安全生产培训项目档案管理方案.docx

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1、安全生产培训项目档案管理方案目录第一节档案管理制度2一、档案人员岗位责任制2二、文件归档制度3三、档案收集整理制度4四、档案保管制度5五、档案库房管理制度6六、档案保密制度7七、档案查、借阅制度7八、档案利用制度8九、档案统计制度9十、档案鉴定销毁制度10十一、归档材料控制措施和验收制度10第二节 档案人员岗位职责11一、人员配备11二、岗位职责12第三节档案管理工作规范15一、目的15二、适用范围15三、职责16四、工作程序17第四节安全生产培训档案管理19一、总则20二、安全生产培训档案20三、管理要求24四、责任追究25第五节 消防安全培训服务档案管理25一、意义25二、服务档案管理措施

2、26三、相关表格记录31第六节档案安全保密制度37二、档案人员必须严格执行各项规章制度，认真履行各项程序。38六、未经允许任何人不得私自销毁档案。38九、电子档案的安全保密参照上级有关规定执行。39 统计一次。5 .档案资料的查阅、供阅情况，每年统计两次（六月和 十二月）。6 .每年十二月前，填写档案工作统计年报表一式两 份，一份上报上级机关，一份存档。十、档案鉴定销毁制度1 .档案室要根据国家档案局关于档案保管期限的规定、 原则、标准，结合本单位制定的档案保管期限，确定档案价 值，划分保管期限，剔除确无保存价值的档案，以便销毁。2 .档案的鉴定工作由办档案鉴定销毁领导小组负责，鉴 定工作结束

3、后，附上需要销毁的档案登记清册，由鉴定小组 负责人签字，经批准后方可销毁。并及时向主管档案工作的 领导写档案鉴定报告和说明。3 .实行定期鉴定，力求准确无误，做到不留错，也不错 毁档案材料，凡鉴定剔除的档案，应保存12年后确认无 保存价值，方可销毁。4 .销毁档案时必须注意保密，并指定专人（X人）以上 监销。十一、归档材料控制措施和验收制度1 .档案分管领导必须参加本单位重要会议，档案管理人 员必须了解本单位有关的重大事项，做好材料收集归档工 作。2 .按照中华人民共和国档案法的有关规定，对国家 规定应当立卷归档的材料，必须定期向档案室移交，集中管 理。任何人不得据为己有。3 .档案管理人员必

4、须档案材料的评审、鉴定，设备的开 箱等工作并有记录。4 .专项活动与建档工作实行同步：即下达计划任务同时 提出文件材料形式情况；工作结束同时验收档案材料的完 整、准确、归档情况。5 .对外出人员获得的各类文件和引进设备、技术的各种 材料必须全部上交给档案管理人员，由档案管理人员把关验 收。第二节档案人员岗位职责一、人员配备主要人员配备表职务姓名持何种资格证件已承担项目情况证书名称级别共计人数 二、岗位职责(一)工作人员分工分管领导：办公室主任：档案管理员：兼职档案员：(二)各成员职责1.分管档案工作领导(1)认真贯彻执行中华人民共和国档案法和上级 主管部门有关档案管理的方针、政策和部署安排。(

5、2)制订本公司档案工作的规划计划、规章制度和管 理细则，并组织实施。(3)全面掌握本公司的工作情况，组织全室人员做好 档案收集、整理、分类、编目、鉴定工作，组织档案管理人 员开展档案编研工作、有效提供档案为生产、经营管理和两 个文明建设服务。(4)安排本公司所属职工的政治教育、业务技术学习 及工作考核，提高档案队伍的整体素质。有计划、有组织地 安排专兼职档案人员的业务技术活动和学术活动。(5)联系购置配备必要的工具、装具设施。(6)加强与各有关业务部门的联系，理顺疏通档案的 归档渠道，促进档案工作的顺利开展。(7)负责对全公司部门的档案工作进行指导和监督。 定期召开部门档案工作会议，经常组织人

6、员深入基层了解档 案资料的积累、利用等情况，随时进行指导、监督检查工作。(8)及时向上级主管部门提供本公司档案工作的各种 资料。(9)负责本部门成本的有效使用和控制。(10)负责综合档案室固定资产的管理和维护。协助做 好厂固定资产的转资工作。(11)起草工作报告、总结工作。向上级汇报工作。(12)完成领导交办的其他工作任务。(13)负责全公司的档案统筹管理工作。(14)负责综合档案室行政和日常工作。(15)负责对全公司各部门的档案工作进行指导和监 督。(16)负责理顺疏通档案的归档渠道。(17)负责加强档案基本建设，联系购置必备的档案装 具和设施。(18)负责向上级业务主管部门汇报工作。(19

7、)负责召集鉴定小组对到期档案进行鉴定，并组织 监督销毁过期档案，建立销毁记录。2 .主管档案工作办公室主任(1)组织制定档案管理制度，并认真执行。（2）抓好本项目档案建设与管理工作。（3）定期组织档案管理人员学习档案工作的法律、法 规和方针政策，不断提高档案管理人员的业务技能。3 .档案管理员岗位（1）对各个办公室形成的各种文件材料的收集、整理、 立卷、归档工作进行监督和指导。（2）负责集中统一管理各种门类和载体的档案以及有 关资料。（3）贯彻执行档案工作的法律、法规及各项方针政策, 建立健全档案室的各项规章制度。（4）对档案实行科学管理，熟悉所藏档案情况，积极 提供利用，为各项工作服务。（5

8、）办理领导交办的其他档案业务工作。4 .兼职档案员责任制（1）协助档案管理员做好本项目各种文件材料的收集、 整理、立卷、归档工作。（2）负责档案信息微机录入及信息化管理工作。（3）办理领导交办的其他档案业务工作。（三）档案室工作职责1 .贯彻执行上级关于档案工作的方针、政策，自觉遵守 档案管理的各项规章制度，制定档案工作的相应制度，并组 织实施。2 .贯彻执行相关法律法规的规定，认真做好档案的安全、保密和保护工作。3 .制定档案室工作计划，做好档案目标管理工作。4 .按不同类别的归档范围，做好各类档案文件材料的收 集、整理、鉴定工作，并按各自要求及时归档。5 .对新接收的档案进行分类入库，积极

9、做好档案信息资 源的开发工作；熟悉掌握档案室各类档案储藏情况，做到准 确迅速地提供利用。6 .准确及时地搞好各类档案的传递、销毁和统计工作。7 .严格执行档案室有关查（借）阅制度，做好档案的查 阅、借阅工作，为有关部门提供档案的有关情况。8 .负责档案室库房的日常管理工作，严格按照八防的要 求，保证档案库房的安全和卫生。9 .加强业务学习，不断总结经验，提高服务质量，完成 领导交办的其他有关档案业务工作。第三节档案管理工作规范一、目的加强文件档案管理，规范项目文件档案的收集、归档程 序和方法，确保项目档案的完整性、准确性和系统性。提供 符合机构需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用

10、于机构项目部档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、职责（一）综合管理部：1 .负责项目部档案的集中管理和制度执行及检查工作， 并负责督促指导部门档案管理；2 .建立健全项目部档案管理制度，指导、监督和检查执 行情况；3 .收集、整理、分类、鉴定、统计、保管项目部的档案 和其他资料；4 .负责项目部档案的利用和销毁管理，监控档案利用和 销毁的全过程，确保项目部档案的安全；5 .提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6 .负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。（二）其他各部门相关人员：1 .负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通 知综合管理部；2 .向综合管理部移交合同或文件资

11、料原件或复印件；3 .负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标 识、贮存、保管、利用、归档；4 .财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；（三）各部门档案主管人员负责部门档案的管理。（四）各部门负责人负责对部门档案管理监督检查。四、工作程序（一）档案资料的收集1 .项目部相关人员负责对本部门日常工作中形成的合 同及文件资料进行收集，并编制部门文件（合同）管理记 录目录。2.项目部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门 分别进行整理，并编制移交目录每季度向综合管理部移 交。（1）归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。（2）档案资料的标识项目对保管的档案资料编号，编号规则见后。（3

12、）档案资料的日常管理：电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存 放于指定电脑硬盘内。文件、合同资料要登记详细信息，并编制文件（合 同）管理记录目录，以便检索利用。文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件 盒内，并加以标识，整齐排放在文件/档案柜中。（4）档案借阅D借阅档案要履行借阅手续，填写借阅审批单；2）借阅档案原件只限在机构内，不能带出；3）必须带出机构查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准;4）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理 批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失 或损坏，应立即报告直接上级；5）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间， 须重新办

13、理手续；6）借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、 剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得 转借或损坏；（5）档案销毁1）对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销 毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销 毁。2）执行销毁任务时，必须由综合管理部人员监销，监 销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目 录和批准手续文件，一并存档永久保存。（二）档案管理细则L档案资料的归档范围（1）项目人员资料。（2）农民工相关资料。（3）培训课程相关资料。（4）培训考核成绩相关资料。（5）成本等项目财务资料。2.档案资料的归档时间（1）即时归档认为需要即时归档的

14、资料。（2）定期归档项目部应在每月25日前整理归档当月文件，编制档案 清单交综合管理部；（3）电子声像档案的归档重要电子声像档案应实时进行、随办随归。一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次 制成光盘脱机保管。3.档案保管（1）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要, 以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能 笼统含糊。（2）档案分类各级名称经确定后，应参照档案分类 编号表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定 顺序依次排列，以便查阅。（3）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织 扩大或业务增多时，随时增补之用。（4）档案分类及编号的增补、修订等由综合管理部结

15、 合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随 意修改。（5）建立档案目录存于案卷盒内，便于查阅。第四节安全生产培训档案管理第一节档案管理制度一、档案人员岗位责任制1 .努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和 管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业 务培训，并经考核取得岗位资格证书。2 .认真贯彻执行中华人民共和国档案法和XX省档 案工作条例，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档 案工作的法规和规章，认真履行本公司各项档案管理规章制 度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的, 要及时向领导报告，并根据中华人民共和国档案法及有 关规定，追究当事人和直接

16、领导人的行政责任或刑事责任。3 .熟悉本公司和本系统业务工作，了解本公司各类文件 材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。4 .切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证 档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化 的要求，逐步实现档案管理的现代化。5 .同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定， 对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价 值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告, 经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。一、总则1 .为进一步做好公司安全培训工作，切实加强安全生产 培训档案规范化管理，促进安全生产培训工作有章可依，有

17、 章可循，根据中华人民共和国安全生产法、安全生产培 训管理办法、等文件的规定和要求，结合公司实际，制定 本制度。（二）本制度适用于XXX有限公司安全生产培训条件 证书中所包含的培训项目，主要为“三项岗位”人员即企 业主要负责人、安全管理人员和特种作业人员的安全生产培 训，以及公司对外合作培训项目。（三）公司应设立专门的安全培训档案室，配备专用电 脑、档案柜等设备、设施以及防火、防盗器材，防止档案丢 失、坏损。（四）公司应建立健全并在安全培训档案室醒目位置张 挂安全生产培训档案管理制度，配备熟悉业务的专职档案管 理人员X人，根据需要可配备辅助档案管理人员X人，负责 安全生产培训档案的整理、维护、

18、使用、保管等工作。二、安全生产培训档案（一）公司的安全生产培训档案以纸质档案和电子档案 两种形式进行保存。纸质档案必须做到统一规格、式样，选择指定的档案盒 或档案夹进行装载。档案资料采用A4 （试卷可用A3）规格纸张制作。电子档案归档时，应附带对电子档案的内容、创建时间、 储存格式与文件类型等说明；录入专用电脑，或采用光盘、 移动硬盘为载体归档，归档的电子文件必须是最终数据信 息，与纸质档案一致，并定期备份，必要的文件需进行加密 处理。（二）培训班档案分为教学档案和学员档案，教学档案 一期一档，学员档案一人一档，按顺序装订成册，分类编号, 分类存放。培训档案应进行编码管理。编码方法应一致，力求

19、简单, 便于检索和查阅。（三）安全生产培训证书办理完毕后，即视为一个培训 周期的结束。班主任应于培训周期结束后30个工作日完成 培训总结，档案整理及归档工作。（四）主要负责人、安全生产管理人员、特种作业人员 资格证原件应在培训周期结束后在安全生产培训档案室内 专柜存放。（五）主要负责人、安全生产管理人员培训档案应归档 资料2 .安全合格证办证审批表3 .安全生产培训书面报告4 .安全合格证办证人员名册5 .安全生产培训考试成绩表6 .安全生产培训考场记录表7 .安全生产培训考试签到表8 .安全生产培训教案目录9 .安全生产培训教学简案10 安全生产培训课程表11 .安全生产培训教学计划执行情况

20、表12 .安全生产培训学员考勤表13 .安全生产培训登记表（六）特种作业人员培训档案应归档资料（复训）1 .特种作业操作证复审审批表2 .特种作业培训安全生产书面报告3 .特种作业考核计划审批表4 .特种作业复审人员名册5 .特种作业培训考试成绩表6 .特种作业培训考场记录表7 .特种作业人员考试签到表8 .特种作业培训教案目录9 .特种作业培训教学简案10 .特种作业培训课程表11 .特种作业培训教学计划执行情况表12 .特种作业培训学员考勤表13 .特种作业人员培训登记表（七）特种作业人员培训档案应归档资料（新训或换证）1 .特种作业培训办证审批表2 .特种作业培训安全生产书面报告3 .特

21、种作业办证人员名册4 .特种作业培训考试成绩表5 .特种作业培训考场记录表6 .特种作业人员考试签到表7 .特种作业培训教案目录8 .特种作业培训教学简案9 .特种作业培训课程表10 .特种作业培训教学计划执行情况表11 .特种作业培训学员考勤表12 .特种作业人员培训登记表（A）学员档案1 .培训档案表（含近期免冠彩底照片）2 .身份证复印件（正、反面）3 .学历证复印件或同等学力证明4 .职称证复印件5 .常规体检表6 .试卷7 .其他所需材料（九）班主任手册1 .开班通知2 .听课记录3 .座谈会记录4 .培训班总结5 .教学质量评估表6 .学员满意度调查表（十）教学方案1 .安全生产培

22、训方案2 .安全生产培训教学计划三、管理要求（一）公司安全生产培训档案室设备、设施，人员设置 和制度建设等须在XXXX年X月底前达到规定标准要求。（二）班主任负责收集、整理培训班档案，交由档案管 理人员存档，保证档案的完好。归档的文件材料要求字迹清楚、工整；做到完整、系统、 准确；除特殊情况外，必须用原件；班主任移交培训档案前需经培训部门负责人以及培训 中心主任签字确认。（三）安全生产培训档案不得复印、抄录，确需复印、 抄录的，需经培训中心主任同意，经档案管理人员核对无误 后，由档案管理人员在复印、抄录件上标注“与原件内容一 样”字样，并由经办人签字、加盖安全生产培训中心公章， 建立登记台账。

23、（四）安全生产培训档案不得外借，确因工作需要外借 的，必须严格履行借阅登记手续，并按期归还。使用档案的人员，不得损毁、丢失和抽取、拆散档案， 不得自行转借、复印，严禁涂改文件、资料。（五）安全生产培训档案必须保证随时可以查询和调（六）档案管理人员要及时了解跟进安全生产培训最新 档案管理要求，不断完善档案内容。（七）每年组织一次对超过保管期限档案的鉴定销毁工 作。主要负责人、安全生产管理人员安全生产培训档案保存 期为三年。特种作业人员安全生产培训档案保存期为X年。 有特殊情况的，按相关要求延长保存期限。四、责任追究（一）培训中心主任负责对培训档案的准确性、真实性、 有效性进行审核。（二）班主任应

24、严格按照本制度所要求的培训档案规范 编制培训档案，若发现不符合规范，按公司有关规定考核处 罚。（三）公司设专人负责安全生产培训档案的日常管理工 作，即档案管理人员是安全生产培训档案管理的责任人。若 档案管理不规范，上级检查时不能及时提供相应安全生产培 训资料的，或者安全生产培训档案、资料不符合本制度规定 的，按公司有关规定考核处罚。第五节消防安全培训服务档案管理一、意义培训档案真实记录了教育教学的全过程及其成效，体现 了机构的培训水平。如果说培训对象是培训工作的“产品”, 那么培训档案就是“产品说明书”，是我司展示培训实力、 综合实力乃至办学特色的窗口，记载着长期以来，我司与培 训对象共同为创

25、业作出的努力、在创业过程中的经验和教 训，是今后我司改进职业技能培训可借鉴的重要依据。真实、 丰富、特点鲜明的培训对象职业技能培训档案和严格、规范、 高效的档案管理，能够为我司赢得良好的社会声誉。二、服务档案管理措施（一）建立健全档案管理制度规范培训对象职业技能培训档案管理工作，要建立健全 档案管理制度，例如档案收集归档制度、档案鉴别归档制度、 档案保管制度、保密制度、档案查阅制度、借阅制度以及档 案管理人员岗位管理制度等；把档案管理工作纳入院校年度 经营目标；档案收集、保管等要由专人负责，明确其工作职 责范围，做到归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密 有条理、库房管理有措施、档案利用有效

26、率高；每年定期对 档案管理工作进行对标自查，将档案管理工作与经济考核指 标挂钩；充分发挥规章制度的作用，用制度促进档案管理水 平的提升。（二）抓好档案管理四个环节，强化档案管理1 .收集环节，注重“勤收集工作是档案管理的第一 个环节，是档案管理的基础。培训对象在创业过程中的计划、 方案、文字、图片、录音、录像等，具有极其重要的保存价 值。收集工作具有一定的周期性，一般在每学期开学初及学 期末时进行。培训计划等资料由院校相关部门掌握，技能鉴 定证书等资料由培训对象本人保存。严格档案管理，就要从 收集资料开始把关建档关口。档案管理人员：一要做到主动 收集，要主动联系院校相关部门、培训对象本人，积极

27、收集 相关档案，不能坐等档案上门。二要做到随时收集。有些资 料不是一次就能收集齐全的，需要随时积累，要随时掌握信 息，集中收集，提前通知相关部门及人员，统一报送。收集 档案要求做到全面、及时、准确、真实，由于培训对象职业 技能培训档案具有学年性的特点，档案归档易产生漏档的情 况，如果没有及时收集，一旦培训对象离校，再去找其索要 相关档案资料就为时已晚，从而给档案管理工作造成相当大 的困难。因此，档案的收集要不分巨细，要悉数保存。这是 在收集环节中应注意的问题。2 .整理环节，注重“细，收集到的档案材料，先用简 易袋子装好保管，按照培训对象姓名、所选专业分类进行整 理，可按材料属性、材料形成的时

28、间排序或内容主次关系分 类。整理工作要求档案管理人员要耐心、细致，在大量收集 材料的基础上，去粗取精，做到不错失、不残缺。每年九月 份定期进行核查，发现缺少材料或材料不符合要求，要逐一 登记，集中进行补缺工作。3 .鉴别环节，注重“准、鉴别的原则是取之有据、舍 之有理，判断材料是否在归档范围，审查归档材料是否齐全、 完整、真实、手续完备，去伪存真，去杂存整，去劣存优， 确保档案材料的准确性和有序性。对不在归档范围的资料，要果断从材料中剔除，另行造册登记，存入相关档案，或退 还相关部门或本人。4 .归档环节，注重“齐工归档材料必须是办理完毕的 正式材料。材料必须经过认真的鉴别，材料要完整、齐全、

29、 真实、文字清楚、对象明确，有承办单位盖章或个人署名， 有形成材料的日期。一旦发现材料不符合归档要求，或归档 材料不实、不全、有疑问的，应及时落实、认定，补齐后再 进行归档。材料必须按照严格的标准和要求进行归档，档案 装订必须规范，档案中不得出现多孔乱孔、装订压字、修订 未取等情况。档案必须有详细的档案材料目录，纸张按标准 裁切、裱糊、折叠，使档案整齐如刀切。（三）建立电子档案，创新档案管理模式1 .电子档案与纸质档案的关系。培训对象职业技能培训 档案属于长期保管档案，随着时间的推移，培训对象职业技 能培训档案越积越多，因为存储量大，档案管理人员如果不 能对已经归档的档案材料进行信息的提炼和加

30、工处理，那么 档案信息资源将在很大程度上被闲置甚至浪费，因此建立培 训对象职业技能培训电子档案势在必行。电子档案是纸质档 案的补充，与纸质档案相辅相成，建立电子档案是提高档案 管理水平的一个重要评价依据。2 .电子档案具有的独特优势。电子档案更有利于快捷、 方便地查找档案资料。电子档案的查全率、查准率远胜于纸 质档案，而且还可以快速调用和进行统计分析，有利于院校 领导、教师掌握培训对象们职业技能培训的情况。特别是数 码技术与计算机的应用，对培训对象职业技能培训过程中的 照片、图片等资料可以有效进行技术处理，有利于影像资料 长期保存和准确复制，使档案图文并茂，声像俱全。电子档 案资源可重复、多平

31、台的利用，真正实现了档案信息资源的 价值和使用价值，它能提供更全面、更高效、更快捷的服务, 创造出最佳的社会效益和经济效益。电子档案管理促进了院 校档案管理的科学化进程。3 .电子档案具有的“致命”弱点。在电子档案的使用过 程中，档案的安全性问题日益突出。目前，通过网络系统拦 截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以 拦截重要的数据信息，病毒的入侵可以使电脑瘫痪、信息丢 失等，这些对电子档案的安全性构成了严重的威胁。4 .加强电子档案的安全性。积极制定电子档案安全风险 防范办法，使电子档案的管理水平得以提高，有效规避风险, 降低损失。一是做好电子档案备份工作，防患于未然。一旦 原文

32、件被损坏，相同的备份文件可取而代之，避免因文件被 毁而带来的风险。二是运用“防火墙”技术。“防火墙”是 电子档案网络与安全不可缺少的“保护神”，它可以杜绝外 来非法访问和内部机要信息非法输出。三是防止病毒入侵。 杜绝使用非法软件，不随意从网络上下载软件。在计算机系 统中安装正版的杀毒软件，还要不断升级并更新杀毒软件， 预防病毒入侵。四是采用身份验证和文档加密手段，只有具 有管理权限人员才能进入操作系统，杜绝非法访问者。6 .保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好 档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。 定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及 时处理档案保管、

33、保护方面的事故，保证档案的完整与安全, 最大限度地延长档案寿命。7 .编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动 地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格 执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意 搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。8 .积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价 值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。9 .积极参加本公司组织的各项活动，认真接收上述活动 形成的应该归档的文件材料，并整理归档。10 .做好档案的统计工作，建立统计台账，及时、准确 地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查 统计表。n.在做好公司内部档案

34、管理的同时，还要对公司内部 和所属公司的档案工作进行监督、检查和指导。二、文件归档制度（一）归档范围我司进行职业安全生产培训过程中形成的有保存价值 的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录均属归档 范围。（四）提高档案管理人员的素质1 .提高档案管理人员的政治素质。良好的政治素质是对 档案管理人员的内在要求。院校必须配置专职档案管理人 员，要选择政治可靠、作风正派、责任心强、工作细心的干 部从事档案管理工作。档案管理人员要有高度的组织性和纪 律性，遵守规章制度，坚决杜绝失密、泄密现象的发生。2 .提高档案管理人员的业务技能。一是“走出去”。培 训场地领导要重视档案管理人员的送培工作，派送其

35、参加上 级组织的档案管理培训。二是“请进来”。培训场地要举办 档案管理人员的专业培训，邀请档案管理专家来培训场地为 档案管理人员授课。培训内容要因需设计，与实际工作相结 合，具有一定的针对性；要把信息化建设作为档案专业培训 和继续教育的重点内容，纳入培训课程基础科目；把掌握和 应用档案信息技术技能水平作为衡量档案管理人员专业技 能的一个重要指标，纳入档案管理人员考核范畴。三是自我 学习。档案管理人员要把自学作为提高自身素质的一个重要 途径，注重学习过程中的积累与探索，把理论学习与实际工 作有机结合起来。同时，注意与同事、兄弟单位的同行之间 进行业务交流，通过交流，了解别人的好经验，及时查找自

36、身的不足，不断改进工作。档案管理工作是一项政策性、专业性、连续性和保密性 很强的工作。提高培训对象培训档案管理水平，是树立公司 整体形象、谋求持续发展的必然要求。只有档案管理人员不 懈努力，培训档案管理工作才能更加科学化、规范化。三、相关表格记录1.培训内容形式培训内容时间课时集中培训1专项整治2.单位教育培训记录表年度月度部门部位计划 人在职 员工人均人次 小时量数序 号日期时间地点导 师课程 类型课程 名称学员 数量小 时 数人均 小时 数1234567891011121314153.单位培训统计表序号部位（部门）姓名工种1234567891011121314151617184.单位员工消

37、防安全教育培训图片时间地点培训内容参加人员活 动 图 片文件（合同）管理记录目录序 号文件（合同）编 号标 题需抄送的相关部 门接收部 门原/ 复接收人备注移交目录记录编号：日期：年月日序号文件（合同）编号标题名称页数原/复备注移交单移交人日期收件单收件人日期注：本表一式两份，移交人、收件人各执一份档案移交清单表记录编号：日期:移交性质口离职口调岗口归档档案所属年 度档案类别保管期限数量永久长期短期合计移交说明移交人：接收意见接收人：移交人（部门） 经办人：移交日期：年月日接收人（部门） 经办人：接收日期：年月日见证人：日期：年月日注：本表一式2份，移交人、收件人各执一份。档案借阅审批单记录编

38、号：日期：年月日借阅部门借阅人借阅部门经理使用目的总经理主管副总行政部序号借阅内容复 印借阅归还日 期经办 人1234备注第六节档案安全保密制度为保护档案的安全，做好管理人员的保密工作，应制定 规范的档案安全保密制度。一、档案人员应认真贯彻执行中华人民共和国档案 法，遵守公司的保密规定，维护档案安全。二、档案人员必须严格执行各项规章制度，认真履行各 项程序。三、全公司档案实行集中统一管理，对机密、绝密档案 应实行全程有效监控，在接收、登记时应注明机密、绝密字 样，和普通文件分开立卷，单独存放，特殊管理。四、各类档案一般不准借出，对确实需要借出的，须经 有关领导批准，严格履行借阅手续。对机密、绝

39、密档案的科 技档案，要严格把握审批程序，不经有关部门批准，不得借 阅、抄录、复印和描绘。经批准抄录、复印的材料应及时销 毁，严防遗失。借出档案应在规定时间内归还，妥善保管， 严禁转借他人。五、档案工作人员要增强保密意识，遵守保密纪律，不 传不说不问机密档案的内容，不随身携带机密档案材料。六、未经允许任何人不得私自销毁档案。七、加强档案室的安全保护工作，档案室应自成区域。 室区及库房设施应符合档案管理规定。档案库房及办公室钥 匙应妥善保管，不得转借他人，发现丢失，应立即采取措施。 节假日前应做好以下工作：彻底清点档案并进行登记；催还 借出的档案；将所有档案材料全部归入档案室内；锁好门窗, 加贴封

40、条。八、加强档案库房的安全管理，非本馆人员未经许可不 得进入库房、机房。档案库房严禁吸烟，不得存放易燃易爆 等危险品，切实做好库房的八防管理（防盗、防火、防潮、 防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光）。每日下班前要关闭空调，切断电源，锁好门窗，发现问题及时报告。九、电子档案的安全保密参照上级有关规定执行。（二）归档时间1 .文书材料于次年X月底前立卷归档；2 .会计文件材料在会计年度终了后，由会计人员立卷归 档，于次年X月底前移交进档案室；3 .照片（底片）、录音、录像材料在拍摄（制作）完毕 后X个月内向档案人员移交归档；4 .其他门类和载体的文件材料，也应于完成工作后X个 月内向档案人员移交或按

41、档案部门有关规定办理。（三）归档要求1 .应归档的文件材料应为已结束的工作（或项目）的所 有文件材料，并做到打印件与底稿，证件与附件，不同形式 和载体的文件材料齐全完整；2 .归档文件材料应保持它们之间的历史联系，按照档案 管理的规范分类、填写各类目录。三、档案收集整理制度1 .凡是我办在工作活动中形成的具有查考利用价值的 文件、材料、报表、照片、录像等必须收集整理。2 .收集文件材料（含电子文档）必须齐全完整，做到分 门别类存放。3 .整理档案要按照文件材料形成的自然规律，保持它们 之间的有机联系，区分价值，分类整理，做到无积存零散文 件，案卷质量符合业务规范要求。4 .归档文件材料的制作和

42、书写要适宜长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔和复写纸。四、档案保管制度1 .本单位所有的各种门类和载体的档案材料，由档案人 员在档案室集中统一管理，任何个人不得私自保存和任意销 毁。2 .档案保管应采用专用柜架，档案库房应当坚固可靠、 清洁通风，有防火、防盗、防鼠、防潮、防光、防尘、防虫、 防高温、防有害气体等设施。3 .档案管理员要定期检查档案，做好检查记录，发现问 题及时采取有效措施，确保档案完整和安全。4 .档案如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制。5 .档案人员调动工作时，应在离职前办理移交，移交档 案时，双方应根据移交目录清点核实，并履行签字手续。6 .收进、移出档案和资料，必须认真清点

43、，严格履行交 接手续。7 .热保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的 卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。8 .档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他 防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直 射、防有害气体等“十防”设施。9 .随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节， 并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。10 .档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览 室分开，但要相对集中，便于管理。11 .库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管 人员，不得随意进入库房。12 .必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉 烂、褪变、破损或账务不符时，必须及时追查、处理和修复。 因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。13 .档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和 资料清点移交，否则不予办理调离手续。五、档案库房管理制度为了加强档案库房管理，做好档案的保管和保护工作， 确保档案的完整与安全，特制定本制度。1 .保持库房内清洁卫生，整齐美观，坚持不定期查库， 并认真做