公司企业行政管理档案归档范围及整理规范实施细则.docx

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1、档案归档范围及整理规范实施细则第一条 为强化公司档案建设和管理工作，进一步明确档案归档范围及整理规范，特制定本实施细则。第二条 档案归档范围 详见公司管理类档案规档范围及保管期限表。第三条 档案整理原则（一）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，分不同价值，便于保管和利用。（二）归档文件应齐全完整，无缺页和破损；已破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，过大的文件应折叠。（三）归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应具有耐用性和耐腐蚀性。（四）归档文件应为原件，因故无原件应保存具有凭证作用的复印件，并写明原件的存处。（五）归档文件一般一式一份，重要的、利用频繁

2、的和有专门需要的可以适当增加份数。（六）归档文件应按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。（七）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。第四条 档案整理细则（一）组件1.件的构成归档文件一般以每份文件为一件。（1） 正文、附件为一件。（2）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。（4）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。（5）正文正本与定稿（包括章程、制度等重要文件的历次修改稿）为一件。（6）报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文

3、件附件时除外）。（7）转发文与被转发文一件。（8）简报、周报等材料一期为一件。（9）原件与复印件为一件。（10）正本与翻译本为一件。（11）中文本与外文本为一件。2.件内文件排序（1）正文在前、附件在后。（2）正本在前，定稿在后。（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后。（4）来文与复文作一件时，复文在前，来文在后。（5）正文在前，发文稿纸和定稿在后。（6）转发文在前，被转发文在后。（7）原件在前，复印件在后。（8）不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后。（9）中文文本在前，外文本在后。（二）分类归档文件一般采用年度保管期限等方法进行二级分类。1.按年

4、度分类将文件按其形成年度分类。（1）跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。（2）跨年度形成的会议文件归入闭幕年。（3）跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。2.按保管期限分类按照公司管理类档案规档范围及保管期限表（见附件），将归档文件按划定的保管期限分类。（三）排列1.归档文件应在分类方案的最底一级类目内，按时间结合事由排列。2.同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。3.会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。（四）编页1.纸质归档文

5、件一般应以件为单位编制页码。2.页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。3.文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。（五）装订1.归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固，安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。2.应根据归档文件保管期限确定装订方式，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。3.用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕

6、尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。4.永久保管的归档文件，宜采用线装订法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。5.永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。第五条 档案的移交（一）各机构、各部室规范整理归档文件后，按照公司档案管理办法中档案移交规定，及时向公司档案归口管理部室移交。（二）公司普发性文件，并已在发文机构或部室留档的文件，移交时无须重复交档。但文件为其他归档文件的附件或补充说明时，需要一并归档。第六条 本实施细则适用于公司本部及各级分子公司。第七条 本实施细则由公司档案管理办公室负责解释。第八条 本实施细则自

7、会议通过后发布施行。附件：1.直角装订方式2.公司管理类档案归档范围和保管期限表附件1：附件2：管理类档案归档范围和保管期限表序号归档范围保管期限1党、团、工会等党群工作文件材料1.1党员代表大会、职工代表大会、共青团代表大会1.1.1请示、批复、批示、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、会议记录、讨论通过的文件、决议、纪要、公告等文件材料永久1.1.2大会发言、交流、会议简报10年1.1.3筹备工作、选举工作中形成的文件材料，小组会议记录、会务工作安排、总结等文件材料10年1.2党委会、党政联席会、工会会议、共青团（常委）扩大会，专题会议文件材料1.2.1通知、议程、报告、决议、决

8、定、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件、参加人员名单永久1.3党务综合性工作1.3.1党委的收文、发文及向上级报送的文件、材料、报表，规章制度、管理办法、工作计划、总结，重要的专项工作文件材料，党务工作大事记等永久1.3.2工作简报及一般文件材料10年1.4组织工作1.4.1干部考察、考核、任免、政审决定等永久1.4.2入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员花名册，党团组织关系的介绍信及存根永久1.4.3党委（党委）组织工作规章制度永久1.4.4发展党员、党费收支文件材料30年1.5各类主题教育、专项学教等活动形成的文件材料1.5.1重要的永久1.5.2一般的10年1.6社会责任工

9、作文件材料1.6.1参与和投入社会公益、慈善、捐赠事业的记录文件材料永久1.6.2赈灾、扶贫、献血、拥军优属等文件材料永久1.7企业文化建设文件材料1.7.1企业文化建设方案、制度永久1.7.2企业文化建设相关工作活动、宣传等形成的文件材料1.7.2.1重要的永久1.7.2.2一般的30年1.8工会工作1.8.1年度计划、总结、请示、报告、批复、决定、通知、会议记录、大事记等永久1.8.2职工民主管理、表彰先进、劳保福利、职工维权、工会会费与财务管理文件材料、工会会员名册、集体合同等永久1.9女工工作、劳动竞赛、文体活动等方面材料1.9.1重要的永久1.9.2一般的10年1.10共青团工作1.

10、10.1组织管理、劳动竞赛、表彰先进、团费管理、文体活动等文件材料1.10.1.1重要的永久1.10.1.2一般的10年2纪检与监察工作文件材料2.1纪检与监察工作的收文、发文、规定、决定、通报、通知、会议材料、记录、纪要、 计划、总结、制度永久2.2监督执法问责工作文件材料30年2.3信访工作文件材料2.3.1重要事项永久2.3.2一般事项30年3监事会工作文件材料3.1监事会决定、纪要、通知、会议签到簿、议程、议案、记录等会议文件、制度和修订的监事会制度、重点监督检查方案、检查报告、整改情况报告等材料3.1.1重要的永久3.1.2一般的10年4本企业设立、变更、解散过程文件材料4.1本企业

11、筹办和设立的申请文件材料、政府相关部门批准设立本企业的相关文件材料永久4.2本企业设立登记相关证照、证照变更登记文件材料永久4.3本企业章程送审稿、批准稿及正式文本永久4.4企业合并、分立、改制、上市、破产、解散或其他变更公司形式等过程中形成的文件材料永久5本企业董事会、监事会、股东会构成及变更等方面的文件材料5.1本企业董事会、监事会、股东会构成及变更文件材料，发起人协议永久5.2董事会、监事会、股东代表大会会议形成的文件材料5.2.1会议通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件材料、参加人员名单永久5.2.2讨论未通过的文件材料10年5.2本企业

12、董事会内部收文及发文的文件材料永久5.3董事、监事、股东履职和维护权益过程形成的文件材料5.3.1重要的永久5.3.2一般的30年6本企业资本登记、资本变动、融资文件材料6.1国有资产管理部门对企业国有资本金核算、确认、划转、变更的文件材料永久6.2本企业证券和股票发行、增资扩股、股权变更等文件材料6.2.1上市辅导和准备阶段形成的文件材料6.2.1.1评估报告、审计报告、承销商出具的核查意见，股票发行上市辅导汇总报告、发行人律师意见书，律师工作和报告、股东大会决议、董事会通过的资金运用方案决议、固定资产投资项目建设书、招股说明书及发行公告（含财务报告、盈利预测报告）永久6.2.1.2与中介机

13、构签订的上市辅导协议、尽职调查材料30年6.2.2发行申请书、证监会核准文件材料、审核过程中提出的审核反馈意见永久6.2.3股票发行申请报告及证券交易所的批复、发行方案、股票发行定价分析报告、路演推介文件材料永久6.2.4上市推荐书、上市公告书、确定股票挂牌简称的函永久6.2.5股票首次发行过程中形成的其他文件材料6.2.5.1重要事项永久6.2.5.2一般事项30年6.2.6股票增发、配股文件材料永久6.2.7增资扩股文件材料永久6.2.8股权转让文件材料永久6.2.9债权融资文件材料永久6.3本企业股东、股权登记文件材料永久6.4本企业融资工作中形成的其它文件材料6.4.1重要事项永久6.

14、4.2一般事项30年7本企业总经理办公会、党政联席会会议文件材料7.1通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件材料，参加人员名单永久7.2讨论未通过的文件材料10年8本企业召开的工作会议、专题会议的文件材料8.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、媒体宣传报道、录音录像8.1.1重要的永久8.1.2一般的30年8.1.3代表发言、经验交流文件材料、简报10年9有关机关和上级主管部门领导、社会知名人士检查、视察、调研本企业工作时形成的文件、工作汇报、录音录像等文件材料9.1重要的永久9.2一般的30年10本企业向有关机关、

15、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位批复、批示10.1重要事项永久10.2一般事项、无批复重要事项30年10.3无批复的一般事项10年11本企业收到的有关机关、上级主管单位等相关机构制发的文件材料11.1涉及本企业经营管理重要事项和其他重要事项的文件材料永久11.2与本企业经营管理等工作有关的一般性文件材料10年12本企业发文及内部收发文的文件材料12.1重要事项永久12.2一般事项10年13本企业与金融机构及其他组织和个人往来文件材料13.1本企业非资本经营业务中与银行、保险、证券、基金管理等金融机构业务往来的文件材料13.1.1重要事项 永久13.1.2一般事项30年13.2本

16、企业非资本经营业务中与会计、审计、 法律事务所等机构往来文件材料13.2.1重要事项永久13.2.2一般事项30年13.3本企业与其他单位和个人发生业务关系形成的文件材料13.3.1本企业签署的战略合作协议、重要谈判的合同协议永久13.3.2本企业签署的长期合同或协议及其补充件13.3.2.1重要的永久13.3.2.2一般的30年13.3.3本企业签署的短期合同或协议及其补充件13.3.1重要的30年13.3.2一般的10年13.4本企业对外发布的公告、公示等文件材料13.4.1重要事项永久13.4.2一般事项30年14直属单位、所属和控股企业的请示、报告、函与企业的批复、复函等文件材料14.

17、1重大问题永久14.2一般性问题30年15本企业组织机构设置、撤并、名称变更、岗位职责设计、印信启用和作废、档案移交清单等工作文件材料永久16本企业其他事务管理文件材料16.1公务用车的购置及报废的相关手续及证件资料 ，办公楼的审批、购置、设计、建设等相关资料，电梯等特种设备登记、年检相关资料的文件材料永久16.2物业、食堂委托服务合同，办公楼水、电、暖合同的文件材料30年17审计工作文件材料17.1内部审计工作年度计划，工程结算审核机构的招标文件、报告、中标确认结果相关资料、建设工程项目跟踪审计形象进度报告17.1.1重要的永久17.1.2一般的30年18财务工作文件材料18.1财务管理制度

18、、规定、办法、总结 永久18.2财务管理工作计划、报告、通知30年18.3本企业税务登记、纳税申报等工作文件材料永久18.4本企业经营所产生的财务资料（总帐、明细帐、日记帐、记帐凭证、会计报表、对帐单及余额调节表）永久18.5本企业财务、预、决算报告及审计报告永久19人力资源管理工作文件材料19.1人力资源规划、工作计划、制度、办法、决定、报告等永久19.2企业人员录用、转正、聘任、调资、定级、辞职、离退休、死亡等文件材料永久19.3干部和职工的任免、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面文件材料永久19.4老干部、离退休人员管理有关文件材料永久19.5企业人员薪酬、待遇等劳动人事管理文件材料19.

19、6企业签订的劳动合同永久19.7本企业人员参加社会保障、医疗保险、住房公积金等文件材料永久19.8企业职工培训工作文件材料19.8.1重要的30年19.8.2一般的10年19.9职工调动工作的行政、工资关系的介绍信及存根永久19.10职工名册永久19.11职工考勤及请、销假，产假、事假、病假等文件材料10年20生产经营与考核管理、企业管理、资产管理等工作文件材料20.1发展战略、经营战略、规划文件等文件材料20.1.1企业中长期规划、纲要，重要的经营决策文件材料永久20.1.2企业、所属和控股企业的经营目录责任书、业绩考核评价文件材料30年20.2企业管理文件材料20.2.1企业管理规划、计划

20、、总结、实施方案、制度、规定、办法等文件材料永久20.2.2企业年检、登记及变更等工商事务管理等文件材料永久20.2.3企业商标注册及使用等文件材料永久20.2.4企业管理方案实施、检查验收等文件材料30年20.3资产管理文件材料20.3.1企业资产或股权交易、所属资产确权类文件材料永久20.3.2企业房屋资产出租管理文件材料30年20.4投资管理文件材料20.4.1企业对外投资、资产重组等相关事项的实施方案及相关文件永久21安全生产工作文件材料21.1安全生产责任制、安全生产责任书、安全生产应急预案永久21.2安全生产总结、计划，会议签到簿、材料、记录等文件材料永久21.3安全生产年终考核、

21、防患整改，安全培训，安全生产月活动等文件材料30年21.4安全生产检查记录表、简报、管理费用10年22生产计划工作文件材料22.1工程建设项目、重要物资材料代理机构选取会材料永久23法律工作文件材料23.1年度计划、规章、制度等文件材料30年23.2法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件材料永久23.3一般法律事务工作文件材料30年23.4案件、纠纷、行政处罚、复议文件材料及公证事务中结论性材料永久23.5案件、纠纷、行政处罚、复议文件材料及公证事务中调查、协调过程形成的文件材料30年24信息工作文件材料24.1扫黑除恶专项斗争报送的相关文件、信息、稿件，OA办公自动化系统的文件材料永久24.2扫黑除恶专项斗争工作简报、报表、台帐、学习培训资料等相关文件材料30年24.3涉及网络安全的相关资料 10年24.4公司年鉴永久25各种和保存价值的实物25.1重要的永久25.2一般有30年26其他各种非纸质载体、介质文件材料26.1重要的永久26.2一般的30年备注：此表格未包含工程类档案范围及保管期限表- 18 -