、社会团体等通过对过去一阶段工作的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识，用以指导今后工作的一种常用公文。（二）总结的分类。（二）总结的分类。按内容分，可分为综合性总结和专题性总结。按时限分，可分为全过程和阶段性总结。按功用分，可分为汇报工作总结和推广经验的总结。按范围分，可分为单位总结和个人总结。（三）总结的写法。（三）总结的写法。总结通常有标题、正文、落款三部分内容。标题，标题即总结名称。常见标题有三种：一是由单位名称、时限、总结事由和文种构成，如省林业厅2008年林业工作总结。二是由总结主要

43、内容或主要观点概括而成。此种标题不标明“总结“字样，如技术开发的关键是人才开发。三是由正副题组成。正题概括总结的主要内容和基本观点，副题标明单位名称、时限和文种。如坚持党的领导，促进文艺繁荣 市2006年文艺工作总结。正文，一般包括三个方面的内容：基本情况。这一部分的写作应提纲挈领，简明精练，使读者对整个工作情况先有一个大概的了解，如：扼要交代工作进行的时间和背景，说明环境和基础条件及完成任务的总体情况；提炼出主要体会，对总结的主要精神和中心内容作必要提示；说明总结的动因及其必要性。主要做法和经验。这一部分是总结的重点。总结成绩经验。做了哪些工作，采取了哪些步骤、方法和措施，取得了哪些成绩，还

44、存在哪些差距和不足。今后努力方向。结合前面所总结的经验教训及查找的差距，提出今后工作的改进意见和初步设想，从而明确努力的方向。落款写在文尾处。（四）总结的使用。（四）总结的使用。总结一般不用正式文件发布，有一些部门或单位以正式文件印发的，需用“通知”为载体。总结上报给上级部门时，多将标题改为关于报送总结的报告，以正式文件发出。与计划同时报送也需以“报告”为载体，如关于报送2008年全省农业工作上半年总结和下半年工作计划的报告。例文2008年全国春运工作总结(引自国家发展改革委关于印发2008年全国春运工作总结的通知，发改运行2008844号)2008年全国春运工作年全国春运工作总结 在党中央、

45、国务院的正确领导下，各地人民政府和国务院有关部门精心组织，团结协作，克服雨雪冰冻恶劣天气带来的不利影响，圆满完成了2008年的春运工作。今年春运从1月23日开始至3月2日结束，共计40天，初步统计，全国共完成旅客运量22.42亿人次，同比下降0.5%，其中，铁路1.74亿人次，增长9.5%(铁路45天计运送旅客1.96亿人次，增长11.8%)；道路20.17亿人次，减少1.6%；水运2878万人次，增长0.6%；民航2160万人次，增长8%。今年春运有以下主要特点：一是受南方雨雪冰冻灾害影响，春运工作面临前所未有的困难。(原文略)二是铁路客运出现两头高、中间低的现象，且高峰持续时间长，客运压力

46、明显增大。(原文略)三是继续实行标价不上浮、不加成的政策，但通过采取各种补贴措施，基本调动了运输企业的积极性。(原文略)总结今年的春运工作，各地区、各部门主要完成了以下几方面的工作：一、保交通，为春运创造基本条件。(原文略)二、领导高度重视，形成工作合力，确保春运有序进行。(原文略)三、优先满足客运需求，突击抢运电煤和救灾物资。(原文略)回顾今年的春运工作，在取得成绩的同时，也存在一些问题 各地区、各部门要认真总结经验教训，积极寻求解决问题的办法和措施，特别是提高特殊情况下的应急反应能力，为今后的春运工作打下良好的基础，确保广大人民群众春节期间能够平安返乡顺利出行。中华人民共和国发展和改革委员会 二八年二月二十五日