会计档案归档与整理.doc

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1、会计档案归档与整理（2009年2月） 一、会计档案得概念什么就是会计档案？会计档案就是指会计凭证、会计账簿与财务报告等会计核算专业材料，就是记录与反映单位经济业务得重要史料与证据。会计核算就是对会计对象进行连续、系统、完整得记录与计算。一个年度会计核算工作结束，它所产生得材料凭证、账簿与财务报告即就是会计档案。痺弪埙愴纲哙邊。 需要注意得就是：会计部门形成得材料很多，只有会计专业核算材料才就是会计档案。财会部门经办得有关财会工作得方针、政策、制度、预算、预算指标、计划、工作总结、报告以及来往文书都不属于会计档案得归档范围，应按照文书档案管理办法执行。倀审蓠疗瀘負鸢。二、会计档案得收集范围：1、

2、会计凭证：用来记录经济业务，明确经济责任，作为经济依据得书面证明文书。包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其她会计凭证。禿湞鳝蛴闷魯鹊。 2、会计账簿：由固定格式账页所组成，以会计凭证为依据，全面系统科学地记录与反映各项经济业务得会计簿籍。包括：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、各种辅助账簿、其她会计账簿。辈尽胪呐镂澩释。 3、财务会计报告：用统一得货币计量单位，以账簿记录为主要依据，按规定得表格形式，定期总括地反映核算单位在一定时期经济活动与财务状况得报告文件。包括：月度、季度、年度财务报告，包括会计报告、附表、附注及文字说明，其她财务报告。桢顺鷂矶养輜澱。4、其她：会计档案移交清册、会计

3、档案保管清册、会计档案销毁清册。 三、会计档案得整理： 会计档案得整理工作，就就是将零散得与需要进一步条理化得会计文件，通过科学得分类、组合、立卷、排列与编目，组成一个有序得过程。依照会计工作得基本环节，进行科学得分类整理。闊謁连档懑跡诱。同一全宗得会计档案应按年度分开整理，不应跨年度，对跨年度得决算报表等，可放入针对内容年度里。 归档文件材料得收集要完整齐全，有头有尾。对打印输出得会计档案，财务主管要签字、盖章。（一）会计档案得分类行政事业单位得会计档案一般分为会计凭证、会计账簿、会计报表及其它类。 （二）会计档案得整理、编号（以历下区档案局为例） 1、会计凭证得整理、编号首先将散装凭证按月

4、份或会计科目装订成册，并加封角、封面填写齐全。一册凭证作为一个保管单位，按时间顺序排列，用4位阿拉伯数字编制大流水册号，将编号用卷签（双格口取纸一半）贴在每册凭证脊背底边处，并在每册凭证封面右上角加盖数码章。賧跞園鲔龕颌鯗。保管期限为短期 档号编制：以每册为单位编制，全宗号-目录号-册号，如：0020-005-0048。0020为全宗号，005为目录号，0048为册号。（档号为目录检索使用）擔狈鯪癉号铆樓。装盒：按时间顺序装盒。凭证盒封面填写要求：名称济南市历下区档案局时间200801-200805册数5保管期限短期编号0048-0052（名称部分盖单位名称章，时间、册数、保管期限、编号全部盖

5、章，编号为盒内起止册号。） 以盒为单位编制大流水盒号，在盒脊下方贴兰色三格口取纸。第一行：全宗号目录号；第二行：册号（起止号）；第三行：盒号（四位数），填写居中：猙丽璽別芗費鶇。00200050072-00780020 建立检索工具：按册编制案卷目录，输入档案管理软件。2、会计账簿得整理、编号账簿得整理：会计账簿原则上保持原有基础，一本账作为一个保管单位。账簿在启用时，要在第一页前面填写“经管人员一览表”与“账户目录”。账簿分固定式与活页式归档整理。固定式账簿保留空白页，但空白页不编页码；活页式账簿拆去空白页，编写页码，加备考表，装订成册。簡溃蕕现硤潍黃。编写页数：以每册为单位，用铅笔对有效得

6、页面编写；正面编在右上角，反面编在左上角。账簿保管期限为长期。账簿排列、编号：按账簿得自然形成规律，依时间顺序排列，用4位阿拉伯数字编制大流水册号，将编号用卷签（口取纸一半）贴在每册正面右上角。騮轉滨诨睞趕苹。档号编制：以每册为单位编制，全宗号-目录号-案卷号（册号）（例如：0020-004-0072）装盒：时间顺序装盒并编写卷内目录、备考表。以盒为单位编制大流水盒号，并将盒号用数码章盖在盒脊得最下方。会计档案盒得盒面盖单位名称章； 盒脊填写：年 度：2008全宗号：0020目录号：004案卷号：0072-0078保管期限：长期 0012（盒号）（填写内容全部盖章，案卷号为盒内账簿起止册号。）

7、 编制检索工具：按册编制案卷目录，输入档案管理软件。3、财务会计报告得组卷、编号会计报表分类组卷：以案卷为保管单位，年报为永久、四季度报表在没有年报得情况下为永久（有单独年报时，为短期），其她季、月报表为短期。年报要单独整理立卷，季报与月报可根据张数得多少，立成一卷或数卷。骝擻焕赓诵愠獲。编制页号：以卷为单位，用铅笔对有效页面编写，正面编在右上角，反面编在左上角。编写卷内目录、备考表。案卷得装订： 装订前拆除金属物，对破损得材料进行修补；没有装订线得归档材料加边条；装订时材料底边要齐，用双股蜡线，三孔一线装订。嫱鰈阀蘊荭饯陉。编制案卷号：按时间顺序排列，采用四位数阿拉伯数字编大流水卷号。档号编

8、制：全宗号+目录号+案卷号。案卷皮得填写。案卷封面填写：除案卷题名，其它栏目均为盖章。济南市历下区档案局（全宗名称） 会 计（二级类目） 济南市历下区档案局关于2007年度部门决算报表（案卷题名：责任者+问题或内容+文种或名称）自2007年12月至2007年12月保管期限永久本卷共7件50页归档号（不填）全宗号目录号案卷号00200030024卷脊填写：全宗号、目录号、年度、卷号，全部项目盖章或碳素墨水填写。 编制检索工具：按卷编制案卷目录，并编制全引目录，输入档案管理软件。卷内文件材料得折叠：需要折叠得文件，应整体折叠，以不损伤文件原件为宜，并尽量齐整、美观。4、其她类：会计档案移交清册保管

9、期限为长期；会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限为永久。 四、会计档案得管理： 1、归档：各单位每年形成得会计档案，应由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成得会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交时间按照会计档案归档制度得规定执行，即三月底前向档案部门移交前一个年度得档案（例如：2009年应移交2007年度得档案）。各单位应按照规定，由档案部门对会计档案实行集中统一管理，妥善保管。斬铆畫亞苇叙锷。 2、交接：会计部门整理得会计档案，经档案部

10、门检查验收合格后，双方办理交接手续：会计档案案卷目录一式两份、全引目录一份，经交接双方清点核实；交接文据一式两份，交接双方签字盖章，各执一份（后附：交接文据格式）。泽瘓悭絡韜鰻议。3、排架：按会计档案形式时间顺序排列：即全部会计档案，按报表、账簿、凭证、其她四大类分别以时间顺序进行排列。鍇堕彌怜鸥慍灣。 4、利用：各单位保存得会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案得人员，严禁在会计档案上涂画、拆封与抽页。档案部门以及档案管理人员应按照有关规定，严格履行自己得职责。 灣筆紙懷与蘞戆。 五、会计档案得销毁： 会计档案得保管期限

11、，从会计年度终了后得第一天算起。会计档案管理办法规定，保管期满得会计档案，可以按照以下程序销毁： 鮒脅齑参鉭潿劲。 一、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案得名称、卷号、册数、起止年度与档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 二、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 三、销毁会计档案时，应当由档案机构与会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。 四、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁得会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。 轆缄氳蓋众抚壢。档案交接文据移 出单位名称局处接 收单位名称局档案室交接性质移交档案所属年度2007年档案类别数量(卷本)检索参考工具种类数量永久长期短期长度会计档案（报表）210、03m案卷目录3页会计档案（账簿）9 0、09m全引目录3页会计档案（凭证） 120、20m 合计24卷、0、32m 6页移出说明按年度正常移交接收意见案卷质量合格，同意接收。移出单位（印章） 领导人： 经办人： 移出日期 2009年 3月 1日接收单位（印章） 领导人： 经办人： 接收日期：2009年 3月 1日