公司企业行政管理合同管理办法.doc

《公司企业行政管理合同管理办法.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公司企业行政管理合同管理办法.doc（18页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、经济合同管理办法第一章 总 则第一条 为加强公司经济合同管理，维护公司的合法权益，保证公司生产经营活动的正常进行，根据中华人民共和国合同法、中华人民共和国公司法及公司公司章程等规定，结合公司实际，制定本办法。第二条 本办法所称合同是指公司在经营活动中，与其他民事主体（法人、其他社会组织、个体工商户和公民）之间签订的各项经济和技术合同（包括涉外经济合同）及具有合同性质的意向书、协议书等。主要包括：（一）买卖合同；（二）供用电、水、气、热力合同；（三）借款合同；（四）担保合同；（五）加工承揽合同；（六）建设工程合同；（七）科研合同；（八）其他各类涉及公司权益或经营管理的合同（委托、租赁、仓储、保险

2、、运输等），不包括劳动和劳务用工合同。涉及公司对外招（投）标合同，按照公司招（投）标有关规定执行。第三条 本办法是对公司对外签订的合同进行审查、监督、管理，即包括意向接触、资信调查、商务谈判在内的合同签订、履行、变更、解除、纠纷处理及立卷归档等全过程的管理。第四条 公司的合同管理采取集中管理和分级、分类授权管理相结合原则，由法定代表人总负责，总经理、副总经理等被授权人在其授权范围内负相应责任。公司职能部门不具备独立承担民事责任的权利，必须经公司法人授权，并在授权范围内对外签订经济合同。第二章 合同意向及审批第五条 在与合同对方商谈达成初步意向后，由承办部门及分管总监向公司总经理汇报合同基本情况

3、，总经理审批签署。总经理认为有必要研究决定的，由总经理办公会决策。第六条 公司合同的意向审批程序：各部门签订 万元以下（含 万元）的甲方合同及 万元以下（含 万元）的乙方合同，合同审批程序为：承办人提交合同基础性资料，承办部门负责人审核，分管总监审批。签订 万元以上（不含 万元） 万元以下（含 万元）的甲方合同及 万元以上（不含 万元） 万元以下（含 万元）的乙方合同，合同审批程序为：承办部门提交合同基础性、技术性资料，分管总监审核，分管副总经理审批。签订 万元以上（不含 万元） 万元以下（含 万元）的甲方合同及 万元以上（不含 万元） 万元以下（含 万元）的乙方合同，合同审批程序为：承办部门

4、提交合同基础性、技术性资料，由分管副总经理在经理办公会上通报议定。签订 万元以上（不含 万元）的甲方合同及 万元以上（不含 万元）的乙方合同，合同审批程序为：承办部门提交合同基础性、技术性资料，由分管副总经理在经理办公会上汇报，经理办公会根据公司相关规定研究决策。第七条 采购合同金额达到相应标准的，须履行招标程序，按公司采购管理办法执行。第三章 合同签署和授权第八条 公司对外签订合同实行法定代表人证明书、法人授权委托书制度。董事会在一定限额内对公司经营团队实行一次性书面授权，合同签字人必须是公司法定代表人或委托授权代表，委托授权代表在授权范围内代表公司签字。第九条 公司合同的法人委托授权范围及

5、签订流转程序为：签订金额在 万元以下（含 万元）的甲方合同、 万元以下（含 万元）的乙方合同，合同流转程序为：承办人填制合同（协议）会签表，承办部门负责人审核，分管总监审批，行政管理部审查，分管副总经理审批，总经理审批并签署；财务部核备资料后，加盖合同专用章。签订金额在 万元以上的甲方合同、 万元以上的乙方合同，合同流转程序为：承办人填制合同（协议）会签表，承办部门负责人审核，分管总监审批，行政管理部审查，分管副总经理审批，总经理审批，董事长审批并签署；财务部核备资料后，加盖合同专用章。公司对外合同签署实行对等原则，合同对方如无特殊要求，按公司内部授权范围签署。第十条 任何单位和个人不得隐匿、

6、拆分合同。第四章 合同管理机构、人员职责第十一条 公司合同管理采取归口管理与分类负责相结合的形式： （一）公司行政部是公司合同管理的归口部门，负责所有外签合同的归档和保管；负责与行政相关合同的管理、签订及履约情况跟踪； （二）公司采购部根据生产经营需要，负责与生产相关的原材料、机械设备、工具用具等采购、加工合同的管理、签订及履约情况跟踪；负责所有生产类合同的归档、保管；（三）公司基建部负责公司基建期间所有工程施工合同、承包合同的管理、签订及履约情况跟踪；负责各类基建合同的归档、保管；（四）公司营销部负责公司销售合同的管理、签订及履约情况跟踪；负责销售类合同的归档、保管；（五）公司其他职能部门依

7、据本部门工作职责，负责相应合同的管理、签订及履约情况跟踪；负责本部门合同的归档、保管。第十二条 合同的承办部门负责合同条款的拟订洽谈，合同履行、纠纷处理等工作。其主要职责如下：（一）负责草拟合同项目可行性报告及合同技术部分条款（或专用部分条款），审查并提供合同对方经营范围、资信及履约能力等基础性资料，及时报送分管总监和分管副总经理审查；（二）负责与合同对方联系、沟通并组织合同的洽谈、签订；（三）依法履行合同，遵照公司要求按时报送所需资料，及时向分管总监和分管副总经理反映合同履行情况和存在的问题，并提出解决问题的建议,切实维护公司的合法权益；（四）保管合同文本（副本或复印件）及合同履行、变更、解

8、除的相关凭证、协议、来往函件等资料，并按规定报送行政部备案；（五）参与合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼活动。第十三条 合同承办人的主要职责：（一）负责提供草拟合同的可行性论证及合同对方企业资信、履约能力、业绩等调查材料，并对其真实性和合法性负责；（二）负责提供与合同（含外包委托合同）规定的服务性内容相匹配的对方企业资质、等级的证明资料，并对其真实性和合法性负责；（三）参加投标中标的合同谈判，提供合同及与合同相关组成部分资料；（四）按合同金额和合同签订的权限，提交合同草案中技术部分条款（电子版）、合同（协议）会签表等材料，提请承办部门负责人、分管总监及分管副总经理审查。第五章 合同订立第十四条

9、签订经济合同，要贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。公司内部任何部门和个人不得在合同订立过程中进行违法、违纪活动，不得损害公司利益，不得从中牟取个人非法利益。第十五条 除单笔金额在 万元以内（含 万元）的即时清结业务外，公司所有对外签订的经济合同均采取书面形式。凡国家或行业有示范文本的，应当优先选用；无范本的合同，原则上由承办人、承办部门起草，重大合同或特殊合同可以请法律顾问咨询把关。特殊情况下，合同当事人双方协商一致同意的有关修改合同的文书、信件、数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）、图表等均是合同的有效组成部分。计划单、调拨单、订货单、验收单等文件可以作为合同的组成

10、部分，但不得以其代替合同。第十六条 签订经济合同的双方必须是法定代表人或其授权代理人。在签订经济合同前，承办人和承办部门要完成对方主体资格、资信等情况的审查。审查的主要内容包括：（一）主体资格: 具有经年检合格的企业法人营业执照或非法人营业执照,其核载的内容与实际相符;（二）经营范围: 合同标的应符合对方经营范围，涉及专营许可的，应具有相应的许可、等级、资质证书；（三）代理权限：由代理人代签合同的，应出具真实有效的法定代表人（负责人）身份证明、授权委托书、代理人身份证明；（四）履约能力：具有支付、生产、运输、技术能力等。必要时应要求出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；

11、需提供担保的合同，应查明担保人的担保资格和担保能力；（五）履约信用：重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大犯罪案件。第十七条 合同应包括的主要内容及注意事项：（一）合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人或法人授权人姓名、联系方式，签约的目的和依据；（二）标的；（三）数量和质量。数量和质量条款应符合国家质量法规和质量规范的规定，写明计量单位、计量办法、正负尾数、合理的磅差、超欠幅度、自然损耗率、质量标准、技术要求和检测（验收）方法等，应特别注意质量责任规定；（四）价款或酬金。价格条款应符合国家物价法规和国家金融法规，一般应写明单价、总价、计价单位、支付手段和支付方

12、式，并可根据实际情况选择适当的保值方法；（五）履行的地点、期限和方式；（六）保密条款。对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。（七）违约责任。违约责任条款，应具体写明约定的违约金额或计算方法，但同时应根据具体情况，灵活处理；（八）争议解决方式；（九）变更或解除条件；（十）根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；如正副本份数、存放地点，生效的时间和条件，约定的联系方式，附件名称，签约各方开户银行及账号，签约各方公章或合同专用章，法定代表人或代理人签章。涉外合同的内容按照有关法律规定订立。第十八条 合同承办部门负责合同的起

13、草、复核；合同会签过程中发现重大错误、遗漏、不妥的，合同承办部门应及时修改，需要退改时，应将合同会签单连同全部文件退还承办人。承办人修改之后应重新申请审核，审核期限重新计算。合同经分管总监审核后报送分管副总经理审阅，重大经济合同由公司法律顾问审查确认后报总经理、董事长审核签署。第十九条 合同经法定代表人或委托代理人签字，加盖合同专用章（文本骑缝章）后即具有法律约束力。董事长、总经理认为需提请公司经理办公会讨论研究的重大合同，按照会议决议执行。第二十条 任何人不得将合同专用章、业务介绍信或空白合同书借给其他单位使用。禁止外单位以公司及公司所属单位的名义挂户经营或借用账号进行经营活动。第二十一条

14、严禁与只有业务介绍信而无具体授权范围的人员签订经济合同；严禁为谋取私利而收受他人回扣或其他好处，签订有损于本公司利益的经济合同。第二十二条 合同签字盖章后，根据订约的其他程序、法律规定或实际需要，合同必须呈报上级主管部门批准、备案或报工商管理部门鉴证、公证处公证的，必须办理有关手续。第二十三条 公司对外签订的经济合同，一般正本一式六份，合同双方各执三份。合同签订后，正本留存公司行政部、财务部、合同承办部门各一份。合同签订过程中的相关资料留存行政部归档、备查。第二十四条 合同签订生效后，与合同有关的部门必须严格履行合同所规定的权利和义务，并做好合同的保密工作。第六章 合同的履行第二十五条 除经董

15、事长或授权人签字同意外，合同正式生效前，不得实际履行合同。合同生效后，必须全面、及时、实际地履行合同，确保本公司的信誉。 合同未正式生效前需实际履行合同的，仍需按本办法办理合同会签流转审批手续。第二十六条 公司合同履行部门或当事人发现合同对方不履行或不全面、不适当履行合同时，应立即通告分管总监，同时在法定或约定期限内以法定或约定方式向合同对方提出异议。收到对方履行异议时，分管总监应会同合同执行部门在法定或约定的期限内以法定或约定的方式予以答复，异议文件和答复文件必须经法律顾问审核，并应交对方负责人签收，相关材料留存行政部备案。第二十七条 公司经济合同由各承办部门按照合同规定履行。合同履行的收款

16、程序：合同执行部门依据合同条款和合同实际履行情况（含合同对方的确认资料），会同销售部确定应收款项，由销售部负责收款。对超过合同收款期限而未实际支付款项的合同对方，销售部应在法定期限内向合同对方发出催款通知单，并派专人具体办理送达和催款工作，结算时需要开具收据和发票的，由财务部按照合同或催款通知单开具。合同履行的付款程序：合同执行部门依据合同条款和合同实际履行情况（含合同付款相关资料、付款发票或收据），并按照公司财务开支审批办法审批后，由财务部具体支付。第二十八条 公司原则上不对外提供第三方担保。外单位与他方签订合同要我方担保时，必须严格审核后，由承办部门提出意见，按照合同会签程序审批。第七章

17、合同的变更和解除第二十九条 合同在履行过程中，遇到法律规定或合同约定，符合变更、解除合同的条件时，可以变更或解除合同；合同双方协商一致同意变更、解除合同时，可以变更或解除合同。其他情形不得变更或解除合同。第三十条 变更、解除合同的审批权限和程序与原合同订立的审批权限和程序相同。第三十一条 合同承办部门在收到对方要求变更或解除合同的正式文件后，必须及时向分管总监报告，紧急事宜不得超过一天，一般事宜不得超过三天，并在有效期限内按照本办法规定的程序正式答复对方。超过期限再作答复，造成严重后果的，承办部门和主要责任人须承担相应的责任。答复文件，经法律顾问审阅，公司正式审批后方能发出，相关文件留存行政部

18、备案。第三十二条 变更、解除合同必须采取书面形式（包括双方的信函、文件、传真等），由双方签字确认。第三十三条 合同的变更、解除应注意以下事项：（一）有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章；（二）经上级主管机关批准的合同或协议变更、解除，应报原批准机关批准；（三）经公证、鉴证的合同，所达成的变更、解除协议，应报原公证、鉴证机关备案；（四）联营、承包经营、租赁经营、涉外等合同的变更或解除，法律有特别规定的，应依法律规定办理；第三十四条 变更、解除合同的协议在尚未达成或批准以前，原合同继续有效，仍应履行。第八章 合同纠纷第三十五条 合同发生纠纷时，纠纷发生部门应

19、及时向分管总监、分管副总经理汇报，会同行政部与对方协商、调解解决，协商不成的，应按照法律程序执行。公司行政部负责对外法律事务的统一处理。第三十六条 提请法律纠纷的处理程序：（一）合同法律纠纷发生部门应及时向行政部报送有关材料并汇报有关案情，行政部根据法律纠纷的不同情况，提请公司法定代表人或授权人审定；（二）经公司法定代表人或授权人审定后，向仲裁机构申请仲裁、参加仲裁，或直接向人民法院应诉、起诉。第三十七条 公司各部门与对方当事人协商处理纠纷时，应注意法律规定的时效，并考虑留有申请仲裁或起诉的足够时间。第三十八条 案件的承办费用，包括：诉讼费、律师费、差旅费、手续费、招待费等费用由案件发生部门承

20、担，计入案件发生部门的成本。第三十九条 发生合同纠纷时，承办部门应会同行政部，将纠纷情况及时报告法定代表人或授权委托人，同时应迅速收集下列有关证据：（一）合同文本，包括附件、变更或解除协议、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书、介绍信及其他有关资料等；（二）开工、验收、提货、发票等有关票据；（三）货款的承付、托收凭证、有关的财务账目；（四）工程项目、产品的技术规范、质量标准；（五）证人证言；（六）其它与处理纠纷有关的材料。第三十九条 行政部、合同承办部门应协助公司法律顾问、律师应诉或起诉。第四十条 处理合同纠纷，应注意的事项：（一）在证据可能丢失或以后难以取得的情况下，及时采取证据保全措施；

21、（二）发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移、非法处置财产将使我方权利难以实现时，适时依法申请采取财产保全措施；（三）对于债权债务关系明确、合法且双方对债务无异议的，依法及时向人民法院申请支付令或提起诉讼；（四）做好合同纠纷实况记录、存档备查；（五）凡属我方责任的合同纠纷，应逐笔查明原因，分清责任，要求责任人员承担责任，并责成其提出补救措施。第四十一条 双方已签署解决纠纷的协议书、仲裁机关的调解书、仲裁裁决书及法院的裁定书、调解书、判决书正式生效后，应严格执行并将其正本留存行政部，副本或复印件分别送财务部和合同执行部门。第四十二条 合同纠纷处理完毕，有关材料留存行政部汇总、备查。第九章 合

22、同档案管理第四十三条 合同档案由行政部统一管理，并按照公司档案管理办法向档案部门定期办理移交。（一）合同的档案包括：合同文本及附件、合同会签单、合同变更解除的往来电函及信件、表格、施工组织设计（或工作大纲）、项目（或工程）成本预算、资信证明材料、合同履行情况记载等。（二）本公司所有的合同按甲方乙方、部门、年份、顺序统一编号，统一管理。乙方合同编号由五位大写字母和七位数字组成。前3位字母是“ ”三字汉语拼音开头第一个字母组成；后2位是部门名称汉语拼音开头的第一个字母；数字的前4位是年份，使用“ ”符号；后三位数字是合同的顺序号。甲方合同编号由四位大写字母和七位数字组成。前2位字母是部门名称汉语拼

23、音开头的第一个字母，后2位字母为合同分类汉语拼音开头第一个字母；数字的前4位是年份，使用“ ”符号；后三位数字是合同的顺序号。（三）行政部和承办部门均应按合同类别建立合同台账。台账的编号与合同的编号必须一致，不得遗漏。（四）承办部门应完好保存合同履行过程中的各种凭证，包括结算单、结算证明、支付凭证、收料单、入库单、过磅单、发票等。第四十四条 合同经办人员、管理人员以及知悉合同内容的其他人员必须保守合同秘密。查阅合同需经行政部负责人和分管总监同意后方能进行。第十章 责任与奖惩第四十五条 严格执行合同管理办法，对公司及有关部门按季度进行定期检查考核，取得显著成绩的部门和个人，在考核时按考核的相关规

24、定给予奖励。第四十六条 有下列情形之一者，应视情节轻重分别给予责任者相应的经济处罚，处罚标准按公司相关规定执行：（一）因过错订立无效合同或合同条款不齐全，造成重大经济损失的;（二）无权代理、超越代理权限、采用欺诈方式或未经批准擅自对外签订合同或对外提供担保的;（三）无合同或未正式签订合同且未经公司批准，实际履行合同而造成经济损失的；（四）合同履行不谨慎而造成经济损失的；（五）变更合同未按规定程序办理，造成经济损失的;（六）合同承办部门及其人员或公司相关部门合同管理员丢失、损毁、不按期归档或擅自变更、解除、销毁合同及合同附件，造成经济损失的;（七）发生合同纠纷不上报或不及时采取措施，放弃追究对方

25、当事人责任，造成经济损失的;（八）在合同签订或履行过程中，与第三方恶意串通或收受贿赂的；（九）有关法律文件未经审核的；（十）因合同方面造成经济损失，隐瞒不报的;（十一）泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的；（十二）故意隐匿、拆分合同的；（十三）其他失职行为，造成重大经济损失的。第四十七条 因公司员工故意、重大过失、渎职等行为，违反本规定和有第四十六条所列情形之一，并给公司造成损失的，员工个人应承担相应的经济赔偿责任及行政处罚；给公司造成重大损失的，按照公司相关规定处理。第十一章 其 它第四十八条 本办法同样适用于各类协议、契约、意向书的签订和管理。以公司名义对外做出与合同有关的承诺、声明和出具的担保函、签署的表格、传真、信函以及对方当事人要求我方确认的催收函、对账单等文件，根据实际情况可以比照本办法执行。第四十九条 本办法由行政部、财务部负责解释。第五十条 本办法自发文之日起执行。附件：公司合同(协议)会签表合同（协议）会签表 合同统一编号：合同名称合同类型 新签 续签 变更合同金额对方单位联 系 人联系方式承办部门承 办 人申请时间合同资料合同主要内容合同谈判人员承办部门审核意见：部门负责人： 年 月 日 分管副总经理（总监）审批意见： 分管副总经理（总监）： 年 月 日总经理审批意见： 总 经 理： 年 月 日董事长审批意见： 董 事 长： 年 月 日