归档文件整理规则.doc
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1、归档文件整理规则目 录一、有关说明31、标准实施时间32、标准适用范围33、分类、整理方法34、立档单位适用范围35、档案工作有关定义与术语4二、归档文件整理得一般要求51、组件52、件内文件得排序53、分类64、排列75、编号76、编目9三、纸质归档文件得修整、装订、编页、装盒、排架111、纸质归档文件材料修整要求112、纸质归档文件材料装订要求123、纸质归档文件材料编页要求124、归档文件装盒要求135、盒内备考表得内容与要求136、归档文件得排架14四、归档电子文件得整理要求14附录:16-23一、有关说明1、标准实施时间2015年10月25日发布得中华人民共与国档案行业标准归档文件整
2、理规则从2016年6月1日实施,此标准也将从此代替2000年得中华人民共与国档案行业标准归档文件整理规则(原称得“新规则”)。2、标准适用范围2016年版得归档文件整理规则,将标准得适用范围由原来得纸质文件材料,扩展为纸质与电子文件材料。3、分类、整理方法2016年版得归档文件整理规则,调整了归档文件得分类、整理方法。例如:、增加了归档文件组件与纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求;、增加了归档文件档号结构与编制要求;、将室编件号与馆编件号统一为件号;、增加了归档章示例,及直角装订方法。4、立档单位适用范围2016年版得归档文件整理规则,适用于各级机关、团体、企事业单位与其她社会组织;对其应
3、作为文书档案保存得归档文件得整理。其她门类得档案可以参照执行。如果企业单位有其她特殊规定得,应从其规定。5、档案工作有关定义与术语2016年版得归档文件整理规则中所指得:、 归档文件:就是立档单位在其职能活动中形成得、办理完毕得、应作为文书档案保存得文件材料,包括纸质文件材料与电子文件材料。、 整理:就是将归档文件以“件”为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(其中,纸质归档文件得整理包括修整、装订、编页、装盒、排架;电子文件得整理包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等)使之有序化得过程。、 件:就是指归档文件得整理单位。、 档号:就是指在归档文件整理过程中赋予其得一组字符代码,以
4、体现归档文件得类别与排列顺序。、整理原则:a、归档文件整理应遵循文件得形成规律,保持文件之间得有机联系;b、归档文件得整理应区分不同价值,便于保管与利用;c、归档文件整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理;d、归档文件整理应保证纸质文件与电子文件整理协调统一。二、归档文件整理得一般要求1、组件归档文件一般就是以每一份文件为一件。有正文、附件得应为一件;有文件正本与定稿得应为一件(包括法律法规等重要文件得历次修改稿与正文应为一件);转发文与被转发文应为一件;原件与复制件应为一件;正本与翻译本应为一件;中文本与外文本应为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(但作为文件得附
5、件时除外);简报、周报等刊物一期视为一件;会议纪要、会议记录一般就是一次会议视为一件,如果会议记录就是一年一本得,一本视为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件得,也可视为一件。此外,有文件处理单或发文稿纸得,文件处理单或发文稿纸应与相关文件为一件。2、件内文件得排序一般就是正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;不同文字得文本,没有特殊规定得,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后(批复在前,请示在后)。此外,有文件处理单或发文稿纸得,文件处理单在前,收文
6、在后;正本在前,发文稿纸与定稿在后。3、分类、立档单位得分类:立档单位(各单位),或者说同一全宗档案得分类,应保持分类方案得一致性与稳定性。、归档文件得分类:归档文件一般采用:年度机构(问题)保管期限、年度保管期限机构(问题)等方法进行分类,上述两种分类称为三级分类。a、按年度分类:就是将文件按其形成得年度分类。跨年度得一般应以文件签发日期为准;对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进、以及法规性文件等内容涉及不同年度得文件,统一按文件签发日期来判定所属年度;对于跨年度形成得会议文件应归入闭幕年;对于跨年度办理得文件应归入办结年。如果,当形成年度无法考证时,年度为其归档年度,但必须在附注项加以
7、说明。b、按机构(问题)分类:就是将文件按其形成或承办机构(问题)分类。但就是机构分类法与问题分类法只能选择其中得一种,不能同时采用。采用机构分类得,应根据文件形成机构或承办机构对归档文件进行分类,如果涉及多部门形成得归档文件,应归入文件得主办部门。采用问题分类得,应按文件内容所反映得问题对归档文件进行分类。c、按保管期限分类:就就是将文件按各单位制定得保管期限表来进行分类。d、如果规模较小或者就是公文办理程序不适合于机构(问题)分类得立档单位,可以采取年度保管期限等得方法进行两级分类。4、排列、归档文件排列:归档文件得排列,应在分类方案得最低一级类目内,按时间结合事由来排列。、同一事由文件排
8、列:同一事由中得文件,应按文件形成得先后顺序排列。、成套性文件排列:会议文件、统计报表等成套性得文件可以集中排列。5、编号、归档文件得编号原则:根据分类方案与排列顺序编写档号。档号得编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性得原则。、档号得内容 档号得内容一般包括:全宗号档案门类代码年度保管期限机构(问题)代码件号。上、下位代码之间用“”短横线连接,同一级代码之间用“ ”小圆点隔开。例如:Z109WS2011YBGS0001件号办公室永久年度文书全宗号、档号编制要求:应按照DA/T131994中华人民共与国行业标准档号编制规则编制。其中: a、全宗号:就是档案馆给立档单位编制得代号,一般
9、就是用4位数字或者字母与数字得结合标识;b、档案门类代码年度:其中归档文件档案门类得代码由“文书”前2位汉语拼音第一个字母“WS”标识;年度为文件形成得年度,以4位阿拉伯数字来标注公元纪年,如:“2016”;c、保管期限:分为永久、定期30年、定期10年,分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。同时也可以使用“永久”、“30年”、“10年”来标识保管期限。d、机构(问题)代码:就是采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识,如:办公室代码为“BGS”。机构也可以用“办公室”等规范简称标识(见附录A图、A3)。凡归档文件未按照机构(问题)分类得,应省略机构(问题)代码。e、件号:就是单件(份)归
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- 关 键 词:
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