文书的形成、处理与归档.ppt

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1、第四章 文书的形成、处理与归档 第一节 文书的形成 第二节 文书的处理 第三节 文书的整理与归档第一节 文书的形成一、基本理论（一）客观反映与实用性的原理反映论是文书形成的理论基础注重实用是文书形成的根本目的（二）美观与方便处理的原则美观是文书形成的必然要求方便阅读、方便处理是文书形成的“应用”体现（三）约定俗成与时代性原理约定俗成、保证通行是文书形成必须遵循的规律时代性是文书形成的必然趋势关于修建地下消火栓的请示 某某市工商局：我公司某某冷库，系地区性重点仓库，其建筑面积*平方米，可以储存物资*千吨，价值*万元。但多年来，冷库的防火设施十分简陋，器材严重不足，库内仅有一处消火栓，且由于年久失

2、修，水压低，达不到喷射要求。如果发生火灾，其后果将难以设想。从去年以来，市/区有关防火部门曾多次检查，提出增建消火栓的建议，因缺少资金，一直无能为力。为此，我们以为这个重点库区的消防建设是必须进行的。妥否，请速答复。*食品公司 *年*月*日 二、文书形成的要素及步骤 一、文书形成的要素：主题材料结构语言主题确定：文书主题一般有三种含义：文书的作者在文中对客观事物所持的基本看法、观点。如：调查报告、情况报告、工作总结等。文书的作者对收文一方提出的基本要求和基本主张。如：决定、指示、通知等。以上两点均有之。如通报、批复、决定等。确立主题的依据：行文的目的要求党和国家的路线、方针政策和上级指示精神处

3、理事务和社会交往的客观要求事物的共同特征和发展规律文书主题的要求主题提炼过程中的要求：要反映事物的本质要正确和恰如其分主题要新颖主题表达过程中要达到的要求：主题集中主题清晰明确主题前后一致主题露而不藏材料选用：文书中材料的摄取大致有三种情况:较多的摄取材料较少的摄取材料完全不用材料文书选材的标准：真实新颖典型系统切旨结构安排：文书的结构包括三个方面的内容：文书外部格式，即外在的各组成部分。文书的谋篇布局，即正文材料的安排顺序。文书的逻辑结构。结构的方法：基本的逻辑方法:综合分析综合。分层、分段中的分类与归类方法归纳层段主旨的方法观点句的形成。语言表达：公文语言的要求：健康纯洁无错话严谨庄重无虚

4、话简明扼要无废话鲜明生动无套话真实客观无假话充实丰满无空话健康纯洁无错话：要重视字词的规范化不乱造简化字、简化词要合乎语法合乎逻辑成分残缺、搭配不当、位置颠倒、指代不明、不合逻辑、结构杂糅严谨庄重无虚话：严谨庄重“本单位门前严禁停放自行车，违者一律放气”明辨词义、恰当运用 当前经济领域中的严重犯罪活动，已经和已经和正在正在腐蚀腐蚀我们的干部队伍，损害损害我们的党、政府、军队的肌体和国家的信誉，毒化毒化人们的思想，污染污染社会风气，破坏破坏经济建设，妨碍妨碍对外开放和对内搞活经济政策的正确执行，影响影响社会安定。简明扼要无废话：当前全县工业园低万紫千红、百花争艳，县人民政府希望工业战线广大职工借

5、这股强劲的东风，象园丁一样，开动脑筋、群策群力，辛勤的耕耘我县的工业园地，努力工作，力争超额完成今年全县工业生产任务。当前，全县工业蓬勃发展，县人们政府希望工业战线广大职工群策群力，力争超额完成今年全县工业生产任务。鲜明生动无套话：如总结：开场白成绩与收获问题与缺点结尾真实客观无假话：内容不真实的不写材料没落实的不写没有了解清楚的不写充实丰满无空话：充实：言之有物丰满：言之有据公文语言的特点：谈话率领恰巧沉默人民宾客、来宾挑剔头颅、头部大家诞辰父亲摆谈、摆龙门阵带领正好不吭声儿百姓、老百姓、全国人民客人挑刺儿脑袋、脑壳大伙儿生日爸爸、爹、大大适当运用文言词语，注意：要用表现力强，有生命力的文言

6、词语。思想陈旧，封建等级色彩浓的君子、小人、圣明等已不能再用。要正确了解所用文言词语的含义，不要用错。如：各兄弟单位认为该公司的这种办文有利于提高公文质量，于是纷纷效尤使之在全局内得到推广。专用语：开头用语：近查、电悉、函悉、请示悉等缘由用语：为了、遵照、根据等经办用语：经、业经、已经等承转用语：据此、为此等祈请用语：请求、期望、盼予等结尾用语：特此公布、此复、敬请周知等二、文书形成的步骤（一）、文书形成的准备思想准备内容材料的准备（二）、拟定提纲（三）、草拟初稿（四）、征求意见（五）、反复修改（六）、誊抄文稿（七）、确定标印第二节 文书的处理 一、行文制度是指机关与机关之间的行文必须遵守的行

7、文准则和规定。包括行文关系、行文方式和行文规则三个方面。二、行文关系（一）隶属关系（二）非隶属关系三、行文方式（一）下行文1、逐级下行文2、多级下行文3、直达基层组织和群众的行文（二）上行文1、逐级上行文2、多级上行文3、越级上行文（三）平行文四、严格遵守行文规则（一）行文应当确有必要，注重实效（二）不能越级行文（三）政府各部门行文（四）联合行文（五）协商一致的原则（六）重要行文的抄送（七）请示、意见报告的注意事项（八）受双重领导的机关行文（一）在国家行政机关公文处理办法中的规定第十三条：制发文件应从实际需要出发，内容已被综合文件包含的不再制发文件；可以用电话或其他方式解决问题的不发文件；能发

8、短文件解决问题的不发长文件；可发可不发的文件坚决不发，内容相同或相似的文件可适当合并（二）在办法中的规定第十四十八条：行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告；属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理（三）在办法中的规定政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题，审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文(四）在办法中的规定第十六条和十七条规定：有隶属关系的机关之间不能联合行文；政府办公厅（室）与同级政府各部门在一般情况不能联合行文；应严格控制联合行文单

9、位的数量；政府各部门与各类协会、学会、联合会、研究会、基金会、联谊会、促进会、商会等社会团体联合行文要谨慎（五）在办法中的规定第十九条：部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销（六）在办法中的规定第二十条规定：向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关（七）在办法中的规定第二十一条、二十二条的规定：请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。报告不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。（八）在办法中的规定受双重领导

10、的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送另一上级机关五、文书处理程序的概念文书处理程序是指文件在机关内部运转处理所必须经过的一系列环节。六、文书处理程序的特点确定性连续性规范性：工作内容规范 工作方向规范 工作方式规范七、收文处理程序签收登记审核拟办批办承办催办注办登记方法党政两大系统（中共中央文件与国务院文件、省委文件与省政府文件等）发文机关的级别（下级机关来文、平级及不相隶属机关来文等）登记形式簿册式登记联单式登记卡片式登记审核重点：收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。是否由本机关办理是否符合行文规则文种使用、

11、公文格式是否规范涉及其他部门或地区职权的事项是否已经协商、会签拟办：由文秘部门负责人担任。拟办特点：参考性、差异性和概括性。拟办意见要填写在文件办理单中“拟办意见”栏内，并签注拟办人的姓名及拟办日期。批办：是指机关单位领导人将来文和附送来的拟办意见审阅后，对文件如何办理、办理原则和办理过程中应注意的问题做出最后决定，并在文件办理单上加以指示或批示的环节。承办内容：办事：办事：明确承办人，由专人负责明确承办人，由专人负责领会领导批办精神，严格按照领导意图落实工作领会领导批办精神，严格按照领导意图落实工作注意协调一致注意协调一致办文：办文：认真领会拟办批办意见，据此回文认真领会拟办批办意见，据此回

12、文联合复文时，要会签后再报请机关领导审批联合复文时，要会签后再报请机关领导审批内容涉及以前的收文或材料的，要查找参考内容涉及以前的收文或材料的，要查找参考催办：按照文件办理时限，秘书部门对承办工作进行检查和催促，防止文件处理的漏办和延误。文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。注办：对公文的承办情况和结果，由经办人在公文处理单上所做的简要说明。一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。需要办理复文的文件办完后要注明“已复文”并注上复文的日期和文号。用口头或电话答复的要注明时间、地点、接话人、主要内容等，并由承办人签字。不需复文的文件要

13、注明“已办、已阅、已摘记”等字样八、发文处理程序草拟审核签发复核缮印（校对）用印登记分发办法规定：符合国家法律、法规及其他相关规定。符合国家法律、法规及其他相关规定。情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨等。情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨等。公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。主送机关的行文关系确定。拟制紧急公文，应当体现紧急程度，根据实际需要确拟制紧急公文，应当体现紧急程度，根据实际需要确定紧急程度。定紧急程度。人名、地名、数字、引文准确。人名、地名、数字、引文准确。结构层次序数，一、（一）、结构层次序数

14、，一、（一）、1 1、（、（1 1）。）。使用国家法定计量单位。使用国家法定计量单位。文内使用非规范化简称时，应当先用全称并注明简称。文内使用非规范化简称时，应当先用全称并注明简称。公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中做词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中做为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。审核重点：文秘部门的审核要把好“三关”即行文关、政策关和文字关。第一、是否确需行文。第二、行文方式是否妥当。文稿制发的名义是否合适；是否需

15、要提交一定的会议讨论或经过上级或有关机关的批准；是否与有关部门、地区协商或会签。第三、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。第四、公文格式是否符合要求。第五、文稿的文字表述、标点符号、文稿段落等等。签发：是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后审定后，在发文稿纸上签署批准发文意见，并注明自己的姓名和日期的环节。以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。部门拟稿，机关名义发文，应先由部门负责人审稿和文秘部门负责人审核，再交领导签发；以部门名义发文，由部门负责人签发。与其他机关单位联合发文，

16、应与有关单位会签。经会议通过的发文，由会议主持人或秘书长签发；机关单位内部会议通过的，可由正职或副职领导人或办公厅（室）主任签发。复核的重点：公文在正式印制前，文秘部门对其进行的复查审核：第一、审批、签发手续是否完备第二、附件材料是否齐全第三、格式是否统一、规范缮印注意事项：必须忠实于经过审核签发的定稿用纸、格式、印刷要符合办法中的相关规定缮印过程中要注意保密如有必要可建立缮印登记制度注：缮印过程中的校对 初校与复校结合、以定稿为依据、校改时文字要牵出版心。用印的注意事项：用印必须经有关负责人批准，并由掌管机关印章的专门人员经手进行用印文件的制发机关必须与印面一致，用印文件的内容必须与签发的定

17、稿相符，否则不得用印用印时，印面要端正清晰，用印位置正确根据发文的印数核实用印的份数。登记：文件用印之后封发之前，对文件主要内容进行登记检查的环节。发文登记一般使用簿册式。内部发文供内部使用的发文登记簿内部发文发往外部使用的送文登记簿第三节 文书整理归档一、文书整理归档含义 是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒、归档的过程。归整的文书必须是办理完毕的：领导指导性文书，对发文机关来说，在文件发出前就可以将定稿和存本随即归整。不必复文的收文，经有关负责人阅批或传阅后，即可归整。询问答复性文书，一来一往了

18、事的，也可随即归整。重大问题中的小问题已解决的，随即归整。以“件”为单位的整理，有四种情况：一是以“自然件”为一件；二是文件存本和定稿，正文与附件，原件与复制件为一件；三是报表、名册、图册等为一件；四是来文与复文合为一件；二、文书整理归档工作的改革 2000.12.6归档文件整理规则（一）以“件”取代“卷”以客观标准取代主观标准更加符合文书整理的基本原则文书整理更简便易行和具有确定性有利于整理手段的现代化（二）以“案盒”取代“案卷”方便文书档案的借阅和查找方便档案的复制和保密简化了装订手续使文书工作和档案工作统一起来三、文书整理归档的范围（一）应该整理归档的文件材料 1、上级机关来文2、本机关

19、文件3、下级机关来文4、同级或非隶属机关的来文5、其他文件（二）无需整理归档的文件材料 1、重份文件2、未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿3、事务性的、临时性的、没有查考价值的文件材料4、与本机关或本部门主管业务无关的文件及非隶属的机关送来的参考性的文件5、内容被其他文件包括了的文件材料6、一般机关来往发文的信封四、文书整理归档的基本原则1、遵循文件形成的客观规律2、保持文件之间的有机联系3、区分文书的不同价值4、便于保管和查找利用整理归档的文书材料的保管期限界定：凡是记载和反映本机关的主要职能活动和羁绊历史面貌的，具有长远查考价值的文件，列为永久保管。凡是在相当长的时期内本机关进行工作、总

20、结经验需要查考的文件，应划为长期保管（16至50年）其他一些只在比较短的时期内本机关需要查考的文件，作为短期保管（1至15年）2006.12月，档案局8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。附件：文书档案保管期限表永久保管的文书档案分为八类：本机关制定的法规政策性文件材料本机关召开重要会议、举办重要活动等形成的主要文件材料本机关职能活动中形成的重要业务文件材料本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复和批示等本机关的机构演变、人事任免等文件材料本机关房屋买卖、土地征用、重要合同协议等上级机关制发的属于本机关主管

21、业务的重要文件材料同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等定期保管的文书档案分为九类：本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料本机关召开会议、举办活动形成的一般性文件材料本机关人事管理工作形成的一般性文件材料本机关一般性事务管理文件材料本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结等上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等下级机关报送的年度或年度以上计划、总结等五、文书整理归档的方法和步骤 一、编制分类方

22、案目录（保管期限、组织机构、问题）二、初步整理（及时收集、定期检查）三、系统整理（确定案盒内的文书：检查调整、文件排列、文件编号。填写案盒事项：文件目录表、备考表、案盒封面、盒脊）四、归档检查调整：检查归类的文件是否齐全，剔除重份的、不需要归档和没有保存价值的文件；检查该案盒内的文件是否符合保管期限；检查归类是否合理，是否相同事由的文件集中排列；是否以“件”为单位；检查盒内文件数量是否适宜等。案盒内文件的排列：按事由结合时间排列。时间早的排先，时间晚的排后。按事由结合重要程度排列成套性文件可集中排列，如会议文件，统一报表等。短期内保管的文件可按办理完毕后归档的先后顺序排列文件编号以归档章的形式在每件文件首页上端注明：归档章的必备项目：全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号归档：归档范围归档时间：文书部门或相关的业务部门，一般应在第二年的上半年向档案室移交全部案盒档案。归档质量要求应归档的文件材料收集齐全、完整。按照文件之间的有机联系和保存价值，科学地整理归档编制移交目录，至少一式两份；交接双方经过清点案盒，履行签字手续。