管理体系内审员培训教程课件.ppt

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1、管理体系内审员培训教程讲课内容v 第一章 审核总论v 第二章 审核准备v 第三章 审核的实施v 第四章 审核报告v 第五章 审核的跟踪v 第六章 内审员素质与能力第一章 第一章 审核总论 审核总论q 审核的定义q 审核的类型q 审核的目的q 审核的特点q 审核的基本程序q 年度审核安排审 审 核 核 定义（ISO9000:2015 3.13.1）为获得客观证据（3.8.3）并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则（3.13.7）的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的 过程（3.4.1）。注 注 1 1：审核的基本要素包括由对被审核实体不承担责任的：审核的基本要素包括由对被审核实体不承担责任的

2、人员，按照 人员，按照 程序（程序（3.5.4 3.5.4）对）对 实体（实体（3.6.1 3.6.1）是否）是否 合格 合格（3.6.11 3.6.11）的）的 测定（测定（3.11.1 3.11.1）。）。注 注 2 2：审核可以是内部 审核可以是内部(第一方 第一方)审核，审核，或外部 或外部(第二方或第 第二方或第三方 三方)审核，审核，也可以是 也可以是 多体系审核（多体系审核（3.13.2 3.13.2）或）或 联合审核 联合审核（3.13.3 3.13.3）。）。v v 注 注 3 3：内部审核，有时称为第一方审核，由：内部审核，有时称为第一方审核，由 组织 组织(3.2.1)(

3、3.2.1)自己 自己或以组织的名义进行，用于 或以组织的名义进行，用于 管理 管理(3.3.3)(3.3.3)评审 评审(3.11.2)(3.11.2)和其他 和其他内部目的，可作为组织自我 内部目的，可作为组织自我 合格 合格(3.6.11)(3.6.11)声明的基础。可以 声明的基础。可以由与正在被审核的活动无责任关系的人员进行，以证实独立 由与正在被审核的活动无责任关系的人员进行，以证实独立性。性。v v 注 注 4 4：通常，外部审核包括第二方和第三方审核。第二方审：通常，外部审核包括第二方和第三方审核。第二方审核由 核由 组织 组织(3.2.1)(3.2.1)的相关方 的相关方,如

4、 如 顾客 顾客(3.2.4)(3.2.4)或由其他人员以相 或由其他人员以相关方的名义进行。第三方审核由外部独立的审核组织进行，关方的名义进行。第三方审核由外部独立的审核组织进行，如提供 如提供 合格 合格(3.6.11)(3.6.11)认证 认证/注册的组织或政府机构。注册的组织或政府机构。v v 注 注 5 5：这是：这是ISO/IEC ISO/IEC 导则，第 导则，第1 1 部分的 部分的ISO ISO 补充规定的附件 补充规定的附件SL SL 中给出的 中给出的ISO ISO 管理体系标准中的通用术语及核心定义之一，管理体系标准中的通用术语及核心定义之一，最初的定义和注释已经被修订

5、，以消除术语 最初的定义和注释已经被修订，以消除术语“审核准则 审核准则”与 与“审核证据 审核证据”之间循环定义的影响。之间循环定义的影响。审 审 核 核 审核方案 audit programmev v 定义（ISO9000:2015 3.13.4）v v 针对特定时间段所策划并具有特定目标的一组（一次或多次）审核（3.13.1）安排。审核范围 audit scope定义（ISO9000:2015 3.13.5）v v 审核（3.13.1）的内容和界限。v v 注：审核范围通常包括对实际位置、组织单元、活动和过程（3.4.1），以及审核所覆盖的时期的描述。审核准则audit criteria

6、定义（定义（ISO9000:2015 3.13.7 ISO9000:2015 3.13.7）v v用于与用于与 客观客观 证据证据（3.8.33.8.3）进行比较的一组方针进行比较的一组方针（3.5.83.5.8）、程序程序（3.4.53.4.5）或或 要求要求（3.6.43.6.4）。）。v v 包括：包括：v v 管理体系标准 管理体系标准v v 管理体系文件 管理体系文件v v 法律、法规及其他要求 法律、法规及其他要求v v 相关方要求 相关方要求审核证据audit evidence定义（ISO9000:2015 3.13.8）与审核准则（3.13.7）有关并能够证实的记录、事实陈述或

7、其他信息。审核证据可以是定性的或定量的。审核发现audit finding定义（ISO9000:2015 3.13.9）v 将收集的 审核证据（3.13.8）对照 审核准则（3.13.7）进行评价的结果。v 注1：审核发现表明 符合（3.6.11）或 不符合（3.6.9）。v 注2：审核发现可导致识别 改进（3.3.1）的机会或记录良好实践。v 注3：在英语中，如果审核准则选自 法定（3.6.6）规章（3.6.7）要求，审核发现可被称为合规或不合规。审核结论audit conclusion定义（定义（ISO9000:2015 3.13.9 ISO9000:2015 3.13.9）考虑了审核目标

8、（3.7.1）和所有审核发现（3.13.9）后得出的审核（3.13.1）结果。审核的种类 审核的种类v 管理体系审核v 产品质量审核v 过程审核v 服务审核审核的种类 审核的种类v 环境标志审核v 清洁生产审核v 环境行为符合性审核v 产品安全审核v 等等审核类型 审核类型q q 外部审核0 0 第二方审核0 0 第三方审核q q 内部审核0 0 第一方审核第一方审核目的 第一方审核目的q q 使管理体系满足标准和其它约定的文件q q 作为一种重要的管理手段q q 在第二、三方审核前纠正不足 q q 维持、改进和完善管理体系的需要第二方审核目的 第二方审核目的q q 提供选择、评价和认可供方/

9、合作方的论据q q 帮助供方/合作方改进其管理体系q q 增加双方对管理体系要求的相互了解第三方审核目的 第三方审核目的qq 建立组织应达到的最低标准qq 获得注册/证书qq 减少顾客不必要的审核开支qq 有助于增强组织的市场竞争力qq 寻求专业的帮助异同点异同点相同点：v 被审核的管理体系都必须是正规的v 都应正式有序地进行v 都应由有资格、授权的、不审核自己工作的人员进行v 都是一种抽样过程（随机抽样）v 发现问题都要采取纠正/纠正措施审核的特点q 正规性q 系统性q 独立性q 客观性q 审核是抽样的过程审核的正规性 审核的正规性+审核依据正式特定的要求进行+审核只能由有资格的人员进行+审

10、核必须按正式程序进行+审核必须依据客观证据作出判断+审核结果必须有正式报告和记录审核的客观性q 必须按照规定的程序和方法进行审核活动q 必须收集客观证据证实管理体系的符合性和有效性q 必须以标准和有关规定为准绳判断管理体系是否符合要求审核的系统性v 按规定的程序全面的审核和评价与审核对象有关的各项活动和结果v 全部审核必须对所有相关部门进行定期审核；至少每年一次；包括标准所有适用的要求v 部分审核例行审核之外，下列因素也可能导致进行部分审核：组织变化、产品结构变化；市场反馈；重大质量/环境/安全事故或投诉。v 后续审核审核的独立性v 审核员是与被审核活动、区域无直接责任的人员v 审核是被授权的

11、活动来自管理者决策、公司规定、合同要求、委托方或法律法规要求v 审核员在审核过程中应保持公正，避免利益冲突v 审核员应具备开展相应审核工作的能力v 遵守职业规范办事准则、行业一致性、保密、素养审核的人员 审核的人员q 接受正式的专业培训q 具备参加审核的经历q 与被审核的工作无直接责任q 经资格确认审核是抽样的过程v 随机抽样；v 适当数量（检查表）；v 审核员亲自抽样；v 征得被审核人员同意提高内审效果的途径v 提高对审核目的的认识v 发挥审核员的独特作用v 抓住关键、保证重点v 把握审核实质，创造性实践审核的 审核的 程序 程序q 审核准备q 审核实施q 审核报告q 审核的跟踪年度内审进度

12、安排 年度内审进度安排q q 确定年度审核的频次和形式q q 集中式审核的进度安排q q 分散式审核的进度安排审核计划v v年度审核计划年度审核计划保证内审计保证内审计划性，便于管理、监督、控划性，便于管理、监督、控制，在年内对所有部门、过制，在年内对所有部门、过程全部覆盖并突出关键部门程全部覆盖并突出关键部门和过程和过程v v内审实施计划内审实施计划活动具体实活动具体实施安排、时间、人员、地点、施安排、时间、人员、地点、会议、记录、报告会议、记录、报告年度审核的频次和形式 年度审核的频次和形式qq 每年至少一次，覆盖标准所有适用要求0 0 集中某一段时间完成对所有相关部门的审核0 0 分部门

13、在不同时间进行审核集中式审核进度的安排 集中式审核进度的安排q q 在程序文件中明确大致时间q q 具体时间用通知或审核实施计划形式通知 相关部门分散式审核的进度安排 分散式审核的进度安排qq 编制年度内部审核计划qq 对计划进行滚动修改年度内部审核进度计划已计划 已计划 已审核 已审核已制定措施 已制定措施 措施已实施 措施已实施 已验证 已验证第二章 第二章 审核准备 审核准备v 确定审核组v 编制审核实施计划v 制订检查表v 审核前沟通审核组的确定 审核组的确定q q 最高管理者任命审核组长0 审核组长的选定 A)A)资格 资格 B)B)工作经验 工作经验 C)C)组织能力 组织能力 D

14、)D)业务范围 业务范围审核员的选定 A)A)资格 资格 B)B)业务范围 业务范围 C)C)专业知识 专业知识 D)D)工作中的协调 工作中的协调 E)E)为受审核部门所接受 为受审核部门所接受 审核的目的和范围 审核的目的和范围q 审核目的-为第三方认证审核做准备-为外部检查做准备-例行审核（定期审核）q 审核范围-全公司范围-某一个或几个部门-标准的部分条款要求-公司部分文件的要求审核实施计划 审核实施计划 的内容 的内容qq 审核的目的和范围qq 审核依据的文件qq 审核组成员qq 审核详细的日程安排 1)1)首次会议 首次会议/末次会议时间 末次会议时间 2)2)审核组人员的分配 审

15、核组人员的分配 3)3)受审核部门及具体时间 受审核部门及具体时间 4)4)主要的审核要点 主要的审核要点qq 拟制/批准人的签字qq 通知(发放)到相关部门检查表的编写 检查表的编写qq 检查表的作用qq 编制的准备qq 检查表的基本内容qq 检查表的要求检查表的作用 检查表的作用qq 指导审核整个过程的路线图qq 明确审核要点和方法qq 确保审核的覆盖面qq 减少组员之间不必要的重复qq 保持审核的方向和节奏qq 体现审核的正规化和专业性qq 作为审核的记录档案编制的准备 编制的准备qq 了解审核的范围qq 文件收集和审查qq 确定审核的重点qq 确定审核的策略检查表的要求 检查表的要求q

16、q 明确部门与条款的关系qq 依据审核准则的要求qq 选择主要的工作内容qq 考虑薄弱环节及部门接口qq 抽样具有代表性qq 注意可操作性检查表 检查表 的基本内容 的基本内容vv 依据的标准条款vv 依据的体系文件vv 审核的部门/区域vv 检查要点vv 验证方法vv 抽样数量vv 验证结果（审核记录）检查表的四要素 检查表的四要素vv 去 哪 里 地点vv 找 谁 被审核人vv 查 什 么 检查要点vv 如何检查 验证方法检查表案例 检查表案例q q看什么看什么(LOOK AT)-(LOOK AT)-要点要点 合格供应商清单 合格供应商清单 q q找什么找什么(LOOK FOR)-(LOO

17、K FOR)-验证内容验证内容 是否存在，是否存在，是否批准，是否批准，是否包括所有外购 是否包括所有外购/外协供应商 外协供应商q q看什么看什么(LOOK AT)-(LOOK AT)-要点要点 合格供应商档案 合格供应商档案 q q找什么找什么(LOOK FOR)-(LOOK FOR)-验证内容验证内容 是否包括规定的记录 是否包括规定的记录（供应商资质、样品检验（供应商资质、样品检验/试用记录、评价 试用记录、评价/考核记录等）考核记录等）审核前 审核前沟通 沟通v 提前通知受审核部门v 审核组内部会议（必要时）a）组长了解各审核员准备情况 b）讨论疑难问题 c）提出注意事项第三章 第三

18、章 审核的实施 审核的实施q 首次会议q 现场审核q 不合格报告q 审核组会议q 末次会议首次会议 首次会议qq 审核签到qq 介绍审核组成员及分工qq 介绍审核目的和范围qq 审核计划安排的确认qq 介绍审核的方法和程序qq 问题澄清qq 确认末次会议时间首次会议要求v v审核组长主持审核组长主持v v准时、简短、明了、不超准时、简短、明了、不超半小时半小时v v建立审核活动风格、氛围建立审核活动风格、氛围v v获受审方支持与理解获受审方支持与理解v v参加人员参加人员审核组、高层审核组、高层管理者、受审部门代表、管理者、受审部门代表、主要工作人员主要工作人员现场审核 现场审核q q 组长控

19、制审核的全过程q q 审核路线的展开q q 检查表的使用q q 审核技术与诀窍q q 审核的抽样q q 审核的验证q q 做好检查笔记q q 不确定问题的处理q q 不合格的处理现场审核原则v v坚持三要三不要的原则：坚持三要三不要的原则：11、要讲客观证据、不要、要讲客观证据、不要凭感情、印象；凭感情、印象；22、要追溯到实际做的怎样、不要、要追溯到实际做的怎样、不要停留在文件和回答上；停留在文件和回答上；33、要按计划进行、不要不、要按计划进行、不要不查出问题不罢休。查出问题不罢休。v v坚持坚持“无错推定的原则无错推定的原则”。审核过程的控制 审核过程的控制q q 执行计划q q 保持进

20、度q q 协调气氛q q 保持客观q q 审定结果现场审核控制v v 忠于审核目的、组长随时掌握动态、把握方向、纠偏、排干扰；忠于审核目的、组长随时掌握动态、把握方向、纠偏、排干扰；v v 审核员保持沟通、协调、互补，保持节奏，调查到必要深度；审核员保持沟通、协调、互补，保持节奏，调查到必要深度；v v 小组会议：了解、协调、统一、分析；小组会议：了解、协调、统一、分析；v v 计划控制：实事求是、适当变更；计划控制：实事求是、适当变更；v v 气氛控制：排除紧张与潦草；气氛控制：排除紧张与潦草；v v 范围控制：扩大范围应经组长同意；范围控制：扩大范围应经组长同意；v v 不合格项控制：从有利改进出发、发出报告，对结论负责；不合格项控制：从有利改进出发、发出报告，对结论负责；v v 其他控制：纠正不利言行、违纪现象、确认证据、处理意外、与 其他控制：纠正不利言行、违纪现象、确认证据、处理意外、与受审方的沟通。受审方的沟通。