公司企业行政管理07-企业接待管理制度及流程.doc

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1、接待管理子制度及流程一、目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则二、范围本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。三、职责 集团办公室为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。公司各部门在接到重要来访预约后，拟定接待方案（见附件1模板）及会议议程表（见附件2模板）报集团办公室，需公司领导出面、集团办公室协调的重要接待，应提前2天告知集团办公室。四、计划与准备1、集团办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况

2、：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。2、集团办公室根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。3、集团办公室根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。4、集团办公室根据情况计划安排来宾游览路线、购物商场、娱乐项目。5、因特殊会议需要，集团办公室须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄

3、像等。6、集团办公室根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从集团办公室主任和主接待人员协调安排，统一调度。7、集团办公室根据情况提前购买车票及机票。五、接待标准一级接待标准：陪同人员：集团总裁、总经理、办公室主任1、迎接：办公室主任在高速路口、机场、车站迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序（遵守介绍时的先后次序。正规的做法，是要先介绍身份较低的一方，然后再介绍身份较高的一方。即先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。在接待外国来访者时，若宾

4、主双方皆不止一个，则为其双方进行介绍时，要先介绍主人一方，扣介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般控制在3秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。）2、参观：集团总裁、总经理、办公室主任陪同，由集团办公室主任沿途介绍沂南基本情况以及到达项目地后详细介绍地块相关信息。3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制

5、作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。4、用餐标准：集团办公室根据情况安排酒店（详见接待标准） 。 5、下榻宾馆标准：集团办公室根据情况安排酒店（详见接待标准）。 6、集团办公室根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线。7、集团办公室根据情况购买礼节性礼品。二级标准：陪同人员：总经理、办公室主任、相关部门经理1、迎接：由办公室人员到公司驻地门口迎接，引导来宾。2、参观：总经理、办公室主任、相关部门经理陪同，由办公室主任沿途介绍市基本情况以及到达项目地后详细介绍地块相关信息。3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或

6、相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。4、用餐标准：办公室根据情况预定酒店（详见接待标准）。 5、下榻宾馆标准：办公室根据情况预定酒店（详见接待标准）。 6、办公室根据情况购买礼节性礼品。三级标准：陪同人员：相关对口的部门经理及人员1、参观：相关对口的部门经理及人员陪同，由相关人员沿途介绍沂南基本情况以及到达项目地后详细介绍地块相关信息。2、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简历或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。3、用餐标准：办公室根据情况预定酒店（详见接待标准）。 六、接待礼仪：1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，从容大方。3、言语：语气温和、礼

7、貌文雅。4、态度：诚恳热情，不卑不亢。5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。10、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。七、注意事项接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况

8、，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。八、信息反馈接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。十、商务接待中的座次安排（图）（一）、关于会议主席台座次的安排1、主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。 2、主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。3、几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵

9、活掌握，不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。 4、对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别

10、字出现。主席台人数为奇数时主席台人数为偶数时 （二）、关于宴席座次的安排 宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。中餐桌西餐桌（三）、仪式的座次安排签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。（四）、关于乘车的座次安排 小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临

11、窗的位置。 乘车座次安排（五）、合影座次安排与主席台安排相同。附：会议座位安排长条桌注：A为上级领导，B为主方席 与上级领导座谈 注：A为上级领导，B为主方领导附件1：接待方案模板 XXX接待方案*公司 2019年X月X日2019年X月X日，XXX学院XXX一行X人到访*公司，为做好相关工作，日程安排如下：X月X日一、【接站】1、时间：X月X日（星期X）晚X:X到站2、A 驾驶员直接接客人 B 领导随车接站（接站领导：XXX）3、接站地点：A：临沂机场 B: 济南机场C: 曲阜高铁D: 枣庄高铁站4、接站车号：鲁XXX 司机：XXX 电话XXX 二、【住宿】地点：A: 一期酒店B：二期酒店C:

12、 其他酒店三、【晚餐】A选择：XXX酒店XX厅B选择：XXX酒店XX厅XX月X日 一、【早餐】1、7:30 早餐 就餐地点：XX酒店2、8:30 客人大厅集合 鲁XX 司机：XXX （电话 XXX）到酒店接客人二、【交流活动】1、9:00 公司领导迎接客人（电子屏播放“热烈欢迎XXX单位领导莅临公司参观、指导” ） 2、9:009:50 参观*（基地-集团）A路线：*会议室。预计时间：60分钟3、10:0011:00座谈交流：A 播放企业宣传片 +交流B 直接座谈交流地点：A:集团9楼会议室B:集团6楼会议室 C:影视基地会议室 D:二期酒店会议室4.准备物品：果盘、茶水杯、桌牌、纸笔、其他_

13、等5、11:10 送客人到XXX酒店接送车辆：鲁XXX （电话 ）车队临时安排车辆*三、【午餐】1、时间11:3013:00 2、餐厅：A选择：XXX酒店XX厅B选择：公司酒店/餐厅四、【客人返程】A：回酒店休息,13：30送客人返回。B：13：10送客人返回。（备注：去临沂机场提前2小时出发，去曲阜/枣庄高铁站提前3小时出发；去济南机场提前4小时出发。）接送车辆：鲁XXX （司机： 电话XXX）附件2：会议日程安排会议日程安排一、会议时间：2019年8月14日14:00二、会议地点：集团9楼会议室三、会议主持：XX四、会议组织：XX五、参会人员：XX、XXX六、会议议题1. XX策划推广；2

14、. 与XX合作意向交流；3. XX对XX建设的建议；4. XX介绍XX经验；5. XX方案策划；附件3：接待标准表公司接待标准表接待级别内容申请流程住宿用餐车辆陪同人员一级根据接待目的及客人重要性区分主管部门经理集团办公室总裁影视基地服务中心5人以上：100元/人；5人以下：150元/人高级商务车或轿车董事长、总裁或副总裁主管部门经理集团办公室总裁影视基地服务中心人均80元高级商务车或轿车总裁或副总裁二级公司邀请到公司洽谈业务的意向客户主管部门经理集团办公室总经理影视基地服务中心或写生基地人均60元普通商务车或轿车部门经理或总经理三级会议、加班、活动服务人员等主管部门经理集团办公室总经理影视基地服务中心或写生基地人均40元普通商务车或轿车注：1、以上用餐标准不含酒水，酒水由集团办公室另行安排。2、费用控制：由审批权限人根据接待目的进行审批。3、以上标准在具体执行过程中，需要提高招待标准时，需报请总裁批准。