文秘专业基础知识说明.docx

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1、文秘专业基础知识说明 秘书打电话的礼仪 记准电话，以免打错 假如拨错号码，应礼貌地向对方致歉，不行顺手挂机，然后向对方说：对不起。选择恰当的拨打时间如无紧急状况，一般白天应在8点以后(假日在9点以后)，夜间则在22点之前，以免打搅他人休息。有午睡的季节，不应在中午打电话，一般通话时间以35分钟为宜，伎俩提高通话效率，削减占用时间。拨打电话前应做好充分的打算通话以前，应对谈话内容与目的做到心中有数，有的放矢，避开词不达意，结结巴巴的通话。发传真时的礼节如发传真，而对方运用的又是电话/传真两用机，也就是两种机器运用同一个电话号码，你可先拨通对方号码，通知对方：您好，请打开传真机，我有传真件发给您，

2、感谢。待耳机中听见尖利独特的传真记号时，便可发送传真件。 代拨电话的礼节 假如是为上司或同事代拨电话，接通电话后先确认对方身份，然后客气地请对方稍后，告知对方谁要和其通话，然后把电话转给有关人员或用手捂住话筒请托付者来接电话。在办公室内避开打私人电话不行占用公司电话谈个人私事，更不允许在工作时间通过电话与亲朋好友闲聊。 秘书手机礼仪 手机作为日益普遍的通讯工具，其运用礼仪的不完善已经成为礼仪的最大威逼之一，秘书在社交场所或工作场合放纵地运用手机，严峻影响他人，也影响到其本身的形象。关于手机礼仪，秘书们应当留意一下几点。 公共场合不要旁若无人的运用手机。尤其是在电梯，楼梯，路口，人行道这样的地方

3、，在会议中或是与人洽谈时，最好把手机关掉，特别状况下可以调成静音或振动状态。在与人一起用餐的时候，也有必要把手机关掉或是调成振动状态，不要出现当人们正吃到兴头上时被烦人的铃声打断。在全部公共场合，都要在手机没有运用时，把它放在合乎礼仪的常规位置，放手机最正规的位置是随身携带的公文包里，无论如何都不要拿在手里，平安其间不要放在桌子上，公共场合运用手机，应尽量压低自己的音量，而绝不能大声说话。手机短信因其快捷又类似书面信函的优势，被大众尤其是年轻人广泛地运用，因此我们很有必要关注一下手机短信的运用礼仪，在公共场合和社交承和时常响起的手机短信声音，和这些场合响起的手机铃声一样失礼。秘书们应杜绝一边和

4、别人交谈，一边低头查看短信的举止，这是对对方的极大不敬重。同时在短信的内容选择和编辑上，应当和同行文明一样重视。秘书的电话礼仪，从秘书接听电话，拨打电话，运用手机通话等礼仪方面进行具体的介绍。希望在公共场合或是上班场合或是社交场合，都不会因为电话的礼仪问题而有损公司的形象。 项目秘书工作职责 1、帮助项目经理监督项目内部顺畅执行公司制定的各种规章制度和流程。 2、负责整理项目日报、周报、月报并上报相关部门及总经理。 3、每周、每月的项目销售分析报告，每月工作述职报告。 4、帮助项目经理完成对置业顾问的绩效和晋升考核工作。 5、每月按时详实制作全体销售人员的业绩报表并上交公司财务。 6、负责客服

5、工作。 7、帮助置业顾问谈判的后勤工作：客户到来时，主动达成置业顾问与客户之间的沟通;在置业顾问的谈判过程中，协作谈判进度与程度，适时地供应谈判所需资料，并帮助制造销售气氛。 8、主动、仔细、负责地做好销售代表的成果、业绩统计工作，使销售代表能够以信任、放心的心理状态全力以赴做好项目的销售宣扬工作。 9、依据前一天置业顾问的工作状态和组员归属关系支配置业顾问当天的见客次序。 10、接听来访电话，通过简洁明快的电话沟通获得客户的需求意向、基本资料，并努力邀请客户上门探望。 11、预约客户：对销售代表留下的客户电话要确认其有效性并邀约上门;回访客户打进的询问电话，再次邀请看房。 12、负责全体销售

6、人员的晨会签到，严明工作纪律。 13、每天总结售楼处的运转概况：记录当天客户的来访状况，并根据客户信息来源进行分类处理;记录置业顾问的谈判进度;销售代表的工作效果与工作状态。 文秘专业基础学问试题及答案 1、什么是秘书 答：在我国现阶段，通常是指党政机关、部队、社会团体或企业、事业单位领导的助手，这一职业的工作具有协助性和服务性。 2、秘书部门的职能性和工作特点 答：(1)综合性。(2)协助性。(3)门面性。(4)机要性。 3、秘书工作的主要内容(风险题) 答：(1)处理文电。(2)撰拟文稿。(3)办理睬务。(4)调查探讨。(5)查办、催办。(6)依据领导意图协议本单位的有关工作。(7)支配礼

7、仪活动。(8)处理来信来访。(9)组织机要交通。(10)档案的管理。(11)其他日常事处及领导临时交办的任务。 4、秘书工作的作用： 答：(1)枢纽作用。(2)助手作用。(3)参谋作用。(4)协调作用。(5)耳目作用。 5、秘书工作的指导思想： 答：一是为干脆领导服务;二是为与本系统有关的部门及其成员服务;三是为广阔人民群众服务。 6、秘书工作的原则： 答：(1)精确。(2)快速。(3)求实。(4)保密。 7、秘书工作者的政治素养： 答：(1)具有较高的理论水平。(2)具有较强的法律意识和政策观念。(3)具有一心一意为人民服务的思想。(4)严于律己，遵守纪律。 8、秘书工作人员应具备的基础学问

8、： 答：(1)基础学问。(2)社会学问。(3)专业学问。(4)业务学问。(5)协助学问。 9、秘书人员应具备的实力： 答：(1)调查探讨实力。(2)收集资料的实力。(3)文字表达实力。(4)口头表达实力。(5)组织协调实力。(6)办事实力。(7)管理事务的实力。(8)文字书写的实力。(9)操作现代办公设备的实力。 10、信息的作用 答：为领导的科学决策供应依据。为实现科学管理创建条件。是发挥参谋，助手作用的主要内容。 11、现代秘书部门信息工作应遵循两条原则 全面服务。实事求是。不夸大缩小，既报喜，又报忧。 12、值班记录电话记录应包括五个要素 答：a来电时间。b来电单位、姓名及职务、电话号码

9、等。c来电内容。d领导批示和处理看法。e接电话记录人。 13、值班日记四要素： 答：值班员、值班时间、记事内容、办理状况。 14、打电话的一般程序是什么 答：(1)打电话就应对电话内容拟出腹稿或拟出文字提纲，特殊重要的事情，要写出通话全文。(2)电话接通后，先问明对方是否就是要通知的单位或当事人，然后先通报自己单位名称、职务、姓名，再问对方姓名、职务，最终再说通话内容。(3)向下级打的电话比较重要的，须要记录的电话，打完后应要求对方复述一遍，确保对方记录无误。下级人员在接完上级的重要电话后，亦应主动复述。(4)要找的人不在时，可要求对方转告或支配回电话。 15、回电话接电话的一般程序是什么 答

10、：(1)回答电话要快速，尽可能在铃响第一遍后就接并马上打招呼。 (2)问清对方单位、姓名、职务后，通报自己的单位、职务和姓名。 (3)所接电话一般都应有记录，必要时运用录音电话，并时常检查自己对所接电话的处理状况。(4)来电话者要找的人不在时，问清是否须要代为转告，不清晰的事情不盲目回答。 16、电话记录有哪五个部分 答：一是来电时间、包括年、月、日、时、分;二是来电单位、姓名及电话号码;三是来电内容;四是处理看法和领导批示;五是接电话记录人。 17、什么是文书 答：指个人、社会组织、政党集团、国家政权在社会活动中为了肯定目的而形成并运用的特定格式的文字资料。 18、什么是文件 答：通常所说的

11、文件，是指机关、团体、部队、企事业单位制发运用的具备肯定格式的公务文书。 19、什么是会签 答：两个及两个以上机关联名行文，须经各联名机关的领导同志联名签署。联名签署文件的过程称作会签。会签本身也是一种会商，但大量的实质性的会商工作应在会签之前进行。 20、什么是传达范围 答： 指可以听到宣读文件的人员范围。文件须要传达到哪个范围，一般都是依据临时状况确定的，文件中应当注示清晰。 22、密级一般划分为哪几级 答： 一般划分为隐私、机密、绝密三个等级。 23、会议报到有哪几种方式 答：与会者本人持会议通知或单位介绍信亲自报到;托付他人代为报到;电话报到。 24、内宾接待工作原则是什么 答：1、热

12、忱相待。2、按政策办事。3、简朴大方，不搞形式主义，不要铺张奢侈，尽可能少花钱多办事。4、节约时间，努力提高办事效率。 25、握手的技巧是什么 答：同性之间特殊是男性之间的握手应当有力，以示热忱友好;反之，假如有气无力或者若无其事，就会使对方产生冷漠、疏远的感觉。异性之间、特殊是女同志对男同志的握手，无需用力，只要轻轻地握一下就可以了。与领导同志或者身份较高的人握手，要视详细状况而论，假如他有意与你握手，就应当主动把手伸过去;假如他无意握手，就不要牵强。 26、为别人作介绍时应留意哪几方面 答：假如双方的地位不同，应当先把地位低的人介绍给地位高的人;假如双方的身份相同、年龄相近，应当先把男性介

13、绍给女性，把主子介绍给客人;假如双方的地位相近、年龄有别，应当先把年轻的介绍给年长的;假如一个人会见几个人，应当先把一个人介绍给几个人。在为别人介绍时，秘书工作者应当事先熟识双方的状况，以便介绍。 27、听讲时应留意的几个问题 答： 要用心致志仔细听讲，以示留意和敬重对方，而不要东张西望，心不在焉，以免影响讲话人的心情。不要随意打断人家的话题。遇到说话噜苏，或者有意无意纠缠你的人，不要厌烦，更不要露愠色，而应当有礼貌地中断对方的话题或委婉地回绝他，可以委婉地说我们是不是长话短说或者说对不起，我还有急事。咱们是不是以后再细谈 28、当你有几机说话时，应留意哪几点 要礼貌文明、热忱亲善，给人以亲切

14、感;语速要和缓，语调要适中，给人以安逸感;切忌过分急越亢奋，以免使人产生高压感;切忌多说官话、套话，也不要运用生僻怪异的词语，以免令人生厌;此外，不要夸夸其谈，更不能自吹自擂;吐音要精确，语言要简洁，表达要妥贴，以提高对方的接受效果。 29、接电话时的留意事项 答：电话铃响后，应当立刻拿起耳机，而不要让人久等;拿起耳机之后，应当马上说您好!而不要默不作声让人干等。然后，就可以。 事业单位文秘的基础学问 一、秘书工作领导机关及其领导者的工作内容 1.机关办公厅(室)的基本任务 办公厅(室)属于秘书工作部门，是机关工作正常运转的枢纽。它的出现是秘书工作发展的必定结果。中外领导机构或高级领导人都设置

15、办公厅或办公室。它的主要任务是帮助它所直属的领导机关完成各项领导工作，尤其是为领导机关制定和实施决策服务。 办公厅(室)的任务主要分为两大部分：一是政务服务，包括办文、办会、文档管理、代拟文稿、综合协调等，这就是人们通常所说的秘书工作;二是事务服务，主要是后勤服务保障工作。 2.秘书长、办公厅(室)主任的基本任务 秘书长和办公厅(室)主任兼有秘书工作领导人和秘书人员的双重身份。依据1951年中心人民政府批准颁发的政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的确定，各级政府机关的秘书长或办公厅主任主要担当以下任务：第一，帮助首长综合状况、探讨政策、推行工作;其次，帮助

16、首长亲密各方面的工作关系;第三，帮助首长掌管机关内部的统一战线工作;第四，帮助首长掌管保密工作;第五，帮助首长掌管机要工作;第六，主持日常行政事务(包括公文处理、会议组织、检查和督促政府决议的执行等事项);第七，掌管机关事务工作。 因此，秘书长和办公厅主任的工作任务，可以总结为既要参加政务，又要掌管政务两个方面。而其中第一至第五项工作是须要帮助首长完成的，具有明显的参加政务性质;而第六、七项工作则主要是掌管机关日常事务，具有明显的事务性特色。政务院的这些规定，虽然是针对我国秘书工作高层领导者和领导机构而言的，但是却为全国秘书部门应当担当的主要工作内容确定了基本格局。 二、秘书工作的主要内容 1

17、.拟定、办理公文 拟定公文是指依据领导者意图和领导班子的确定精神起草公文或在领导者主持、指导之下，起草领导讲话稿事业单位文秘基础学问锦集事业单位文秘基础学问锦集。 拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会，拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通状况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是一项特别肃穆的工作，秘书人员应当以高度的责任心对待。 办理公文简称办文，是围绕公文的形成、处理、管理所进行的全部工作，反映了公文在机关内部处理的全过程。 办理公文是秘书工作中一项最基本的工作内容，大致可以分为发文处理和收文处理两类。其中，发文过程包括拟制、核签、缮印、审

18、核、签发、立卷、归档等主要环节;收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。在日常工作的发文和收文过程中，秘书人员都要根据党和政府颁布的公文处理条例、法规和标准办理，做到分工合理、责任明确，确保公文处理过程的严谨、规范、优质、高效，为公文发挥应有的效能创建条件。 2.办理组织会务 办理组织会务简称办会，是指机关秘书部门或临时设立的会议秘书机构办理与会议有关的各类详细事务，目的是为领导人开好会议做会前、会中和会后的各种综合协助性服务。办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与支配，应与各方面协调联系，将会上探讨确定的事项预先整理形成文件形式后，再将其中已经

19、立题的成熟文件交给主管领导，确定是否提交会议探讨;二是会议的统筹支配，即从整体上支配好会议的各项方面事宜，如会议时间、地点、议程、参与人员、会场布置等;三是会议文件材料的印发、传递、清退、立卷、归档等;四是会议期间的各项服务;五是会议善后工作，如整理睬议记录、编写简报和会议纪要、督促检查会议决策的落实等。 3.调查探讨工作 调查探讨工作是指围绕中心工作，针对当前领导关切和急需解决的有关问题，调查了解相关状况，并进行分析探讨，写出调查报告呈交给领导机关或领导人。这是发挥秘书工作的参谋、助手职能，干脆为领导决策服务的一项重要工作。 每一项调查探讨均应做好调查打算、调查实施和调查总结收尾这三个阶段的

20、工作。其中，打算阶段应依据领导工作的需求确定调查题目，拟制提纲;实施阶段要留意选准调查探讨对象，采纳多种方式，广泛搜集、仔细整理、深化探讨调查得来的材料;总结收尾阶段就是对调查探讨工作进行整体分析，在以前阶段工作的基础上，写出调查报告。 4.信息处理工作 秘书信息处理工作是指根据党政领导机关工作的要求，采集与处理信息，为领导正确决策和实施决策服务的一项工作。凡是领导工作中要驾驭的各种动态、状况以及实际工作领域中带有苗头性、倾向性的问题，都须要收集并刚好反馈给领导部门。 开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络，这是搞好信息处理工作的基础;其次要建立一支德才兼备、思路开阔、反应灵敏，具有较强的视

21、察和分析问题实力的信息员队伍;最终要实现信息处理工作手段的现代化，以便快速传递和处理信息。开展信息处理工作应确保信息的收集、加工、存储、输出、反馈等基本环节的工作质量。 5.沟通协调工作 对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对上的协调(即对领导者之间和领导机关之间的协调)、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等，而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。总之，凡是与领导决策和指导工作有关事项的协调，均属于秘书工作的业务范围事业单位文秘基础学问锦集办公文秘。开展秘书协调工作时，可以利用的方式有电话协调

22、、送文上门协调、请人进门协调、登门探望协调、召开会议协调等 6.信访接待工作 信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称，是各级党政机关、企事业单位、社会团体的秘书工作的一项常常性的重要工作。收到群众来信，要刚好拆封，仔细阅读，做好摘记，精确交办，按分级负责，归口办理的原则妥当处理或转交有关部门办理。有群众来访时，要热忱接待，仔细听记，恰当处理。 7.监督检查工作 监督检查工作的主要内容分为三个方面，即对党的路途、方针、政策和党政机关工作部署落实状况的督促检查;对领导人批办事务承办状况的督促检查;对文件和会议事项的督促办理。监督检查工作的详细做法主要包括催办检查、实地调研、日常查办、综

23、合反馈等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解状况，向上反映状况。 8.公务接洽工作 公务接洽工作是指办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不行缺少的一项工作，是作为机关窗口的秘书工作常常性的重要工作内容，主要包括：承办处理各机关单位干脆派人或通过电话形式来本机关商洽或联系的公文事宜，有帮助联络公务，支配领导人接见，答复询问，落实承办单位，解决来访者食宿、交通等事项。为确保公务接洽工作的顺当进行，秘书人员应做到忠于职守、仔细执行交接班制度和请示报告制度，做好值班日记和电话记录。同时，还应熟识领导者状况，与有关部门保持亲密联系。此

24、外，还应擅长处理人际关系。 9.教学秘书工作职责： 9.1帮助院领导抓好教学常规工作的支配，检查与总结工作。 9.2刚好向院领导传达上级部门支配的各项任务及上报院的有关状况。 9.3帮助院领导处理好日常的教学事务工作，并刚好进行请示与汇报。 9.4负责收集撰写整理，管理各种教学信息和教学文件。 9.5负责教学档案的建立与管理工作，作到分门别类，有条理。 9.6作好各种文件的收发，登记与管理工作。 10.生活秘书工作职责 10.1.帮助院领导抓好教学办公用品的供应与发放工作，监督办公费用的运用状况事业单位文秘基础学问锦集事业单位文秘基础学问锦集。 10.2.帮助院领导、班主任抓好劳动卫生工作。

25、10.3.负责院办公室必需设施如教室、办公室门窗、桌、椅、照明设施、黑板等的修理和电话管理工作。为保证正常的教学秩序作好物质保证。 10.4.负责全院教职工的考勤与学生考勤的汇总工作。 10.5.帮助院工会作好全院教职工的福利工作。 10.6.帮助院长用好院基金的运用管理工作，全部经费的支付与回收工作。 10.7作好教职工的生活服务工作如打算好开水、洗手水、内务整理等。 10.8作好院资料室的收发与报刊杂志的征订工作。 三、秘书工作的特征 (一)秘书工作的本质特征 秘书工作与其他工作的本质区分在于秘书工作从属于肯定的领导机关或领导者，并为领导工作供应综合协助性服务。因此，综合协助性服务是秘书工

26、作的本质属性。其详细体现为： (1)全部秘书工作都要围绕领导工作绽开。领导工作涉及哪里，其工作范围就要扩展或延长到哪里。(2)能够参与领导班子的各种会议并共同探讨问题，并提出各种解决问题的方案，但是只有发言权而无表决权，更无确定权。(3)秘书人员在处理任何问题时，一般只能依据领导的意图和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主见。 (二)秘书工作的一般特征 秘书工作除了具有综合协助性服务这一本质属性外，还具有政治性、被动性、综合性、全面性、事务性、敏捷性的特点，这些特征是由其本质特征所确定的、为各类秘书工作所共有的特征，详细体现为： (1)政治性。由于我国的秘书工作是为人民政权服务的，与党和国家

27、的根本利益亲密相关，因此，秘书工作具有剧烈的政治色调。 (2)被动性。主要体现为两点：一是秘书的工作依据领导的须要来支配;二是凡是无法分解到详细部门的工作都由秘书工作来担当事业单位文秘基础学问锦集办公文秘。 (3)综合性，这是由于秘书部门作为综合性服务部门的性质所确定的。 (4)事务性。这是由秘书部门所处理的工作内容来确定的。 (5)敏捷性。这是因为秘书工作常常会遇到突发状况，要求秘书能够具备很强的变通实力，从而敏捷处理问题。 第18页 共18页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页